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Le Risorse Umane Responsabile: Luciano Zini

Le Risorse Umane Responsabile: Luciano Zini Responsabile procedimenti anagrafe, stato civile, leva elettorale: Andrea Grandi fino al 31 Agosto 2007 Collaboratori : Silvia Bruschini Roberta Giovagnoni Leana Lanzarini Graziella Puccetti Angela Salomoni Ornella Venturi Gianni Cochi.

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Presentation Transcript

  1. Le Risorse Umane Responsabile:Luciano Zini Responsabile procedimenti anagrafe, stato civile, leva elettorale:Andrea Grandifino al 31 Agosto 2007 Collaboratori : Silvia Bruschini Roberta Giovagnoni Leana Lanzarini Graziella Puccetti Angela Salomoni Ornella Venturi Gianni Cochi

  2. Procedure Back Office

  3. Procedure Back Office

  4. Procedure Front Office

  5. Procedure Front Office

  6. Pubblico al Front Office Nel 2008 è stato installato un apparecchio elettronico per la rilevazione dei flussi di utenti al front. Orario picco: 10,30-11,00 (con la media di 14.10) ORARIO “PICCO” Numero utenti dal 1 Gennaio al 31 Dicembre 2008 39053

  7. Pubblico al Front Office Mese max: Giugno (media giornaliera entrati: 158) Mese min: Agosto (media giornaliera ingressi: 116) Record presenti: 28 alle ore 9:45 il 12/02/2008 e 28 alle ore 17,11 del 16/04/2008

  8. Pubblico al Front Office Giorno max: Il martedìcon n.137 Giorno minimo. Il venerdì con n. 100

  9. Pubblico al Front Office

  10. Protocollo Generale Prime analisi • Quantificando il tempo lavoro necessario per protocollare i documenti ipoteticamente in 3 minuti (ipotesi media che potrebbe essere maggiormente affinata con opportune sperimentazioni) il tempo occupato da tale operazione nel 2008 è pari a 88.596 minuti, pari a 1477 ore, pari a 246 giornate di lavoro uomo. • L’analisi dovrà proseguire focalizzando l’attenzione su: • Smistamento posta per competenza e conoscenza • Organizzazione interna a ciascun ufficio legata al protocollo • Possibilità di protocollare alcuni documenti per elenchi ( per esempio domande di mensa scolastica trasporto scolastico ginnastica anziani ecc.) • Occorre inoltre integrare l’analisi sulle fascicolazioni dei documenti • Occorre capire come l’operazione informatica può eliminare ulteriormente quella cartacea • Tutto ciò per procedere a protocollare laddove effettivamente necessario e per dare un’organizzazione la più funzionale possibile.

  11. Protocollo Generale In arrivo, e in partenza per competenza

  12. Protocollo Generale In arrivo, e in partenza per competenza e in copia

  13. Protocollo Generale In arrivo, e in partenza per competenza e in copia

  14. Protocollo Generale In arrivo, e in partenza per competenza e in copia Nell’area Servizi alla Persona, in particolare nel U.O Servizi sociali, il numero è molto più alto di tutti gli altri servizi e settori. Occorre capire quali documenti arrivano per competenza e quali in copia cercando di verificare l’efficacia delle diverse operazioni

  15. Protocollo Generale In arrivo, e in partenza per competenza e in copia

  16. Protocollo Generale Occorre capire la composizione prevalente del numero di protocolli: Ese: quali operazioni devo fare quando arriva un documento per conoscenza? Sono tutte necessarie? Occorre che il documento mi arrivi? Ecc ecc Ciascun servizio dovrà porsi la domanda: L’organizzazione data è efficace, efficiente e soprattutto razionale e logica?

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