_____________________________

1. _____________________________ • Нарада керівників загальноосвітніх навчальних закладів м. ХарковаПротокол від 18.11.2008 № __

2. ДОВІДКАЩодо організації ведення діловодства у закладі освіти на початку календарного року головний спеціаліст відділу нормативності і якості освіти управління освіти Харківської міської ради Шепель В.М.

3. 1. Нормативна база - Закон України «Про освіту»; - Закон України «Про загальну середню освіту»; - Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи»; - Закон України від 13.12.2001 № 2888-III «Про внесення змін до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи"»// Відомості Верховної Ради України. – 2002. – № 11. – Ст. 81; - Закон України «Про інформацію» // Відомості Верховної Ради України. – 1992. – № 48. – Ст. 650; - Закон УРСР «Про мови в Українській РСР» // Відомості Верховної Ради УРСР. – 1989. – № 45. – Ст. 631; - Закон України «Про обов’язковий примірник документів» // Офіційний вісник України. – 1999.–№ 18. – Ст. 776; - Указ Президента України від 20.03.2008 «Про додаткові заходи щодо підвищення якості освіти в Україні; - Постанова Верховної Ради України «Про Державний герб України» // Відомості Верховної Ради України. – 1992.–№ 40. – Ст. 592; - постанова Кабінету Міністрів України від 17.10.1997 № 1153 «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади»; - постанова Кабінету Міністрів України від 08.08.2007 № 1004 «Про проведення експертизи цінності документів»; - «Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів», затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 08.08.2007 № 1004; - ГОСТ 17.914-72. «Обкладинки справ тривалого зберігання. Типи, розміри, технічні вимоги»; - ДЕСТ 16487-83. «Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення»; - ДСТУ 3843-99. Державна уніфікована система документації. Основні положення; - ДСТУ 3844-99. Державна уніфікована система документації. Формуляр зразок. Вимоги до побудови; - ДСТУ 4163-2003. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів.. Держспоживстандарт України. 2003; наказ Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.1998 № 41 «Про затвердження Переліку типових документів»; - наказ Державного Комітету Архівів України від 23.10.2001 № 82 «Про внесення доповнень до Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головархіву України від 20.07.98 № 41», зареєстрований в Міністерстві юстиції України 06.11.2001 за № 938/6129;

4. 1. Нормативна база (продовження) - наказ Державного Комітету Архівів України від 26.11.2001 № 93 «Про внесення доповнень до Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головархіву України від 20.07.98 № 41», зареєстрований в Міністерстві юстиції України 11.12.2001 за № 1023/6214; - наказ Державного Комітету Архівів України від 24.03.2003 № 45 «Про внесення змін до Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів», затвердженого наказом Головархіву України від 20.07.98 № 41», зареєстрований в Міністерстві юстиції України 04.04.2003 за № 263/7583; - наказ Державного Комітету Архівів України від 24.03.2003 № 46 «Про внесення змін до Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів», затвердженого наказом Головархіву України від 20.07.98 № 41», зареєстрований в Міністерстві юстиції України 04.04.2003 за № 263/7584; - наказ Державного Комітету Архівів України від 17.12.2007 № 183 «Про затвердження Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації», зареєстрований в Міністерстві юстиції України 11.01.2008 за № 13/14704; - наказ Державного Комітету Архівів України від 25.03.2008 № 52 «Про внесення змін до наказу Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 № 41», зареєстрований в Міністерстві юстиції України 15.04.2008 за № 306/14997; - наказ Державного Комітету Архівів України від 19.09.2008 № 188 «Про затвердження Змін до Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16», зареєстрований в Міністерстві юстиції України 22.10.2008 за № 1010/15701; - наказ МОН України від 13.03.2006 № 183 «Про Порядок складання номенклатур справ у міністерстві»; - «Методичні рекомендації з розробки та застосування примірних та типових номенклатур справ»/ Український державний науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України. Київ – 1997; - Інструкція з ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах І–ІІІ ступенів, затверджена наказом МОНУ від 23.06.2000, № 240/ Інформаційний збірник МОУ № 17, 2000 р.; - наказ управління освіти Харківської міської ради від 09.01.2007 № 6 «Про ведення ділової документації у закладах освіти м. Харкова».

5. 2. Список використаних сайтів. http://www.delovodstvo.com/sec_22.htm http://www.dilo.kiev.ua/snsvk.html http://www.referatik.com.ua/ma№ual/ukr/14/97/5126/ http://www.scarch.kiev.ua http://www.uapravo.net/data/base11/ukr11336.htm http://www.vuzlib.net/DvDPS/5.htm http://zakon1.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi?user=a#Find

6. 3. Інструкція з ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах I – III ступенів (конспективно)

7. Датування документа Три пари арабських цифр ? 12.01.2000

8. Затвердження планів роботи закладу

9. 3. Номенклатура справ 3.1. Загальні відомості про номенклатуру справ Номенклатура справ – це обов’язковий для кожної установи систематизований і проіндексований список назв справ із зазначенням строків їх зберігання. який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

10. Номенклатура справ необхідна для: - швидкого пошуку документів за їх видами; - розподілу і групування виконаних документів і справ; - закріплення індексації; - встановлення термінів зберігання; - створення довідкової картотеки виконаних документів.

11. Існує три види номенклатури справ:

12. 3.2. Затвердження номенклатури справ. Від 05 січня 2009 року № 1 Про затвердження номенклатури справ ЗНЗ №___ на 2009 рік На виконання Законів України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», «Про мови в Українській РСР», Указу Президента України від 20.03.2008 «Про додаткові заходи щодо підвищення якості освіти в Україні, постанов Кабінету Міністрів України від 08.08.2007 № 1004 «Про проведення експертизи цінності документів», «Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів», затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.08.2007 № 1004, ГОСТ 17.914-72, ДЕСТ 16487-83, ДСТУ 3843-99, ДСТУ 3844-99, ДСТУ 4163-2003, наказу Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.1998 № 41 «Про затвердження Переліку типових документів» зі змінами та доповненнями, від 17.12.2007 № 183 «Про затвердження Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації», від 19.09.2008 № 188 «Про затвердження Змін до Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16», наказу МОН України від 13.03.2006 № 183 «Про Порядок складання номенклатур справ у міністерстві», «Методичних рекомендацій з розробки та застосування примірних та типових номенклатур справ», Інструкції з ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах І–ІІІ ступенів, затвердженої наказом МОНУ від 23.06.2000, № 240 та з метою систематизації і якісного ведення діловодства в закладі освіти, посилення персональної відповідальності працівників закладу за належну організацію роботи зі зверненнями громадян, службовою кореспонденцією та діловими паперами НАКАЗУЮ: 1. Затвердити номенклатуру справ ЗНЗ № __ на 2008 рік (додається). 2. Заступникам директора ________________ 2.1. Привести справи згідно з функціональними обов’язками у відповідність до затвердженої номенклатури справ. До 01.02.2009. 2.2. Вести справи згідно з функціональними обов’язками відповідно до затвердженої номенклатури. Упродовж 2009 року. 4. Контроль за виконанням даного наказу залишаю за собою. Директор ЗНЗ № ___ __.__.______________ З наказом ознайомлені: ______________ ______________ ______________ ______________ ______________

13. Додаток до наказу ЗНЗ № ___ від 05.01.2009 №1 НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ ЗНЗ № ___ на 2009 рік

14. 4. Систематизація документів і формування справ Справа – це сукупність документів, які стосуються одного питання чи ділянки діяльності й уміщені в окрему обкладинку. Формування справи – це визначення належності документів до певної справи й систематизація документів усередині справи. Правильне формування справ сприяє оперативному пошукові потрібних документів, збереженню їх, упорядкуванню діловодства.

15. 5. Підготовка документів до зберігання в архів і наступного використання включає в себе: – експертизу наукової і практичної цінності документів; – оформлення справ; – опис справ; – передачу справ до архіву.

16. Експертиза цінності документів – це визначення науково-історичної та практичної цінності документів з метою встановлення термінів зберігання та відбору документів зберігання.

17. Знищення відібраних справ оформляється актом.

18. Опис справ – це систематизований перелік заголовків справ, які розкривають їх склад та зміст і закріплюють систематизацію справ та їх облік. Описи справ є обліковими документами й основною частиною науково-довідкового апарату архіву, який забезпечує оперативний пошук документів. Вони складаються працівниками структурних підрозділів, відповідальних за діловодство.

19. - Накази з основної діяльності. - Накази з кадрових питань. - Книга обліку руху учнів (вихованців). - Протоколи засідань педагогічної ради. - Протоколи засідань ради закладу. - Протоколи загальних зборів (конференцій) закладу. - Протоколи методичних об’єднань. - Протоколи засідань піклувальної ради, батьківського комітету та учнівського комітету (якщо такі створені). - Річний план роботи закладу (інші види планування). 6. Ведення документів в електронному і друкованому варіантах

20. - Книга реєстрації наказів з основної діяльності.- Книга реєстрації наказів з кадрових питань.- Книга реєстрації протоколів засідань педагогічної ради.- Книга реєстрації протоколів засідань ради закладу.- Книга реєстрації протоколів загальних зборів (конференцій) закладу.- Книга реєстрації протоколів методичного об’єднання.- Книга реєстрації протоколів засідань піклувальної ради.- Та інші книги реєстрації документів у разі необхідності. Книги реєстрації:

21. Додаток №1 до наказу управління освіти від 09.01.2007 № 6 Примірна форма ведення Книги реєстрації наказів

22. Додаток №2 до наказу управління освіти від 09.01.2007 № 6 Примірна форма ведення Книги реєстрації протоколів ...

23. 7. Вимоги до оформлення документів • ДСТУ 4163-2003. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. Держспоживстандарт України – 2003

24. Приклад Голові Державного комітету статистики України Прізвище, ініціал(и)

25. Приклад ЗАТВЕРДЖУЮ Міністр фінансів України Підпис Ініціал(и), прізвище 07.03.2001

26. Приклад ЗАТВЕРДЖЕНО. Наказ Держкомархіву України 16.05.2001 №40

27. Бланки документів

28. РЕКОМЕНДАЦІЇ: 1. Керівникам закладів освіти: 1.1. Привести ведення обов’язкової ділової документації у відповідність до Інструкції з ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах І-ІІІ ступенів, затвердженої наказом Міністерства освіти і науки України 23.06.2000 №240 та до ДСТУ 4163-2003. До 01.12.2008 1.2. Не допускати порушення Інструкції з ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах І-ІІІ ступенів, затвердженої наказом Міністерства освіти і науки України 23.06.2000 №240 та до ДСТУ 4163-2003. 1.3. Під час складання документів керуватися «Уніфікованою системою організаційно-розпорядчої документації». 1.4. Проводити нормативне списання документів, термін зберігання яких вийшов. Після закінчення терміну зберігання документів. 1.5. Привести номенклатуру справ закладів освіти у відповідність до вимог законодавства України та виходячи із особливостей закладу. До 05.01.2009. Шепель, 7157334

29. _____________________________ • Дякую за увагу!