加油卡零售专题会议
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加油卡零售专题会议. 内 容 提 要. 一、加油卡卡片管理 二、加油站 三、发卡网点 四、 地市级公司 五、省级公司 六、福建公司做法 七、附加部分. 一、 加油卡卡片管理. 1 、加油站内部卡片领用、回收及库存管理. 1 )内部卡领用 ★ 加油站需分配一定数量的 PSAM 卡、员工卡、 验泵卡和维修卡 ★ 及时填制 《 加油卡领用申请表 》 -见附表. 一、 加油卡卡片管理. 1 、加油站内部卡片领用、回收及库存管理. 2 )内部卡分配 ■ 员工卡 可分配到个人;也可分配到班组;还可以在班组之间交替使用

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加油卡零售专题会议

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Presentation Transcript


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加油卡零售专题会议


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内 容 提 要

一、加油卡卡片管理

二、加油站

三、发卡网点

四、地市级公司

五、省级公司

六、福建公司做法

七、附加部分


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一、加油卡卡片管理

1、加油站内部卡片领用、回收及库存管理

1)内部卡领用

★加油站需分配一定数量的

PSAM卡、员工卡、

验泵卡和维修卡

★及时填制《加油卡领用申请表》-见附表


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一、加油卡卡片管理

1、加油站内部卡片领用、回收及库存管理

2)内部卡分配

■员工卡可分配到个人;也可分配到班组;还可以在班组之间交替使用

■验泵卡、维修卡每站限领各一张,分配给公司零管部门指定的管理人员

■建立《加油站卡片分配明细表》-见附表


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一、加油卡卡片管理

1、加油站内部卡片领用、回收及库存管理

3)内部卡挂失与回收

管控系统中

做挂失操作

上报上级主管

部门

内部卡丢失

上报上级主管部门

内部卡损坏、

过期、失效等

管控系统中

取消卡分配


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一、加油卡卡片管理

1、加油站内部卡片领用、回收及库存管理

4)内部卡库存与管理

▲建立规范的台账

▲登记《加油卡领用、回收、库存台帐》-见附表

▲每月对内部卡片进行实物库存盘点


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一、加油卡卡片管理

2、加油站内部卡片使用管理

1)员工卡管理

*每个员工可有多张员工卡

*员工应妥善保管员工卡及员工卡密码

*员工卡交接要填写《员工卡交接表》-见附表


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一、加油卡卡片管理

2、加油站内部卡片使用管理

2)验泵卡管理

※验泵卡由零管部门指定专人保管

※所有验泵操作必须使用验泵卡

※验泵后填写《验泵卡使用登记表》-见附表

※异常情况下可用验泵卡强制做下班操作


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一、加油卡卡片管理

2、加油站内部卡片使用管理

3)维修卡管理

⊙维修卡由零管部门指定专人保管

⊙维修试验用油必须做回罐处理

⊙维修后填写《维修卡使用登记表》-见附表

⊙加油站在日常维护中的自用油要用维修卡操作


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一、加油卡卡片管理

2、加油站内部卡片使用管理

4) PSAM卡管理

◆每条加油枪及POS机上都有一张PSAM卡,用于对客户加油卡的认证,

◆站长应保障PSAM卡的安全,严禁私自拆下加油机上的PSAM卡。


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一、加油卡卡片管理

3、用户卡代保管的管理

■必须由上级公司与该客户签订《加油卡代保管、使用协议》

■明确双方的权责关系

■界定代保管的卡片数量、卡号、密码

■明确资金安全责任、账务核对、预收款管理等内容。


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二、加油站日常工作流程

灰卡简介

①灰卡形成

使用加油卡加油时,未等加油结束就将卡拔出,因加油机对卡内余额扣减加油金额的操作未完成,加油卡内的写灰信息未被解锁,使该卡成为灰卡


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二、加油站日常工作流程

灰卡简介

②灰卡解灰

形成灰卡的加油站,将灰卡插入读卡器重新执行扣款操作后拔出即可完成解灰操作

省内系统联网加油站或售卡网点在24小时后可以解灰

省外系统联网加油站或售卡网点在48小时后可以解灰


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二、加油站日常工作流程

黑卡简介

加油卡挂失操作生效后,该卡被列入黑名单卡,简称黑卡

黑卡不能进行加油操作

发现黑卡后,加油站可以开具黑卡暂扣单并妥善保管已扣黑卡

定期将黑卡上交上级管理部门


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二、加油站日常工作流程

坏卡简介

加油卡损坏或超过该卡有效使用期后形成失效卡或过期卡

遇到实效卡或过期卡时,加油员工应告知客户到 发卡网点办理换卡的相关手续

客户须填写《加油卡业务受理申请表》


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二、加油站

1、加油员加油操作规程

(1)加油卡加油

加油员应主动请客户出示加油卡

若加油卡有密码保护,加油员应引导客户到加油机前输入密码

加油完毕时,要请客户对照加油机显示值确认


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二、加油站

1、加油员加油操作规程

(2)限车号卡加油

★限车号卡加油时读卡器会显示允许加油的车号

★加油员必须认真核对所要加油的车号,发现不符时要停止加油操作并耐心向客户解释


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二、加油站

1、加油员加油操作规程

(3)限油品、限站卡加油

限油品或限站卡在不符合条件加油时油机会分别提示:

“油品不对!挂枪!”

“本站无权加油!挂枪!”

此时加油员应停止加油操作并给客户耐心解释


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二、加油站

2、加油站班结

(1)加油员下班操作

◆交接班加油员应共同记录交接加油枪的累计走字码,办理交接班签字手续。

◆加油机上下班操作必须与实际交接班同步,系统每天日结的最后一次交接班必须对所有油枪进行上下班操作,并记录泵码数。


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二、加油站

2、加油站班结

◆交接班时要对油罐进油数、油高等进行交接确认

◆ 班结时必须核对本班的所有枪的数据是否完整。

◆ 每个班结必须做到:不遗漏未结油枪、不遗漏未结交易记录


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二、加油站

2、加油站班结

(2)班结数据核对

下班签退后填写《加油卡交易数据核对表》-见附表

核对--起止泵码数、走字数

回罐数、付油合计

现金付油数、金额数、IC卡付油数


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二、加油站

2、加油站班结

(2)班结数据核对

将上述数据与《交接班报表》

《加油卡交易数据核对表》

《验泵卡使用登记表》

《维修卡使用登记表》

以及管控系统报表进行核对


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二、加油站

2、加油站班结

(3)班结出现异常数据处理

出现--TTC不连续

泵码数不连续

丢失加油数据等异常情况时

加油站必须进行数据回叫

回叫不成功且站内无法处理的要及时报告上级部门和运维商进行处理


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二、加油站

3、进油验收核对

◆加油站应根据油品移库单、手工量罐结果并参考油罐液位仪计量结果填写加油站进油验收核对单

◆在管控机上执行进油登记操作

◆对进油核对单与手工报表进行核对


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二、加油站

5、加油站日结

★在加油站管控机上做日结操作

生成--付油日报表、销售日报表等相关报表

★日结要对当日所有加油业务进行统计汇总

★加油站必须核对系统日结报表与手工销售日报表、付油日报表是否一致


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在油机插卡上下班

●回叫

●手动维护

●复核确认

●交易流水数据报警

班次维护

泵码交接

油罐交接

发票交接

油票回笼

润滑油交接

班结

●加油站记帐员核对手工报表与系统报表。

将核对后的日报表和资金单据上交上级公司。

●通过“交易流水查询”查询未日结和已日结,确认交易流水的连续性。对确认回叫不回的记录汇报上级公司

日结

数据通讯

二、加油站

加油站简易工作流程


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二、加油站

加油站日常数据监控

加油站必须确保管控系统每个班结数据完整准确

●管控系统班次维护时应核对每把油枪的泵码数

●若出现数据不平时,及时回叫或手动维护

必须核对一致

管控班结的交接班泵码

加油员手工抄录

的交接班泵码


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二、加油站

加油站日常数据监控

管控系统中“付油合计”是各笔加油交易数据的累加数

“走字数”是加油机接、交班泵码数的对减数

加油站必须认真核对

付油合计数

走字数

上报上级公

司备案

通知运维部门

进行处理

从而发现加油数据是否有丢失或重复记录的现象

如果有并且系统没有提示回叫

或者回叫不成功


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三、发卡网点

1、发卡网点单用户卡充值流程


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三、发卡网点

2、发卡网点多用户卡充值流程


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三、发卡网点

3、发卡网点挂失业务流程


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三、发卡网点

4、发卡网点清户业务流程


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三、发卡网点

5、发卡网点结帐流程

1)营业员班结操作

◆当班营业员下班时必须进行班结操作

◆打印《售卡网点操作员班结日报表》

◆将当日现金、表单及手工业务流水登记表进行核对


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三、发卡网点

5、发卡网点结帐流程

2)售卡网点日结操作

●日结时须将当日现金、单据、报表现场核对无误后,统计出缴存银行的金额

●打印《售卡网点加油卡预收款日报表》和《售卡网点业务日报表》,并与所收现金、表单进行核对

●定期将网点报表、现金缴款单等单据送交公司财务部门


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多用户开户、发卡

主、副卡

不计名卡初始化

单用户开户、发卡

支票收取

现金收取

不计名卡发售

打印普票或充值单

生效

退票

客户额度帐户

收款、充值

收款、充值

各IC卡的备付金帐户和积分帐户

打印普票或资金往来单

预分配

操作员班结

不计名卡升级

圈存

卡帐和卡钱包

网点日结

网点月结

三、发卡网点

5、发卡网点简易流程

收款、不记名卡充值

核算人员打印每日日结报表并核对当日资金、发票等。

上报地极公司进行复核和记账


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三、发卡网点

充值简介

充值分为单用户卡充值和多用户卡充值两种

单用户卡充值

★卡片有密码,需让用户在密码键盘上输入密码

★营业员应与客户进行核对,确认无误后按规定进行充值操作

★充值完毕后发卡人员必须要重新插卡复核一遍


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三、发卡网点

充值简介

多用户卡充值

◆客户额度帐预收款

◆额度预分配

◆加油卡圈存

◆圈存结束后也必须进行复核以确保圈存成功、正确。


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四、地市级公司

1、地市公司零管部门对加油站的日常数据监控

1)数据上传及时性的核对:

每日通过“省管理中心”-->“业务报表”-->“油站报表上传信息查询”,查询油站数据通讯情况

对未在规定时间内做数据上传的加油站,电话联系加油站督促其及时上传数据


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四、地市级公司

2)电子报表中“走字数”与“付油合计”核对

数据交易记录丢失

或重复记录

的报上级公司备案

省管理中心系统

要求加油站

数据回叫

业务报表

找原因

核对加油站每日每班的班报泵码走字数与明细汇总

业务报表查询

若不一致


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四、地市级公司

3)手工报表与电子报表各类销售数据核对

上报备案

系统故障

语音报数系统

销售业务管理系统

零管系统

不一致

比对各类销售数据是否一致

找原因

属油站操作不规范

责令油站改正

加油站管控的电子报表


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四、地市级公司

2、地市公司对加油站的相应管理措施

◆加油站要负责日常数据核对

◆核对出现异常情况下需上报上级公司备案。

◆不上报将被视为违规操作,并被处以相关处罚


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四、地市级公司

3、地市公司零管部门职责

1.负责本区域中国石化加油卡的申领、保管、销售与充值的管理工作,建立卡片领、发、存台账

2.组织、管理本区域的加油卡的日常营销业务

3.每日向财务部门提供加油卡充值销售日报。检查各发卡网点数据的准确性,确保月末数据一致

4.建立本区域加油卡客户档案;向持卡人提供业务咨询、资料查询、受理投诉等服务


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四、地市级公司

3、地市公司零管部门职责

5.负责监控发卡网点、加油站日常销售及加油日报表的数据上传情况;抽查加油机机械泵码与电子泵码的一致性,并对加油站上报的销售报表进行核对

6.负责新增加油卡改造项目的选点上报工作

7.组织员工进行加油卡业务知识培训


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五、省级公司

1、省公司零管处对地市公司零售部门的监督

省公司结合地市公司所上报的《加油IC卡数据上传情况表》,对加油站进行日常数据监控

如果发现异常或者地市公司日常数据报送不及时、数据漏结等情况,且地市公司又无原因分析,必须于当日电话及时联系并落实处理

情节严重的必须做出通报批评


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五、省级公司

2、数据监控简易流程

发现问题及时通知

加油站日常数据

核对及数据回叫

地市公司考评加油站的

数据核对情况

上报情况给省公司

若发现异常且地市公司无原因分析,进行通报批评

出现故障及时上报

发现异常无法处理的故障或回叫失败

上报省公司数据处理部门以及运维商备案

省公司考评地市公司

的核对情况


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五、省级公司

3、省级管理中心的运营职责

1.负责全省加油卡运行管理实施细则的制定、发布和的实施

2.负责全省加油卡管理,建立卡片领、发、存台账

3.对地市分公司零管部门加油卡的日常运行管理工作进行检查、指导和考核

4.制定、管理、实施全省加油卡的营销工作

5.按总部统一标准,组建客户服务中心,为加油卡客户提供业务咨询、资料查询、受理投诉等服务


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五、省级公司

3、省级管理中心的运营职责

6.统一管理、指导全省加油卡加油站的价格调节工作

7.汇总加油卡经营数据,做好市场分析工作

8、建立、健全加油卡培训制度

9、负责汇总地市公司上报的新增加油卡项目,会同基建发展、信息等相关部门做好项目审核工作,之后上报总部


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六、福建公司做法

1、福建公司信息部门职责

1、每天对上传数据进行监控并对异常数据进行及时处理

2、卡账与卡钱包不平进行逐一分析

3、进行严格的数据平衡校验

(1)加油站交接班表是否平衡

(2)加油站泵码数是否连续

(3)统计每天未做日结的加油站数


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六、福建公司做法

1、福建公司信息部门职责

(4)检查报表与明细是否平衡

(5)由信息部门登陆加油站进行远程处理

(6)远程解决不了的再上油站将数据拷贝回来进行分析解决

(7)每月对每一个账户进行平衡校验


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六、福建公司做法

2、福建公司财务部门职责

1、每天对加油站销售以及发卡网点的充值款进行数据核对(县公司财务核对、地市公司财务代表核对)

2、省公司每月做财务账与系统账的核对

主要核对的是:付油日报表、交接班表、销售日报表中的IC卡数据


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六、福建公司做法

2、福建公司发卡网点职责

发卡网点:

(1)每名发卡员每天做班结(自己核对每笔收款数与系统班结合计数是否相符)

(2)管理员负责做日结,并负责与实际收款数进行核对

(3)财务核对日结报表与银行收款单是否相符


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10省数据比对结果


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附加部分

加油站调价注意事项

所有IC卡加油站,在接到调价通知后,在上级公司规定时间内做一次日常数据传输,目的是将新的油价数据下传到加油站管控机中。

1、油价接收

2、加油机油价调整

卡机联动加油站操作:在新价格生效时间前五分钟,停止加油,对所有加油机做下班、上班操作,同时手工抄好加油机累计数,做好《调价记录》。

pos站操作:在新价格生效时间前,将老油价的现金加油流水手工输入好,pos机做批上传,签退,导入文件,完成一次正常pos交接。在确保数据传输完成之后,再进行重新签到,将新的油价签到pos机中,并查询检查pos刷卡机上的油价是否为新油价。


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附加部分

3、调价的异常情况处理

(1)数据传输应确保在调价生效之前传输成功,若碰到数据传输异常缓慢,主要为传输的倒数第三项“加油流水数据”,这一项在没有做日结无流水上传的情况下为红色,传输也较久,属于正常现象。但整个传输若超过15分钟则应联系运维工程师请求技术支持。

(2)“数据传输”栏内所有项完成后,会出现一段时间系统无响应,实际上此时系统正在下发油机数据,因此此时不要对电脑进行操作。对于传输完油价数据就手动断开通讯的加油站,需要手动点击“下发油机数据”。

(3)整个调价过程中不可以关闭集线器,否则下发油机数据时,加油机无法收到。


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附加部分

加油站油品变类操作流程

1)在管控系统中必须日结完成后,才能做油品变类

2)日结后,需调节油品的油罐所对应的油枪应停止发生交易,直到油品变类成功后才能恢复加油

3)如果需调节的油品存在定点客户帐存时,与定点客户协商后,应通过“交接班”模块的“支付类型更正”功能和“定点客户交易匹配”功能将定点客户帐存调整为零

1、油品变类准备


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附加部分

2、油品调节工作

进入管控系统“业务管理”中的“油品调节”,按系统提示生成新的“油品调节单”,系统将会对油罐、枪号的品种进行更换。


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附加部分

加油站权限管理

1)员工编号和密码设置

员工应对初始密码进行修改,确保操作责任能够明确界定

密码被窃后必须立即重新设定

2)员工编号和密码移交

加油站发生人员变动时,站长应 “员工信息”进行调整

调出员工应将管控系统密码交待给调入员工,调入员工应设置新的密码

1、管控系统的员工编号和密码管理


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附加部分

1、管控系统的员工编号和密码管理

3)站长权限管理

★站长有包括员工管理、业务管理等管理权限

★员工只有查询数据的权限

★站长登录系统操作完毕后,必须及时退出系统,再用当班员工编号重新登录,以便员工进行油机监控和查询数据


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附加部分

2、内部卡的密码管理

持卡人应定期修改自已的密码,并负有保管卡片、密码的义务。

持卡人因卡片、密码保管不善而造成的损失,由持卡人负全部责任。

任何员工不得利用工作之便窃取他人密码、修改权限、篡改数据


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