« Современные тенденции развития СЭД/ЕСМ систем на российском рынке »

1. «Современные тенденции развития СЭД/ЕСМ систем на российском рынке» Андрей Алексеевич Линев, генеральный директор, компания «ИнтерТраст» (495) 956-7928, alinev@intertrust.ru

2. Что такое CompanyMedia™ • Целевой рынок – средние и крупные территориально-распределенные организации и холдинги с вертикальной структурой управления на основе документов. • Поддерживаемые модели управления: директивное, процессное и проектное. • Тип архитектуры – сервис-ориентированная. • Промышленно производимая с 1997 г. СЭД, относящаяся к классу универсальных систем: • Подсистема автоматизации делопроизводства. • Корпоративный архив электронных документов. • 8 прикладных подсистем автоматизации деловых процессов. • Площадка для проектной и групповой работы, корпоративные базы знаний. • Встроенная WorkFlow/BPM/ACM подсистема. • Управление корпоративным контентом. • Защита и управления доступом к корпоративной, территориально распределенной информации соответствующая отечественным требованиям. • Подсистемы подготовки и переподготовки кадров. • Подсистемы поддержки пользователей (модуль HelpDesk). • Несколько типов рабочих мест, несколько видов клиентов для доступа к информации (Web, iPad, Android).

3. Один из лидеров российского рынка систем электронного документооборота • 6 из 10 Банков, входящих в ТОР 10 крупнейших банков России используют в своей работе наши системы: Газпромбанк, ВТБ, Россельхозбанк, ВЭБ, Росбанк, УРАЛСИБ. • 2 из 5 предприятий ТЭК, входящих в ТОР 5 крупнейших Российских предприятий ТЭК пользуются продукцией и услугами нашей Компании (ЛУКОЙЛ, ИТЭРА) • Ведущие Российские предприятия связи и телекоммуникации: Связьинвест, Роснет, ТрансТелеком и другие. • Крупнейшие российские транспортные предприятия:Аэрофлот, «Красэйр,» «EastLine» Домодедовские авиалинии, Самарские авиалинии, Омскавиа, Сибавиатранс. • Крупнейшие российские промышленные предприятия:НПО «Сатурн», РКК «Энергия», ТВЭЛ (и 2 дочерних предприятия), «Трансмашхолдинг» (и 12 дочерних предприятия), «Большевик», «Рот Фронт» и др. • Федеральные и государственные органы власти и управления федерального, регионального и муниципального уровня: ФСФР, Роспотребнадзор РФ, Росимущество РФ, Пенсионный Фонд РФ, Администрации ЯНАО, Самарской, Ульяновской, Оренбургской, Новосибирской, Красноярской областей, Администрации г. Красноярск, Омск и др.

4. Продажа лицензий CompanyMedia Объем продаж 11/12: +67%

5. Почему CompanyMedia 4/5? • Наша заказчики «выросли» за эти годы. C помощью CompanyMedia они стали решать новые, более масштабные задачи. • Логика развития СЭД /ECM диктует необходимость использовать в системе самые современные тенденции в области повышения результативности работы пользователей и управления контентом. • Защита интересов и инвестиции наших Заказчиков и Партнеров. В связи с этим LotusDomino/Notes был и будет оставаться одной из ключевых платформ для CompanyMedia. • Соответствие продуктовой стратегии IBM - дополнение базовой платформы нашего ПО в области СЭД ПО IBM FileNet (как впрочем любой ЕСМ). • За счет использования наших конкурентных преимуществ и знаний в предметной области выйти на рынки других ECM.

6. Какой мы видим современную СЭД? • Наше представление о том, как должна выглядеть современная СЭДменялось со временем по мере осознания нами ее ценностей для Заказчиков и круга задач, который она должна решать • 1994 г. Система ОМ – Автоматизация канцелярии организации: регистрация и учет документов в электронных журналах регистрации, контроль исполнения. • 1998 г. Автоматизация канцелярии: Электронный документооборот – направление РКК и скана документа непосредственно на рабочие места сотрудников в электронном виде, контроль исполнения • 2004 г. Автоматизация канцелярии: Электронный документооборот в территориально-распределенных организация. Система «сквозного» документооборота связывающая корпоративный центр с филиалами организации. • 2005 г. Расширение спектра применения СЭД. Автоматизация бизнес-процессов сотрудников организации – специализированные системы: работа с «Договорами», «Управление персоналом», «Система менеджмента качества» и др. • 2008 г. Расширение спектра применения СЭД. Автоматизация бизнес-процессов сотрудников организации на основе WorkFlowдвижков и методологии BPM. «Кредитные заявки», «Заказ материально-технических средств», «Оценка рисков» и т.п. • 2010 г. Документирование электронного взаимодействия сотрудников организации, применение в качестве корпоративного хранилища контента ECMсистем, Системы управления знаниями.

7. В нашем понимании время классических СЭД прошло. • 20 лет СЭД/ЕСМ добросовестно наводили порядок в работе с документами, повышали качество контроля, облегчали поиск информации и документов, ускоряли их движение внутри организации. Эти важные задачи и сейчас не потеряли своей актуальности. • Но: • Чаще всего СЭД/ЕСМ были изолированными, слабо интегрированными с другими информационными системами предприятия. • Заставляли управленцев выполнять чуждую им, дополнительную работу по документированию, отвлекая от основной деятельности. • Мало влияли на повышение конкурентоспособности и эффективности предприятий, как бы сопровождали основной бизнес организации и потому имели статус систем второго класса.

8. В нашем понимании время классических СЭД прошло. • Классические СЭД по-прежнему необходимы для структурирования значимой для организации информации (документов), а ЕСМ-системы по-прежнему сохраняют свое значение в деле управления корпоративным контентом (интеллектуальными активами предприятия), но они должны избавиться от своих недостатков: • Превратиться в удобный для управленцев «сервис документирования», который должен необременительно обслуживать основные деловые процессы сотрудников организации: • работу с задачами, которые они решают • планами, которые они создают и исполняют • информацией, нужной им в деловой практике. • Таким образом, если мы ставим перед собой задачу повышения эффективности работы сотрудников организации, то должны изменить и саму СЭД, и подход к работе в ней пользователей.

9. Вот так мы видим эту трансформацию: Разрыв! • Как сейчас: Функции: Документирование Обеспечивающие системы: СЭД/ЕСМ. Функции: Основные деловые процессы сотрудников организации Обеспечивающие системы: CRM, ERP, SCM, спец. системы • Как должно быть: Основные деловые процессы сотрудников организации Документирование • Резюме: На первом плане должны быть основные деловые процессы сотрудников организации: кейсы, поддержка элементов проектного управления, контент, планы и личные задачи, а СЭД должна играть роль инфраструктуры, помогающей их обслуживать: • атрибутировать – для облегчения поиска, управления доступом, обеспечения подлинности (подпись), маршрутизации и др., • напоминать/контролировать исполнение – для аналитики и оценки эффективности работы, • обеспечивать актуальность – поддержка жизненного цикла документов.

10. Новый облик СЭД • Ключевая фигура в любой ИС – человек. Для повышения эффективности его работы ему должно быть предоставлено удобное рабочее место с простым, дружественным и красивым интерфейсом, интегрирующее в себе все передовые подходы к организации работы: • Кейс-менеджмент – как способ организации работы, наиболее близкий к реальным рабочим процессам при решении задач, связанных с управлением. • Методология «GettingThingsDone» – как подход к организации всех личных и коллективных дел, планов, задач и времени пользователя. • Персонализация: Функционально ориентированные рабочие места, индивидуально настраиваемый пользовательский интерфейс , персональные коллекции документов – это средства повышения личной эффективности и борьбы с информационным шумом. • Мобильность – доступ к своим делам и информации из любого места в любое время. • Специально разработанные программные сервисы на основе метафоры социальных сетей (socialbusiness), которые обеспечивают в СЭД горизонтальный уровень управления, обмена информацией, поиск и работу с экспертами в привычном для современного человека формате социальных сетей. • Необременительное взаимодействие с СЭД, как с инфраструктурой , удобным в повседневной работе сервисом.

11. 8 Ключевых компонент • Современный пользовательский интерфейс: • Управление задачами, временем, активностями • Кейс менеджмент: • Управляемая нацеленность на результат • Персонализация контента: • Персональные динамические коллекции документов • Документирование как сервис: • корпоративная архитектура • мультиязычность • безопасная СЭД • «кроссвзаимодействие» (межведомственность) • Социальная среда: • Сервис обсуждения • Опора на промышленные ЕСМ системы: • Долговременное неуничтожимое хранение метаданных и контента в интересах ДОУ и смежных информационных систем. • Мобильная СЭД: • Доступ из любого места в любое время • Аналитика контента: • Принятие решений, основанное на фактах

12. Персонализация. Все важные задачи всегда под рукой! • Каждый настраивает внешний вид и расположение панелей под свои текущие задачи или предпочтения • Доступ к последним поступившим уведомлениям из любого раздела системы • Работа без переключения экранов -Пользователь знакомится с поручениями и заданиями, узнает их подробности и отправляет результаты работ, открыв только одну страницу • Список разделов настраивается под нужды сотрудника

13. Персонализация контентаи контекста • Персональные каталоги документов для работы с уведомлениями и задачами. • Очереди полученных, созданных, открытых, отправленных документов • Каталог папок, как инструмент настройки рабочего места • Персонально настраиваемый список выводимых атрибутов для всех представлений • Вывод в отдельном окне незапланированных и просроченных задач • «Стикер бокс» - ссылки на объекты, которые полезно всегда иметь под рукой, доступны из отдельной панели

14. Методология GTD

15. Рассмотрение-анализ ситуации

16. Уведомление Что это? В корзину С этим можно что-то сделать? В список «когда-нибудь» В архив Принятие решения «ничего не делать» нет

17. Принятие решения «сделать сейчас»

18. Принятие решения «делегировать»

19. Принятие решения «запланировать»

20. Принятие решения «открыть проект»

21. Кейс менеджмент. Мнение эксперта «Для меня появление системы (CompanyMedia) представляется знаковым событием потому, что в новой версии кейс-менеджмент позиционируется как одно из основных нововведений». «Период, когда кейс-менеджмент больше походил на идею, чем на класс приложений постепенно завершается». http://mxsmirnov.wordpress.com/2012/10/09/company-media-4-0/ Максим Смирнов, главный архитектор ВымпелКом

22. Компоненты адаптивного кейс менеджмента • Стадии кейса • Чек-листы по кейсу и стадиям; • Контакты - заинтересованные лица и организации; • Документы и электронные формы; • Задачи; • Коммуникации по кейсу;

23. Пример кейса - Полная прозрачность состояния без необходимости строгого описания процесса

24. Задачи социальной среды для СЭД Взаимодействие в иерархической структуре • Движение по иерархической цепи сопровождается временными задержками и потреблением временного ресурса каждого участника. • В процессе движения информации от одного участника к другому исходное сообщение может исказиться и дополниться сопутствующим информационным шумом. • Директор департамента A один, а сотрудников типа D и G что приводит к быстрой перегрузке A и относительной свободе для безделья простых сотрудников. • «Подчиненные» неявно ставят своему «начальнику» задания, тот их решает, да еще и отчитывается в их исполнении!

25. Сетевой принцип коммуникаций • Все сложные жизнеспособные системы имеют реализацию сетевого принципа коммуникаций. Иные малоэффективные варианты неизбежно проигрывают в экономике конкуренцией. • Сеть может иметь строго предопределенную схему "соединений", что характерно, например, для сервисных подразделений, или более свободную, что необходимо подразделениям проектного типа

26. Социальность в СМ4 • Социальность в СМ4 это не общение сотрудников в стиле социальных сетей. Это в нашем понимании набор программных компонент, помогающих людям, взаимодействуя решать свои деловые задачи. • Кейс – это объединение людей, задействованных в определенном деловом процессе, информации в связи с этим процессом и задач, составляющих процесс. • Результат по кейсу достигается путем взаимодействия этих компонент. • Исполнение компонент кейса похожи на те, которые используются в соц. Сетях: • Для отображения картины исполнения кейса используется привычный многим тайм-лайн, сообщения, комментарии. Взаимодействие и общение осуществляется в контексте элементов кейса. • Чаще всего люди взаимодействуют в рамках кейса не передачей документов друг другу, а путем не формального общения – обсуждение, форум. • Если возникает проблема, то к ней могут быть быстро, неформально подключены нужные эксперты, все следы взаимодействия сохраняются в кейсе • Кейс – это групповая социальная сеть, предназначенная для решения управленческой задачи.

27. Социальность – Сервис «Обсуждение» Создание ответа История обсуждения

28. Мобильная СЭД.Мнение эксперта «Ускорение взаимодействия играет для нас принципиальную роль. Решение, которое предложено компанией ИнтерТраст, изумительно ложится на нашу действительность». Юрий Кулаков, Начальник управления документационного и информационного обеспечения аппарата Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа

29. Мобильное рабочее место на планшетах и смартфонах • Целевая группа – руководители низшего, среднего и высшего звена: • Непосредственное участиеруководителя в работе с электронными документами и самостоятельное (без помощника) принятие решений. • Работа «через помощника» • получает уведомления и доступ к документам, направленным Руководителю • создает документы и поручения от имени Руководителя • передача/получение документов между помощником и Руководителем через папки (очереди), например «на рассмотрение» и «на подпись» • Средства обеспечения: • Планшеты • Смартфоны

30. iDocs

31. aDocs

32. Мобильное рабочее место на BlackBerry • Просмотр документов и резолюций/поручений по ним с возможностью просмотра вложенных файлов; • Создание резолюций/поручений и отчетов об исполнении; • Согласование документов: • Создание ответа; • Согласование до визы. • Подписание (отказ в подписи) проектов документов

33. Несколько принципиальных вопросов • Почему мы не используем промышленные ЕСМ в качестве платформ для СЭД, а разрабатываем собственную платформу? • Как мы понимаем место методологии ВРМ и технологии WorkFlowв архитектуре СМ? • Почему мы не создаем мощные конструкторы интерфейсов и бизнес-решений?

34. Почему мы не стали использовать в качестве платформы ECM системы, а сосредоточились на разработке собственной платформы для СЭД • Ключевой особенностью СЭД является быстрое изменение реквизитов документа и правил доступа к нему в процессе работы с документов (например, согласование). • Ключевое требование к ЕСМ является быстрый захват информации и долговременное, неуничтожимое и не ограниченное в объеме хранение. • Вместе с тем необходимо констатировать, что : • Работа большинства ECM-платформ с прикладными документами, имеющими большое количество прикладных атрибутов неэффективна. • ECM эффективно управляет доступом к объектам, если их можно распределить на небольшое (ограниченное) число по папок с известными/фиксированными правами доступа. Однако СЭД требует практически индивидуальных списков прав доступа к документам, меняющимся в процессе их обработки. Механизмы для индивидуальных ACL в ECM-платформах есть, но они рассчитаны скорее на исключительные случаи, чем на массовое применение ко всем хранимым объектам. • Т. О. особенности СЭД вступают в противоречие с базовыми принципами архитектуры ВСЕХ ЕСМ-систем. Поэтому использование ЕСМ в качестве базы для СЭД без специальных архитектурных решений приводит к резкому падению их производительности и ограничению одновременно работающих пользователей (кризис наступает при 200 т. документов и 200 пользователей). • Архитектура CompanyMedia предусматривает оптимальное использование каждой из ее компонент: • ECM-система предназначена для долговременного хранения и поиска информации и документов. • Сервер бизнес-приложений CompanyMedia обеспечивает требования по оперативному изменению реквизитов, контента и прав доступа.

35. Как мы понимаем место методологии ВРМ и технологии WorkFlowв архитектуре СМ? • Наши конкуренты (DocsVision, Directum) утверждают, что истинно правильной архитектурой СЭД является та, в основе которой лежит методология ВРМ WorkFlow-процессор, который обеспечивает управление и движение всеми видами работ и документов в организации. Кроме того, с нашей т.з. такая архитектура на практике является низкопроизводительной и немасштабируемой, существуют еще и идеологические проблемы. • Мы считаем, что и ВРМ и WFдолжна присутствовать в СЭД, как важная и нужная компонента. И она есть в СМ4. Но мы утверждаем, что она не является той «серебряной пулей», которая может решить ВСЕ задачи по движению и управлению документами в СЭД – жизнь сложнее. • Современная СЭД должны поддерживать все три модели управления: • Директивное управление - классические сервисы «согласование», «поручение» и «контроль» • Процессный (BPM и WF) – обслуживание регулярных и стабильных процессов: подписание счетов, оформление договоров, и .д.р.) • Проектное управление – групповая работа на комплексными задачами (кейс-менеджмент). • Если говорить коротко, то директивное управление – это прямое воздействие руководителей на работу своих сотрудников, BPM – это технология инструкций, а кейс-менеджмент - это технология для решения лишь частично структурированных задач, предполагающая интеллектуальное включение сотрудника. • По этому в СМ4 мы используем все 3 технологии управления движением задач и документов, каждая из них наиболее эффективно решает свои задачи.

36. Почему мы не создаем мощные конструкторы интерфейсов и бизнес-решений? • Мы сознательно не стали разрабатывать в CМ4различные конструкторы интерфейсов, бизнес-приложений, как это делают наши конкуренты – DocsVision, Directum, Cognitive Technologies (Ефрат), Naumen. • С нашей т.з. Заказчик (сотрудник ИТ-подразделения, аппарата управления или бизнес-аналитик) не должен выступать в роли разработчика программного обеспечения, а должен решать иные задачи, связанные с его основным бизнесом. • Наша цель – сделать такую систему, которая бы помогала пользователю решать его бизнес-задачи наиболее эффективным и простым способом (самостоятельно формировать для себя информационное окружение). Поэтому мы и пошли совершенно самостоятельным, путем, использовав в CМсамую современную методологию кейс-менеджмент и инструменты настройки своего рабочего места предоставляемые клиентом СМ. • Только кейс-менеджментна сегодняшний день позволяет бизнес-пользователю удобно и привычно сформировать для себя необходимый ему для работы портфель информации (документы, события, люди и т.п.) и сосредоточиться на главном – использовании этой информации для решения нужной ему бизнес-задачи. • Это свидетельствует о том, что мы, с нашей т.з. лучше понимаем нужды наших пользователей.

37. Благодарю за внимание! Андрей Алексеевич Линев, генеральный директор, Компания «ИнтерТраст» (495) 956-7928, alinev@intertrust.ru