O ciclo de vida dos custos de sistemas ERP

1. O ciclo de vida dos custos de sistemas ERP José Manuel Esteves (Universitat Politècnica de Catalunya, ES) Aldemar Araújo Santos (Dep. Ciências Contábeis/UFPE) João Álvaro Carvalho (Dep. Sistemas de Informação/UMinho, PT)

2. Índice Sistemas ERP Ciclo de vida Custos ao longo do ciclo de vida Estudo de caso de empresa

3. Sistemas ERP: Importância • Benefícios em 1999 em software e serviços de $18,3 bilhões • Mais do 60% das empresas Fortune-1000 têm sistema ERP 30% SAP 14% Oracle 7% Peoplesoft 5% J. D. Edwards 3% Baan 41% Outros Fonte: AMR Research 1999

4. Sistemas ERP: Definição • Sistema ERP (Enterprise Resource Planning): • Sistema integrado de gestão empresarial, é um software pré-fabricado ... • Compõe-se de um conjunto de módulos funcionais standard (comércio, indústria, serviços, recursos humanos, finanças, saúde, etc. ) desenvolvidos ou integrados pelo fabricante. • Pode ser adaptado à necessidades específicas de clientes de sectores distintos ... (Pastor & Esteves 1999)

5. Índice Sistemas ERP Ciclo de vida Custos ao longo do ciclo de vida Um estudo de caso em empresa

6. Gestão da Mudança Pessoas Processos Produto Uso e Manutenção Decisão de adoção Aquisição Evolução Abandono Implementação Ciclo de Vida do ERP

7. Ciclo de Vida do ERP Decisão de adoção Os gestores devem questionar a necessidade de um novo sistema ERP enquanto selecionam o sistema de informação geral que melhor responde aos desafios críticos do negócio com o objetivo de melhorar a estratégia da organização. Proceder a definição dos requerimentos do sistema, os seus objetivos e os benefícios e a análise do impacto a nível organizacional e do negócio provocado pela adoção do ERP.

8. Ciclo de Vida do ERP Aquisição Seleção do produto que melhor se adapta aos requisitos da organização. Desta forma, minimizará necessidades de customização. Empresa consultora também deverá ser selecionada para ajudar a operacionalizar as fases do ciclo de vida do ERP, especialmente, na fase de implementação. Fatores como preço, formação e manutenção são analisados e, é definido acordo contratual. Na fase de aquisição é também importante efetuar uma análise do retorno do investimento (ROI) do produto selecionado.

9. Ciclo de Vida do ERP Implementação Consiste em customização, parametrização e adaptação do pacote ERP adquirido, de acordo com as necessidades da organização. Usualmente esta tarefa é realizada com a ajuda de consultores que disponibilizam metodologias de implementação, know-how e formação de pessoal.

10. Uso e Manutenção Ciclo de Vida do ERP • Uso do produto de forma a obter os benefícios esperados. • Deve-se levar em conta os aspectos relacionados à funcionalidade, usabilidade e adequação de processos organizacionais e de negócio. • Após a implementação, o sistema deve permanecer em manutenção para correção de erros, atendimentos de pedidos especiais dos usuários, e inclusão de melhorias.

11. Representa a integração de mais capacidades ao sistema ERP para disponibilização de novos benefícios, como: advanced planning and scheduling, supply-chain management, customer relationship management, workflow, e expansão de fronteiras à colaboração externa com parceiros comerciais da organização. Ciclo de Vida do ERP Evolução

12. Ciclo de Vida do ERP Abandono • Estágio em que o surgimento de novas tecnologias ou a inadequação do sistema ERP; ou, • Estratégia do negócio fazem com que os gestores decidam substituir o sistema existente por produto mais adequado às necessidades organizacionais do momento.

13. Índice Sistemas ERP Ciclo de Vida Custos ao longo do ciclo de vida Um estudo de caso de empresa

14. Custos Intangíveis Tangíveis Estrutura de Custos

15. Podem ser mensurados de forma direta ... podem ou não ser medidos em termos monetários (e.g., tempo de atendimento) Tangíveis São difíceis de serem mensurados pois referem-se a conceitos vagos (e.g., custo de tomada de decisão) Intangíveis Definição custos

16. Adoção Aquisição Implementação Manutenção Evolução Abandono Custos tangíveis - Estudo de viabilidade - Consultoria - Infraestrutura hardware - Licença software - Consultoria - Formação - Recursos Humanos - Especifição do sistema - Reconfiguração do sistema - Adaptações no sistema - Custos de quebra do sistema - Custos de novas aplicações - Estudo de novas estratégias

17. Adoção Aquisição Implementação Manutenção Evolução Abandono Custos intangíveis - A definir, de acordo com caso real - Custos de tomada de decisão - Custos de oportunidade - Customização, conversão e análise de dados - Dedicação do staff à implementação - Reengenharia dos processos de negócio - Custos indiretos de quebra do sistema - Perda de competitividade - Custos de criação de novas ferramentas - A definir, de acordo com caso real

18. Índice Sistemas ERP Ciclo de vida Custos ao longo do ciclo de vida Um estudo de caso em empresa financeira

19. Estudo de caso de empresa • Empresa de porte médio ... • Setor financeiro ... • Grande expansão nos últimos anos... • Encontra-se na fase de utilização e manutenção: sistema SAP R/3 (06/00)

20. Motivação sobre o sistema SAP R/3 • Pretende melhorar os serviços oferecidos a seus clientes ... • otimizar os processos de negócio da instituição ...

21. Custos Aquisição 428.077 Licenças do Sistema R/3 SAP: 428.077

22. Custos fase implementação Acompanhamento técnico durante o projeto ...................................... Consultoria .................................................................................... Formação de pessoal ...................................................................... Desenvolvimento: Instalação do software SAP .............................................................. Aquisição de hardware de desenvolvimento ....................................... Implementação de módulos Financeiro, Logística e Recursos Humanos Testes do sistema: Custos dos recursos humanos internos ............................................. Aquisição de hardware de testes ...................................................... Exploração do sistema: Aquisição de hardware de exploração ............................................... 14.000 59.090 55.681 8.272 39.950 872.795 94.545 9.022 184.718 1.318.122 (USD)

23. Custos fase uso e manutenção Licenças do SAP (valor anual, atualizável): 64.213 64.213 (USD)

24. Aquisição: Implementação: Uso e manutenção: 428.077 1.318.122 64.213 1.810.412 (USD) Resumo custos

25. Conclusões • A implementação possui maior peso nos custos associado ao sistema ERP, principalmente, em relação a custos de consultoria e hardware necessário ao projeto. • Existe a necessidade de analisar os custos de hardware, que podem elevar o investimento inicial previsto, caso não se tenha avaliado bem as alterações dos custos de hardware existentes na empresa.

26. Sugestões para futuros trabalhos • Validação do modelo de custos apresentado através da realização de outros instrumentos (estudo de caso, survey, action research, inquérito). Questões de investigações podem ser: • Quais os benefícios de um sistema ERP em organização? • Como definir o custo total de aquisição (TCO- total cost of ownership) de sistema ERP? Que elementos constituem desses custos? • As expectativas sobre sistemas ERP têm sido confirmadas? Como se pode saber? • Como os custos de implementação de ERP afetam a ‘saúde financeira’ das organizações?

27. José Manuel Esteves jesteves@lsi.upc.es Aldemar Araújo Santos aldemar@npd.ufpe.br aasantos@dsi.uminho.pt João Álvaro Carvalho jac@dsi.uminho.pt Estudo de caso de ERP em empresa