جمهوري اسلامي ايران وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکي

1. جمهوري اسلامي ايران وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکي مدلسازی و استقرار فرآیند بازنگری مشکلات فرآیندهای طراحی شده و نحوه استقرار آن آذر ماه 1391

2. هدف ارائه

3. فهرست مطالب مدلسازی و استقرار فرآیند

4. بخش نخست مفهوم سازی برای تحلیل و طراحی فرآیند

5. نگاه سطح بالا به فرآیند با استفاده از استاندارد IDEF0 شاخصهای کنترلی کمی و کیفی ورودی ابزار خروجی شیوه اجرا فرآیند ؟؟؟ خروجی ها خدمات یا محصولات فرآیند ورودی های فرآیند سخت افزارها منابع انسانی نرم افزارها ابزارهای اجرا

6. بکارگیری از شیوه نامه برای دستیابی به تعریف سطح بالای فرآیند جداول شیوه نامه برای تحلیل و طراحی فرآیند

7. مراحل ارائه تعریف سطح بالای فرآیند با بکارگیری شیوه نامه تحلیل شکاف

8. رابطه ذینفعان و نیازمندیها با عناصر سطح بالای فرآیند عناصر سطح بالا نیازمندیها ذینفعان ورودیها مجری ابزارها کنترلها مشتری خروجیها مدیر

9. عناصر سطح بالا و انواع فرآیندها کنترلها فرآیند اصلی فرآیند پشتیبان فرآیند مدیریتی ورودیها ابزارها خروجیها

10. بکارگیری مدلهای مرجع • مدل هایی براساس نظریات علمی و یا مطالعات تجربی، که از آنها می توان به عنوان چارچوب اولیه برای شکل دهی ایده طراحی فرآیند کمک گرفت. • حقایق را به صورت ساده سازی شده و تنها با جزئیات ضروری بیان می کنند. • موجودیتهای کلیدی و ارتباطاتشان را نشان می دهد. • رابطه مساله مورد بررسی و عوامل موثر در محیط را تعیین می کند. • تا حد زیادی مستقل از فن آوری و رشد آن می باشد.

11. مدل اهرمهای کنترل سیستم سلامت ویلیام شیائو

12. مدل بلوکهای سیستم سلامت

13. مدلهای مرجع در حوزه سلامت • سیاستگذاری در حوزه سلامت • نظامهای پرداخت در حوزه سلامت • نظامهای ارائه خدمات در حوزه سلامت • نظامهای بیمه در حوزه خدمات سلامت • نظامهای نامگذاری داروها

14. کاربرد مدلهای مرجع در طراحی فرآیند

15. بخش دوم مدلسازی فرآیند

16. ایجاد کاربرگ جدید برای ترسیم فرآیند نمودار BPMN در دسته Flowchart قرار دارد.

17. ایجاد کاربرگ جدید برای ترسیم فرآیند BPMN Diagram انتخاب نموده و بر روی Create کلیک نمایید

18. ایجاد کاربرگ جدید برای ترسیم فرآیند برای ترسیم نمودار، شکل مورد نظر را از بخش اشکال انتخاب نموده و به روی صفحه بکشید.

19. شناسایی نقشها در فرآیند • یک نقش یک فرد یا مجموعهای واحد است که مسئولیت اجرای یک یا چند فعالیت به وی سپرده شده و باید نسبت به آن پاسخگو باشد و می تواند در قالب هریک از موجودیتهای زیر تعریف شود: • پست سازمانی، • واحد سازمانی، • سازمان، • شورای بین سازمانی و ...

20. فراخوانی نقشها به فرآیند • در اینجا سه پرسش اصلی وجود دارد؟ • برای پاسخگویی به نیازها چه نقشهایی باید در فرآیند تعریف شود؟ • هر نیازمندی باید توسط چه نقشی پاسخ داده شود؟ • نقشها به چه ترتیبی وارد فرآیند می شوند؟

21. افزودن نقشها به فرآیند

22. تعیین نقشهای مسئول در فرآیند

23. نقطه شروع فرآیند کجاست؟ • کدام نقش فرآیند را آغاز می کند؟ • فرآیند تحت چه شرایطی آغاز می گردد؟ • فرآیند نمی تواند بیش از یک نقطه آغاز داشته باشد. • هیچ کارکردی در فرآیند پیش از آغاز رخ نمی دهد.

24. نقطه شروع فرآیند کجاست؟ • چنانچه تحت شرایط مختلفی فرآیند آغاز گردد و بسته به شرایط، شروع فرآیند متفاوت باشد. • چنانچه در آغاز چندین فعالیت بطور موازی انجام شود. • در هر دو حالت نقش آغاز کننده به دلخواه انتخاب می گردد.

25. تبدیل نیازمندی به کارکرد • نیاز الف • نیاز ب • نیاز ج • نتیجه تکرار چرخه تبدیل نیاز به کارکرد عبارت است از: • شناسایی تمامی کارکردهای هر نقش (فعالیت، تصمیم و کنترل) • تعیین توالی و ترتیب اجرای کارکردها • وابستگی میان فعالیتها • نیاز به تعریف فعالیتهای جدید کنترل ورودی خروجی ابزار

27. نکاتی که باید در مدلسازی رعایت شود • در هر نمودار فرآیند حداکثر 10 کارکرد تعریف شود و در صورت نیاز از زیرفرآیند استفاده کنید.

28. نکاتی که باید در مدلسازی رعایت شود • در هر نمودار فرآیند حداکثر 10 کارکرد تعریف شود و در صورت نیاز از زیرفرآیند استفاده کنید. • هر کارکرد یا باید به کارکرد پیشنیازش متصل باشد و یا به گره آغاز فرآیند

29. نکاتی که باید در مدلسازی رعایت شود • در هر نمودار فرآیند حداکثر 10 کارکرد تعریف شود و در صورت نیاز از زیرفرآیند استفاده کنید. • هر کارکرد یا باید به کارکرد پیشنیازش متصل باشد و یا به گره آغاز فرآیند • جریان اجرای کارکردهای فرآیند نباید میان چند نقش نوسان کند. • کنترلها به چه صورت انجام شود • کنترلها در چه زمانی باید انجام شود • چگونه می توان کنترلها را حذف نمود

30. نکاتی که باید در مدلسازی رعایت شود • در هر نمودار فرآیند حداکثر 10 کارکرد تعریف شود و در صورت نیاز از زیرفرآیند استفاده کنید. • هر کارکرد یا باید به کارکرد پیشنیازش متصل باشد و یا به گره آغاز فرآیند • جریان اجرای کارکردهای فرآیند نباید میان چند نقش نوسان کند. • کنترلها به چه صورت انجام شود • کنترلها در چه زمانی باید انجام شود • چگونه می توان کنترلها را حذف نمود • اگر یک نقش مسئول اجرای یک زیرفرآیند باشد، هنگام ترسیم زیرفرآیند در حالت تفضیلی نمی توان مسئولیت اجرای کارکردهای آنرا به نقشهای دیگر واگذار نمود.

31. خطا در تخصیص مسئولیت به نقشها در زیرفرآیند

32. نکاتی که باید در مدلسازی رعایت شود • در هر نمودار فرآیند حداکثر 10 کارکرد تعریف شود و در صورت نیاز از زیرفرآیند استفاده کنید. • هر کارکرد یا باید به کارکرد پیشنیازش متصل باشد و یا به گره آغاز فرآیند • جریان اجرای کارکردهای فرآیند نباید میان چند نقش نوسان کند. • کنترلها به چه صورت انجام شود • کنترلها در چه زمانی باید انجام شود • چگونه می توان کنترلها را حذف نمود • اگر یک نقش مسئول اجرای یک زیرفرآیند باشد، هنگام ترسیم زیرفرآیند در حالت تفضیلی نمی توان مسئولیت اجرای کارکردهای آنرا به نقشهای دیگر واگذار نمود.

33. نحوه اتصال به نمودار زیرفرآیند

34. بخش سوم استقرار فرآیند: مدیریت مخاطرات

35. مخاطرات فرآیند • هر پیشامدی که در تولید خروجیهای فرآیند در سطح کیفی و کمی بر اساس شاخصهای کنترل خلل ایجاد نماید. • عدم تامین به موقع ورودیها و ابزار • عدم رضایت ذینفعان کلیدی • تکرر در پیدایش موارد استثناء • تداخل فعالیتهای جاری مسئولان با فرآیند • عدم همراهی پرسنل در اجرای فرآیند • و ....

36. سه پرسش بدیهی در رویارویی با مخاطرات

37. شناسایی مدیریت مخاطرات • نظارت و پیگیری • پیشگیری و مقابله • ارزیابی • اولویت بندی

38. FMEA • تحلیل اثرات و حالت شکست • اطلاعاتی که گرداوری می شود • تعریف شکست • عامل یا مکانیزم شکست • اثرات شکست • اقدامات پیشگیرانه و مقابله جویانه • شاخصهای ارزیابی (1-10) • فراوانی وقوع • شدت اثرگذاری • احتمال شناسایی

39. جدول ارزیابی مخاطرات 2 1 3 امتیاز = فراوانی * شدت * امتیاز

40. شناسایی مدیریت مخاطرات • نظارت و پیگیری • پیشگیری و مقابله • ارزیابی • اولویت بندی

41. لایه های دفاعی (پنیر سوئیسی) شکست • در تمامی لایه های دفاعی سوراخ وجود دارد. • هرچه تعداد لایه های دفاعی بیشتر باشد، احتمال شکست کاهش می یابد. • اما بر هزینه ها افزوده شده و سرعت پاسخ گویی کاهش می یابد. • رویکرد مقابله • افزایش لایه ها • محدود کردن سوراخها • جلوگیری از همخطی

42. چرخه مدیریت مخاطرات

43. بخش چهارم استقرار فرآیند: تدارکات فرآیند

44. تدارکات اولیه برای استقرار فرآیند شاخصهای کنترلی کمی و کیفی ورودی ابزار خروجی شیوه اجرا فرآیند ؟؟؟ ورودی های فرآیند آئین نامه ابلاغیه سخت افزارها نرم افزارها فرم گزارش منابع انسانی ابزارهای اجرا

45. ماخذ استخراج نیازهای تدارکاتی

46. بخش سوم استقرار فرآیند: تدارکات فرآیند

47. پروژه استقرار فرآیند • مجموعه نیازمندیهای استقرار فرآیند شناسایی شود. • استقرار فرآیند درقالب یک پروژه در سازمان تعریف گردد. • برای پروژه استقرار منابع اجرایی، مالی و برنامه زمانی تهیه گردد. • چنانچه فرآیند در ارتباط بافعالیت جاری سازمان است، رویکردی برای پاسخگویی به ارباب رجوع در فرآیند گذار تعریف گردد. • حمایت مدیران ارشد برای استقرار فرآیند جلب شده و برای پرسنل سیاستهای انگیزشی درنظر گرفته شود. • در صورت پیچیدگی استقرار فرآیند فازبندی گردد. • بخشی از فعالیتهای پروژه استقرار به هنگام اجرای فرآیند درقالب فرآیند پشتیبان تداوم می یابند.

48. بخش پنجم استقرار فرآیند: فرآیند و ساختار سازمانی

49. ساختار سازمانی کارکردی

50. استخراج ساختار سازمانی از مدل فرآیندی • داشته ها از مدل فرآیندی • مجموعه نقشها در فرآیند • ارتباط سلسله مراتبی، افقی و نظارتی نقشها در فرآیند و زیرفرآیند • مجموعه فعالیتهای هر نقش در فرآیند