Юридическая ответственность за управление документами и тенденции к её усилению

1. Юридическая ответственность за управление документами и тенденции к её усилению Храмцовская Наталья Александровна к.и.н., ведущий  эксперт по управлению документациейкомпании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО, член МСА Russian Enterprise Content Summit 2013

2. Текущие тенденции • Продолжается наведение порядка в экономической деятельности страны • Сказываются результаты инициатив «открытого правительства» и возможности современных технологий • Документы – и ключевой инструмент деловой деятельности, и важнейший инструмент контроля • Усиливаются законодательно-нормативные требования и наказания за их невыполнение Russian Enterprise Content Summit 2013

3. Особенности менталитета коммерческих организаций • Принятие решений на основе анализа рисков, иными словами: • Если суровое требование не подкрепляется не менее суровыми наказаниями за его неисполнение, то его можно игнорировать • Если наказания реальные и существенные, то организации к соответствующим требованиям относятся серьезно и предпринимают меры по минимизации своих рисков Russian Enterprise Content Summit 2013

4. Роль судебной практики в условиях быстрых законодательных и технологических перемен • Закон всегда консервативен, всегда отстает от жизни – однако при смене технологий каждые несколько лет это отставание становится тормозящим фактором • Появляются большие «серые зоны», либо вообще не регулируемые законодательством, либо такие, что в этих сферах деятельности законодательство допускает неоднозначное толкование • Суды вырабатывают единообразные трактовки спорных положений законодательства в серых зонах, а сложившаяся судебная практика затем постепенно кодифицируется • Россия пришла к прецедентному праву Russian Enterprise Content Summit 2013

5. Кто устанавливает правила игры? • Это не Росархив и ВНИИДАД, а регуляторы-«тяжеловесы», такие как ФАС, Банк России, ФНС и др. Сравните штрафы: • Росархив – 500 рублей • ФСФР – от 200 тысяч рублей • Редко и несильно наказывают за нарушения правил делопроизводства и/или несоблюдение установленных перечнями сроков хранения как таковые • Сурово наказываются ошибки в делопроизводстве, если они нанесли ущерб деловой деятельности, повлекли за собой нарушения корпоративного, налогового и др. законодательства Russian Enterprise Content Summit 2013

6. Ужесточение административной ответственности • Введение новых видов административных правонарушений и новых штрафов • Увеличение существующих штрафов (а также введение «оборотных» штрафов) • Субсидиарная ответственность руководителей • К контролю над делопроизводством подключаются регуляторы- «тяжеловесы» (Банк России, ФАС, ФНС и др.) Russian Enterprise Content Summit 2013

7. Ответственность за несохранение и непредставление документов • Ст.13.25 «Нарушение требований законодательства о хранении документов»« … штраф на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей»введена Федеральным законом от 09.02.2009 № 9-ФЗ • В сочетании со ст. 19.5. «Невыполнение в срок законного предписания …»«штрафа на должностных лиц в размере от двадцати тысяч до тридцати тысяч рублей; на юридических лиц - от пятисот тысяч до семисот тысячрублей» Russian Enterprise Content Summit 2013

8. Арбитражная практика – штрафуют: • За несохранение бухгалтерских документов – 200 тыс. руб. (Дело № А32-4676/2010-51/155-74АЖ) • За неопечатанный конверт с бюллетенями – 200 тыс. руб. (Дело № А65-7550/2010-С A3-44 ) • За хранение документа не по месту нахождения АО – 200 тыс. руб. (Дело № А12-630/2012) – 500 тыс. руб. (Дело № А65-16109/2009) • За утрату документов по выпуску ценных бумаг– 200 тыс. руб. (Дела А40-131882/10-144-837, А40-131880/10-119-826, А40-63884/11, А41-36828/10, А40-140533/10-92-914) • За утрату годового отчета по итогам 2006 года, протоколов общих собраний акционеров с протоколами счетной комиссии – 200 тыс. руб. (дело № А23-573/2011) Russian Enterprise Content Summit 2013

9. Субсидиарная ответственность руководителей при отсутствиидокументов • Кредитная организация – «документы бухгалтерского учета и (или) отчетности, а также иные документы, которые отражают экономи-ческую деятельность кредитной организации и обязанность по подготовке, составлению или хранению которых установлена законодательством РФ» Остальные организации – «документы бухгалтерского учета и (или) отчетности, обязанность по сбору, составлению, ведению и хранению которых установлена законодательством РФ» Russian Enterprise Content Summit 2013

10. Арбитражная практика • Документы уничтожены вследствие аварии (прорыва горячей воды) • 85 млн. рублей (закон на момент возбуждения дела о банкротстве в законную силу не вступил) (дело № А56-9570/2009) • Не передал бухгалтерские документы конкурсному управляющему • 2 млн. руб. (дело № А12-11328/2009) • 7,2 млн. руб. (дело № А70-1367/2010) • 7,3 млн. руб. (дело № А46-22676/2009) • 13 млн. руб. (дело № А27-22130/2009). • 304 млн. руб. (дело № №А46-8908/2009) Russian Enterprise Content Summit 2013

11. Выводы • В обозримом будущем «закручивание гаек» продолжится, в т.ч. И из0за экономических проблем • Хорошее управление документами – не самоцель. Его задача – способствовать эффективной деловой деятельности организации, исполнению законодательно-нормативных требований, обеспечивать защиту прав организации и других заинтересованных сторон • Плохое управление документами с каждым годом обходится все дороже … Russian Enterprise Content Summit 2013

12. Приглашаю Вас на мой блог:http://rusrim.blogspot.com/ Russian Enterprise Content Summit 2013