8 Octobre 2001

1. BERNARD BRUNHES CONSULTANTS AMÉNAGEMENT-RÉDUCTION DU TEMPS DE TRAVAIL Synthèse des travaux des Unités d’étude 8 Octobre 2001 89, Rue du Faubourg Saint Antoine - 75011 PARIS Tel : 01.53.02.15.00 - Fax : 01.53.02.15.15 Site internet : www.brunhes.com

2. Sommaire Rappel de la démarche générale 3 Les démarches d’étude dans les unités 5 Diagnostic : les horaires 6 Diagnostic : les contraintes 7 Les conditions de faisabilité de l’ARTT 8 Formule générale d’ARTT 13 Règles de gestion 14

3. Rappel de la démarche générale Cadrage initial Etudes pilotes Texte de référence Mise en oeuvre • Modalités et règles, pertinentes par unité, souhaitées par les agents • Conditions de faisabilité • Planning • Unités pilotes • Méthodes, guides • Communication Equipe projet Directeurs Groupe de travail ARTT 12 Unités Diagnostics Scénarios Direction / Organisa-tions syndicales CTP Groupe de travail ARTT • Accord • Arrêté • Règlement intérieur Directions Départe-ments Unités

4. Les unités d’étude • DEMEB PTC 1 • DEMEB Pharmacovigilance • DEDIM Matériovigilance • DEDIM Contrôle national de la qualité • DEMEIS Transparence • DEMEIS Publicité • DLC Montpellier • DLC Lyon • DIE Inspection cosmétiques • DIE Accidents • DG Juridique • DAF Services généraux

5. Les démarches d’étude • Des démarches participatives malgré la période et le délai • préparation par les responsables (problèmes de disponibilité) • 1 à 5 réunions avant la réunion finale • réunions finales avec le consultant : • échanges riches et dynamiques, réflexions « raisonnables » et responsables • des questions de compréhension des règles (incidence des absences maladie, choix pour les temps partiels, incidence de la juxtaposition avec des congés,…) • des inquiétudes liées aux tensions sur l’emploi • des réactions au possible cadrage national (38h30) • L’esprit d’équipe • généralement fort (points forts des diagnostics + déroulement des réunions finales) • peut-être un positionnement un peu en retrait pour les secrétaires ? • au niveau des unités, un management « démocratique », dans une organisation plutôt de type « professionnelle », dans un contexte pyramidal ?

6. Diagnostic : les horaires • Horaires du personnel • de fait horaires personnalisés • adaptation aux charges de travail (heure de fin de journée) • en général peu favorable (ou indifférents) à un système formalisé d’horaire variable, sauf quelques cas (forte tension sur les effectifs ?) • Horaires « d’ouverture » • liés aux présences, amplitudes souvent importantes • Déplacements • inspections (2 à 3 fois par mois, missions de 1 à 3 jours) • agence européenne • Respect des garanties minimales • en général respectées • des exceptions temporaires et cas des responsables d’unité • Temps partiels • en proportion variable, parfois aucun, mais souvent nombreux (35 à 50%) • source de difficultés en terme de charge de travail, mais bien intégrés dans l’organisation

7. Diagnostic : les contraintes • Prévisibilité • très variable selon les unités, mais prévisibilité majoritairement faible • nombreux aléas, imprévus : alertes, événements, demandes du cabinet, … incertitudes liées aux interlocuteurs/partenaires internes ou externes • pas de saisonnalité marquée • adaptation aux aléas : • par la durée du travail (implication, mobilisation) • parfois appel à des experts internes ou externes • impact sur les délais lorsqu’ils ne sont pas contraints • impact sur l’approfondissement des dossiers (« prise de risque ») • activité souvent rythmée par le planning de commissions, comités, groupes de travail, … • délais souvent contraints : délais réglementaires, procédures européennes, passages en commission, comité, délais techniques, ... • Structures • petites entités ou entités subdivisées en spécialisations • des organisations par binômes, qui restent à développer

8. Les conditions de faisabilité de l’ARTT : l’emploi • Des besoins en emplois • d ’autant plus nécessaires que : • augmentation du nombre de dossier et des exigences d’approfondissement de leur analyse • déjà des tensions sur les effectifs et des postes non pourvus • + situations à nombreux temps partiels plus complexes à assumer avec l’ARTT • mais difficulté à limiter le raisonnement à l’impact de l’ARTT : soit besoin égal à RTT, soit besoin de 15 à 25% • De nombreuses pistes pour gagner du temps (voir ensuite) • dans quelques cas, l’arrivée des recrutements en cours et la réalisation des actions de gains de temps pourraient suffire à ne pas dégrader la situation actuelle • mais des doutes sur la couverture des postes prévus et sur la mise en œuvre des actions • Si pas assez d’emplois • peu de solutions de sous-traitance • risque sur la qualité, les délais, voire sur l’importance du volume d’activité

9. Les conditions de faisabilité de l’ARTT :organisation et fonctionnement général • Concilier fluidité des processus et qualité des interfaces (parfois à l’intérieur d’une direction) • dysfonctionnements nombreux générateurs de doublons, d’erreurs d’orientation, de nécessité de « pistage » des dossiers, d’attentes, de dispersion de l ’information, … • lourdeurs administratives et communication insuffisante • rapprocher les unités qui interviennent sur les mêmes actions • développer des pratiques de relations horizontales directes plus systématisées (accroître la transversalité à des niveaux infra direction) • standardiser les procédures transversales • Aménager certains circuits de signature et des délégations • Décentraliser certaines commandes d’achats • Petites unités : élargir le raisonnement ARTT au delà de l’unité (permanences, fonctions supports, …)

10. Les conditions de faisabilité de l’ARTT :le management et l’organisation des unités • Perfectionnements à engager lorsque nécessaire : • Formalisation du fonctionnement en binômes (= base de l ’organisation) • pas nécessairement interchangeabilité • à développer et à structurer • formations • Harmonisation des pratiques, standardisation de procédures, circuits de décision, ... • Gestion de plannings, nouveaux indicateurs plus représentatifs du volume d ’activité et des charges de travail • Analyse de risque, ajustement des méthodes aux enjeux, … • Bon emploi des secrétariats et supports

11. Les conditions de faisabilité de l’ARTT :le management des ressources humaines • Mettre en place une politique de stagiaires • structurer des dispositifs d’accueil de stagiaires • organiser les contacts nécessaires • identifier et définir les postes accessibles (règles de confidentialité, …) • Turn-over • soit étudier comment le réduire (évolution de carrière, …), soit s’organiser pour en tenir compte • Formation • fixer des objectifs et les respecter

12. Les conditions de faisabilité de l’ARTT :les moyens • Mettre en place un plan d’action d’urgence pour l’informatique et les moyens de communication • actions à court terme mise à niveau et maintenance des équipements, assistance aux unités pour des conceptions simples • intégrer les applications • Equipements de laboratoire • qualification du matériel • maintenance • automatisations • Archives • espaces, accessibilité • méthodes • Les locaux (situation provisoire ?) • surface, encombrements • pleyel/colombier

13. Formule générale d’ARTT • Maintien des durées hebdomadaires et compensation par des repos (jours ou 1/2 journées RTT) • argumenté sur la base des contraintes d’une très forte majorité des activités (faible prévisibilité, délais à respecter) • et répond aux souhaits des personnels • pour certaines emplois de secrétaires et de techniciens d’autres formules pourraient aussi correspondre aux exigences des activités (réduction hebdomadaire ou journalière). • de façon extrèmement minoritaire, quelques propositions d’autres formules : 37h et 11 J RTT, « cycle » de 3 semaines (1 J RTT/3 sem). Mais risque d’impact en terme de complexité. • Personnels à temps partiels plutôt enclins à bénéficier de la RTT (prorata du nombre de J RTT) - quelques souhaits de retour à temps plein • Problématique chefs de département et chefsd’unité

14. Règles de gestion • Cadencement des J RTT : trimestre (33%), semestre (17%), année (17%), mixte (mois et an : 17%), autres (1 Unité par cas : moins que le mois, le mois) • + Questions nombre de J RTT à gérer : 23j RTT ou 18 J + semaine d’hiver (ou 15j + semaine d ’hiver !) • Regroupements possibles et présences minimales : très variables (de 1 jour fixe à liberté complète, présence minimale réglementaire à fixée par le chef) • besoin de programmation collective, mais possibilité de souplesse généralement requise (à fixer : délai de prévenance, anticipation) • Les quelques personnels actuellement à 35 h ne changent pas d’organisation du temps de travail • Système de pointage généralement non souhaité (sauf 1 cas)