春季退宿安排及暑期入宿安排 主講 : 劉善彤小姐 UGI&SKCC 宿舍生活導師

1. 香港科技大學 學生事務處 學生住宿辦事處 2012-2013 宿舍員工培訓計劃 春季退宿安排及暑期入宿安排主講:劉善彤小姐UGI&SKCC宿舍生活導師 2013年5月23日 下午2:30 本科生宿舍二座1樓活動室

2. 春季退宿及暑假入宿 基本資料

3. 退宿/入宿宿生類別 • 入宿紙紀錄上,所有宿生退宿日均為6月3日 • 但並非所有宿生均需於6月4日退宿,需視乎其暑宿狀況:(宿生名單上將說明其暑宿狀況)

4. 重要日期

5. 各座退宿人數 資料更新至2013年5月23日

6. 各座暑宿概況 * 其他樓層或有部份房間用作暑宿，請留意入宿紙

7. 春季退宿安排 ~事前準備 ~退宿程序 ~大退宿特別安排 ~注意事項

8. 退宿事前準備及所需物資 • 文件類 • 宿生轉房名單 • 房間退宿列表 • 入/退宿記錄(check-in 紙) • 傢具盤存表(傢俬紙) • 遺失鎖匙/匙卡記錄及收據(請備足夠存貨) • 退宿證明回條 • 其他 • 文具 • 手推車 • 鎖匙牌 • 鎖匙套 • 垃圾袋

9. 退宿程序(1/3) • A. 在退宿櫃台/宿舍辦事處 • 宿生出示學生證及說明房間編號 • 宿生應親自處理退宿程序 • 宿生不能授權任何人仕代為退宿 • 如有特別情況，請通知RLO • 同事核對入/退宿記綠 • 同事取出傢具盤存表 • 同事檢查鎖匙真偽

10. 退宿程序(2/3) • B. 進入宿生房間 • 檢查門匙/卡匙(及櫃匙)是否操作正常 • 留意房間各處，包括衣櫃和抽屜 • 確保宿生的物件已完全搬走，雜物已經清理妥當 • 檢查傢具盤存表各項物件是否齊備並沒有損壞 • 收回宿生證及鎖匙/卡匙 • 填寫好傢具盤存表 • 宿生及同事均需在傢具盤存表及入/退宿記錄表簽署作實

11. 退宿程序(3/3) • C. 返回退宿櫃台/宿舍辦事處 • 確保宿生及同事已簽妥傢具盤存表及入/退宿記錄表 • 若宿生會轉往其他宿舍住暑宿, 請填寫並分發退宿證明回條 • 將完成退宿的入/退宿記錄及傢具盤存表放回指定收集處 • 將鎖匙放回指定收集處 • 將完成退宿的入/退宿記錄，交由RLO/總管處理 • 蓋日期於房間退宿列表

12. 處理罰款 • 物件損壞/違失 • 照傢俬盤存表價目賠償 • 如宿生不合作，無須爭拗，表明會由SHO跟進 • 鎖匙：$80@ (一套$160), 匙跟卡套：$10 • 逾期退宿 • 每日罰款 + 每日宿費 • 每日罰款: $100 • 每日宿費：個別入宿/退宿記錄所標明

13. 注意事項 • 如非宿生/非房主管有他人鎖匙，即使沒有授權資料而無法完成手續，仍須立即收回鎖匙，並記錄學生資料。 • 遇賠償個案，不與學生爭拗，告訴他會將事件記錄在案及通知SHO，並保留一切追究權利。 • 凡有不能決定、不能解決的事情，請向高級校工/RLO/總管/SHO報告，別輕易答允學生要求。 • 不能接受宿生轉贈物品/保留學生棄置物品。

14. 6月4日大退宿日之特別安排 • 宿舍員工 • RLO 已按個別宿舍需要安排適量O更人手 • 外判清潔工 • 工作時間提前一小時, 即9:00am–4:00pm • 請高級校工安排實施彈性午膳時間 • 12:00-1:00pm/12:30-1:30pm/1:00-2:00pm • 樓層導師(halltutor) • 協助宿舍員工 • 駐守退宿櫃台 • 翻譯工作 • 人流控制 • 清房時在場

15. 未退宿/逾期退宿處理 • 高級校工會適時查察退宿情況，安排同事/樓層導師致電聯絡未退宿者盡快回宿舍辦手續 • 電話聯絡重點 • 請宿生立即回來辦理手續 • 如宿生未能立即回來，須查問宿生何時回來 • 禮貌地提醒宿生，逾期退宿房間或會被清空，宿生並須繳交罰款。 • 清房 • 按高級校工/RLO指示到有關房間清房 • 必須有2位同事及高級校工/RLO/導師入房 • 存好物件後，要記錄清楚袋數/箱數，標示好房號資料，存在貨倉內

16. 其他注意事項 • 垃圾處理 • 請提示同學將垃圾分類回收 • 同事或清潔工均不能接受宿生轉贈物或保留宿生棄置物品 • 存放行李 • 宿舍並不提供寄存服務 • 同事不可以代宿生保管任何物件 • 如同學有特別需要,請著其聯絡RLO作特別安排. • 但於6月4日某些休息會會開放給同學暫放物件,惟同學須自行保管,宿舍並不會擔承任何責任

17. 疑問???

18. 選擇題 • 在辦理退宿時,宿生歸還一條自行配製的門匙,同事應如何處理? i. 沒收該鎖匙 ii. 要求宿生歸還原匙 iii. 立即通知當值RLO iv. 要求同學賠償遺失門匙費用 • A)i, ii • B) i, ii,iii • C) i, ii,iv • D) 以上皆是

19. 處境題 • 在辦理退宿檢查房間時,同事發現衣櫃內有雜物,宿生表示入宿時已有該雜物,拒絕清理.同事該如何處理?

20. 暑期入宿安排 ~事前準備 ~入宿程序 ~注意事項

21. 各座暑宿概況

22. 準備入宿物資 • 文件類 • 宿生名單 • 房間退宿列表 • 入/退宿紀錄表 • 宿生註冊證 • 宿生証 • 傢具盤存表 • 宿生手冊(只限新暑宿/轉宿舍來者) • 密碼紙(如需要) • 其他 • 房門匙/ 房卡匙 • 宿舍蓋章 • 剪刀 • 膠水/ 漿糊筆 • 藍/ 黑色筆 • 釘書機 • 釘窿機 • 手推車

23. 入宿程序 (1/2) • 宿生(不論轉房/留原房/轉宿舍/新暑宿) • 必須親臨辦理並出示學生証 • 帶備近期証件相２張 • 同事 • 小心核對宿生身份 • 確認入宿紙配合宿生資料 • 確認宿期及房間狀況,可辦入宿手續 • 確認宿生已有退宿證明回條(如適用) • 派發資料給同學填寫 1. 宿生註冊證；2. 宿生證

24. 入宿程序(2/2) • 同事請緊記 • 核對宿生填好的1. 宿生註冊證；2. 宿生證 • 派發文件 傢俱盤存表; 宿生手冊(新暑宿或轉宿者);密碼紙;鎖匙 • 著宿生簽寫入/退宿紀錄 • 核對所有資料無誤後簽署作實 • 提醒宿生: • 細心填寫傢俱盤存表; • 盡快交回到宿舍辦事處 • 將入/退宿紀錄(及註冊証)交到指定收集點待RLO入電腦, 並記錄於房間退宿列表

25. 跟進工作 • 追回傢具盤存表 • 檢查傢具盤存表內細節 • 報告傢盤存表內的維修項目 • 派發宿生證

26. 疑問???

27. 選擇題 • 在辦理暑期入宿時,以下哪一項不是宿生必須準備的項目? i.學生証 ii. 兩張近照 iii. 退宿證明回條 iv. 繳付宿費收據 • A)i, ii • B) ii, iii • C) iii, iv • D) 以上皆非

28. 處境題 • 在辦理暑期入宿手續時,同學表示自己之前已經填過白卡和宿生證,拒絕再填寫有關資料.同事該如何處理?

29. 完 謝謝留心聽課! 加油!