Forelesning nr 23 Materialadministrasjon

1. Forelesning nr 23Materialadministrasjon TDT4285 Planlegging og drift av IT-systemer Våren 2005 Anders Christensen, IDI TDT4285 Planl&drift IT-syst

2. Gitt en faktura ... • Revisjon – hvordan er pengene brukt. • Dokumentasjon – vise at utstyret er en eget. Revisor Økonomer Internktrl Faktura Utstyr Tyveri Gjenbruk Garanti TDT4285 Planl&drift IT-syst

3. Utfordringer • Hvilket utstyr er angitt på en gitt faktura? • Hvor står alt utstyret? • Hvilket utstyr har vært reparert? • Hvilket utstyr har hvor lang levetid? • Hva er på reparasjon/utlån? • Hvem er ansvarlig for hva? • Hvilket utstyr er evt ikke i bruk? TDT4285 Planl&drift IT-syst

4. Levetidssyklus for utstyr Tilbud Avhending Kassasjon Bestilling Reparasjon Deinstallasjon Levering Installsjon Bruk Ta ut av drift TDT4285 Planl&drift IT-syst

5. Midler for oversikt • Nettverkskort – fra switch’er • Strekkodemerking – på bokser • Serienummer – på alle komponenter • Brennmerking – mot tyveri • Inventory – automatisk innsamlet • Databaser – manuelt oppdatert • Elektronisk – via brikker TDT4285 Planl&drift IT-syst

6. Viktig å kunne svare på • Hva er typisk kostnad for ulike varianter av utstyr (og brukere)? • Hva er feilrate for utstyrstyper? • Hvordan utvikler feilraten seg over tid? • Hvilket utstyr kan gjenbrukes? • Hvor mye av utstyret er overkill? • Har vi nok lisenser (for få, for mange) TDT4285 Planl&drift IT-syst

7. Innkjøpskost/levetid Personellkostnader Reservedeler Overkapasitet Brukt rekvisita HW-oppgraderinger SW-oppgraderinger Nettverkskostnader Tjenerkostnader Strøm/kjøling Opplæring Egenadministrasjon Ergonomiske kostn. Arealkostnader Levetidskostnader (TCO) TDT4285 Planl&drift IT-syst

8. Eksempler på TCO • Typisk org: $7251 pr desktop pr år [Kauffman] • Høyeste: $12-15.000 pr år (finansanlytikere og valutahandlere) [Kauffman] • NTNU NOK 8-12.000++ pr år TDT4285 Planl&drift IT-syst

9. Kort TTR Lavere transportkostnader Lagerkostnader Restlagre Fall i pris/ytelse Høyere forbruk Reservedelsstrategi Opprette og vedlikeholde et lager av alle relevante reservedeler. JIT- innkjøp Minimale lagre TDT4285 Planl&drift IT-syst

10. Garanti Garantitidens lengde? Relevant eller uegnet bruk? Hvem bestemmer om det er en garantisak? Garanti kontra reklamasjon Feilrapportering uten forsinkelse Hvem betaler frakt? Erstatnings/låneutstyr? On-site? Kjøper Selger Garantikrav Distributør Garantikrav Importør Garantikrav Produsent Dersom en av disse går konkurs? Garantikrav TDT4285 Planl&drift IT-syst

11. Avhending av utstyr • Det kan være dyrt å selge! • Garantiansvar • Fakturering • Annonsering • Datautstyr er spesialavfall • Husk at utstyret er merket! • Pris: 80 kr/kg (?) • Kan inneholde sensitive data TDT4285 Planl&drift IT-syst

12. Lagerhold • Registrering av uttak • Kvitt deg med defekte deler • Minimaliser størrelsen på lageret • Evt legg gjenbrukbare deler på lager, men test dem først • Utnevn en eneveldig lagersjef • Ikke la reservedelslager bli en erstatning for å gjennomføre garantisaker. TDT4285 Planl&drift IT-syst

13. Innkjøp – ta vare på • Kontakt med bruker • Tilbud (helst flere) • Bestilling – skriftlig • Ordrebekreftelse – med lev.dato • Fraktbrev ved levering • Pakkseddel med vareliste – sjekk! • Alle serienumre etc • Faktura • Listeskoder og betingelser TDT4285 Planl&drift IT-syst

14. Merkantile momenter Fraktutgifter Gebyrer Tollutgifter Merverdiavgift (!) Miljøavgift Faktureringsgebyr Ditt referansenr Tekniske momenter Kabler Batterier Rekvisita Distr.media Dokumentasjon Tomme media Vedlikeholdsavtaler ... og ikke glem ... TDT4285 Planl&drift IT-syst

15. Selgere og andre rare dyr ... • Utnytter din iboende høflighet • Tåkelegger egne kostnader • Eksperter i å avslutte salg • Advarsel: leverandørkjeder • Er alltid villige til å selge • Faresignal: hyppig bytte av arb.giver TDT4285 Planl&drift IT-syst

16. EXW – ex works FCA – free carrier FAS – free alongside ship FOB – free on bord CFR – cost and freight CIF – cost, insurance and freight CPT – cost paid to CIP – cost and insurance paid to DAF – delivered at frontier DES – delivered ex ship DEQ – delivered ex quai DDU – delivered duty unpaid DDP – delivered duty paid Snubletråden: INCO-terms Hvor? Forsikring? Frakt? Ansvar? Eierskap? Risiko? TDT4285 Planl&drift IT-syst

17. Modeller for PC-kjøp • Abonnere på det utstyret som en produsent kan levere (Dell, Compaq) • Kjøpe ferdigbygde PC-er med standard tredjepartskomponenter (Hatelco, Mips) • Kjøpe deler og bygge PC-ene selv • (Kjøpe en-og-en hos til enhver tid ”billigste” leverandør) TDT4285 Planl&drift IT-syst

18. Tåkelegging av kostnader • Bundling av ekstra varer, så som kurs, support, opplæring, installasjon • Ekstragebyrer for f.eks transport • Med eller uten MVA? • Utdragning i tid? • ’Fiktive’ goder du aldri får benyttet • Sære betalingsordninger TDT4285 Planl&drift IT-syst

19. Variantbegrensning Reservedeler Ombytt- barhet Objektive brukerbehov Antall ulike systemer Kompetanse- behov Variasjon Skjult agenda? Subjektive brukerbehov Utstyrsvarianter Varantbegrensning vs tilpasning? TDT4285 Planl&drift IT-syst

20. Tvungen Bruk pisken! Planlegges i forkant Funderes hos ledelsen Må være klart for alle i org Må håndheves! Frivillig Bruk gulrota La dem selv betale Annonser/lokk med de OK løsningene Aksepter at ikke alle er med. Hold statistikk To måter å få til variantbegrensning TDT4285 Planl&drift IT-syst

21. Reklamasjon • Avklar garanti på forhånd • Ha papirene i orden • Forlang skikkelig support • Ved innsending: ta vare på fraktbrev! • Ta tiden på dem, og før logg • Ha oversikt over hva som er til rep • Klag ved systematiske typefeil TDT4285 Planl&drift IT-syst