FORM (FORMULIR)

1. FORM (FORMULIR)

2. PengertiandanManfaatFormulir Formulir : SecarikKertas yang memilikiruanguntukdiisidengan data pentingtertentu Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu MANFAAT FORMULIR : 1). Menetapkantanggungjawabterjadinyatransaksibisnis 2). Merekam data transaksi. 3). Mengurangikesalahanpesandibandingdengancaralisan. 4). Media komunikasiantarorang/bagian/organisasi.

3. GolonganFormulir MenurutSumbernya • Formulir yang dibuatdandisimpandalamperusahaan, Contoh : • Suratpermintaanpembelian • Memo debit • Memo kredit • Kartu Jam kerja • Buktipermintaandanpengeluaranbaranggudang • Formulir yang dibuatdandikirimkepadapihakluarperusahaan. Contoh : • FakturPenjualanTunai • FakturPenjualanKredit • S. O. P (Surat Order Pembelian) • Suratpermintaanpenawaranharga • Formulir yang diterimadaripihakluarperusahaan. • Contoh : • Fakturpembelian • Surat order daripembelian

4. MenurutTujuanPenggunaannya • Formulir yang dibuatuntukmemintadilakukannyasuatutindakan. Contoh : • suratpermintaanpembelian • buktipermintaandanpengeluaranbaranggudang(materials requisition) • suratpermintaanpenawaranharga(price quatation) • memo kreditdan memo debit • Formulir yang digunakanuntukmencatattindakan yang telahdilaksanakan. Contoh : • formulirlaporanpenerimaanbarang • kartujam kerja • suratmuat(bill of lading) • pernyataanpiutang(account – receivable statement)

5. PrinsipPerancanganFormulir Gunakantembusan/rangkapdan carbon/carbonless paper Sederhanadanringkas Terapkan internal Check agar telitidanterpercayauntukmenghindarikesalahanpengisian. CantumkanNama & Alamatperusahaanuntukkomunikasi dg. Pihakluar. Cantumkannama & nomorkode form untukidentifikasi. CantumkanNomorUruttercetak form untukmengontrolpengeluaran form. Cetakgarisjikaakanditulistangan. Rancangpengisian yang efisien, sepertitandacek/silang, YaatauTidak. Rancangurutanlogispengisiandanpenempatanblok/kelompok data.

6. KapanFormulirDiperlukan • Jika suatu kejadian harus dicatat, maka formulir perlu digunakan. • Jika informasi tertentu harus dicatat berulangkali, penggunaan formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut. • Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama, untuk memudahkan pengecekan yang cepat mengenai kelengkapan informasinya, maka formulir harus digunakan. • Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi, fromulir perlu digunakan.

7. ContohFormulir formulir yang dibuatdandisimpandiperusahaan :kartuabsenkaryawan, kartugajikaryawan, suratpermintaanpembelian, buktipermintaan, buktipengeluaranbarang, dll. formulir yang dibuatdandikirimkeluarperusahaan : fakturpenjualantunai, fakturpajak, suratpenawaranharga formulir yang diterimadaripihakluarperusahaan : fakturpembeliandanrekeningkoran Bank. formuliruntukmemintadilakukannyatindakan : BagianPersonaliatelahmenyusundaftargaji, selanjutnyamenerbitkanformuliruntukmencairkangajikaryawankepada unit organisasilainnyasepertibagiankeuanganataubagianpengeluarankas. formuliruntukmencatatkejadian/tindakan yang terjadi : bagianpersonaliamengisiformulirringkasan jam kerjakaryawan.

9. Electronic Form Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.

10. Kelebihan Electronic Form Persediaanselalucukup, tidakakanlebihataupunkurang. Selalu Up to date, mudahdiperbaharui. Efisien, jikaharussegeradigantitanpaharusmenunggupersediaanhabis. User friendly, mudahpengisiannyatanpatakutsalahkarenaada help. Cepatdalampengisiannya, karenakursorberhentiditempatisian. Praktis, dapatmengkalkulasiotomatis. Lebihterkendali, dengan Password nomorurutotomatis Mudahpengelolaannya, baikdalamperancangan, penggunaan, pengendaliandanpengarsipandatanya.

13. Dokumen Sebuahdokumenadalahsebuahtulisan yang memuatinformasi. Biasanya, dokumenditulisdikertasdaninformasinyaditulismemakaitintabaikmemakaitanganataumemakai media elektronik (seperti printer). Dokumenadalahnaskah/arsip/informasi yang disimpansebagaibuktiataubahankonsultasi. • Dokumensumber: dokumen yang dipakaisebagaidasardalammelakukanpencatatantransaksibisnis. • Dokumenpendukung, merupakanlampirandokumensumbersebagaibuktikeabsahannya. • Contoh: dokumensumber: Fakturpenjualan, dokumenpendukungnya: order pengiriman, laporanpengirimanbarang, Suratmuat/ SuratJalan

14. ContohKasus Rancanglah formulir berdasarkan data berikut ini: • Fungsi formulir adalah untuk meminta barang dari gudang. • Formulir ini hanya digunakan untuk kepentingan intern saja, yaitu digunakan oleh pemakai barang untuk meminta barang dari bagian gudang. • Formulir ini harus berisi informasi berikut ini: 1). Nama bagian yang memerlukan barang 2). Untuk tujuan apa barang tersebut diminta (hanya ada tiga tujuan, produksi, reparasi & pemeliharaan, dan investasi). 3). Tanggal pengisian formulir 4). Kode dan nama barang, satuan dan kuantitas barang yang diminta 5). Tanda tangan dan nama Kepala Bagian yang meminta barang. 6).Tanda tangan dan nama Kepala Departemen yang bersangkutan yang menyetujuipermintaan barang. • Jenis barang yang diminta dalam setiap formulir tidak akan lebih dari 5 macam

16. Soal ! • Rancanglahformulirberdasarkan data berikutini: • Fungsiformuliradalahuntukmemintajasareparasidaribagianbengkel • Formulirakandiisidengantulisantangan • Formulirinihanyadigunakanunutkkepentingan intern saja, yaitudigunakanoleh unit-unit organisasi yang memerlukanjasareparasiaktivatetapkepadaBagianBengkel. • Formuliriniharusberisiinformasisebagaiberikut: • Namabagian yang memerlukanbarang • Untuktujuanapabarangtersebutdiminta (hanyaadaduatujuan: reparasibiasadanreparasibesar/overhoul.) • Tanggalpengisianformulir • Kodeaktivatetap yang direparasi. • TandatangandannamaKepalaBagian yang memintabarang. • TandatangandannamaKepalaDepartemen yang bersangkutan yang menyetujuipermintaanjasareparasi. • Uraianringkasmengenaijesnikerusakanaktivatetap yang akandireparasi.

17. Rancanglahformulirberdasarkan data berikutini: • Fungsiformuliradalahutukmerekam data hasilperhitungankasperusahaan. • Formuliriniakandiisidengantulisantangan • Formulirinihanyadigunakanuntukkepentingan intern saja, yaitudigunakanolehBagianPemeriksa Intern sebagaidokumentasihasilkegiatanpenghitungankas yang dilakukanolehbagianinisecaraperiodik. • Formuliriniharusberisiinformasisbb: • Tanggaldilakukannnyapenghitungankas. • Jeniskas yang dihitung (uanglogam, uangkertas, cek, credit card sale slip, pos wesel, bank draft). • Jumlahlembarataukepingdannilai nominal uang, • Tadnatanganpemeriksa intern yang melakukkanpenghitungankas. • TandatanganBagianKasa yang menyaksikanpenghitungankas. • PernyataanbagianKasa yang berbunyisebgaiberikut: • ‘Kamimenyaksikanpenghitungankas yang dilaksanakanolehpemeriksa intern padatanggal: ____________. Jumlahkas yang dihitungolehpemeriksa intern padatanggalpenghitungankastersebutadalahbenarsepertijumlah yang dicantumkandalamdokumenini, danjumlahkastersebuttelahdikembalikankepadakamidalamjumlahpenuhsegerasetelahpengitungankasselesaidilaksanakanolehpemeriksa intern.”