Comunicaci n
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COMUNICACIÓN. Robbins : Es la transferencia de información de una persona a otra, un medio de contacto por la transmisión de ideas, datos, reflexiones, opiniones y valores. Kreps : La comunicación organizacional es el proceso por el cual los miembros recolectan información acerca de ella.

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COMUNICACIÓN

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Presentation Transcript


Comunicaci n

COMUNICACIÓN


Comunicaci n

Robbins: Es la transferencia de información de una persona a otra, un medio de contacto por la transmisión de ideas, datos, reflexiones, opiniones y valores.

Kreps: La comunicación organizacional es el proceso por el cual los miembros recolectan información acerca de ella.

Propósito: que el receptor comprenda el mensaje de acuerdo con lo previsto. Se da cuando el mensaje es recibido y comprendido.

Las organizaciones no existen sin comunicación. La coordinación del trabajo sería imposible

Mediante la comunicación:

  • Los empleados saben que hacen sus compañeros

  • La dirección recibe información

  • Los supervisores y líderes giran instrucciones

  • Contribuye a todas las funciones de la ARRHH


Comunicaci n

CANALES

  • Conversación cara a cara: palabras, expresiones, ademanes, tono, retroalimentación inmediata.

  • Teléfono: palabra, tono de voz, retroalimentación inmediata, personalizado, explicaciones.

  • Correo electrónico: escrito, retroalimentación inmediata o no, personalizado, receptor localizado.

  • Memorándum: mediato, sin retroalimentación inmediata, receptor localizado. Puede no concretarse

  • Volantes, boletines, informes generales: impersonal, receptor no localizado. Puede no concretarse.


Funciones de la comunicaci n

FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN

  • Controlar el comportamiento de los miembros. Formal e informal.

  • Motivar al dar a conocer como fue su desempeño, la retroalimentación sobre sus tareas y los premios por haber llegado o traspasado los objetivos organizacionales.

  • Expresión emocional: fuente de interacción social, muestra sentimientos de satisfacción o frustración.

  • Información. Que individuos y grupos necesitan para tomar decisiones, al transmitir los datos para identificar y evaluar opciones alternativas.

    Según Kreps:

  • Función cultural

  • Función de socialización


Funci n cultural

Función cultural

Los aspectos culturales que se transmiten en la comunicación en las organizaciones se manifiestan:

  • Conceptual simbólico: Incluye la filosofía organizacional, misiones, objetivos, prioridades y programas

    • Históricos: historia de la organización y modelos a imitar

    • Políticos: valores, normas, creencias que la gente de la organización consideran bueno y deseable

    • Ceremoniales: rituales, fechas y eventos significativos (aniversarios, apertura de plantas)

  • Estructurales : políticas, normas, status interno y estructura de poder en la organización

  • Materiales: tecnología, instalaciones, mobiliario.

  • Conductuales: lenguaje oral y escrito


Funci n de socializaci n

Función de socialización

Formalmente, por la instrucción laboral y sesiones de orientación. Informalmente, por la narración de historias

Cometidos de la socialización:

  • Relacionados con el rol: instrucción y asesoramiento laboral.

  • Apreciación general de la cultura de la organización.

  • Socialización anticipatoria: orientaciones, expectativas, experiencias (previo reclutamiento)

  • Encuentro de organización: expectativas reales al ingresar a una organización.

  • De metamorfosis: adaptación a normas culturales de la organización y negociación de roles en el transcurso de la relación laboral.


Proceso de comunicaci n partes

PROCESO DE COMUNICACIÓN: PARTES

  • EMISOR quien inicia la comunicación. Ej: un jefe

  • MENSAJE, es lo que se comunica. Ej: hacer tal tarea

  • CANAL, medio por el cual viaja un mensaje. Ej: oral

  • RECEPTOR, persona a la cual va dirigido el mensaje. Ej: operario

  • RETROALIMENTACIÓN, da a entender al receptor que le llego el mensaje del emisor

  • SISTEMA DE SÍMBOLOS: ayudan al entendimiento. Ej: términos técnicos, montaje, empaque.

    La comunicación humana ocurre cuando una persona responde a un mensaje y asigna significado, es decir, una imagen mental que ayuda a interpretar fenómenos y desarrollar el sentido del entendimiento ( Kreps)


La comunicaci n como proceso

LA COMUNICACIÓN COMO PROCESO

El proceso de comunicación en las organizaciones contiene elementos organizacionales y también personales.

Elementos organizacionales: el proceso de comunicación proviene de los canales de comunicación estructurados y de la posición que la gente ocupa


Comunicaci n

Los canales son formales (descendente: jefe – subordinado) y está en relación a la posición que ocupan en la estructura organizacional a líneas medias, inferiores, departamentos, etc. Y también informales (entre pares). La interpretación esta muy influenciada por sus posiciones organizacionales.


Fundamentos de la comunicaci n

FUNDAMENTOS DE LA COMUNICACIÓN

  • DIRECCIÓN DE LA COMUNICACIÓN

    • Vertical

      • Descendente

      • Ascendente

    • Lateral

  • REDES

    • Formales: verticales siguen línea de mando relativo a tareas

    • Informales : rumor, se mueve en cualquier dirección, salta niveles, satisface necesidades sociales, facilita tareas.


Comunicaci n vertical descendente

Comunicación Vertical Descendente

Nivel superior a inferior. Para asignar metas, instrucciones de trabajo, informar de políticas, procedimientos, señalar problemas y ofrecer retroalimentación del desempeño. Oral o escrita.

Elementos:

  • La instrucción común y simple para un trabajo es la indicación de lo que la persona debe hacer

  • La justificación de la tarea y sus relaciones con el resto de la organización

  • La información de procedimientos y prácticas dentro de la organización: complementario del primero

  • La retroalimentación a los individuos respecto a su desempeño

    Tiene lugar en todos los niveles arriba-abajo. En cada nivel entran factores individuales y las barreras de la comunicación


Comunicaci n vertical ascendente

Comunicación Vertical Ascendente

A superior. Proporcionar retroalimentación a superiores, informarles progreso hacia metas y problemas. Ej: reportes de desempeño, buzones de sugerencias, encuestas, quejas.

Lo que la gente dice:

  • Acerca de si misma, su desempeño, sus problemas

  • Acerca de otras personas y sus problemas

  • Acerca de las prácticas y políticas organizacionales

  • Acerca de lo que necesita hacer y cómo hacerlo

    Se ve afectada por la jerarquía, la información que la gente envía a la superioridad es la que no perjudicaría a sí mismo o a sus compañeros.

    Son resumidas. Las personas filtran y recrean información y no llega en su totalidad a la cumbre. También hay limitaciones en la percepción, por lo que puede distorsionarse.


Comunicaci n lateral

Comunicación Lateral

Entre miembros del mismo grupo, entre administradores del mismo nivel o personal de nivel horizontal. Ahorran tiempo y facilitan la coordinación. Es formal y con frecuencia informal.


Redes de comunicaci n formales

Redes de Comunicación Formales

Hall define tres redes primarias de comunicación entre miembros de grupos de trabajo y Mayntz agrega una cuarta.

  • El patrón de rueda

  • El patrón de circulo

  • Sistema de todos los canales

  • Sistema de árbol

    Independientemente de que las comunicaciones sean verticales u horizontales, surgen patrones jerárquicos. En la situación vertical ya está la jerarquía. En la situación horizontal también surgirá una jerarquía


Patr n de rueda

Patrón de Rueda

Todas las personas en la periferia de la rueda envían sus comunicaciones al centro. Esta es una jerarquía impuesta, debido a que aquellas personas que se encuentran en la periferia no envían mensajes unos a otros, es tarea del centro efectuar la comunicación. Como criterio de eficiencia, investigaciones repetidas, han encontrado que es superior

Patrón de Círculo

Permite que cada miembro del grupo hable con aquellos que están a ambos lados, sin que haya ninguna prioridad especifica, no teniendo ninguna jerarquía.


Sistema de todos los canales

Sistema de todos los canales

Permite que todas las personas se comuniquen con todas las demás

Sistema de árbol

Es el que parte de un jefe, tiene líneas intermedias descendentes hacia niveles inferiores


Redes de grupos peque os y criterios de eficacia

Redes de Grupos Pequeños y Criterios de Eficacia


Redes de comunicaci n informales

Redes de Comunicación Informales

Fluye por medios extraoficiales, pueden surgir rumores. Red natural, oralmente, escrito sobretodo en las oficinas electrónicas moderadas, inestables, dinámicas y variadas. Constituyen expresión de motivación natural de las personas para comunicarse. Los individuos ejercen libertad de expresión actividad normal.

Características:

  • No está controlado por la administración

  • Los empleados lo perciben como más creíble y confiable que los comunicados formales

  • Se utiliza en gran parte para servir los intereses personales de algunos integrantes dentro del sistema.

    Los propósitos de los rumores son estructurar y reducir la ansiedad, dar sentido a la información fragmentada o limitada, servir de vehículo para organizar a los miembros del grupo y para señalar el status del remitente.


Comunicaciones electr nicas

COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS

  • CORREO ELECTRÓNICO

  • TELETRABAJO

  • OFICINAS VIRTUALES


Correo electr nico

Correo electrónico

VENTAJAS:

  • Velocidad y comodidad

    DESVENTAJAS:

  • Perdida de contacto personal y dificultad para transmitir e interpretar emociones. Se usan también para comunicación informal.

  • No sustituye el contacto personal porque: no todos tienen acceso en su trabajo a computadores y a muchos les agrada la interacción social.


Teletrabajo

Teletrabajo

Los trabajadores realizan la totalidad o parte del trabajo en su casa y se mantienen en contacto con su oficina por medio de una computadora

VENTAJAS PARA TRABAJADORES:

  • Ausencia de distracciones; eliminación de tiempo y dinero por transporte; reducción de costos de ropa para oficina; más tiempo para la familia o el hogar

    VENTAJAS PARA EMPRESAS:

  • Mayor productividad (15 a 25% superior); menores requerimientos de espacio; contratar a personas de ciudades alejadas; posibilidad de incluir trabajadores inválidos o con enfermedades crónicas.

    VENTAJAS PARA LA SOCIEDAD:

  • Reducción del tránsito vehicular y de la contaminación; empleo de personas que no pueden trabajar fuera de su casa.


Comunicaci n

PROBLEMAS PARA EL EMPLEADOR:

  • Temor de perder el control directo sobre empleados que no pueden vigilar visualmente.

    PROBLEMAS PARA LOS TRABAJADORES:

  • Posibilidad de ser ignorados para ascensos; riesgo de extenuarse por trabajar en exceso; Riesgos de que se sientan aislados socialmente; Perder contacto con sus redes sociales regulares; Echar de menos el estímulo intelectual de sus compañeros; Verse excluídos de los canales informales comunicacionales; Carecer de fuentes de apoyo social; costos emocionales pueden ser altos a menos que el empleador selección a los participantes, les advierta lo que les espera y mantenga contacto.

    El progreso tecnológico en las comunicaciones implica esfuerzos organizacionales.


Oficinas virtuales

Oficinas virtuales

Cuentan con :

  • Correo electrónico

  • Teléfonos celulares

  • Notebooks

  • Correo de voz

  • Fax

  • Modems

  • Sistemas de video conferencias.


Barreras a la comunicaci n

BARRERAS A LA COMUNICACIÓN

Producto de circunstancias físicas o de emociones individuales. Pueden impedir por completo o por parte una comunicación o conferirle un significado incorrecto.

FILTRADO: Manipulación de información por emisor para que sea vista de manera favorable por el receptor. Su principal determinante es el nº de niveles que se encuentran en la estructura de una organización.

PERCEPCIÓN SELECTIVA: Los receptores ven y escuchan de acuerdo a sus necesidades, motivaciones, experiencia. También proyectan sus intereses y expectativas cuando decodifican la comunicación

EMOCIONES: El estado de ánimo del receptor al momento de la recepción influirá en como la interprete.


Comunicaci n

LENGUAJE: Las palabras significan distintas cosas para diferentes personas. Edad, educación y cultura influyen en el lenguaje que utiliza una persona y en la definición que le da a las palabras. Es distinto el lenguaje científico que el común.

PERSONALES: Son interferencias de comunicación producidas por emociones, valores, deficientes hábitos de escucha, diferencias de educación, raza, sexo, nivel socioeconómico y otros factores; implican una distancia psicológica.

FÍSICAS: Son interferencias presentes en el entorno de la comunicación, un ruido repentino, distancia, muros.

SEMÁNTICAS: Ciencia del significado. Las comunicaciones son simbólicas. Un apretón de manos, un guiño o una sonrisa puede significar distintas cosas. Los técnicos, los operarios, los administrativos tienen palabras propias en su trabajo.


Clasificaci n de las barreras

CLASIFICACIÓN DE LAS BARRERAS


Caracter sticas de la comunicaci n en la pr ctica

CARACTERÍSTICAS DE LA COMUNICACIÓN EN LA PRÁCTICA

Robbins enuncia características de la comunicación eficaz:

  • Director comprometido con la comunicación con los empleados para el logro de metas

  • Administradores deben sintonizar las acciones con palabras

  • Debe haber compromiso de la comunicación en ambos sentidos

  • Énfasis en la comunicación cara a cara

  • Responsabilidad compartida por las comunicaciones con los empleados

  • Mensaje modelado para las personas que lo van a escuchar

  • Manejar las malas noticias

  • Debe comunicarse continuamente

  • Vincular el gran escenario con el pequeño

  • No establecer como la gente debe sentirse en relación con las noticias


Comunicaci n

IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN

Poder, liderazgo y toma de decisiones se apoyan en el proceso de comunicación explícita o implícitamente.

Los administradores pasan el 80% de su tiempo en comunicaciones cara a cara con subordinados, superiores, colegas y clientes.

El personal de oficina está ocupado en gran proporción en el procesamiento de la información. Hay diferencias intraorganizacionales en manejo de información


Comunicaci n

COMUNICACIONES INTERORGANIZACIONALES, FACTORES QUE DETERMINAN LA IMPORTANCIA PARA LA ORGANIZACIÓN

  • Conflicto o competencia con el ambiente externo-gobierno

  • Grado de dependencia y apoyo y unidad internas

  • Grado que se cree están racionalizadas las operaciones internas y ambiente externo, caracterizado por uniformidades predecibles, sujetas a influencia planeada.

  • Tamaño y estructura de la organización y su centralidad

    Mientras más está orientada una organización a la gente e ideas, mayor importancia cobran las comunicaciones.


Comunicaci n

Factores que imposibilitan los sistemas perfectos de comunicaciones

Factores Individuales: la percepción del mensaje por parte del receptor. Es el proceso a través del cual las personas concientizan los mensajes internos y/o externos y los interpretan para crear significados.

  • En el proceso entran necesidades personales, valores e intereses

  • Es importante la forma en que uno percibe a la otra persona

  • No hay una percepción uniforme por todos los individuos

  • La gente ocupa una posición superior o subordinada y es distinta la recepción

    Factores como la edad o ubicación física afectan a la comunicación.

    Factores organizacionales: las organizaciones desarrollan sus propias culturas, lenguaje, ritos y estilos de comunicaciones, también intentan socializar a su personal para que se reduzca al mínimo los problemas de comunicación.


Comunicaci n

Disfunciones de la jerarquía

La información favorable circula hacia arriba y la desfavorable tiende a circular en forma lateral. La confianza entre superior y subordinado disminuye el impacto de la jerarquía

La jerarquía produce disfunciones específicas en relación con el proceso de comunicación:

  • Inhiben la comunicación

  • Se busca aprobación de superiores y no de colegas

  • La interacción entre colegas tiende a eliminar los errores.

    Comunicación horizontal o lateral

    Parece ser el de mayor proporción de la comunicación en una org:

  • Los que están en el mismo nivel(colegas) comparten características comunes (fuerzas psicológicas)

  • Entre miembros de diferentes subunidades organizacionales y no tiene que fluir por una org. y descender por otra.

  • La comunicación cara a cara y memorandum a memorandum se da en mayor proporción


Problemas de comunicaci n

PROBLEMAS DE COMUNICACIÓN

Los mensajes son transformados o modificados al pasar por el sistema. El receptor final del mensaje recibe algo diferente de lo que se envió originalmente, variando la intención del proceso de comunicación.

Formas de transformación:

  • OMISION:eliminación de aspectos de los mensajes porque los receptores no comprenden todo el contenido, solo reciben o hacen circular lo que si pueden entender

    La sobrecarga en las comunicaciones también lleva a la omisión. Puede ser intencional, es fundamental conocer los criterios. Si la omisión es de detalles y el núcleo se transmite hacia arriba puede ser ideal. Es mas evidente en las comunicaciones ascendentes


Comunicaci n

  • DISTORSIÓN: alteración de los significados del mensaje al pasar por la organización. Los marcos de referencia difieren por

    • Diversidad de antecedentes personales y ocupacionales

    • Diferencia por el puesto del comunicador en la organización

      Ocurre en comunicaciones horizontales o verticales. La omisión y distorsión selectivas o “codificación” no son exclusivas de la organización. Sino en todos los sistemas de comunicaciones

      Sobrecarga: conduce a la omisión y contribuye a la distorsión y a otros mecanismos de ajuste. Hay ajustes como poner una página Web, hacer prioridades alineando los mensajes y estableciendoló por adelantado.


Comunicaci n

SOLUCIONES POSIBLES

Para reducir las distorsiones y otras complejidades en el proceso de comunicación

  • Duplicación de reportes para su verificación, permite a mas personas ver o escuchar información y responder a la misma (dispositivo de corrección)

  • Adicción de especialistas en comunicaciones o coordinación y control (para facilitar retroalimentación y realizar la socialización)

  • Juntas o reuniones que asignan significados comunes entre los participantes.

    La clave es asegurar que las personas correctas reciban la información correcta en cantidad y calidad en el momento correcto.

    Los cambios tecnológicos han contribuido al procesamiento de la información, pero no borran los problemas mencionados, ya que estos se fundamentan en la naturaleza de las organizaciones, sus participantes y la interacción con sus ambientes.


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