GALATHEA 3

1. TMS GALATHEA 3

2. Total Management Solution Trine Mortensen Didriksen Mette Marie Hansen Signe Christensen TMS

3. Del 1 TMS • Målhieraki • Overordnet plan • Den kritiske vej • Ganttkort • Milepælsansvarskort • Valg af metoder

4. Målhieraki TMS Videnskaben frem i lyset Vision Gennemførelse af turen + forskning Formål Projektmål Galathea 3 sejlklar 1/8 – 2006 Klargøring og ombygning af skib Formidling og undervisning Samarbejde med mediepartnere Indsatsområder Koordinering af forskningsprojekter Fundraising Mål Plan Indrette kahytter til mediefolk og forskere Laborato- rier Installation og opkobling af satellit- udstyr Besætning Flere sponsor kroner Udstilling Undervis nings- materiale Interessent- pleje Formidling via medier

5. Overordnet plan TMS Ekspeditions-fonden Projekt- leder Referencegruppe Projekt-gruppe MILEPÆLE Projektplan udarbejdet PG sammensat Opstartsseminar slut Lab. plan godkendt Plan over kahytter + fællesarealer godkendt Skib leveret Besætning ansat Aftale med mediepartnere på plads Koordinering af forskningsprojekter færdig Specialudstilling godkendt Undervisningsmateriale godkendt Afsejling Projekt- Opstart Seminar d. 2/1 – 4/1 2006 Projekt-forbered- else d. 16/ 12 2005 – 1/1 2006 Projekt-afslutn-ing d. 1/8 2006 Projekt-evaluer-ing d. 2/8 2006 Interessentanalyse – kommunikationsplan Interessenternes Behov og krav Skib funktio-nelt Kundens tilfredshed Koncept Design Indkøb Montage Idrifts. Service

6. Den kritiske vej TMS forberedelse gennemførelse afslutning opstart Projektplan Godkendelser Skibsbygning Formidling Koordinere forskere Samarbejdsaftaler Afskibning Evaluering

7. Milepælsansvarskort TMS

8. Ganttkort TMS

9. Aktivitetsplanlægning TMS

10. Del 2 TMS • Interessenter • Interessentanalyse • Risiko- /usikkerhedsanalyse • Forslag til yderligere analyser • Budget • Eksempler på omkostningstyper • Valg af metoder

11. Interessenter TMS • Universiteterne (Biologi, geologi, kultur og historie) • Forskere på de 70 projekter • Involverede mediepartnere • Staten (ekspeditionsfondens beslutningstagere) • Internationale forskere • Besætning • Undervisningsministeriet • Fiskeriministeriet • Folkeskoler i DK • Leverandører og underleverandører til klargøring • Interesseorganisationer • Den interesserede borger • sponsorer

12. Interessentanalyse TMS

13. Risiko-/usikkerhedsanalysePRAM TMS Define – erfaringer fra Galathea 1, 2 samt andre lign. projekter Focus – kvalitativ angrebsmåde- tale med de involverede parter Identify – risikoanalyse Structure – prioritering ud fra risikotal Ownership – den ansvarlige for givne indsatsområder Estimate – fastsættelse af konsekvens og sandsynlighed risikotal Evaluate – kun ved store ændringer i projektplan Plan – gøre usikkerhedsstyringen til en del af projektgruppens opgaver

14. Eks. på dele i risikoanalyse TMS

15. Forslag til yderligere analyser TMS • Behovsanalyser: • Undervisningsmateriale • Skibets IT- og kommunikationsudstyr • Skibets laboratorieudstyr • Analyse af last fra DK (forskningsudstyr) • Analyse af projektgruppesamarbejdet

16. Budget TMS

17. Eksempler på omkostningstyper TMS • Direkte – løn til LA • Indirekte – løn til LNJ • Sam – drift af sekretariat • Sær – satellitopkobling • Faste – drift af sekretariat • Halvfaste – indkøb af nye computere • Variable – løn til studentermedhjælpere

18. Del 3 TMS • Bemandingsprocessen • Projektgruppen • Teambuilding • Opfølgningstiltag • Kommunikation • Refleksion over vores samarbejde • Valg af metoder

19. Forslag til bemandingsprocessen TMS • Der skrives ressourcekontrakter med hver enkelt projektdeltager, som godkendes af projektejer M.M • PL udvælger IT, SB og LA i samarbejde m. styregruppen • Udvælgelsen sker bl.a. ud fra projektets behov og personens kompetencer. Endvidere søges det at dække Belbin`s roller.

20. Forslag til projektgruppen TMS PL + 5 medarbejdere, hvoraf 2 kommer fra sekretariatet: • Kommunikationsansvarlig – LNJ (fuldtid) • Sekretariatschef – JCH (fuldtid) Nyansatte: • IT-ansvarlig – IT (fuldtid) • Skibsbygningsansvarlig – SB (fuldtid) • Laboratorieansvarlig – LA (timeansat) • PL – (fuldtid)

21. Teambuilding TMS Fokus ved opstartsseminar og løbende i projektet: • Roller jf Belbin • Gruppens udvikling (f, s, n, p og a) • Fælles spilleregler; beslutnings- og møderegler, arbejdsmåder og rutiner • Motivation gerne indre motivation

22. Eksempler på opfølgningstiltag TMS Fremadrettet – bagudrettet • Evaluering af PG–samarbejde via spørgeskema • PG vurderer hver især færdiggjort arbejde ift. ressourceindsats (farver i MS project) • Tilfredshedsspørgeskema til interne interessenter • Tovejsevaluering af samarbejde med mediepartnerne • Projektbudget ift. færdiggørelsesprocent • Kvalitetssikring via kontrolplan

23. Kvalitetssikring via kontrolplan TMS

24. Kommunikationsplan TMS Udarbejdes af projektdeltagerne i forlængelse af interessentanalysen på opstartsseminaret

25. Eks. på dele af ekstern kommunikationsplan TMS

26. Refleksion over vores samarbejde TMS • Lille projektgruppe • Arbejder sammen i projektrum • Fortløbende diskussion og detailplanlægning • Brug af brainstorm, post-it mærker til interessent -analyse • Tidsestimering ift. arbejdsopgaver

27. Refleksion over vores samarbejde TMS • Udarbejdelse af fælles spilleregler ift. arbejdstid og rutiner fx at klokkeslæt angiver arbejdsrutiner • Fællesskabsfølelse gennem indtagelse af fælles måltider • Bevidst brug af Belbins roller • Klarlægge individuelle stærke og knap så stærke sider – ift. IT, pensum og psyke