餐旅資訊管理系統 ( property management system, PMS )

餐旅資訊管理系統(property management system, PMS)

餐旅資訊系統主要模組 • 訂房模組（reservation module） • 接待模組 (receptionmodule) • 客房管理模組（rooms management module） • 帳務模組(Cashiering module) • 資訊系統介面(Interface

訂房模組 • 使旅館得以快速滿足客房需求並產生即時且正確之客房收入及預測報表。 • 直接接受來自中央訂房系統或全球訂房系統之訂房，而旅館內的訂房紀錄、檔案以及收入預測都可在接收到訂房資訊後自動更新。 • 訂房資料也會自動轉成客人辦理預付訂金、訂房。

訂房模組功能-1 • 設定及顯示各種房型的售價，及在不同期間、針對客戶及簽約公司與團體之可售房間數。 • 在接訂房時具備自動檢查客人歷史紀錄以確認顧客過去是否曾經入宿的功能。 • 保留特定房號供貴賓或有特殊要求的顧客使用。 • 接受及保留各種房型及房間數的團體訂房，並由團體房間分配名單快速輸入房客姓名。 • 可使用傳真、電子郵件及一般印刷品等方式寄送訂房確認信。

訂房模組功能-2 • 可為客人設定多重帳戶(虛擬帳號)，系統能夠自動將特定類型之帳款分別登入所預設之帳戶 • 設計產生包括不同房價、餐費及其它服務費用之套裝產品 • 自動計算各類收費所含之服務費 • 追蹤提供訂房的旅行社 • 紀錄預付訂金並連結至正確的顧客檔案，在取消訂房時依旅館規定退還或沒收預付之訂金。

訂房系統(飛虹)-主要功能 • 房間銷售查詢 • 訂房資料查詢 • 新增訂房 • 訂房修改紀錄查詢 • 保留房作業

訂房系統(飛虹)-房間銷售查詢 *候補訂房與新增訂房之差異在於新增訂房會從庫存量中扣除，而候補訂房則否

訂房系統(飛虹)-訂房資料查詢 1.依客戶訂房單號,到達日期,旅客姓名等條件擇一設定查詢後, 按確定鍵即自動帶出訂房資料(下圖),亦可在此查詢畫面直接按取消或復原鍵取修或復原該筆訂房資料。註:如查詢條件全部空白者,表全部秀出 2.按F8或將滑鼠移到[執行查詢]按左鍵查詢資料 3.左下方為訂房新增及最新修改人員時間提示

接待模組 • 提供前檯人員每個房間狀態的資訊。 • 根據房間狀況隨時提供最新資訊，並在住宿登記時協助客房分配，

接待模組功能 • 讀取顧客訂房資料。 • 顯示所有符合訂房要求之可售房間供櫃檯人員選取，並完成住宿登記工作，在必要時還能手動更改房務部的房間狀態。 • 在確認團體名單、房型及共用房間等資料後，可以單一步驟快速完成團體住宿登記手續。

接待系統(飛虹)-主要功能 • 房間現況查詢 • 未訂房遷入 • 排房作業 • 房間狀態圖(文字) • 客戶異動紀錄查詢 • 合約客戶查詢 • 住客歷史資料 • 失物招領查詢 • 團客資查詢 • 諮詢服務

接待系統(飛虹)-房間現況查詢

房務管理模組功能 • 每晚自動將所有已入宿客房之房間狀態改為「待清理」。 • 將待清理房合併後劃分區塊，並分配給特定之房務員及領班負責。 • 更新房間狀態。 • 追蹤前檯記錄與房務報告中房間狀態之差異 • 房間。 • 狀態為「故障」房時，能自動傳送請修單至工程部。

房務管理系統(飛虹)-主要功能 • 房客資料查詢 • 休息房查詢 • 房間狀態圖 • 客房現況一覽表 • 房間狀態維護 • 維修房作業 • 客房異動記錄查詢 • 房務入帳項目維護

帳務模組-出納與財務 • 帳務模組可管控預設的顧客信用額度，並提供多重帳單的靈活性。當營收單位與旅館資訊管理系統連線時，遠端營業點收銀機系統即可與前檯系統溝通，顧客的各種費用可自動登入所屬的帳單。退房時，未結清的帳單餘額將自動轉到顧客簽帳以供日後收款之用。

帳務模組功能-入帳 • 出納將各部門的顧客消費直接登入顧客帳戶中 • 能夠透過銷售點及電話計費等子系統將顧客消費登入顧客帳戶中。 • 不同帳戶之間轉帳。 • 追蹤查核所有入帳記錄及紀錄之修改。 • 管控每一顧客的信用額度。

帳務模組功能-退房 • 將現金、信用卡付款、轉帳等貸方金額轉入客人帳戶或直接轉入公司帳戶中。 • 能夠以單一的簡單步驟完成團體退房。

帳務模組功能-稽核 • 列印報表以利前檯稽核人員進行結帳作業，包括出納交班報表、房價差異報表及超過信用額度報表等。 • 製作當日營業資料之完整備份。 • 更改系統日期。

出納系統(飛虹)-主要功能 • 旅客遷出作業 • 外幣匯率維護 • 外幣兌換作業 • 住客歷史資料 • 客房訂金作業 • 快速入帳 • 應收客戶資料維護 • 虛帳號查詢

出納系統(飛虹)-旅客遷出作業 房客對應功能為黃色房客之房帳,對應功能為藍色

財務系統(飛虹)-主要功能 • 發票購入作業 • 發票維護作業 • 付款方式維護 • 客房訂金作業 • 應收客戶資料維護 • 電子計算機發票檢核 • 銷項發票轉媒體申報 • 手開發票購入 • 手開發票明細

資訊系統介面 • 電腦硬體、軟體以及使用者之間連接與互動的部分。

資訊系統介面-1 • 中央訂房系統（Central Reservations System, CRS • 單向介面接收來自航空公司、旅行社及連鎖旅館中央訂房系統之訂房 • 雙向介面，系統除了接受訂房之外，它還可以自動更新中央訂房系統的房間與房價庫存資料 • 網際網路訂房 • 使顧客可以透過旅館網站直接連線PMS 訂房 • 業務與宴會（Sales and Catering） • 將PMS 中的客房庫存及宴會廳庫存狀況傳送到業務與宴會系統

資訊系統介面-2 • 信用卡處理（Credit Card Processing） • 房客辦理住宿登記時，此介面可以自動撥號查證客人信用卡的有效性及取得客人住宿期間消費信用之授權。 • 收入管理（Revenue Management） • 將PMS 中最新的訂房狀況傳送至收入管理系統。 • 後勤作業會計（Back Office Accounting） • 將每日結束營業時的應收帳款總額傳送至總分類帳中。

資訊系統介面-3 • 電話計費系統（call accounting system, CAS） • 使旅館能控制市內與長途電話服務並加成計算顧客之電話費用。 • 電子房門鎖（Electronic Locks） • 電子房門鎖系統與PMS 相連，使管理者能做到重要的鑰匙管控。 • 能源管理系統（energy managementsystem, EMS） • 將訊息傳送至能源管理系統並自動將房間調溫器調整為客人入宿時之預設值

資訊系統介面-4 • 銷售點（Point-of-Sale） • 接受銷售點系統（POS）的查詢，並將所查詢之房間住客姓名顯示於螢幕上，並接受各銷售點將房客消費登入房客帳 • 系統使用收銀機、條碼掃描器、光學掃描器及磁條掃描器等設備組合而成的終端機，快速攫取銷售時的交易資料。 • 輔助性顧客服務裝置（Auxiliary Guest Service Devices） • 提供顧客喚醒和語音留言服務。 • 顧客自助服務設施（Guest-Operated Devices） • 安裝於旅館的公共區域或客房內。房內之顧客自助服務設施（如自動販賣機、電影及電視遊戲）是客人可以自行操作的系統

餐旅資訊管理系統 ( property management system, PMS )