Storgruppsmöte 26 mars

1. Införande av nytt ekonomisystem Storgruppsmöte 26 mars • NEKK • Delprojekt ekonomihantering

2. Agenda • Inledning och syfte med dagen • Utrullningsplanen • Utformningsprinciper • Förvaltningens arbete • Nästa steg • Fördjupning anläggning och investeringsredovisning NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-03-26

3. Syfte med dagen Skapa en förståelse för utformningen av Agresso. NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-03-26

4. Status i projektet • Ny utrullningsstrategi beslutad • Färdtjänsten pilotförvaltning • Uppsättning och test av initial uppsättning pågår enligt plan • Referensgruppsmöte genomfört • Medverkan på ekonomidagarna i Stenungssund • Projektmöten med förvaltningarna påbörjade NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-03-26

5. Syftet med stormöten och projektmöten • STORMÖTEN • Information om utrullning och utformning som berör samtliga förvaltningar • Gemensamt erfarenhetsutbyte och dialog • Lokal projektledare • Redovisningsansvarig • Ekonomichef • PROJEKTMÖTEN (per förvaltning) • Anpassad information om utrullning och utformning som berör den enskilda förvaltningen • Mtrl för uppsättning av lokal redovisningsenhet • Uppsättning av förvaltningsspecifika integrationer • Lokal projektledare • Redovisningsansvarig • Ekonomichef • Lokal systemansvarig Vårförvaltningar med egna integrationer samt SDN Höst övriga förvaltningar NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-03-26

6. Nyttoeffekter – Delprojektet syftar till att ersätta befintliga ekonomisystem MINSKADE UNDERHÅLLS & UTVECKLINGSKOSTNADER MÖJLIGGÖRA UTVECKLING MOT ÖNSKVÄRDA ROLLER Effektiva verksamhets-processer Genom att styra upp indata, standardisera flöden och tillföra ny funktionalitet. Genom att en mer standardiserad och integrerad lösning ger färre kopplingar och en mer homogen systemmiljö. Genom att effektivare verksamhets-processer skapar förutsättning för omfördelning av tid och arbetsuppgifter. • Färre applikationer & gränssnitt (A) • Färre & enklare inloggningar (A) • Standardiserade informationsflöden (S) • Goda exempel /best practise kommer användarna till godo (A+S) • Mer robusta integrationer (S) • Färre speciallösningar (S) • Upphandlad standardiserad molntjänst ger lägre driftskostnad (S) • Upphandlad standardiserad ekonomiapplikation ger lägre – genom delade – utvecklingskostnader (S) • Färre användare i ekonomisystemet reducerar behov av support- & underhållstjänster (S) • Tillgång till utökad funktionalitet som dagens systemlösning ej erbjuder. (A+S) • Färre användare i ekonomi-systemet (S) • Förändrade roller och ansvarsfördelning baserat på ny förvaltningsmodell (S) • = Utifrån ett användarperspektiv (S) = Utifrån ett Stadenperspektiv NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-03-26

7. Agenda • Inledning & syfte med dagen • Utrullningsplanen • Utformningsprinciper • Förvaltningens arbete • Nästa steg • Fördjupning anläggning och investeringsredovisning NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-03-26

8. Utrullningsstrategi – principer • Gemensam utrullningsprocess för alla förvaltningar • Lokala projektledare per förvaltning • Riktad kommunikation under införandet (gemensamma stormöten, projektmöten per förvaltning, instruktioner etc.) • Utbildning i modell, process och system • Omfattar samtliga förvaltningar (ej bolag) • Winst 2.0 fullt utrullat innan nytt ekonomisystem rullas ut • Successiv utrullning med pilot och tre utrullningsgrupper • Samtliga moduler driftsätts samtidigt på förvaltning • Absolut övergång för förvaltning – ingen bokföring parallellt i nytt och gammalt ekonomisystem • Bokslut under hela införandet görs alltid i ett system (Agresso eller Horisonten) • Årsbokslut 2014 i Horisonten. NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-03-26

9. Utrullningsgrupper – förvaltningar och integrationer Grupp 2 – Februari 2015 Grupp 1 – Januari 2015 Pilot – 1 oktober 2014 Grupp 3 – Mars 2015 • Kommuncentrala poster • Kulturnämnden • Vuxenutbildningsnämnden • Byggnadsnämnden • Revisorskollegiet • Valnämnden • Överförmyndarnämnden • Nämnden för konsument och medborgarservice • Arkivnämnden • Kommunledningen • Nämnden för Intraservice • Utbildningsnämnden • Park- och naturnämnden • Fastighetsnämnden • Idrotts- och föreningsnämnden • Lokalnämnden • Trafiknämnden • Miljö- och klimatnämnden • Kretslopp och vattennämnden* • Färdtjänstnämnden • Funktioner för kommungemensamma tjänster • SDN Centrum • SDN Lundby • SDN Majorna-Linné • SDN Västra Hisingen • SDN Östra Göteborg • SDN Askim-Frölunda-Högsbo • SDN Norra Hisingen • SDN Västra Göteborg • SDN Örgryte-Härlanda • SDN Angered • Sociala resursnämnden • Fastighetsnämnden transf Förvaltningar • Kommungemensamma integrationer: Single Sign on, Personec, Winst, IDP/Nekksus, Nordea in- & utbet, BGC autogiro, Strålfors fakturaprint och e-faktura, Visma Inkasso • Förvaltningsintegrationer: RIX, Pluto • Funktioner för kommun-gemensamma tjänster • Förvaltningsintegrationer: 200 - Markis, Tomtkö, Fabo, Projstruktur393 - Bookmaker, BRP, Xpand230 - Xpand560 - Navet, IFS392 - Byggsamordnaren, IFS, Summarum, Ufo, Winhyra400 - Kops, Mops, Fordonsflytt, Nsk, Nystart, Utfärdaren800 - Miljöreda • Förvaltningsintegrationer: 300 - Bygglov, Primavera690 - Instrument, Skolbio610 - Mercur, Ester, Inckordering, Oscar900 - SEB, CRM060 - Intrauppföljn • SDN-gemensamma integrationer:Treserva, Procapita, Tillsyn, Inkasso Direkt • Förvaltningsintegrationer:205 - BAB2, KBH Integrationer *) begränsad ambition i fas 1. Successiv övergång från IFS till Agresso enligt bilaga. NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-03-26

10. SM=Stormöte LG=Leveransgodkännande DS=Driftstart Pilot=FärdtjänstenGrp A= Investerande förvaltningar inkl. Miljö och Kretslopp/VA Grp B= Övr. fackförvaltningar Grp C= SDN + Social Resursnämnd Utrullningsplan 2014 2015 jan feb mars april maj juni jul aug sept okt nov dec jan feb mars apr maj jun SM SM SM SM Proj.avslut Projektplanering Projektmöten med förvaltningar och systemansvariga Överlämning ÖVERGRIPANDE Testplan Utvärderauppgrad. Utrulln. plan Utbildnings-plan Överlämn./avvecklingsplan Driftsättnings-plan Nyttovärderings-modell Utvecklings-plan LG1 LG2 TEST Uppsättning inför system- och acc.test System-test Acceptans-test Successiv uppsättning av redovisnings-enheter samt kvalitetssäkring TEKNIKINTEGRATION Inloggning, autentiering Integrationer (DURP per integration, integrationsspecifikation, utveckling, test samt produktionssättning vid resp. driftstart) Komplettering av uppsättning enligt instruktioner samt verifiering inför utrullning PILOT Utbildning till pilot (Färdtjänsten och kommungemensamma funktioner) DSPilot Utrullning till pilot, gemensamma funktioner och produktionssättning integrationer samt löpande drift/förvaltning/support Komplettering av uppsättning enligt instruktioner samt verifiering inför utrullning Utbildning Utbildning Utbildning DSgrp A DSgrp B DSgrp C UTRULLNING Utrullning till förvaltningarna och produktionssättning integrationer samt löpande drift/förvaltning/support Utformningsprinciper ochmodelldokument System-dokumentation Utbildnings-material UTFORMNING Utformningsfrågor (1) Utformningsfrågor (2) Utformningsfrågor (3) NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-03-26

11. Stöd för förvaltningens förberedelser Vår/Höst 15 juni Nyhets-brev Detaljeradutrullnings-plan (DURP) 26 mars Viktiga principer och översiktlig tidplan för utrullningen? Vad är på gång? Utrullnings-strategi Vad behöver vi på förvaltningen göra nu? Återkoppling/svar till projektet? Höst Höst Utbildningsmaterial från projektet? Instruk-tioner Checklistor Utbildnings-material Lokal projektledare (LPL) 30 april 26 mars Hur är systemlösningen utformad? Hur presenterar och förankrar jag på hemmaplan? Presen-tations-material Utformnings-principer 26 mars Hur ska våra förvaltningsspecifikaintegrationer utformas? Utf.principerFilspecar Fakturalayout Etc… NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-03-26

12. Agenda • Inledning & syfte med dagen • Utrullningsplanen • Utformningsprinciper • Förvaltningens arbete • Nästa steg • Fördjupning anläggning och investeringsredovisning NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-03-26

13. Övergripande flöden och systemstruktur NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-03-26

14. Övergripande systemstruktur NEKK Personec Nekksus Bokföringsorder Modell, struktur, systemadm x Löneinfo på individnivå/personalstatistik Budget, prognos Försystem Utfall. analys Bokföringsorder x x x Koddel Ansvar Attestanter Utfallstransaktioner Koder, begrepp, relationer Agresso Winst Kunder & Fsg.order Modell, struktur, systemadm Koder, begrepp, relationer Modell, struktur, systemadm Leverantörer Leverantörs- reskontra Huvudbok Order/ fakturering Avtal Inköp Lev.fakturor Leverantörsfakturor Internfakturor Anläggnings- reskontra Kund- reskontra

15. Bokföring Försystem x Excelerator x x Bokföring GL07 Bokföring GL07 Agresso BFO Modell, struktur, systemadm Leverantörs- reskontra Huvudbok Order/ fakturering Anläggnings- reskontra Kund- reskontra

17. Försäljningsorder och fakturering (debet och kreditfakturor) Försystem x x x Pappers- faktura Fsg.order LG04 Kunder CS15 Agresso Faktura distributör E- faktura Modell, struktur, systemadm Orderregistrering. Swe- Faktura EDI Leverantörs- reskontra Huvudbok Order/ fakturering Artikel Order Extern fakturor Fakturering Internfakturor Winst Modell, struktur, systemadm Kund- reskontra Anläggnings- reskontra Lokal utskrift Kund Inköp Lev. fakturor Pappers- faktura

18. Utbetalningar (”PC-lev”) Försystem Försystem x x Excelerator x x x x Bokföring GL07 AP Fsg.order LG04 Kunder CS15 Levrantörer CS15 Bokföring GL07 AP Agresso Utbet- avisering BFO med AP Orderregistrering Modell, struktur, systemadm Leverantörs- reskontra Huvudbok Order/ fakturering Faktura distributör Nordea Artikel Order Lev. Utbetalning Fakturering Anläggnings- reskontra Kund- reskontra Kund

19. Två gränssnitt för användaren… Uppsättning pågår Uppsättning pågår

20. Huvudbok NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-03-26

21. Kodsträng i Agresso NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-03-26

23. Verifikationstyper och verifikationsnummerserier • En verifikation balanserar alltid D/K i en period. Vid periodisering (tidigare Fper) skapas en ny verifikation i de framtida månaderna. • Buntnummer används vid fil-inläsning, finns inte i huvudboken. • Vertyp används för att kunna urskilja från vilket försystem som verifikationen/ transaktionerna har sitt ursprung eller vilken typ av bokföringsorder som registrerats. • Ett attestflöde kan kopplas per vertyp varför olika vertyper krävs om olika attestflöden finns. • Verifikationer med olika vertypdelar verifikationsnummerserier. • För kundfakturor är fakturanummer samma som verifikationsnummer. • Verifikationsnummer från Winst fortsätter på samma sätt som tidigare. • Vid attest kommer BFO att kunna vara ”ankomstregistrerade” eller ”definitiva”. Dessa två status har olika vertyper. NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-03-26

24. Vertyper NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-03-26

25. Vertyper NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-03-26

26. Verifikationstyper – preliminär lista NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-03-26

27. Bokföringsperiod i Agresso • ”Period” ÅÅÅÅMM används i Agresso för att avgöra i vilken period som verifikationen bokförs. • Verifikationsdatum/Transaktionsdatum i Agresso anger i normalfallet registreringsdatum. • Vid inläsning av LG04 (försäljningsorder) kommer transaktionsdatum att bli inläsningsdag. • Vid faktureringskörningen sätts ”Period” vilket blir bokföringsperioden för intäkten och utgångspunkt för periodisering (baserat på den nyckel som angetts). • I GL07 anges ”Period” från försystemet, verifikationsdatum blir inläsningsdag. NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-03-26

28. Periodisering, manuellt i Agresso Kontering av bokföringsorder i Agresso Maskinell vändning av ursprungstrans Maskinell periodiseringsverifikation i period 7, 8 och 9 I försäljningsorder och bokföringsorder från försystem hanteras startmånad på annat sätt. NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-03-26

29. Interna mellanhavanden • Syfte med avstämning interna mellanhavanden • Rättvisande redovisning – påverkar externredovisningen • Regelverk, tidplan, avstämningar • Gäller förvaltning/förvaltning och förvaltningsinternt • Rutin och regelverk håller på att uppdateras • Fakturering, bryttidpunkter, uppbokningar mm • Avstämningar – differensbelopp • Förvaltningens ansvar • Rapporter från Agresso – lokalt/centralt

30. Momskod • Momskod används för utgående moms. • Vid registrering av försäljningsorder anges alltid belopp exklusive moms – Agresso beräknar moms med automatik vid fakturering. • Momskod används för att ange vilken momssats som skall gälla. • Intäktskontot får också momskod vilket gör att momspliktig omsättning kan räknas fram även om samma intäktskonto används för olika momssatser – för momsrapport • Till varje momskod är ett konto för utgående moms kopplat. • Även vid bokföringsorder skall momskod anges om bokföringsorder innehåller utgående moms (ex. dagrapporter, försystem för kontantförsäljning). I en bokföringsorder skall utgående moms anges – ingen automatisk beräkning. • Vid bokföring på konton i klass 3 obligatoriskt att ange momskod • För övriga konton är momskod alltid 0. NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-03-26

31. Konteringsregler I Agresso utgår konteringsregler alltid från konto. I konteringsregeln kan krav ställas: • Vilka koddelar som skall (S), får (V) eller inte får användas. • Att ett visst koddelsvärde skall anges fast (F) eller som förslag för kontot. • Om ett visst koddelsvärde skall vara fast/förslag för kontot beroende på ansvar eller annan koddel (direktrelation), t ex Verk sätts från Ansvar. (Innebär att Verk måste anges för alla Ansvar.) • Om ett visst koddelsvärde skall ligga inom vissa intervall. • Om man kan boka manuellt på kontot. • Om momskod måste anges av den som registrerar eller sätts fast. • Det går inte att ställa krav på att periodisering skall/inte får användas. Winst och Agresso har olika modeller. Underhålls av central systemförvaltning (möjlighet att titta lokalt) NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-03-26

32. Konteringsregler, fortsättning • För varje konto har en generell regel angetts utifrån de centrala kraven på uppföljning. • Exempel på gemensamma krav: • Krav på viss motpart på kontot –> en fast motpart (t ex XSXX) eller intervall (t ex X*,K*,B*,N*) • Krav på att vissa koddelar är ifyllda –> Ansvar + Motpart för konto 1-2, Ansvar + Verk + Motpart för konto 3-8 • Krav på vissa verk för vissa konton –> Konto 4512 får endast ha verk S221 eller S222 • Förbud på I-projekt på vissa konton –> Konto 6455 får ej kombineras med I-projekt medan Konto 4102 endast får kombineras med I-projekt. • Vilka konton som kräver att användaren anger momskod och för vilka är den fast = 0. • Exempel: Konto 3592 har regel = • Ansvar(S), Projekt(V), Spec(V), AktAO(V), Objekt(V), Verk(S), Motpart(F)=XFXX • Tänk på att ansvar kan vara det treställiga prefixet eller ett bestämt ansvar. S = Skall fyllas i V = valfritt F = Fast NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-03-26

33. Konteringsregler, fortsättning S = Skall fyllas i V = valfritt F = Fast Vad kan varje förvaltning göra? De generella reglerna kommer att läggas in i varje redovisningsenhet. Varje förvaltning kan sedan anpassa egna regler inom ramen för de generella Ansvar(S), Projekt(V), Spec(V), AktAO(V), Objekt(V), Verk(S), Motpart(F)=XFXX • Lägga in prefix som fast värde i Ansvar för alla balanskonton. Exempel: Ansvar(F)=XXX, Projekt(V), Spec(V), AktAO(V), Objekt(V), Verk(S), Motpart(F)=XFXX • Lägga in verk som fast värde på alla resultatkonton (= fast för förvaltningen) eller kopplat till ansvar eller annan koddel. (jmf regel 310 på kommande bilder) • Lägga in krav (S) på koddelar där den generella regeln angett att den får (V) användas. Exempel: Ansvar(F)=XXX, Projekt(V), Spec(V), AktAO(S), Objekt(V), Verk(S), Motpart(F)=XFXX • Ta bort koddel där den generella regeln angett att den får användas. Exempel: Ansvar(F)=XXX, Projekt(V), Spec(V), AktAO(V), Verk(S), Motpart(F)=XFXX NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-03-26

34. Exempel regel för 3812 i 200 I redovisningsenhet 200 har en regel som heter 310 kopplats till konto 3812 NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-03-26

35. För alla aktiviteter som lagts upp i 200 har VERK kopplats: NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-03-26

36. Regel 310 i 200 ser ut enligt följande: Den generella regeln för konto 3812 är: Ansvar(S), AktAO(V), Objekt(V), Verk(S), Motpart(S) Förslag =XXXX I 200 gäller den generella regeln med följande tillägg: Ansvar – förslag 2001101, verk – värde från AktAO skall föreslås NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-03-26

37. Order och fakturering samt kund NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-03-26

38. Kundgrupp – en gruppering av kunder med samma fordringskonto, betalningsvillkor, kravkod och betalningsmetod • Betalningsvillkor (ex. 30 dgr netto) • Kravkodanger regler för påminnelser, räntefakturering och inkasso • Betalningsmetod (betalning IP eller kvittning IN) • Varje försystem har sin egen kundgrupp för externa kunder (10-99) • Koncerninterna kunder grupperas i fyra kundgrupper (B1, K1, N1, I1) som skall användas både för försystem och manuell fakturering • För manuell fakturering finns minst en kundgrupp i varje redovisningsenhet men flera kan skapas (MA-M9) – varje förvaltning avgör behov. • Betalningsvillkor, kravkod och betalningsmetod kan ändras på kundnivå (även för integrationer). NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-03-26

39. Kund – till vilken fakturan/utbetalningen skickas • Kundnr/kund-id för externa kunder är 10 positioner och utgörs av ett löpnummer per redovisningsenhet som inleds med en 8 och ”prefix”. Kund-id för koncerninterna kunder är B*/K*/Nxxx/I* (obs: endast en förekomst av koncerninterna kunder i Agresso). • Adress (c/o, lgh, gatuadress, postnummer -> ort) • Kortnamn/Söknamn: Varje extern kund som uppdateras från försystem har ett försystemskund-id (max 10 positioner). Fältet används för försystemets kund-id samt för att koppla ihop order och kund. • Organisationsnr/Personnr:Obligatorisk uppgift. Sökbart inom och mellan redovisningsenheter. • Motpartskod – relation på kund • För kunder som skall kunna ta emot utbetalning måste bankuppgifter och/eller betalningsadress finnas NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-03-26

40. Artikelgrupp och Artikel Artikelgrupp – samling artiklar med likartad behandling (konto (intäkt) och momskod) • I Agresso är artikelgrupperna namngivna som en kombination av konton och momssats. 301125 innebär konto 3011 med 25% moms. • Alla kombinationer som har förekommit finns upplagda från start – nya behov kan dyka upp under arbetet med integrationer och förberedelser för manuell fakturering. • Till varje artikelgrupp kan en eller flera artiklar kopplas. • Artikelgrupperna är gemensamma för staden men endast de som är aktuella visas i resp. redovisningsenhet. Artikel– används vid fakturering och motsvarar en fakturarad. • Artikelkod (anges på försäljningsorder) och benämning (visas på fakturan) • Artikeln ärver konto och momskod från artikelgruppen – övrig kontering kan kopplas • Enhet - obligatorisk (en eller flera) • Pris – ej obligatoriskt • Vid start finns en artikel per artikelgrupp upplagd med samma kod/benämning som artikelgruppen, dvs 301125. Förvaltningarna kan vid behov lägga till egna artiklar i artikelgrupperna. NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-03-26

41. Fakturering via försäljningsorder NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-03-26

42. Manuell fakturering • Vanlig försäljningsorder – alla uppgifter fylls i, ny order skapas varje gång, går att kopiera från tidigare. • Mallorder – mallar skapas för olika typer av fakturering som innehåller artiklar, huvudtext och bottentext - vid fakturering väljs kund och sedan tillämpas mallorderns uppgifter – vilka kan ändras vid behov. • Massförsäljningsorder – exakt likadan faktura till många kunder. Urval av kunder baseras på enstaka kundnummer (eller en gruppering via relation) • Abonnemangsorder – återkommande fakturering med fast frekvens av samma belopp till en kund, t ex hyra eller serviceavtal. Går ej att hantera via Webb, endast Desktop. Vid integration skapas alltid ”vanlig försäljningsorder”. NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-03-26

43. Samband mellan ordernummertyp, kundgrupp och vertyp vid manuell fakturering Vertyp Kund/kundgrp Ordernummertyp Faktura till kund (Deb/Kred) Attest i Agresso • Bokföring • Faktura (deb-/kred) till kund alt. till Winst BDBW Varje kundnr är kopplat tillen kundgrp i Agresso vilken ger konto för kundfordran, kravkod och betmetod. A1 Lokal utskrift (Deb/Kred) Attest i Agresso • Bokföring • Lokal fakturautskrift A3 BD Kredit (privatperson) ingen utskrift Attest i Agresso • Bokföring • Ingen fakturautskrift A5 Attest BD Utbetalning Attest i Agresso • Bokföring • Faktura (deb-/kred) till kund alt. till Winst BDBW A7 Försäljnings-order Manuell Fakturering Faktura till kund (Deb/Kred) Ej attest i Agresso A2 • Bokföring • Utbetalningsavisering till kund Lokal utskrift (Deb/Kred) Ej attest i Agresso • Bokföring • Lokal fakturautskrift DB A4 BD Fakturering per ordernummertyp. Vid fakturering sätts fakturadatum och bokföringsperiod. Urval t.ex. per kundgrupp NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-03-26

44. Samband mellan ordernummertyp, kundgrupp och vertyp vid fakturering från försystem Ordernummertyp Vertyp • Kund Xxxx • Försystemets Kund-id • Bokföring • Faktura (Deb-/kred) /utbetalningsavsering till kund (Strålfors) • Kundgrupp 65 • Konto 1513 • Kravkod x • Bet. metod IP FY FY • Kund B/K • Agresso Kund-id • Bokföring • Faktura (Deb-/kred) till kund (Strålfors) • Kundgrupp B1/K1 • Konto 1513 • Kravkod y • Bet. metod IP FY FY Försäljnings-order från Försystem Eventuell Attest Fakturering • Kund N/I • Agresso Kund-id • Bokföring • Faktura till Winst • Kundgrupp N1/I1 • Konto 1513 • Kravkod z • Bet.metod IN • Kund • GLN-kod FY BW X-kunder läggs upp från försystem (CS15) B/K/N/I-kunder läggs upp manuellt Försystemen har ordernummertyper enligt följande: Kommungemensamma system E* Förvaltningsspecifika system G*, F* Utbetalningar försystem C* Fakturering per ordernummertyp. Vid fakturering sätts fakturadatum och bokföringsperiod. Urval t.ex. per kundgrupp. Fakturanummer 7+ prefix + löpnummer (9p) NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-03-26

45. Agenda • Inledning & syfte med dagen • Utrullningsplanen • Utformningsprinciper • Förvaltningens arbete • Nästa steg • Fördjupning anläggning och investeringsredovisning NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-03-26

46. På föregående möte pratade vi om… • Utrullningsprocessen ur förvaltningens perspektiv • Ansvarsområden projekt och förvaltning (exempel) • Exempel lokala förberedelser • Roller och ansvar på förvaltningen • Stöd för förvaltningarnas förberedelser • Nästa steg för förvaltningen NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-03-26

47. Arbetsintensitet förvaltningens införande 2014 2015 Hög aktivitetsnivå Låg aktivitetsnivå Ingen aktivitet NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2014-03-26

48. Lista lokala förberedelser och forum (ej heltäckande)

49. Hur börjar man lokalt? - Så här har vi tänkt och startat på Fastighetskontoret • Integrationerna först! • Projektgrupp med representanter från både ekonomi- och it-enheten • IT tar huvudansvar för att aktuella system anpassas så att de kan lämna från sig eller ta emot i nya/ändrade format. • Ekonomi måste vara delaktiga – inte alltid IT är fullt insatt i vad/hur info i olika fält används till • Ekonomi måste även vara insatt för att kunna stämma av och ha kontroll att det blir rätt när vi går i drift 2015

50. Var är vi nu? • Projektdatabas har satts upp för att samla dokument • Dokumentering om aktuella system o integrationer görs på enhetligt sätt (både för eget bruk och till svar till projektet) • Genomgång/kartläggning av filspecifikationer • Kontakta systemleverantörer i de fall det kommer krävas anpassningar och ändringar Hösten….. • Tester av integrationer • Genomgång anläggningsregister – komponentavskrivning? • Genomgång/städning koder och underkoder/relationer • Nov/Dec – utbildningar • Nov/Dec – försöka var extra framme med det som går inför bokslut och omställning