1 / 7

INTERNFAKTURERING

INTERNFAKTURERING. Skräckexempel Hur det önskvärt borde fungera Vinsterna av ändrade rutiner. INTERNFAKTURA Service-enhet X Referensperson & 2 st ordernummer. REFERENS. PERSON B. Scannar in faktura Och bifogar i mail. Mail. Mail. 7 dagar. Tidengår. ADMINISTRATÖR. Påminnelse.

sai
Download Presentation

INTERNFAKTURERING

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. INTERNFAKTURERING Skräckexempel Hur det önskvärt borde fungera Vinsterna av ändrade rutiner

  2. INTERNFAKTURA Service-enhet X Referensperson & 2 st ordernummer REFERENS PERSON B Scannar in faktura Och bifogar i mail Mail Mail 7 dagar Tidengår ADMINISTRATÖR Påminnelse Svar: vet ej! Ringer Svar på ordernr 1. Ska återkomma angående nr 2. FAKTURA- UTSTÄLLARE Semester Tiden går Svar på order nr 2. – ”Ni (dvs vi administratörer) får efterforska. Skulle dock kunna vara Person B”. Forskar vidare: Letar upp ansvarig på service-enhet X A: ”Det var ej person B”. R: ”Kontakta fakturautställare”. ANSVARIG PÅ SERVICE-ENHET X Mail: Berättar vad vi kommit fram till. Tillbaka på ruta 1. Ringer INGENJÖR Samma person har lämnat in order nr 1 som order nr 2. Dvs samma referens som står på fakturan. Ska kolla upp och återkomma Tidengår Får tag på en ingenjör på avdelningen - ska fråga runt på avdelningen. Svar: Pratat med forskare och kommit fram till att det är samma person som ska betala order nr 2 som order nr 1. Tiden går Fakturan kan betalas! INTERNFAKTURAN ÄR BETALD! Fakturan registreras och skrivs ut.

  3. INTERNFAKTURA Service-enhet X Referensperson & 2st ordernummer 1 DAG 1 REFERENS PERSON B 3 Scannar in faktura Och bifogar i mail 2 Mail 7 8 Mail 3-4 dagar Tidengår ADMINISTRATÖR Påminnelse Svar: vet ej! 4 Mail 5 Svar på ordernr 1. Ska återkomma angående nr 2. 11 FAKTURA- UTSTÄLLARE Semester Tiden går Svar på order nr 2. – ”Ni (dvs vi administratörer) får efterforska. Skulle dock kunna vara Person B”. 6 18 12 Forskar vidare: Letar upp ansvarig på serviceenheten 9 10 A: ”Det var ej person B”. R: ”Kontakta fakturautställare”. 13 ANSVARIG PÅ SERVICE-ENHET X Mail: Berättar vad vi kommit fram till. Tillbaka på ruta 1. 15 Mail 16 INGENJÖR Samma referens som står på fakturan. Dvs samma person har lämnat in order nr 1 som order nr 2. Ska kolla upp och återkomma Tidengår 14 Får tag på en ingenjör på avdelningen - ska fråga runt på avdelningen. DAG 45 Svar: Pratat med forskare och kommit fram till att det är samma person som ska betala order nr 1 som order nr 2. Tiden går 17 Fakturan kan betalas! 19 INTERNFAKTURAN ÄR BETALD! Fakturan registreras och skrivs ut.

  4. HUR DET SKULLE KUNNA FUNGERA: ANSVARIG PERSON SER TILL ATT LÄMNA RÄTT UPPGIFTER: 1. Aktivitet 1 2. V-gren 3. Handledare INTERNFAKTURA INKOMMER 2 Tiden går Påminnelse ADMINISTRATÖR Mail Svar 3 Fakturan registreras och skrivs ut. 10 MIN 5 dagar INTERNFAKTURAN ÄR BETALD! 4

  5. STATISTIK 2012 – Kemiska institutionen • Vi har idag 16 stycken kostnadsställen • Behandlar ca 1 500 st internfakturor / år • 30 st / vecka

  6. VARFÖR ÄNDRA RUTINERNA? UNDERLÄTTAR ADMINISTRATIONEN • Tidsåtgången minskar • Boksluten underlättas avsevärt UNDERLÄTTAR FÖR FORSKARNA • Slipper bli störda med mail & påminnelser • Lägga mer tid på forskning och mindre på ekonomi

  7. MÖJLIGHETER TILL ÄNDRADE FAKTURERINGSRUTINER? • Info om v-gren & aktivitet vid beställning • Externa & interna köp genom inköpare • Inköparna vet om det finns pengar • – informerad av ekonomen • Små belopp på förutbestämd aktivitet?

More Related