Controladoria e Controles Internos
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Controladoria e Controles Internos Painel: Organização, Controle Interno e Controladoria. X Prolatino – Congresso Internacional de Contabilidade do Mundo Latino - Uberlândia – MG - 19/11/2009 -. Agenda. Momentos do controle interno Implantação de sistemas ERP Fechamentos mensais

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Controladoria e Controles Internos Painel: Organização, Controle Interno e Controladoria

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Presentation Transcript


Controladoria e controles internos painel organiza o controle interno e controladoria

Controladoria e Controles Internos

Painel: Organização, Controle Interno e Controladoria

X Prolatino – Congresso Internacional de Contabilidade do Mundo Latino

- Uberlândia – MG - 19/11/2009 -


Controladoria e controles internos painel organiza o controle interno e controladoria

Agenda

  • Momentos do controle interno

  • Implantação de sistemas ERP

  • Fechamentos mensais

  • Cartas de controle interno

  • Considerações finais

  • Objetivos da palestra

  • A Controladoria e as necessidades de controle


Controladoria e controles internos painel organiza o controle interno e controladoria

Objetivos da palestra

2 – debater temas relevantes sobre organização, controladoria e controle interno

1 – contribuir para o sucesso do X Prolatino

3 – apresentar meu pensar sobre a contribuição da Controladoria para os controles internos

4 – interagir e aprender com os colegas da mesa de trabalhos


Controladoria e controles internos painel organiza o controle interno e controladoria

A Controladoria e as necessidades de controle


Controladoria e controles internos painel organiza o controle interno e controladoria

Definições operacionais adotadas

  • Controladoria:

    • área e / ou função que apóia o processo de gestão, atende os agentes de mercado e realiza a implantação, manutenção e operação dos sistemas de informações operacionais e gerenciais (PELEIAS, 2002; BORINELLI, 2008)

  • Controle interno:

    • Conjunto de normas, procedimentos, instrumentos e ações adotados sistematicamente pelas empresas (PELEIAS, 2003)

  • Sistema de controle interno:

    • Combinação de políticas, procedimentos, sistemas operacionais, de informação e outros instrumentos, estabelecido e mantido pela administração (PELEIAS, 2003)


Controladoria e controles internos painel organiza o controle interno e controladoria

Identificação das demandas de controle

  • Há duas necessidades de controle no cenário de negócios:

  • controle de gestão;

    • garantir a eficácia empresarial, obtendo resultados planejados, que permitam a sobrevivência, a continuidade e o crescimento;

  • controle interno:

    • garantir que as atividades resultantes das decisões tomadas ocorram em níveis de eficiência pelo melhor uso dos recursos à disposição dos gestores, para obter produtos e serviços.


Controladoria e controles internos painel organiza o controle interno e controladoria

Controle da gestão

  • Deve fornecer informações para avaliar:

  • o desempenho dos gestores e áreas de responsabilidade:

    • identificar o resultado das decisões tomadas, em relação a planos pré-estabelecidos, por áreas e para toda a empresa;

  • o resultado de produtos e serviços:

    • identifica o efeito de decisões sobre eventos e transações, nos níveis planejado e realizado;

    • evidencia margens de contribuição obtidas, e a eficiência no consumo de recursos, em relação a padrões pré-estabelecidos.


Controladoria e controles internos painel organiza o controle interno e controladoria

Controle interno

  • Objetivo:

    • garantir que as atividades ocorram com eficiência e segurança - melhor uso dos recursos e salvaguarda dos ativos da empresa.

  • Refere-se a decisões operacionais e repetitivas, tomadas pelos empregados.

  • Uma forma de garantir o adequado controle interno é:

    • ter processos de trabalhos definidos e pessoas treinadas para realizá-los;

    • usar a T.I. para realizar transações com rapidez, agilidade e eficiência.


Controladoria e controles internos painel organiza o controle interno e controladoria

operação

gestão

Integrando as necessidades de controle

  • É preciso integrar e compatibilizar as necessidades de controle.

Integração e

compatibilização


Controladoria e controles internos painel organiza o controle interno e controladoria

Porque integrar e compatibilizar as necessidades

  • Não há controle de gestão quando as operações ocorrem em níveis inadequados de eficiência operacional.

  • Não há um adequado ambiente de controle se a organização não possui um sistema de controle interno confiável.

  • Alcançar os objetivos da empresa requer a integração entre os requisitos de controle de gestão e os de controle interno.


Controladoria e controles internos painel organiza o controle interno e controladoria

Componentes do sistema de controle interno

  • Os componentes de um sistema de controle interno são:

    • estrutura organizacional;

    • delegação de autoridade;

    • instruções escritas;

    • ambiente operacional;

    • ambiente de informática;

    • sistema contábil.

Controles

administrativos

Controles

contábeis


Controladoria e controles internos painel organiza o controle interno e controladoria

Momentos do controle interno


Controladoria e controles internos painel organiza o controle interno e controladoria

Porque adotar momentos para a discussão

  • Obter um cenário referencial para expor e debater o tema.

  • O cenário referencial adotado considera:

    • A implantação de sistemas integrados ERP;

    • Os fechamentos contábeis mensais;

    • A correção de problemas apontados pelos auditores independentes na carta de controle interno.


Controladoria e controles internos painel organiza o controle interno e controladoria

1º momento

Implantação de sistemas integrados ERP


Controladoria e controles internos painel organiza o controle interno e controladoria

O que é um sistema integrado

  • Solução em processamento de dados que atende as necessidades operacionais das empresas.

  • Sua concepção e uso são uma evolução em relação a outras soluções já usadas:

    • MRP: Materials Requirements Planning;

    • MRPII: Manufacturing Resources Planning.

  • A evolução neste campo permitiu conceber e desenvolver os sistemas ERP - Enterprise Resources Planning.


Controladoria e controles internos painel organiza o controle interno e controladoria

Compras

Controle de

Estoques

Tesouraria

Vendas

  • linguagem única de programação

  • ambiente cliente-servidor

  • base única de dados

  • integração entre os vários módulos, e destes com a contabilidade

Folha de

Pagamento

Produção

Contabilidade

Controle do

Imobilizado

Contas

a Pagar

Controle

de

Projetos

Contas a

Receber

Manutenção

Industrial

Custeio

Representação gráfica de um sistema integrado


Controladoria e controles internos painel organiza o controle interno e controladoria

Fases de um projeto de implantação

  • Implantar sistemas é tarefa complexa. Requer uma equipe multifuncional e um parceiro implantador.

  • As grandes fases são:

    • avaliação da situação atual;

    • desenho detalhado da situação atual;

    • desenho da situação futura;

    • prototipação ou modelagem;

    • início da operação;

    • estabilização.


Controladoria e controles internos painel organiza o controle interno e controladoria

Avaliação da situação atual

  • Realizar um amplo diagnóstico sobre a empresa.

  • Do ponto de vista de controle interno, é necessário:

    • identificar problemas operacionais e de controle interno por ciclos de transações;

    • analisar as cartas de controle interno, emitidas pelos auditores independentes;

    • uma análise preliminar do sistema de controle interno da empresa;

    • avaliar os aspectos de controle interno inseridos no sistema a ser adquirido e os que devem ser atendidos durante a implementação.


Controladoria e controles internos painel organiza o controle interno e controladoria

Desenho detalhado da situação atual

  • Concluir o diagnóstico da situação atual dos ciclos de transações da empresa.

  • Do ponto de vista de controle interno, é necessário:

    • identificar e detalhar os riscos internos e externos aos sistemas de informática;

    • analisar o sistema de controle interno e identificar os pontos de melhoria para o adequado funcionamento do sistema ERP;

      • estrutura organizacional;

      • delegação de autoridade;

      • instruções escritas;

      • ambiente operacional e de informática;

      • sistema contábil.


Controladoria e controles internos painel organiza o controle interno e controladoria

Desenho da situação futura - 1 de 2

  • Aqui se define a “nova maneira de fazer as coisas”.

  • Avaliar os requisitos de controle inseridos no ERP e os necessários à nova situação – novo ambiente de controle.

  • Do ponto de vista de controle interno, é necessário:

    • identificar e detalhar os riscos internos e externos ao sistema ERP;

    • identificar e propor alterações na estrutura organizacional;

    • fazer a “limpeza” dos arquivos que “migrarão” para o novo ambiente;


Controladoria e controles internos painel organiza o controle interno e controladoria

Desenho da situação futura - 2 de 2

  • É necessário - continuação ...

    • rever os níveis de delegação de autoridade;

    • revisar ou redigir novas instruções escritas;

    • redefinir o funcionamento do ambiente operacional com os recursos oferecidos pelo ERP;

    • definir o novo ambiente de informática (hardware, software e pessoal);

    • desenhar e implantar o novo sistema contábil.


Controladoria e controles internos painel organiza o controle interno e controladoria

Prototipação ou modelagem - 1 de 2

  • Concluir as configurações e testar o sistema individualmente e em conjunto.

  • Do ponto de vista de controle interno, é preciso:

    • verificar se os requisitos de controle interno foram implantados conforme o esperado;

      • estrutura organizacional;

      • delegação de autoridade;

      • instruções escritas;

      • ambiente operacional e de informática;

      • sistema contábil;


Controladoria e controles internos painel organiza o controle interno e controladoria

Prototipação ou modelagem - 2 de 2

  • É preciso - continuação ...

    • definir os perfis de acesso e operação para os usuários do sistema;

    • escrever e testar as instruções operacionais do novo sistema;

    • ter certeza de que os principais usuários foram treinados;

    • verificar se os cadastros e dados “migrados” para o novo ambiente foram “limpos”;

    • avaliar a condição de segurança da estrutura de informática;

    • testar os procedimentos de guarda, recuperação e rastreabilidade dos dados.


Controladoria e controles internos painel organiza o controle interno e controladoria

Início da operação

  • É o momento de colocar o sistema “no ar”.

  • Do ponto de vista de controle interno, é necessário:

    • verificar se as instruções de operação do sistema estão disponíveis para os principais usuários;

    • desenvolver procedimentos manuais alternativos para as situações em que o sistema “não funcionar”;

    • acompanhar o desempenho do sistema - hardware, software e eficiência de operação;

    • verificar se o sistema de controle interno está adequado ao novo ambiente da empresa.


Controladoria e controles internos painel organiza o controle interno e controladoria

Estabilização

  • É a fase de “adquirir competência” na sistema. Busca-se eficiência operacional e resposta dos recursos oferecidos.

  • Do ponto de vista de controle interno, é necessário:

    • acompanhar o comportamento do sistema de controle interno;

    • atualizar ou redigir novas instruções de operação;

    • acompanhar os procedimentos de segurança - guarda, recuperação e rastreabilidade dos dados;

    • tratar adequadamente o controle interno, sempre que novos negócios / transações forem parametrizados no novo sistema.


Controladoria e controles internos painel organiza o controle interno e controladoria

2º momento

Fechamentos mensais


Controladoria e controles internos painel organiza o controle interno e controladoria

Definição

  • É a etapa que permite obter as demonstrações contábeis.

  • A freqüência de ocorrência pode ser:

    • mensal;

    • semestral;

    • anual.

  • É de responsabilidade de todos na empresa.

  • Deve ser planejado, coordenado e validado pela Controladoria.


Controladoria e controles internos painel organiza o controle interno e controladoria

Objetivos

  • obter as demonstrações contábeis;

  • integrar os sistemas auxiliares à contabilidade;

  • cumprir obrigações tributárias;

  • atender determinações dos órgãos regulamentadores;

  • obter informações - planejado x realizado;

  • avaliar a eficácia do sistema controle interno;

  • preparar o trabalho dos auditores independentes;

  • atender todos os usuários da Contabilidade.


Controladoria e controles internos painel organiza o controle interno e controladoria

Vantagens

  • Define a data de apuração dos resultados da empresa;

  • atribui a responsabilidade pelas informações a quem de direito;

  • compromete a empresa no fechamento;

  • ordena o trabalho das áreas e da Controladoria;

  • “Fecha” a etapa de execução, no processo de gestão;

  • avalia se as práticas e processos de negócio são eficientes e adequados;

  • otimiza os recursos de T. I.;

  • permite identificar problemas operacionais;

  • garante consistência entre os sistemas auxiliares e a contabilidade.


Controladoria e controles internos painel organiza o controle interno e controladoria

Como funciona

  • As operações são realizadas pelas várias áreas:

    • dentro de ciclos de transações;

    • com base em políticas, normas e procedimentos e instruções operacionais;

    • usando os módulos do ERP, integrados ao módulo contábil;

    • de acordo com as determinações legais e reguladoras;

    • como parte do processo de gestão.


Controladoria e controles internos painel organiza o controle interno e controladoria

Como ocorre na prática

  • Os módulos do sistema ERP são integrados entre si e com o módulo contábil.

  • São definidos procedimentos e datas para o encerramento das operações (mês, semestre, ano).

  • É feito o encerramento dos módulos operacionais e sua integração à contabilidade.

  • Os relatórios contábeis são gerados, analisados, eventualmente ajustados, encerrados em definitivo e apresentados.


Controladoria e controles internos painel organiza o controle interno e controladoria

3º momento

Cartas de controle interno


Controladoria e controles internos painel organiza o controle interno e controladoria

definição

  • “Carta de controle interno” ou “carta de recomendação para melhoria dos controles internos”:

    • documento que o auditor independente entrega ao cliente após emitir seu parecer.

    • Relata os problemas operacionais identificados pelo auditor durante seus trabalhos, para os quais a administração deve buscar a solução.

    • Em uma empresa gerida de forma competente, este documento possui poucos itens a serem observados.


Controladoria e controles internos painel organiza o controle interno e controladoria

Conteúdo da carta

  • Pode ser elaborada e desdobrada por áreas funcionais e / ou ciclos de transações da empresa.

  • Para cada área e / ou ciclo, os auditores apontam os problemas de controle interno identificados durante seus trabalhos.

  • Ao entregar a carta, os auditores estão pedindo formalmente que a administração posicione em relação à solução dos problemas reportados.


Controladoria e controles internos painel organiza o controle interno e controladoria

O que fazer com a carta – 1 de 2

  • Após receber e tomar ciência do quanto apontado, é preciso:

    • Elaborar planos de trabalho para solucionar os problemas apontados;

    • Resolver os problemas e acompanhar se a solução é definitiva;

    • Reportar à administração o andamento dos trabalhos.

  • As melhorias podem ser em:

    • áreas;

    • processos;

    • pessoal;

    • sistemas.


Controladoria e controles internos painel organiza o controle interno e controladoria

O que fazer com a carta – 2 de 2

  • É preciso acompanhar se há reincidência de problemas apontados em cartas de anos anteriores.

  • O melhor dos mundos é que:

    • Não haja reincidência de problemas de controle interno;

    • Que os pontos apontados diminuam.

  • O ambiente de negócios é dinâmico.

  • A Controladoria e de seus profissionais devem estar alertas para potencializar a eficácia do sistema de controle interno.


Controladoria e controles internos painel organiza o controle interno e controladoria

Considerações finais


Controladoria e controles internos painel organiza o controle interno e controladoria

Considerações finais

  • A Controladoria tem papel relevante na definição, implantação e manutenção do ambiente de controle e do sistema de controle interno.

  • O pensar apresentado é uma seqüência a aplicável a empresas sob determinadas condições.

  • Em outras circunstâncias é preciso:

    • Avaliar a situação atual;

    • Determinar as intervenções necessárias;

    • Avaliar a relação custo-benefício;

    • Selecionar as atividades a serem realizadas;

    • Acompanhar os resultados ao longo do tempo.


Controladoria e controles internos painel organiza o controle interno e controladoria

Análise da agenda proposta

  • Momentos do controle interno

  • Implantação de sistemas ERP

  • Fechamentos mensais

  • Cartas de controle interno

  • Considerações finais

  • Objetivos da palestra

  • A Controladoria e as necessidades de controle


Controladoria e controles internos painel organiza o controle interno e controladoria

E agora ...

Ouviremos e aprenderemos com meus colegas e depois conversaremos sobre o quanto apresentado

Muito obrigado pela atenção

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