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Der Elektronische Akt

Der Elektronische Akt. Claudia Langeder (Marktgemeinde Sierning) AL Helmut Posch (Gemeinde Neuhofen im Innkreis) AL Ing. Otto Zenz (Gemeinde Franking). Unternehmensberatung / Training. Betreuer: Klaus Kovsca. Projektbeteiligte und Gemeinden. Gemeinde Franking. Marktgemeinde

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Presentation Transcript

  1. Der Elektronische Akt Claudia Langeder (Marktgemeinde Sierning) AL Helmut Posch (Gemeinde Neuhofen im Innkreis) AL Ing. Otto Zenz (Gemeinde Franking) Unternehmensberatung / Training Betreuer: Klaus Kovsca

  2. Projektbeteiligte und Gemeinden Gemeinde Franking Marktgemeinde Sierning Gemeinde Neuhofen i. I. Ing. Otto Zenz Claudia Langeder Helmut Posch Einwohner: 1.060 Fläche: 10,42 km² Bezirk Braunau a. I. Einwohner: 9.083 Fläche: 38,20 km² Bezirk Steyr Land Einwohner: 2.200 Fläche: 15,56 km² Bezirk Ried i. I.

  3. Geschichtliche Entwicklung • Verwaltungsakte bisher in Papierform • 1528 Erste Kanzleiordnung in Österreich • 1750 Maria-Theresianische Kanzleiordnung • 1985 Elektronische Kanzleiinformationssysteme • 1992 Neue Kanzleiordnung für BM • 1997 Elektronisches Aktenverwaltungssystem

  4. Probleme mit der Papierform • Akten schwer auffindbar • Platzproblem • Mehrfachablage • Überfüllte Archive

  5. Ziele des ELAK • Beschleunigung und Vereinfachung • Kontrolle • Kürzere Entscheidungswege • Elektronische Archivierung • Einfaches Auffinden von Dokumenten

  6. Vorteile • Weniger Papier • Elektronisches Abzeichnen und Genehmigen • Optimierung der Kanzleiorganisation • Ortsunabhängiger Zugriff • Lückenlose Nachvollziehbarkeit • Rasche Reaktion

  7. Nachteile • Aufwendige Vorarbeiten • Arbeitsintensive Einführung • Angst der Mitarbeiter vor dem Neuen • Kraftanstrengung bei Einführung • Schriftstücke schwer auffindbar

  8. Praxisbeispiel Sierning • 2007 Beschlussfassung • Prozessgestaltung, Kosten- u. Leistungsrechnung, ELAK • 2007-2008 Umsetzung Prozessgestaltung • 2008 Umsetzung Kosten- u. Leistungsrechnung • 2008 Einführung ELAK • September: Start Rechnungslauf • November: Start Postlauf

  9. Praxisbeispiel Sierning • Umsetzungsablauf • Analyse • Aufgaben der Führungskräfte • Projektstrukturplan • Leistungsbeschreibungen • Prozessbeschreibungen • Abbildung in der EDV • Installation der Programme

  10. Praxisbeispiel Sierning • Beispiel Rechnungslauf • Verscannung in der Finanzabteilung • Weiterleitung / Freigabe Sachbearbeiter • Freigabe Bürgermeister • Zahlung durch Finanzabeilung • Archivierung

  11. Praxisbeispiel Sierning • Beispiel Postlauf • Verscannung im Bürgerservice • Zuteilung an Abteilung / Sachbearbeiter • Gleichzeitige Information an Bgm. und AL • Bearbeitung durch Sachbearbeiter • Archivierung

  12. Praxisbeispiel Sierning • Kosten ohne Eigenleistung • Einführungskosten 2008 Programm € 21.966,-- Organisation € 13.011,-- Hardware € 12.608,40 Zwischensumme € 47.585,40 • Einführungskosten 2009 Lt. Voranschlag € 20.000,-- • Laufende jährliche Kosten ca. € 3.350,--

  13. Praxisbeispiel Sierning • Erfahrungen • Großer Zeitaufwand • Schwierige Umstellungsphase • LEARNING BY DOING • Positiver Austausch unter den Kollegen • Sofortiger Zugriff auf alle Akten • Laufende Verbesserung durch Einbindung der Mitarbeiter

  14. Gedanken zum ELAK • Gute Gründe für den Umstieg: • Platzersparnis, weniger Büromaterial, effizienteres Arbeiten, Bürgerfreundlichkeit, Vernetzung mit anderen Behörden • Zu beachten: • Hohe Kosten, intensiver Personalaufwand, Bereitschaft der Mitarbeiter • Alternativen zum ELAK: • NEIN • Früher oder später in allen Gemeinden - zumindest schrittweise

  15. Einführung JA – aber nicht sofort Gravierende Personalumstellung in den letzten Jahren Neuordnung der Aufgabenbereiche und Verbesserung der inneren Organisation vorrangig Einführung ELAK in der Buchhaltung ca. im Jahr 2010 Die weitere Einführung des ELAK wird dann aufgrund der gewonnen Erfahrungen erfolgen ELAK in Neuhofen i. I.

  16. Einführung in nächster Zeit nicht geplant Nicht nur wegen der hohen Kosten Mangelnde Annahme durch die Bevölkerung Elektronische Kommunikation zwischen Behörde und Bürger wird zunehmend stärker Im nächsten Jahrzehnt wird der elektronische Akt ein Bestandteil der Gemeindeverwaltung werden müssen ELAK in Franking

  17. Ausblick in die Zukunft • ELAK nur Instrument zur Bewältigung der neuen Aufgaben (Bindeglied E-Government) • Persönlicher Kontakt mit Bürger auch in Zukunft Wir arbeiten mit Menschen und vor allem FÜR Menschen

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