1 / 9

P rémio Melhoria de Processos – Ensino Projecto BUUC - Balcão Único @ UC Universidade de Coimbra

Entrevista por . P rémio Melhoria de Processos – Ensino Projecto BUUC - Balcão Único @ UC Universidade de Coimbra. O projecto.

rozene
Download Presentation

P rémio Melhoria de Processos – Ensino Projecto BUUC - Balcão Único @ UC Universidade de Coimbra

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript


  1. Entrevista por Prémio Melhoria de Processos – EnsinoProjecto BUUC - Balcão Único @ UCUniversidade de Coimbra

  2. O projecto Este projecto foi desenvolvido por uma vasta equipa multidisciplinar, englobando elementos da Administração da Universidade de Coimbra (UC), Reitoria, Faculdades e outras Unidades Orgânicas. Balcão Único@UC, é uma plataforma de gestão de informação da Universidade de Coimbra em suporte Web

  3. Entrevista por E-mail P- Como tiveram conhecimento da iniciativa da Deloitte “Prémio Boas Práticas no Sector Público”? R - A UC tem conhecimento da iniciativa desde a primeira edição do Prémio, tendo participado na 2.ª Edição, 5ª. Edição; 6.ª Edição e agora na 7.ª Edição. De qualquer modo, esta iniciativa, pelo seu âmbito e qualidade das experiências apresentadas, tem hoje um papel de relevo no Benchmarking nacional do Sector Público. Trata-se de uma iniciativa amplamente conhecida, divulgada de forma adequada com a utilização de meios de divulgação diversos (publicitação em jornais, disponibilização de sítio Web dedicado exclusivamente ao Prémio, divulgação através de email e de cartas). P- Porque decidiram candidatar-se? R - A UC encara estas iniciativas como uma oportunidade para partilhar conhecimentos e experiências, mas também como uma forma de auto-avaliação. A preparação das candidaturas resulta continuamente num exercício de reflexão sobre os trabalhos desenvolvidos – este processo permite a análise das metodologias de trabalho, das vantagens e desvantagens, contribuindo visivelmente para a melhoria contínua, excelência organizacional e para a motivação das próprias pessoas envolvidas nos projectos.

  4. Entrevista por E-mail (cont.) P - Os procedimentos para a apresentação da candidatura eram acessíveis, simples, claros ou não? R - Tem sido notória uma evolução qualitativa, ao longo das várias edições do Prémio, em termos da documentação/informação disponibilizada para formalização das candidaturas. Consideramos os procedimentos bastante simples e acessíveis, não oferecendo qualquer tipo de dificuldade. P - Tiveram apoios? Da parte de quem? R - O projecto da UC candidato à 7.ª Edição foi financiado pelo programa POS-C. Todas as tarefas de desenvolvimento e manutenção foram asseguradas pelos recursos internos da UC.

  5. Entrevista por E-mail (cont.) • P - Poderão fazer uma sucinta descrição do Projecto “Balcão Único@UC”? • R - A Universidade de Coimbra foi uma das primeiras universidades portuguesas a disponibilizar uma página institucional na Web, em 1993. Contudo, ao longo dos anos a plataforma de suporte do sítio deixou de responder aos requisitos de manutenção de informação exigidos pelo número crescente de utilizadores internos, tornando-se numa tarefa com significativa complexidade técnica e com elevados encargos financeiros. Por outro lado, as orientações estratégicas a nível interno reforçavam cada vez mais a importância de dotar a instituição de uma plataforma organizacional de gestão integrada de informação sobre a Web e de facilitação de acesso a serviços. • Neste contexto, a UC desenhou um ambicioso projecto de implementação de uma plataforma de gestão da informação – Balcão Único @ UC – traduzido numa primeira fase pela total reformulação do seu sítio institucional, cujas motivações foram claras: • orientar o sítio Web da UC para os seus utilizadores (estudantes e futuros estudantes nacionais, estudantes e investigadores internacionais, docentes, não-docentes e investigadores, antigos estudantes, empresas, comunicação social, visitantes, turistas e comunidade em geral, ultrapassando os 104 milhões de acessos ao sítio no ano de 2007 e os 300 milhões no ano de 2008), transformando-o num veículo de comunicação, interna e externa, dinâmico e de fácil utilização;

  6. Entrevista por E-mail (cont.) • R - (cont.) • 2) adoptar a utilização de uma ferramenta aplicacional que permitisse efectuar a gestão e manutenção distribuídas de conteúdos, com delegação de competências e de responsabilidades de edição (evitando assim a constante dependência do Centro de Informática da UC, libertando recursos para outro tipo de tarefas); • 3) agilizar a renovação na gestão de conteúdos (permitindo uma permanente actualização da informação disponibilizada pelas várias estruturas); • 4) dotar os diversos sítios e sub-sítios Web da UC de uma identidade gráfica comum (procedendo à consolidação de uma imagem corporativa ajustada aos interesses da instituição e, em simultâneo, compatível com as expectativas dos seus públicos-alvo); • 5)facilitar a criação de sub-sítios, mantendo a identidade definida, coerente com todo o espaço de navegação (facilitando a navegação nos diferentes sub-sítios, que têm uma estrutura básica semelhante, prezando as boas práticas de usabilidade e navegabilidade). Este sistema de gestão da informação foi implementado com recurso a uma plataforma de gestão de conteúdos open source, com grande funcionalidade e flexibilidade. A adopção desta plataforma permitiu, ainda, a aquisição de autonomia técnica no que toca ao desenvolvimento de soluções adaptadas às necessidades Web da UC e dos seus sub-sítios, bem como no que diz respeito à gestão de todo o sítio.

  7. Entrevista por E-mail (cont.) • P - Que principais vantagens destacariam do projecto? • R - A implementação de uma plataforma de gestão da informação no âmbito de uma organização de grandes dimensões e multifacetada, como é o caso da UC, tem-se revelado fundamental, apresentando vantagens evidentes para a gestão da organização e das redes em que participa, bem como da interface com o exterior. • Este projecto permitiu atingir vários benefícios: • - Solução global a toda a UC, que permite a criação de sub-sítios para as diversas unidades orgânicas, nomeadamente para a Reitoria, Administração, Faculdades, Centros de Investigação e Museus, entre outros, possibilitando: • - Delegação de responsabilidade de edição; • - Controlo de versões; • - Personalização de sub-sites, mantendo a identidade gráfica global; • - Manutenção de conteúdos pelos editores dos sub-sites; • Flexibilidade na construção/alteração de grafismo; • Melhorar a usabilidade e acessibilidade da informação; • Integração de bases de dados existentes; • Integração com o sistema de autenticação de utilizadores existente; • Inexistência de custos de licenciamento, dada a utilização de produtos open-source; • Solução escalável e replicável; • Total autonomia técnica, o que leva a baixos custos de exploração e manutenção;

  8. Entrevista por E-mail (cont.) • P - Que principais vantagens destacariam do projecto? (cont.) • R (cont.) • Extensão da metodologia e plataforma de desenvolvimento às diversas Unidades Orgânicas da UC, ultrapassando-se o âmbito inicial que estava limitado à Estrutura Central; • - Dotar o Centro de Informática da UC de know-how e capacidade técnica para dar resposta a solicitações na área do desenvolvimento de sistemas de informação em Web; • - Possibilidade de criação de diversas ferramentas baseadas na filosofia de descentralização da gestão de conteúdos; • Clara melhoria de processos a nível interno, com benefícios simultâneos para os diferentes tipos de utilizadores; • Desenvolvimento dos mecanismos de comunicação interna e externa, com implementação de um sistema de newsletters destinada aos diferentes públicos-alvo, nomeadamente funcionários e alunos, bem como de mecanismo de envio de mensagens, por email, com destaques, designado “Tome Nota”; • - Aumento de eficácia em termos de cumprimento da missão organizacional. • Esta plataforma possibilita ainda o desenvolvimento de um canal de interacção (Balcão Único @ UC) onde todos os públicos possam ver satisfeitas as necessidades ao nível da prestação de serviços e obter toda a informação disponível relativa à organização, disposta por públicos.

  9. Entrevista por E-mail (cont.) P - Sentem que a atribuição deste prémio é o reconhecimento pelo trabalho desenvolvido? R - A atribuição deste prémio é, sem dúvida, o reconhecimento da qualidade do trabalho desenvolvido, consolidando a motivação da equipa de trabalho e incitando ao desenvolvimento de novos projectos, que contribuam inequivocamente para a modernização desta Instituição. A DGAEP agradece a colaboração e felicita a equipa do projecto Balcão único@UC

More Related