文書處理相關規定與注意事項

文書處理相關規定與注意事項 講者：范光煌

一、用印配合事項(一) • （一）發函時： • 依據彈出之提示，於簽辦意見時填入附件名稱、份數與用印之種類。並以鉛筆於需要用印之文件輕繪出用印位置（校印通常於校名之後）。

一、用印配合事項(二) • （二）使用用印申請單時： • 附件名稱與份數應詳實填寫。 • 發給獎狀、感謝狀、證書、證明書、合約書人數眾多時，應檢附名冊。

一、用印配合事項(三) • （三）大小章、職章、職名章不可混淆。

二、收文簽辦注意事項 • （一）擬辦用詞不宜使用決行用詞，如知悉，不派　　　　員參加。 • （二）重複來文由二級主管代決。 • （三）簽擬之意見應具體，不可只簽依來文規定辦理。 • （四）公告與核決後處理不可混用。 • （五）按規定每日至少檢視電子公文系統2次。

二、收文簽辦注意事項 • （六）電子公文分文或陳核、會簽後應及時跟催。 • （七）最速件公文會簽其他單位時，應同步以電話　　　　通知。 • （八）現有公文系統因係自動按照公文速別統計辦　　　　文天數，無法由承辦人於簽辦意見時提出更　　　　改速別之建議，對於預期無法如期結案者，　　　　請辦理「展期申請」。 • （九）後續處理情形填入後，再送文書組歸檔。

三、發文注意事項 • （一）速別之填寫應嚴謹。 • （二）附件欄之填寫內容為附件之送達方式。 • （三）「單位」與「機關」應確實區分。 • （四）簽稿併陳之要領。

申請增公文分類號 • 自存之書函與簽……需要新增。 • 保存年限依需要可新增或修改為50年。

貳：寄發郵件注意事項 • 啟封語應慎用，切勿填寫禮告敬辭（末啟辭）「敬啟」。 • 提稱語後之啟事用詞「敬啟者」，不可錯當為稱呼。

寄發公務郵件注意事項 • 寄發公務郵件時，若文件內有簽名或蓋章戳記（影印的除外），則不得以「印刷品」方式付郵，以免遭郵局退件，增添補郵資程序之困擾。另請於寄發之公務郵件上註明寄件單位，俾便本組處理郵局退件時，能迅速將其分發至貴單位信箱。

寄發大宗郵件注意事項 • 寄發大量郵件時，請務必詳實填寫收件人住址，以利郵差投遞。 • 所寄郵件若無法順利投遞，且該文件無存檔佐證之必要時，請於印製信封時，即於寄件人下方加註「若無法投遞，請勿退回。」之聲明。 • 文書組備有「若無法投遞，請勿退回。」之戳章，歡迎借用。

　　　　報告完畢 　　敬請　指教

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