Projektni ciklus i pristup logičke matrice

1. Projektni ciklus i pristup logičke matrice Beograd, 07.10.2013

2. Agenda • Upavljanje projektnim ciklusom i pristup logičke matrice kao instrumenti za analizu i pripremu projekata • Analitički metodi i alati • Analiza zainteresovanih strana • Analiza problema • Analiza ciljeva • Izrada logičke matrice

3. Ciljevi treninga Razvoj neophodnih znanja i veština za pripremu relevantnih i održivih projektnih predloga, kroz: • Sticanje znanja o projektnom ciklusu i pristupu logičke matrice • Sticanje potrebnog znanja za samostalnu primenu metoda analize i pripremu logičke matrice

4. Pristup tokom treninga • Prezentacija • Studija slučaja • Ilustracije-primeri prakse • Interaktivna diskusiju

5. Upravljanje projektnim ciklusom (PCM) i Priatup logičke matrice (LFA)

6. Šta je projekat? • Projekat je grupa aktivnosti koja je usmerena na ostvarivanje određenog cilja u određenom roku, putem korišćenja određenih resursa (finansijskih, materijalnih ili ljudskih) • Projekat mora da bude zasnovan na širim programskim ciljevima i poseduje: • Jasno definisane ciljeve koji odslikavaju identifikovane potrebe • Identifikovanu ciljnu grupu/grupe • Utvrđene upravljačke odgovornosti • Utvrđen početak i kraj projekta • Definisan mehanizam za praćenje i evaluaciju • Utvrđene resurse i budžet

7. Projektni ciklus • Koncept koji opisuje upravljanje aktivnostima i donošenje odluka tokom životnog ciklusa projekta. • Primena PCM-a obezbeđuje: - da su identifikovani i razvijeni projekti u skladu sa definisanimm razvojnim ciljevima, relevantni iz ugla strategija i potreba ciljnih grupa -da su projekti izvodljivi a ciljevi relistično definisani -da su ostvarene koristi i rezultati i održivi

8. EVALUACIJA I REVIZIJA IDENTIFIKACIJA SPROVOĐENJE FORMULACIJA Projektni ciklus

9. Programiranje • Svrha programiranja je identifikovanje i utvrdjivanje glavnih ciljeva i sektorskih prioriteta kako bi se obezbedio okvir za identifikaciju i formulaciju projekata • Ovo uključuje analizu društveno ekonomskih indikatora, nacionalnih i donatorskih prioriteta • Cilj: identifikovanje glavnih problema/ograničenja u vezi definisanih prioriteta i definisanje razvojnih ciljeva u pravcu njihovog rešavanja • Faza programiranja, poznata i kao faza planiranja, često pokriva višegodišnji period

10. Identifikacija • Donošenje odluke da li ideju treba tretirati kao projekat (usklađenost sa programskim prioritetima, bitnost projekta, izvodljivost projekta, vremenski okvir itd.) • Identifikovanje različitih učesnika u projektu • Konsultacije sa zainteresovanim stranama • Izrada predloga projekta (project fiche) • Procena troškova • Preliminarna procena održivosti (finasijski, tehnički, socijalni, ekološki i sl.)

11. Formulacija • Potvrda bitnosti i izvodljivosti predloga projekta • Priprema konačne verzije predloga projekta • Priprema neophodne projektne dokumentacije (ToR, tehnička specifikacija itd.)

12. Sprovođenje • Aktivnosti koje prethode sprovođenju: • Potpisivanje Finansijskog sporazuma predstavlja pravni osnov za početak sprovođenja • Sprovođenje tendera • Potpisivanje ugovora • Sprovođenje predviđenih aktivnosti u cilju ispunjenja predviđenih rezultata i ciljeva • Efikasno upravljanje raspoloživim resursima • Praćenje i izveštavanje o napretku projekta

13. Evaluacija i revizija (ocena) • Ocena tekućeg ili završenog projekta • Cilj: da se utvrdi ispunjenost ciljeva, efikasnost, efektivnost, uticaj i održivosti projekta • Da omogući pripremu budućih programa i projekata

14. Principi PCM Faznost sprovođenja Orijentisanost ka zainteresovanim stranama Planiranje na osnovu logičkog okvira Integrisani pristup

15. Principi PCM-Integrisani pristup Programski dokument Sektorska strategija Planovi aktivnosti zasnovani na rezultatima Budžeti zasnovani na rezultatima Povezani ciljevi Standardizovana dokumentacija • Studije izvodljivosti • Godišnji izveštaji • Evaluacioni izveštaji • ... Matrica logike projekta 15

16. Šta je logička matrica? • Instrument/analitički alat koji obezbeđuje predstavljanje projektnog predlogana strukturiran način • Međunarodno priznat metodza planiranje i upravljanjeprojekata koji se koristi Evropska komisija, Ujedinjene nacije i drugi donatori

17. Logička matrica • Osnovni instrument za pripremu projekata • Koristi se kao prvi korak u pripremi projekata • Koristi se za projekte bez obzira na veličinu projekta, obim projekta i izvor finansiranja • Ne koristi se za pojedinačne aktivnosti (npr. priprema seminara)

18. Upotreba logičke matrice

19. Logička matrica

20. Faze pristupa logičke matrice • Faza analize • Faza planiranja

21. Faza analize

22. Faza planiranja

23. Analiza zainteresovanih strana

24. Zainteresovane strane • Zainteresovane strane su grupe i organizacije koje utiču na projekat, na koje projekat utiče, koji mogu da podrže projekat ili budu protiv njega (NVO, ministarstva itd.) • Čije probleme ili mogućnosti analiziramo? • Ko će imati koristi ili štete od predložene projektne intervencije i na koji način?

25. Zainteresovane strane • Zainteresovani:pojedinci, grupe ili institucije koje su direktno ili indirektno, pozitivno ili negativno pod uticajem projekta • Partneri: pojedinci, grupe ili institucije direktno uključene u sprovođenje planiranih aktivnosti

26. Korisnici projekta • Korisnici projekta: oni koji imaju određenu korist od sprovođenja projekta. Razlika se može napraviti između: • Ciljnih grupa: direktno pod uticajem projekta na nivou svrhe projekta (npr. zaposleni) • Krajnji korisnici: oni koji će na dugi rok imati koristi na nivou društva ili sektora (npr. deca kada je reč o projektima u obrazovanju)

27. Analiza zainteresovanih strana Matrica zainteresovanih strana

28. Matrica analize zainteresovanih strana

29. SWOT analiza

30. SWOT analiza Prednosti: • Šta drugi vide kao vašu prednost? • Šta vas čini jedinstvenim? • Šta radite dobro? Slabosti: • Šta možete da unapredite? • Gde imate manje resursa u poređenju sa drugima • Šta drugi vide kao vašu slabost?

31. SWOT analiza Šanse: • Koje prednosti mogu biti pretvorene u šanse? • Koje mogućnosti možete da iskoristite? Pretnje: • Sa kakvim ograničenjima se susrećete? • Šta vaša konkurencija radi? • Da li tehnološki napredak ugrožava vaš projekat? • Da li neka od slabosti može ozbiljno da ugrozi vaše aktivnosti?

32. SWOT analiza Neka osnovna pravila: • Budite objektivni prilikom analize prednosti i nedostataka • Prednosti mogu da budu i nedostaci • SWOT analiza bi trebala da napravi razliku u tome gde ste sada u odnosu gde biste mogli da budete • Izbegnite nedoumice • SWOT analiza treba da bude kratka i jasna

33. SWOT analiza Zašto radimo SWOT analizu: • Da se nadogradimo na prednosti • Da utvrdimo slabosti • Da iskoristimo šanse • Da izbegnemo ili da upravljamo pretnjama

34. Praktičan rad Analiza zainteresovanih strana

35. Analiza problema i izbor ciljeva

36. Šta je problem? • Problem je uočeni izvor nezadovoljstva ili smanjena efikasnosti, prepreka ostvarivanju željenih rezultata

37. Analiza problema • Definisanje okvira i predmeta analize • Identifikacija osnovnih problema sa kojima se ciljne grupe i korisnici suočavaju • Vizuelizacija problema u obliku dijagrama, poznatog kao stablo problema

38. Izrada stabla problema • Identifikacija glavnih problema • Izdvajanje početnog/centralnog problema • Ustanoviti uzočno-posledične odnose • Problem-uzrok • Problem-posledica • Ustanoviti hijerarhiju odnosa • Provera valjanosti i sveobuhvatnosti dijagrama

39. Stablo problema Posledica Posledica Posledica Posledica GLAVNI PROBLEM Uzrok Uzrok Uzrok Uzrok Uzrok

40. Stablo problema Nezadovoljstvo Troškovi Ljudi povređeni Ljudi kasne VELIKI BROJ NEZGODA U SAOBRAĆAJU Neoprezni vozači Loša vozila Loši putevi Stara vozila Loše održavanje

41. Praktičan rad Izrada stabla problema

42. Stablo ciljeva • Preformulacija problema u ciljeve • Grupisanje ciljeva i uspostavljanje prioriteta među njima • Odnos uzrok-posledica pretvara se u odnos sredstvo-cilj • Uočavanje hijerarhijske relacije među njima

43. Stablo ciljeva Putnici zadovoljni Smanjeni troškovi Smanjen brojpovređenih i poginulih Ljudi stižu na vreme SMANJEN BROJ SAOBRAĆAJNIH NEZGODA Oprezniji i odgovorniji vozači Bolje stanje vozila Popravljeni putevi Bolje obučeni vozači Stara vozila zamenjena Vozila se redovno održavaju

44. Analiza strategija • Sagledavanje mogućih puteva do cilja • Izbor najoptimalnijeg načina da se stigne do cilja Izbor: • Eliminisati ciljeve koji nisu poželjni ili se ne mogu ostvariti • Eliminisati ciljeve koji su obuhvaćeni drugim projektima u ovoj oblasti • Diskusija o posledicama projekta • Utvrditi izvodljivost alternativa • Izabrati jednu alternativu kao strategiju • Ukoliko nije moguće postići dogovor uvesti dodatne kriterijume ili utvrditi opciju koja će obuhvatiti elemente stabla ciljeva

45. Analiza strategija Mogući kriterijumi: • Očekivan doprinos strateškim ciljevima • Socijalni kriterijumi (npr. rodna ravnopravnost) • Finansijski kriterijumi • Ekonomski kriterijumi • Institucionalni kriterijumi (npr. kapacitet institucije) • Tehnički kriterijumi • Kriterijum životne sredine

46. Analiza strategija Putnici zadovoljni Smanjeni troškovi Opšti cilj Smanjen brojpovređenih i poginulih Ljudi stižu na vreme SMANJEN BROJ SAOBRAĆAJNIH NEZGODA Svrha projekta Oprezniji i odgovorniji vozači Bolje stanje vozila Popravljeni putevi Rezultati Bolje obučeni vozači Stara vozila zamenjena Vozila se redovno održavaju

47. Praktičan rad Izrada stabla ciljeva Izbor ciljeva Analiza i izbor strategija

48. Faza planiranja • Definisanje logike intervencije • Procena rizika • Izrada plana aktivnosti • Izrada finansijskog plana

49. Preporuke za izradu logičke matrice • Počnite izradu logičke matrice kada počnete da planirate projekat • Logičku matricu treba da popuni osoba koja je odgovorna za planiranje i realizaciju projekta • Izradite stablo problema • Potražite pomoć ljudi koji imaju iskustva u pisanju logičke matrice • Ukoliko zastanete sa nekim delom matrice, pređite na sledeću rubriku i posle se vratite na deo koji vam je bio težak • Nastavite sa razmatranjem i revidiranjem dok ne budete sigurni da je projekat izvodljiv, a logička matrica u potpunosti logična

50. Logička matrica – redosled unosa podataka