Единый электронный архив первичных бухгалтерских документов на платформе SAP

1. Единый электронный архив первичных бухгалтерских документов на платформе SAP Docflow Solutions - решения для управления электронными документами на платформе SAP

2. Что такое электронный архив первичных документов на платформе SAP, построенный с помощью решений DFS? Поточный ввод первичных документов, полнотекстовоеи атрибутивное распознавание Централизованное хранение всех первичных документов компании в электронном виде Связь электронных документов с документами бизнес- приложений SAP ERP Атрибутный и полнотекстовый поиск документов, массовая выгрузка и печать электронных образов Возможность согласовывать документы перед проводкойили подписанием Простой пользовательский интерфейс, возможность использовать лицензии SAPPlatformStandardUser Возможность использовать для хранения файлов SAP Content Server или другое сертифицированное хранилище (OpenText, SAPERION, IBM и пр.)

3. Способы наполнения электронного архива • Документы, пришедшие от контрагентов в бумажном виде: • Регистрация, штрих-кодирование и поточное сканирование документов • Индивидуальное сканирование документов • Распознаваниеи автоматическая обработка данных первичных документовв SAP ERP • Документы, пришедшие от контрагентовв электронном видечерез операторов: • Электронные счета-фактуры, акты, накладные • Любые неформализованные документы Электронный архив документов • Документы, сформированные в SAPERP для отправки контрагентам в электронном или бумажном виде

4. Поточный ввод документов,пришедших от контрагентов в бумажном виде • Регистрация пакета документов: • Создание карточки пакета документов • Печать для каждого документа наклейки или листа-разделителя со штрих-кодом • Поточное сканирование пакетов зарегистрированных документов • Распознавание документов: • Распознавание штрих-кодов • Полнотекстовое распознавание • Распознавание данных • Архивирование документов: • Загрузка файлов в хранилище, создание ссылок на файлы в соответствующих карточках • Загрузка распознанных данных в SAP ERP, автоматическая обработка распознанных данных • КАРТОЧКА • документа • КАРТОЧКА • документа SAP Content Server

5. Регистрация пакета первичных документов, пришедших от контрагентов в бумажном виде

6. В результате поточного ввода пакет документов готов к дальнейшей обработке в электронном виде • В карточке пакета документов появляются ссылки на файлы отсканированных документов • Поля карточки заполнены распознанными данными счета-фактуры , входящего в состав пакета • Карточка доставлена исполнителю для принятия решения по дальнейшей обработке

7. Индивидуальное сканирование и распознавание отдельных документов, версии файлов

8. Интеграция SAP ERP с системами операторов электронного документооборота • Операторы • ЭДО • Очередь • входящих • документов Контрагенты Контрагенты Контрагенты Контрагенты Контрагенты DFS EDI Solution • Очередь • исходящих • документов Обмен электронными документами между SAP ERP и системами операторов ЭДО … • SAP Content Server Все операции выполняются из стандартного интерфейса SAP • Электронные документы, переданные через разных операторов, • попадают в единую очередь • Для хранения электронных документов может использоваться SAP Content Server или другое сертифицированное хранилище

9. Регистрация пакета первичных документов, пришедших от контрагентов в электронном виде

10. Карточка пакета электронных документов готова для дальнейшей обработки • В карточке пакета документов появляются ссылки на выбранные электронные документы • Поля карточки заполнены данными электронного счета-фактуры, входящего в состав пакета • Карточка доставлена исполнителю для дальнейшей обработки

11. Автоматическая обработка в SAP ERPданных бумажных и электронных счетов-фактур • Проверка правильности оформления поставщиком счета-фактуры. • Проверка наличия дубликатов входящего счета. • Поиск заказа на закупку. • При наличии в системе заказа на закупку выполняется автоматическое фактурирование - создание предварительно зарегистрированного входящего счета. • При отсутствии в системе заказа на закупку выполняется оформление документов закупки задним числом, при этом выполняется: • Поиск резервирования средств, создание заказа и счета в случае успеха. • Создание резервирования средств, заказа и счета при отсутствии резервирования. • Создание требования авансового платежа, входящей поставки и поступления материалов. • Исполнитель имеет возможность выбора ручной или автоматической обработки документов. • Предусмотрено допустимое отклонение суммы позиции счета от суммы позиции ссылочного заказа.

12. В карточке пакета документов создается ссылка на автоматически созданный входящий счет

13. Входящий счет создается со ссылкой на карточку и электронный образ счета-фактуры

14. Мониторинг обработки распознанных данных счетов-фактур в SAP ERP • Модуль мониторинга позволяет производить контроль корректности выполнения в SAP ERP всех шагов бизнес-процесса и выполнять ручную обработку документов в случае возникновения ошибок автоматической обработки.

15. Обработка ошибок –входящий счет создан, но автоматическая проводка не удалась

16. Обработка ошибок – входящий счет не создан, требуется ручной поиск заказа

17. Автоматическое сопоставление позиций счета-фактуры и заказа Распознанные данные счета-фактуры Данные документа закупки Возможность разорвать связь позиций

18. Ручное сопоставление позиций счета-фактуры и выбранных заказов Возможность ручной связи позиций

19. Поиск, выгрузка и печать документов электронного архива По атрибутам карточек По атрибутам связанных скарточками документов SAP Поиск документов По содержимому файлов Выгрузка Печать Для найденных документов можно выполнить массовую выгрузку или печать электронных образов, что позволяет быстро делать подборки требуемых документов по запросам фискальных органов. Функциональность массовой выгрузки/печати файлов легко встраивается в любые ABAP-отчеты.

20. Основные выводы Электронный архив на платформе SAP, построенный с помощью решений DFS, позволяет единообразно хранить и обрабатывать все первичные документы компании независимо от способа их получения: на бумаге или в электронном виде через операторов электронного документооборота. • Для хранения электронных документов возможно использовать SAP Content Server, который не требует затрат на лицензирование, поскольку входит в стандартную поставку SAP, а также любые сертифицированные SAP хранилища (OpenText, SAPERION, IBM Content Manager и др.). • Для работы пользователей в электронном архиве можно использовать лицензии типа SAP PlatformStandardUser. Поиск документов в электронном архиве по атрибутам и контексту, массовая выгрузка и печать найденных документов позволяет быстро делать подборки требуемых документов по запросам руководства или фискальных органов. Обработка распознанных данных бумажных счетов-фактур и данных электронных счетов-фактур в SAP ERP позволяет автоматизировать процесс регистрации

21. Преимущества построения электронного архива на платформе SAP с помощью решений DFS • Готовое к использованию решение, не модифицирует SAP-код, легко адаптируются с помощью параметризации и программных расширений. • Обеспечивает бесшовную интеграцию электронных документов с документами бизнес-приложений SAP. • Не зависит от используемой системы хранения. • Сертифицировано SAP, позволяет использовать специальные SAP-лицензии типа SAPPlatformStandardUser.