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行政 E 化 --- 公文線上簽核簡報

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行政 E 化 --- 公文線上簽核簡報. 報告人 林惠芳. 200 8/04/18. 本校線上簽核系統特色 ( 一 ). 校園行政 E 化整合平台. 本校線上簽核系統特色 ( 二 ). 整合本校校務行政資訊系統 公文製作管理系統 收文暨檔管系統 差勤系統 薪資系統等 自行研發 公文暨各式表單 透過 < 線上流管引擎工具 > 完成線上流管簽辦批核作業 ※ 提供 並會、串會並用線上流管 ,縮短 簽核流程. 本校線上簽核系統特色 ( 三 ). 透過 / 流程作業 /< 流程追蹤 > 隨時掌握公文流管. 本校線上簽核系統特色 ( 四 ).

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行政E化---公文線上簽核簡報

報告人 林惠芳

2008/04/18

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本校線上簽核系統特色(一)
  • 校園行政E化整合平台
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本校線上簽核系統特色(二)
  • 整合本校校務行政資訊系統
    • 公文製作管理系統
    • 收文暨檔管系統
    • 差勤系統
    • 薪資系統等
  • 自行研發公文暨各式表單透過<線上流管引擎工具>完成線上流管簽辦批核作業
  • ※提供並會、串會並用線上流管,縮短

簽核流程

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本校線上簽核系統特色(三)
  • 透過/流程作業/<流程追蹤>隨時掌握公文流管
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本校線上簽核系統特色(四)
  • 簽辦(核)過程透明且詳實記錄
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本校線上簽核系統特色(五)
  • 具親和力的人性化操作介面
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本校線上簽核系統特色(六)
  • 文件中心----全方位操作指導
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公文線上簽核實作前準備工作(一)
  • 備妥自然人憑證(即網路身分證)及讀卡機

※未使用電子簽章同仁需於每份公文後附之<各關卡

意見彙整表>補齊職名章

  • 下載相關軟體

參考本校線上簽核系統/文件中心/計網中心/線上簽核系統相關軟體安裝說明

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線上簽核實作前準備工作(二)
  • 下載相關軟體
    • 讀卡機安裝(讀卡機驅動光碟)

或自文件中心下載安裝

    • 進入本校線上簽核系統/【文件中心】/計網中

心/【檔案名稱】下載安裝

      • j2re-1_4_2_06_windows-i586-p.exe

【JavaRuntime安裝程式】

      • Safesign-1.0.8.42-standard.exe

【資料加解密認證安全程式】

      • PIIJNI.dll【自然人憑證用戶端程式(一)】
      • HiCOSPKCS11.dll【自然人憑證用戶端程式(二)】
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公文線上簽核實作前準備工作(三)
  • 檢查本校線上簽核系統/員工資訊/個人人事基本資料之正確性
    • 單位、職務、姓名等資料

(管理單位--人事室、事務組)

    • 請自行維護分機號碼(管理單位—事務組)
    • 請自行維護e-mail帳號(管理單位—計網中心)
  • 確認<單位登記桌>人員名單
      • <單位登記桌>為線上固定關卡用於指派會辦承

辦人

      • 一級登記桌&二級登記桌
      • 線上提供人員新增、異動申請及簽核作業
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決定公文線上簽核流程因素(一)
  • <發文種類> <決行層級>
    • 書函中山 校長決行
    • 書函一級
    • 簽稿
    • 開會通知中山 一級主管決行
    • 開會通知一級

<發文種類><決行層級>之抉擇

將決定公文線上簽核流程走向之主幹

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決定公文線上簽核流程因素(二)
  • 並會
    • 適用平行層級
    • 線上同時傳遞送達
    • 同一關卡無法重覆執行並會,僅開放執行一次
  • 串會
    • 適用平行、由下而上、由上而下等各層級
    • 每次僅能串會一人,但串會次數不限
    • 限同一級單位或同二級單位人員之選擇
    • 串會名單【空白】系統自動回到【承辦人】或【會文承辦人】關卡
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公文線上簽核----串會作業
  • 串會作業
    • 下拉選擇<指定下一關人員>,

按<完成>後,系統自動執行串會作業

    • 會(審、核)文人員不選擇串會人員--

系統自動回到承辦者端或會辦承辦

者端

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決定公文線上簽核流程因素(三)
  • 職務角色

承辦單位端 會辦單位端

單位登記桌(一級、二級) 會辦單位登記桌

承辦人(創稿人)(發文人員) 會辦承辦人

會文人員 會文人員

單位內審稿(核)人 會核人員

單位決行

校長決行端 中山發文端

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退文流程
  • 【主管】--於【我的意見】填妥【退回原因】

則系統自動退回【承辦人】關卡

  • 【承辦人】--勾選□退回,則系統自動退回

【創稿人】關卡

  • 【單位登記桌人員】---

填妥【退回原因】並勾選□退回,

則系統自動退回【承辦人】關卡

  • 【會文承辦人】---

填妥【退回原因】並勾選□退回,

則系統自動退回前一關

【單位登記桌人員】關卡

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本校公文線上簽核啟用時間及範圍
  • 第一階段實施公文表單-- 96年11月16日

書函中山大學、書函一級

  • 第二階段實施公文表單-- 97年4月15日

書函【中山大學、書函一級】改版

簽稿

開會通知【中山大學、書函一級】

(預計97年4月25日)

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簡報完畢

敬請 指教謝謝!

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