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行政 E 化 --- 公文線上簽核簡報 PowerPoint PPT Presentation


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行政 E 化 --- 公文線上簽核簡報. 報告人 林惠芳. 200 8/04/18. 本校線上簽核系統特色 ( 一 ). 校園行政 E 化整合平台. 本校線上簽核系統特色 ( 二 ). 整合本校校務行政資訊系統 公文製作管理系統 收文暨檔管系統 差勤系統 薪資系統等 自行研發 公文暨各式表單 透過 < 線上流管引擎工具 > 完成線上流管簽辦批核作業 ※ 提供 並會、串會並用線上流管 ,縮短 簽核流程. 本校線上簽核系統特色 ( 三 ). 透過 / 流程作業 /< 流程追蹤 > 隨時掌握公文流管. 本校線上簽核系統特色 ( 四 ).

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行政 E 化 --- 公文線上簽核簡報

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Presentation Transcript


E

行政E化---公文線上簽核簡報

報告人 林惠芳

2008/04/18


E

本校線上簽核系統特色(一)

  • 校園行政E化整合平台


E

本校線上簽核系統特色(二)

  • 整合本校校務行政資訊系統

    • 公文製作管理系統

    • 收文暨檔管系統

    • 差勤系統

    • 薪資系統等

  • 自行研發公文暨各式表單透過<線上流管引擎工具>完成線上流管簽辦批核作業

  • ※提供並會、串會並用線上流管,縮短

    簽核流程


E

本校線上簽核系統特色(三)

  • 透過/流程作業/<流程追蹤>隨時掌握公文流管


E

本校線上簽核系統特色(四)

  • 簽辦(核)過程透明且詳實記錄


E

本校線上簽核系統特色(五)

  • 具親和力的人性化操作介面


E

本校線上簽核系統特色(六)

  • 文件中心----全方位操作指導


E

公文線上簽核實作前準備工作(一)

  • 備妥自然人憑證(即網路身分證)及讀卡機

    ※未使用電子簽章同仁需於每份公文後附之<各關卡

    意見彙整表>補齊職名章

  • 下載相關軟體

    參考本校線上簽核系統/文件中心/計網中心/線上簽核系統相關軟體安裝說明


E

線上簽核實作前準備工作(二)

  • 下載相關軟體

    • 讀卡機安裝(讀卡機驅動光碟)

      或自文件中心下載安裝

    • 進入本校線上簽核系統/【文件中心】/計網中

      心/【檔案名稱】下載安裝

      • j2re-1_4_2_06_windows-i586-p.exe

        【JavaRuntime安裝程式】

      • Safesign-1.0.8.42-standard.exe

        【資料加解密認證安全程式】

      • PIIJNI.dll【自然人憑證用戶端程式(一)】

      • HiCOSPKCS11.dll【自然人憑證用戶端程式(二)】


E

公文線上簽核實作前準備工作(三)

  • 檢查本校線上簽核系統/員工資訊/個人人事基本資料之正確性

    • 單位、職務、姓名等資料

      (管理單位--人事室、事務組)

    • 請自行維護分機號碼(管理單位—事務組)

    • 請自行維護e-mail帳號(管理單位—計網中心)

  • 確認<單位登記桌>人員名單

    • <單位登記桌>為線上固定關卡用於指派會辦承

      辦人

    • 一級登記桌&二級登記桌

    • 線上提供人員新增、異動申請及簽核作業


E

決定公文線上簽核流程因素(一)

  • <發文種類> <決行層級>

    • 書函中山 校長決行

    • 書函一級

    • 簽稿

    • 開會通知中山 一級主管決行

    • 開會通知一級

      <發文種類><決行層級>之抉擇

      將決定公文線上簽核流程走向之主幹


E

決定公文線上簽核流程因素(二)

  • 並會

    • 適用平行層級

    • 線上同時傳遞送達

    • 同一關卡無法重覆執行並會,僅開放執行一次

  • 串會

    • 適用平行、由下而上、由上而下等各層級

    • 每次僅能串會一人,但串會次數不限

    • 限同一級單位或同二級單位人員之選擇

    • 串會名單【空白】系統自動回到【承辦人】或【會文承辦人】關卡


E

公文線上簽核----並會作業


E

公文線上簽核----串會作業

  • 串會作業

    • 下拉選擇<指定下一關人員>,

      按<完成>後,系統自動執行串會作業

    • 會(審、核)文人員不選擇串會人員--

      系統自動回到承辦者端或會辦承辦

      者端


E

決定公文線上簽核流程因素(三)

  • 職務角色

    承辦單位端 會辦單位端

    單位登記桌(一級、二級) 會辦單位登記桌

    承辦人(創稿人)(發文人員) 會辦承辦人

    會文人員 會文人員

    單位內審稿(核)人 會核人員

    單位決行

    校長決行端 中山發文端


E

退文流程

  • 【主管】--於【我的意見】填妥【退回原因】

    則系統自動退回【承辦人】關卡

  • 【承辦人】--勾選□退回,則系統自動退回

    【創稿人】關卡

  • 【單位登記桌人員】---

    填妥【退回原因】並勾選□退回,

    則系統自動退回【承辦人】關卡

  • 【會文承辦人】---

    填妥【退回原因】並勾選□退回,

    則系統自動退回前一關

    【單位登記桌人員】關卡


E

  • 公文製作<連接流程>


E

首頁或流程作業/<待辦事項>畫面


E

電子表單


E

本校公文線上簽核啟用時間及範圍

  • 第一階段實施公文表單-- 96年11月16日

    書函中山大學、書函一級

  • 第二階段實施公文表單-- 97年4月15日

    書函【中山大學、書函一級】改版

    簽稿

    開會通知【中山大學、書函一級】

    (預計97年4月25日)


E

簡報完畢

敬請 指教謝謝!


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