Propuesta de Procedimiento para la Ejecución por las Áreas de los Fondos Descentralizados

1. Propuesta de Procedimiento para la Ejecución por las Áreas de los Fondos Descentralizados

2. Sobre la Asignación de Fondos a las Áreas. • La Dirección Universitaria de Planificación y Estadísticas (DUPE) notificará trimestralmente fondos en función del plan definido para el año y de los ingresos y disponibilidad financiera que tenga la Universidad. Esto consta de dos acciones: • Se notifica a cada Jefe de Programa y Área la asignación realizada, mediante carta de disponibilidad. Este proceso de hará digital cuando estén creadas las condiciones informáticas. • 2. Se notifica a la Dirección de Economía de la UPAUH (VRS) la asignación realizada a cada programa y área.

3. Sobre la Asignación de Fondos a las Áreas. 2. La Dirección de Economía de la UPAUH (VRS) controlará la ejecución de los fondos asignados a partir de la carta de disponibilidad abonando las asignaciones realizadas. 3.El monto total de fondos a descentralizar debe disponerse en las cuentas de la UPAUH, para lo cual se informará por la DUPE al MES lo correspondiente del total de presupuesto de la UH que debe ser transferido a esta entidad. 4. Los gastos descentralizados a la UPAUH (VRS) solo se ejecutarán por las partidas de Materias Primas y Materiales (recursos de almacenes de ATM o transporte), o Mantenimiento (recursos de almacén de ferretería o servicios contratados de reparación o mantenimiento). Este proceso es el habitual que ejecuta la Universidad.

4. Sobre la Asignación de Fondos a las Áreas. 5. Cualquier gasto que se requiera de otra partida, las cuales tienen restricciones, tendrá que ser solicitada por el Jefe del Área al Vicerrector Jefe del Programa, el cual aprobará en consulta con el Vicerrector de Economía su ejecución. 6. En el caso, que sea necesaria la ejecución por la UPUH, esta será aprobada por el Vicerrector de Economía, y se ejecutará por la Dirección de Economía de esta entidad, a la cual se le transferirán los fondos correspondientes. 7.Los fondos ejecutados serán deducidos de asignaciones posteriores a las áreas o programas.

5. Sobre la Asignación de Fondos a las Áreas. 8. Los vicerrectores decidirán las actividades y montos a financiar con los recursos que tienen bajo su control aprobados por el rector, y serán transferidos a áreas, o dedicados a gastos centrales según corresponda. Si se corresponde con partidas de materias primas y materiales, o mantenimiento se notificarán a las áreas y transferirán a la UPAUH (VRS), de manera similar a la definida en el acápite 1.

6. Sobre la Ejecución de los Fondos por las Áreas. Las Áreas identifican una necesidad o demanda la cual podrán satisfacer con sus fondos ejecutando una de estas tres variantes: 1.Adquirir insumos y materiales en los almacenes de ATM, Ferretería y Transporte. 2. Realizar mantenimientos con la DOM, o contratados por la DOM a terceros. 3. Contratar servicios a terceros, con la aprobación del Jefe del Programa

7. Sobre la Ejecución de los Fondos por las Áreas. Para adquirir recursos en los almacenes. 1. Los almacenes exportarán sus inventarios valorados, controlados por el sistema Assets, al servidor de contabilidad de la UPAUH semanalmente. 2. La UPAUH hará salvas de la información y entregará semanalmente los inventarios a la DUPE, la cual los colocará en la página WEB de la gestión económica. De esta forma será accesible por las áreas los inventarios existentes en los almacenes. Este proceso se hará de viernes a lunes. 3.El área tendrá en su carta de disponibilidad los fondos que puede ejecutar, y podrá a partir de los inventarios valorados calcular el presupuesto de sus necesidades, y decidir las compras a realizar.

8. Sobre la Ejecución de los Fondos por las Áreas. Para adquirir recursos en los almacenes. 4.El área llenará la solicitud de materiales, para lo cual podrá bajar de la WEB el modelo habilitado. Hasta tanto se informatice el procedimiento de compras se hará la gestión por el método tradicional. 5.El especialista del sistema Assets en los almacenes descontará de la carta de disponibilidad, con las referencias del vale de salida, el monto de los recursos despachados.

9. Sobre la Ejecución de los Fondos por las Áreas. Para solicitar cheques. 1.El área solicitará a la Dirección de Economía de la UPAUH el pago de una operación autorizada, a través de la Dirección de Aseguramiento, la Dirección de Obras y Mantenimiento, o el Departamento de Transporte. La diferencia con el procedimiento habitual, es que la mercancía en el momento que sea adquirida le será reservada. 2.En el caso de servicios, es decir no pasan recursos por almacén, la Dirección de Economía que haga el pago, descontará los fondos de la carta de disponibilidad.

10. FI N