Les objectifs de la formation

1. « PREPARER et CONDUIRE UNE RÉUNION »formation à destination de la cellule d’Appui à l’Ordonnateur National du Fond Européen de Développement Les 7– 8 et 9 janvier 2013 Animé par Boubou SYLLA - Consultant FormateurDirecteur Général EmergenceTel : 20 22 87 53 / 41 06 13 17bsylla@yahoo.fr

2. Les objectifs de la formation A l’issue de la formation : • Préparer, organiser et animer • Animer en tenant compte des différents jeux d’acteurs et de la dynamique de groupe • Prendre des notes et rédiger un relevé de décisions • Préparer le suivi des plans d’actions

3. Les principales difficultés rencontrées Pour l’animateur / Participants • Peur du groupe (compte tenu d’expériences passées difficiles) • Manque de clarté sur les objectifs à atteindre • Difficultés à canaliser ou à recadrer • Évitement des tensions • Difficulté de communication • Échanges conflictuels

4. A quoi servent les réunions ? Les réunions sont un moyen : • de partager, d’échanger et de concerter • de susciter des réflexions collectives

5. Définition Une réunion de travail : réunir les personnes concernées : • Informer • échanger • résoudre un problème • travailler sur des idées • recueillir de l’information • prendre des décisions • effectuer un bilan

6. Conduite de réunion : C’est l’ensemble des actions à entreprendre afin d’organiser et de mener une réunion dans de bonnes conditions et permettant de la faire suivre d’effets.

7. Une réunion a du sens dès lors où elle permet de : • Gagner du temps, • Confronter utilement les points de vue, • Stimuler l’esprit d’équipe,

8. Analyses des réunions mal « vécues » èsix grandes catégories de causes : • Attitudes et sentiments personnels du participant • Attitude de l’animateur • Contenu en lui même • Ambiance • Attitude des autres participants • Organisation de la réunion

9. AVANT LA RÉUNION PREPARER ET SE PRÉPARER

10. Les différents types de réunions • Information descendante • Information ascendante • Prise de décision • Brainstorming • Négociation • Echanges

11. LES CINQ POINTS CLÉ : • 1 – Clarifier l’opportunité d’une réunion • 2 – Fixer l’objectif • 3 – Etablir et transmettre l’ordre du jour • 4 – Choisir les participants • 5 – Organiser les aspects matériels

12. SE PRÉPARER • Etre clair avec son positionnement : • qui je suis, • quel est mon rôle ? • Etre clair avec ses objectifs.

14. Récapitulatif séance du 7/01 1 - Les réunions sont un moyen : • de partager, d’échanger et de concerter • de susciter des réflexions collectives 2 - Quelques points clés d’une réunion • Fixer l’objectif • Etablir et transmettre l’ordre du jour • Choisir les participants • Organiser les aspects matériels 3 - Préparer et se préparer • Etre clair avec son positionnement : • qui je suis, • quel est mon rôle ? • Etre clair avec ses objectifs.

15. SE PREPARER SE PRÉPARER • Etre clair avec son positionnement : qui je suis, quel est mon rôle ? • Etre clair avec ses objectifs. • Sur le fond • Bien connaître le (les) sujet(s) • Structurer le déroulement de la réunion • Etre clair avec le/les message à faire passer ; le plus important • Identifier les questions ou difficultés potentielles • Identifier les risques potentiels dans la réunion : qui, quel sujets, rapports de force… • Sur la forme • Se préparer psychologiquement (visualiser, s’entraîner…) • Préparer des notes ou des fiches supports

16. Animer une réunion • L’animateur doit: • Susciter l’intérêt du groupe au thème de la réunion, en favorisant un climat coopératif, • Faciliter la production du groupe pour atteindre l’objectif

17. Rôles de l’animateur 1/1 • Accueillir les participants • Poser le cadre • Gérer le temps • Attitudes et savoir-faire • Ecouter de façon attentive

18. Rôle de l’animateur 1/2 • Métacommuniquer • S’exprimer de façon assertive • Observer et appréhender le langage non verbal • Entrer en relation avec l’autre, pour bien communiquer, c’est : • Reformuler • Plusieurs types de reformulation 

19. Phénomènes de groupe 1/2 Pour bien jouer son rôle, l’animateur doit tenir compte des phénomènes de groupe. Les principaux phénomènes de groupe : • Rôles • Pression de conformité • Réseaux d’affinité, complicités

20. Phénomènes de groupe 2/2 • Mode de communication • Influences et jeux de pouvoir • Conflits et régulations • Animosités • Résistances au changement

21. Prendre la parole • Présenter ses idées de façon Structurée (donc à préparer) Précise et concise (dire l’essentiel) Pédagogique (adaptée à chaque public) • Avant de prendre la parole être clair avec son objectif  Annoncer les points majeurs qui vont être évoqués Cadrer son intervention Annoncer le temps de votre intervention • S’exprimer clairement  Débit pas trop rapide et mélanger des pauses Articulation Volume : être entendu de tous Rythme S’adresser à tous / regard Être attentif aux réactions et comportements non verbaux

22. Conclure la réunion • Un temps important qu’il convient de ne pas négliger. • Reformulation finale qui permet de vérifier que tout le monde partage la même perception des décisions prises ou des informations données. • Constitue un pont entre la réunion et son suivi, entre les discussions engagées et les actions qui vont en découler.

23. Conclure la réunion • Quoi ? • Effectuer la synthèse du travail du groupe, du cheminement parcouru, • Rappeler ou nommer les principales actions à mettre en œuvre, • Fixer les activités pour les personnes concernées et le planning, • Remercier les participants, • Donner du feed-back par rapport au déroulé de la réunion, • Fixer la date de la prochaine réunion (selon le contexte).

24. Conclure la réunion • Après la réunion : Suivre l’application des décisions Procéder à l’évaluation de la réunion : a-t-on atteint les objectifs ? Chacun a-t-il pu s’exprimer comme il le souhaite ? Ya-t-il eu des points inattendus ?

25. Le compte rendu • Une réunion est considérée comme efficace dans son suivi, et notamment quand elle fait l’objet d’un compte-rendu qui est diffus • Pour quoi ? • Pour raviver la mémoire des participants de la réunion et dégager les éléments essentiels du travail effectué à cette occasion, • Pour constituer des archives écrites sur le travail du groupe concerné et sur les décisions prises par ses membres • rapidement

26. Le compte rendu • Pour qui ? Pour les participants de la réunion, les membres du groupe absents de la réunion et pour toute personne intéressée par le contenu de la réunion (partenaires, commanditaires …) • Quoi ? Le compte rendu de réunion précise : Les participants à la réunion Les absents de la réunion (éventuellement en indiquant les personnes excusées) Les autres personnes intéressées par les décisions de la réunion (destinataires en copie « pour information ») Le lieu de la réunion ou le mode de réunion

27. Le compte rendu • La date de la réunion, • L’objet de la réunion • Le nom du rédacteur du compte rendu • Pour chaque point abordé • Un résumé des échanges • La conclusion • Les décisions prises • Les actions décidées lors de la réunion, affectées à l’un ou l’autre des participants, avec un objectif de date de réalisation. • QUI FAIT CE TRAVAIL DÉLICAT ET TRES IMPORTANT

28. Secrétaire de séance • Est la personne volontaire ou désignée, qui prend les notes et rédige le compte rendu de réunion. son rôle est aussi important pendant et après la réunion. Obligations : Travail de synthèse Objectivité Ecoute très développée • Il s’agit d’un écrit délicat à rédiger, qui nécessite des qualités humaines, intellectuelles et rédactionnelles. • Dès la fin de la réunion, il rédige le compte-rendu qu'il adressera ensuite à chacun des participants.

29. Rédaction du compte rendu • Préparation  • 1. S’assurer de prendre suffisamment de notes au cours de la réunion • 1.1 Organiser ses notes afin qu’elles soient conformes au déroulement de la réunion (grands titres correspondant aux points à l’ordre du jour). • 1.2 Prendre soin de noter les éléments les plus importants : décisions, opinions de certains participants, répartition des tâches. • 2. Déterminer les renseignements à rapporter dans le compte rendu • 2.1 À partir notes, sélectionner les renseignements pertinents pour la rédaction du compte rendu. • 2.2 Si les notes prises sont incomplètes, consulter au besoin d’autres participants de la réunion.

30. Rédaction du compte rendu • Plan  • 3. Structurer le compte rendu d’après l’ordre du jour suivi lors de la réunion • 3.1 Utiliser l’ordre du jour comme plan général du compte rendu. • 3.2 S’assurer que les sections du compte rendu ainsi que leurs titres correspondent aux points de l’ordre du jour.

31. Rédaction du compte rendu • Rédaction  • 4. Résumer chaque sujet abordé à la réunion • A partir de la sélection effectuée dans ses notes, rédiger un court texte à propos de chaque point de la réunion • Présentation : • 5. Numéroter les points, de préférence en conformité avec la numérotation de l’ordre du jour. • 6. Ne pas dépasser trois pages.