Sygefraværets mysterium: Nedbringelse af sygefravær i Københavns kommune

1. Sygefraværets mysterium: Nedbringelse af sygefravær i Københavns kommune

2. Disposition • I. Hvad er problemet? • II. Hvad skaber sygefravær? • Hvad kan man gøre ved det? • Hvad har KK gjort – eksempler på initiativer. ReD Associates og Københavns Kommune

3. Udfordring – at reducere sygefraværet • I 2006 var sygefraværet 18,4 dage pr. medarbejder i gennemsnit. • I 2006 blev det besluttet at sygefraværet skulle nedbringes med mindst 2 dage pr. medarbejder pr. år inden udgangen af 2009. • Kommunens forvaltninger tog en lang række initiativer: vedr. ledelse, håndtering af sygefravær, bureaukrati, trivsel mm. ReD Associates og Københavns Kommune

4. Spørgsmål • Hvordan udviklede sygefraværet sig fra 2006 til 2007 ? • Sygefraværet faldt ca. 15% i 2007 • Sygefraværet steg ca. 15% i 2007 ReD Associates og Københavns Kommune

5. Hvad er det vi ikke ved om sygefravær? • Vi havde brug for ny viden til at identificere årsager til sygefravær og komme med forslag til indsatser. • Vi inviterede ReD Associates til at studere tre grupper, der var særligt udsatte for højt sygefravær og give en analyse af årsagerne til det høje sygefravær samt et bud på indsatser, der kan nedbringe det. ReD Associates og Københavns Kommune

6. Metode • 37 dybderespondenter (SOSU, pædagoger, kontoradministrative): • - Nuværende og tidligere langtidssyge • - Raske medarbejdere • - Ledere • Dataindsamling: • - Hjemmebesøg (syge) • - Observationer og interview på arbejdspladser • - Ekspertinterviews og telefoninterviews (21 yderligere lokale • ledere) • - Statistik • Fokus: • - Psykisk betinget sygefravær • - Lederes og medarbejderes oplevelse af sygefravær og årsager • - Ikke forvaltningernes SOCIALVIDENSKABELIG - Nedefra-og-op perspektiv - Kontekstuel data - Dybdegående, kvalitativ forståelse ReD Associates og Københavns Kommune

7. Kort fravær (0-8 uger): Stabilt fra 2005 til 2007 (Q3) Langt fravær (8+ uger): Vokset 29% fra 2005 til 2007 (Q3), 20% flere langtidssyge, 8% længere fravær 5% af medarbejderne står for 1/3 af sygefraværet Fokus på langtidssyge Kort fravær (0-8 uger): Stabilt fra 2005 til 2007 (Q3) Langt fravær (8+ uger): Vokset 29% fra 2005 til 2007 (Q3), 20% flere langtidssyge, 8% længere fravær 5% af medarbejderne står for 1/3 af sygefraværet ReD Associates og Københavns Kommune

8. Fire hovedårsager til sygefravær • 1. Pres på kerneydelsen forringer medarbejdernes arbejdsglæde • 2. Afstand mellem institution og forvaltning svækker tillid • 3. Mangelfuld ledelse undergraver arbejdsfællesskabet • 4. Berøringsangst over for sygefravær forværrer problemerne ReD Associates og Københavns Kommune

9. 1. Pres på kerneydelsen mindsker arbejdsglæden Pædagoger: At anvende faglighed til at udvikle børnene/brugerne SOSU: At give og modtage omsorg Kontoradministrative: At opnå “flow” i arbejds-udførelse ReD Associates og Københavns Kommune Hvad motiverer og giver arbejdsglæde?

10. 1. Pres på kerneydelsen mindsker arbejdsglæden SOSU, kontoradministration, pædagoger AC’ere Løn Løn Social status Social status Kontrol Kontrol Kerneydelsen Kerneydelsen Karriere- muligheder Personlig udvikling Karriere- muligheder Personlig udvikling ReD Associates og Københavns Kommune Forskellig betydning af kerneydelsen

11. 1. Pres på kerneydelsen mindsker arbejdsglæden Løn Vanskelige brugere Sprogtests Social status Kontrol Kerneydelsen Dokumentation Rapportering Karriere muligheder Personlig udvikling ReD Associates og Københavns Kommune Hvad presser kerneydelsen?

12. “Du er uddannet til omsorgsarbejde, men befinder dig mere i en sfære, hvor du er ildslukker samtidig med, at der bliver stillet højere og højere krav til, at du skal dokumentere. Ting, som ikke er dårlige, nødvendigvis, men der følger bare ikke ressourcer med. Det er en stressfaktor, at tiden sammen med børnene ikke længere er så vigtig. For 5-årstest er jo ikke noget, vi synes er vigtigt som fagpersoner.” Medarbejder Eksempel ReD Associates og Københavns Kommune

13. 2. Afstand mellem institution og forvaltning svækker tillid Statistik Børn og forældre Sprogtest Få hverdagen til at hænge sammen PÆDAGOGER Udvikling FORVALTNING Budgettering Læseplaner KERNEYDELSE Faglig frihed Sygefravær Forberedelse til skolestart Syge kolleger Læring for livet Pligt overfor samfundet Pligt overfor enkelte Forskelligt sprog for kerneydelsen. Faggrupperne mangler eget sprog, der udtrykker, hvad det er de kan. ReD Associates og Københavns Kommune

14. 3. Mangelfuld ledelse undergraver arbejdsfællesskabet “Vi har et kastesystem i Københavns Kommune. HK´erne hører til de laveste kaster. DJØF´erne er Gud. Det er dem, der laver indstillingerne til direktionen” Medarbejder

15. 3. Mangelfuld ledelse undergraver arbejdsfællesskabet “Man har en fornemmelse af, at ingen kontorer i forvaltningen koordinerer. De pumper bare opgaver ud. De ved bare ikke, der ligger otte andre opgaver. Der mangler nogen, der forsvarer os og siger ‘nej, de har også fået mange opgaver på det sidste. Jeg kan godt forstå, der er mange ledere, der knækker halsen, for det er virkelig slemt” Medarbejder

16. 3. Mangelfuld ledelse undergraver arbejdsfællesskabet ”Der er så mange opgaver hver dag, som jeg ikke kan nå, så jeg er bare nødt til at lukke øjnene og gå hjem” Leder ”Vi diskuterede arbejdspladsen ihjel. Det skabte en masse samarbejdskonflikter, og det mistede vi 3 medarbejdere på, heraf blev 2 langstidssygemeldt. De kom aldrig tilbage.” Medarbejder “Frasorterede medarbejdere bliver placeret i “Endestationskontoret”. Leder ReD Associates og Københavns Kommune

17. 4. Berøringsangst over for sygefravær forværrer problemerne “Når arbejdet hober sig op, vågner jeg op med en knaldende hovedpine og bliver hjemme” “Det er nemmere at melde sig syg end at bede om en fridag eller afspadsering, for der bliver ikke stillet nogen spørgsmål, når man er syg” “Når ens kolleger har været syge tænker jeg: ‘Nu er det også snart min tur’” ReD Associates og Københavns Kommune

18. 4. Berøringsangst over for sygefravær forværrer problemerne “Jeg ved det lyder kynisk, men det er virkelig svært at skille sig af med folk, som vi ved, ikke kommer tilbage. Københavns Kommune har længere og mere besværlige afskedigelsesprocedurer end andre kommuner” “Vi må selv lave statistiske opgørelser over sygefravær manuelt og indkalde til samtaler ud fra det. Det er noget bøvl. Jeg ville gerne have en mail hver måned med statistiske data, og ud fra den få at vide, hvem der skal indkaldes til en sygefraværssamtale” ReD Associates og Københavns Kommune

19. Løsningsretninger LØSNINGSRETNING Genskab arbejdsglæde og motivation Skab tillid mellem forvaltnings-niveauerne Sæt lederne i stand til at genetablere arbejdsfællesskabet Skab klarhed og konsekvens i håndteringen af syge medarbejdere UDFORDRING Pres på kerneydelsen reducerer arbejdsglæden En voksende afstand mellem forvaltninger og institutioner undergraver tillid og loyalitet Mangelfuld ledelse undergraver arbejdsfællesskabet Berøringsangst over for sygefravær medfører negativt sygdomsmønster ReD Associates og Københavns Kommune

20. Anbefaling #1 FJERN PRESSET FRA KERNEYDELSEN • Ved for eksempel at undersøge følgende: • Er nogle af kravene om dokumentation overflødige og kan fjernes? • Hvordan får man skabt mere ejerskab til dokumentation m.v.? (ikke al dokumentation opleves negativt) • Kan andre end lederne varetage administrative opgaver? • Hvilke andre muligheder er der for at give institutionerne arbejdsro - herunder koordination af kontakt fra forvaltningerne? ReD Associates og Københavns Kommune

21. Anbefaling #2 BYG BRO OVER KLØFTEN MELLEM FORVALTNINGER OG INSTITUTIONER • Ved for eksempel at undersøge følgende: • Har forvaltninger og institutioner en forskellig opfattelse af, hvad kerneydelsen er, eller opfattes det blot sådan? • I så fald, hvordan får man så skabt et fælles fremtidigt billede og sprog af kerneydelsen? • Hvordan kan de tre faggrupper få deres eget sprog om kerneydelsen? ReD Associates og Københavns Kommune

22. Anbefaling #3 SÆT LEDERNE I STAND TIL AT GENETABLERE ARBEJDSFÆLLESSKABET • Ved for eksempel at overveje: • Hvordan sikrer man ledelse af lederne? • Hvordan får man identificeret og hjulpet de ledere, der har mistet overblikket? • Hvordan får man stoppet gennemstrømningen af vikarer? • Hvordan får man alle ledere til at se, anerkende og værdsætte sine ansatte? ReD Associates og Københavns Kommune

23. Anbefaling #4 SKAB KLARHED OG KONSEKVENS I HÅNDTERINGEN AF SYGE MEDARBEJDERE • Ved for eksempel at overveje: • Hvordan kan negative sygdomsmønstre håndteres konsekvent? • Hvordan tilvejebringes den statistik lederne efterspørger? • Er der de rette incitamenter til at få syge hurtigt tilbage på jobbet? • Er der behov for hurtigere afskedigelses-procedurer? • Hvad kan man gøre i stedet for ”endestations-politikken? ReD Associates og Københavns Kommune

24. Hvad arbejdes der med i KK ? • Nyt styringskoncept • Afbureaukratisering • Sygefraværsreform • Ledelsesudvikling ReD Associates og Københavns Kommune

25. Ad 1. Nyt styringskoncept • I budget 2010 er aftalt, at der skal udvikles en model, så det bliver lettere at være leder for institutionerne i hele kommunen. • Konceptet skal udvikles frem mod 2011. • Målet er at skabe tydeligere ledelsesrum. ReD Associates og Københavns Kommune

26. Ad 2. Afbureaukratisering Vi tænker os meget grundigt om før vi beder institutioner om noget. Eksempler: • Ikke alle institutioner ikke behov for en politik for forebyggelse af vold mod medarbejdere • Onsdagspakken. ReD Associates og Københavns Kommune

27. Ad 3. Sygefraværsreformen • Tidlig indsats • Også foranlediget af regeringens sygefraværsreform er der iværksat en meget omfattende indsats overfor de syge, allerede i 4-8 uge. Senest i budget 2010 er der afsat 16 mio. kr. til den indsats. ReD Associates og Københavns Kommune

28. Ad 4. Ledelsesudvikling • Ud over opfølgningen på trepartsaftalen (diplomuddannelser til alle ledere i borgernære enheder) er der en række tværgående indsatser; talentudviklingsprogrammer på forskellige niveauer og talentudvikling af ledere i borgernære enheder samt førlederprogram og mentorordning. ReD Associates og Københavns Kommune

29. Hvordan ser tallene ud i dag ? ReD Associates og Københavns Kommune

30. Yderligere information • Her kan du finde rapporterne: Afbureaukratisering og bedre plads til kerneydelsen (Oktober 2008)Analyse og anbefalinger til Københavns Kommune.Nedbringelse af sygefravær i Københavns Kommune  (Januar 2008)En kvalitativ analyse af de faktorer, der tilsammen udløser sygefravær i Københavns Kommune. • http://www.kk.dk/FaktaOmKommunen/LedelseOgPersonale/MaalingerRapporterOgStatistik/OevrigeRapporter.aspx ReD Associates og Københavns Kommune