Implementering – en sociotekniske tilgang

1. Implementering – en sociotekniske tilgang Delegation-inskription & Diffussion- og translation

2. Delegering & Inskriptioner • Delegering: • Overdragelse af socialitet til noget artefakter • Ex: sikkerhedsbælte • Ex: en dør • Væg-hul • Dør • Hængsel • Dørlukker • Fjeder • Hydraulisk

3. Delegering & Inskriptioner • Inskriptioner: • ’Handlings-programmer’ for artefakter og aktører • Eksempel: Hotel-nøgler

4. Delegationer & Inskriptioner: F.eks EPJ-Medicin • Delegationer: • Akkumulation af data • Distribution af data • Automatisering (overføring dag-dag, medicinbestilling, lagerføring) • Inskriptioner • Læger skal skrive medicin-ordination på medicinskemaet • 1. standardsortiment – 2. rekommanderet – 3. hele varekataloget • ”Det ordinerede præparat ligger udenfor det rekommanderede sortiment. Skal der vælges synonym-præparat?”

5. Diffusion-modellen

6. Diffusion-modellen • Ny teknologi introduceres og spreder sig uhindret • Der er en starthastighed og en retning. De ændres kun, hvis den ny teknologi møder modstand – f.eks. ’uvillige medarbejdere’, ’modstand mod forandring’, ’manglende forandringsparathed’, ’gamle organisationsstrukturer’  fokus på modstand • Magic bullet-theory

7. Oversættelses-modellen • Ny teknologi gives videre fra en aktør til den næste • Hastighed og retning afhænger hele tiden af den næste aktør – spillet er ikke slut før fløjten lyder • Fokus på at holde processen i gang og fastholde dens retning • Forandring er en læreproces

8. Implementering

9. Computerworld foråret 2006

10. Pilotdrift af Medicin-modulet (MEM) Efteråret 2002 (Bossen & Madsen) • Pilotdriftens formål: • Afprøve MEMs funktionalitet • Afsøge MEM for fejl • Komme med forslag til forbedring af MEM • Undersøge MEM i forhold nye arbejdsgange • Komme med forslag til udrulning af MEM på andre hospitalsafdelinger • Mål: • Test i 8 uger fra 16. september

11. Implementering af EPJ i Århus • ”Vi klinikere er vant til, at vi ikke tager noget i brug, før vi er helt sikre på, at det virker. Det er vi nødt til af hensyn til patienterne. Vi starter normalt ikke flyvemaskinen, før alt er klart, aftestet og oppe at køre. Vi var blevet fortalt, at det ville være noget anderledes i forbindelse med IT og med EPJ. Vi var blevet advaret om, at vi nok skulle regne med at samle flyet, mens vi var i luften. Men her under pilotdriften har vi ikke engang fået udleveret delene.” (En læge)

12. 2002 2003 DVH server genstartes Firewalls Systemet ustabilt Adm 2: 17.9 (4dg) Super 2: 9.10 (2dg) Time-out Time-out DVHs server brudt ned Undervisning ikke gennemført Task Force 1 Migrering DVH-Driften Bruger-adm. Logistik-model PAS CPR-numre Task Force 2 Ingen præparatliste Lokal installation Juni Juli August September Oktober November December Undervisning Adm 1: 12.8 (4dg) Super 1: 3.9 (2dg) Pilotdrift Start 1: 16.9 Start 2: 30.9 Start 3: 21.10 Start 4: 25.10 Start 5: 28.10 Start 1.11 Pilotdrift af Medicin-modulet. Efteråret 2002

13. HASTIGHED Login og opstart af MEM: 3-4 min. Oprettelse af patient: 2½ min. Skift mellem patienter: 1-2 min. Fremkomst af medicinoversigt ved patient med 15 præparater: 1½ min. Ønskede Del af kliniske hverdag Ustabilitet MEM/EPJ går i stå og pc’en eller serveren skal genstartes eller forbindelsen genetableres Ansvars- og opgavefordeling: DVH, Driften, lokale it-afdelinger og pilot-afdelinger Installation af MEM/EPJ Check af installation og at kan køre (Ram) Installation af trådløst net Låsewire til bærbare computere Retning af fejl Skift af patient giver ikke skift af medicin-oversigt (som der ikke er navn på) Login som spl, men kommer på som læge Ingen CPR-numre på udenamts-patienter Patientforløb kan ikke afsluttes Fejl i MEM, EPJ I, PAS Fik Isoleret drift med frikøbt personale Brugeroprettelse Gøres forskelligt på hvert sygehus Alle brugere ikke oprettet Fælles password Pilotdrift af Medicin-modulet. Efteråret 2002

14. Ikke IT Organisation Men Aktør Hardware Regler Viden Aktør Software Regler Ideer Aktør Aktør Regler Ideer Aktør Aktør Hardware Viden Software Software Aktør Viden ’heterogene netværk’ (B. Latour, J. Law) IT og Organisation

15. Opsummering • Teknisk • Hastighed, sammenspil ml. moduler (EPJi, PAS), brugeroprettelse • Fejl i EPJ-medicin • Organisatorisk • Samarbejde mellem DVH, Driften, it-afdelinger, klinikere • Fordeling af opgaver, ansvar, overordnet ledelse • Artefakt og arbejdsgang: • Antal faste givningstidspunkter (læger vs. Sygeplejersker) • MEM kræver registrering af nedtagning af i.v.-medicin • Mere rigid ordination og administration (4x125mg = 1x500mg)

16. Amtets Sygehus Organisation Det Virtuelle Hospital Hospital 4 Driften EPJ Styre Gruppe Medicinmodul Styregruppe Hospital 3 Hospital 1 It-afd Afsnit 4 It-afd Afsnit 1 Hospital 2 It-afd Afsnit 2 Afsnit 3 Aflevering og kørsel af MEM og EPJ Koordinering af test af MEM Afgrænset organisatorisk enhed Ansvar, arbejdsdeling, opgaver

17. Status på EPJ-Implementering og konsekvenser generelt • Implementering? • Gro, ikke udvikle • En rejse ikke et mål

18. Implementering af et elektronisk medicinordinationsmodul Et studie udført på plastikkirurgisk afdeling, Odense Universitetshospital 2000-2001 af Randi Markussen & Finn Olesen

19. To perspektiver på teknologi og magt En diffusionsmodel & en translations model Eksempler fra vores studie Formaliseringens paradokser Erfaringer med databasen over medicin Instruks og instrument: Medicinlistens funktion i sygeplejerskernes arbejde Lærings konsekvenser: Implementering som en fortsat proces: behov for løbende ‘monitorering’ Succes kriterium: Når det basale (igen) bliver banalt Disponering:

20. Diffusionsmodel: • Der er en oprindelige kraft/energi, der sætter en cirkulation igang: Lægens ordinering og egen skrivning 2. Denne magt udgør en inerti, der sikrer forløbet: Lægens autoritet og ekspertise 3. Mellemleddenes mediering kan sinke eller forstærke et vellykket forløb: En fordel at sygeplejerskerne ikke længere skal skrive selv, dvs der er færre mellemled 4. Et vellykket resultat beror på, at hele vejen har været så tæt på den oprindelige besked som muligt

21. Translation • Den begyndende handling har ikke størrre betydning end de efterfølgende • Ordinationen vil være i hænderne på senere brugere, som vil oversætte ordinationen ud fra deres eget perspektiv • Forløbet kan betragtes som et fodboldsspil: De sidste minutter er lige så vigtige som de første • Det er som regel fordi den oprindelige besked tolkes og oversættes undervejs, at vi kan tale om vellykkede forløb • Medicin bliver til medicin i kraft af det sociotekniske netværk, den håndteres i

22. EPJ og medicinordination • EPJ opfattes som en middel til at reducere fejlmedicinering • En mere sikker og rationel måde at ordinere på: • Lægen skriver direkte i modulet, sygeplejerskerne skal ikke længere kopiere over i kardex og i medicinbakke • Fejlkopiering ses som fejlkilde

23. Kardex og medicinbakke

24. Teknologiopfattelsen i argumentationen: Diffusionsmodel • Der er en oprindelige kraft/energi, der sætter en cirkulation igang: Lægens ordinering og egen skrivning • Denne magt – lægens autoritet og ekspertise – udgør en inerti, der sikrer forløbet • Mellemleds mediering kan sinke eller forstærke forløbet. Når sygeplejerskerne ikke skriver, er der færre mellemled • Et vellykket resultat beror på, at hele vejen har været så tæt på den oprindelige besked som mulig

25. Translationmodellen og ordinering • Den begyndende handling har ikke større betydning end de efterfølgende • Ordinationen vil være i hænderne på senere brugere, som vil oversætte ordinationen ud fra deres eget perspektiv • Forløbet kan betragtes som et fodboldsspil: De sidste minutter er lige så vigtige som de første • Sociale og tekniske oversættelser af den opr. besked er vigtige for et vellykket forløb • Medicin bliver til medicin i kraft af det sociotekniske netværk, den håndteres i

26. Medicindatabasen som aktør Definitionen på medicin er delegeret til databasen, idet der kun kan ordineres ud fra den: • Det omfattede fx ikke vitaminpiller, som en læge ønskede at ordinere på et tidspunkt, og som stod i medicinskabet • Medicinordination kræver et socio- & høj- og lavteknologisk netværk for at medicin kan blive til medicin

27. Formaliseringens paradokser Den digitaliserede database er en stærk aktør: I rutinesituationer går det let I ‘sammenbruds’situationer kræver det, at man er i stand til at opfinde en procedure, som omgår problemet og får arbejdet til at fungere igen Workarounds & artikulationsarbejde

28. Skrivekonventioner • Læger noterer traditionelt ordinering som: 1 tablet 2 gange daglig • Systemet benytter sygeplejerskernes sædvanlige måde at skrive på: 0+0+0+0 • Lægerne oversatte forkert og fik hjælp af sygeplejerskerne

29. Medicinlistens funktion i sygeplejerskernes arbejde Medicinordinations-gruppen besluttede, at sygeplejerskerne ikke måtte skrive på den medicinliste, de printede ud Men det gjorde de

30. Instruks og instrument It antages ofte at gøre arbejdet mere sikkert ved at styrke formelle regler, instrukser - jfr. argumenter for at indføre elektronisk medicinordination og medicinlisten I praksis anvendes it både som instruks og som instrument Medicinlisten kan ses som et led i det sygepleje-sociotekniske netværk

31. Listen som instrument • Hvilken støtte har sygeplejerskene i ophældningen af medicin?

32. Formaliseringens paradokser: • IT støtte til arbejde kan ofte lette det i den forstand, at den definerer/begrænser valgmuligheder • I rutinesituationer går det godt • Men i ‘sammenbruds’situationer kræver det, at man er i stand til at opfinde en procedure, som omgår problemet og får arbejdet til at fungere igen • Behovet for artikulationsarbejde (CSCW) er stadig til stede

33. Soiotekniske netværk • Vi kan betragte arbejde og brug af IT og anden teknologi som et socioteknisk netværk eller kollektiv, hvor alle elementer har betydning og hvor ting ofte har en ‘hukommelses’skabende/-støttende funktion • Læringsmæssige konsekvenser: Uanset planlægningens omfang og karakter vil der altid opstå uventede situationer lokalt Behovet for artikulationsarbejde forsvinder ikke IT kan betragtes som led i sociotekniske netværk, der består af både IT, mennesker og anden teknologi, og hvor IT ofte har karakter af både instruks og instrument

34. Succeskriterium for implementering: Ud fra en implementeringssynsvinkel er der ikke nødvendigvis en klar grænse mellem systemudvikling/design og implementering/brug Der er behov for løbende lokal monitorering af anvendelsen af IT • Når det basale igen er banalt, er processen lykkedes • Processen vil fortsætte i form af nye versioner, nyankomne, frarejsende, nye bygninger mv

35. En computer til at begynde med