Gestión Documental: Ley N°20.285

1. Orientaciones para la Organización de Archivo Gestión Documental: Ley N°20.285

2. Índice de Contenidos • Trascendencia legal y administrativa de la Gestión Documental • 1.1 ¿Qué es información pública? • 1.2 Documentación oficial / no oficial • 1.3 Documento / Información • Presentación de las Orientaciones para la Organización de Archivos • 2.1. Primera Fase: Organización y Catastro • 2.2. Segunda Fase: Valoración Documental • 2.3. Tercera Fase: Descripción Documental Índice de Contenidos .01 Comisión de Probidad y Transparencia

3. Trascendencia Legal y Administrativa de la Gestión Documental: Ley N°20.285 www.probidadytransparencia.gov.cl

4. Trascendencia Legal y Administrativa de la Gestión Documental • La Ley N° 20.285 establece como obligación de los órganos y servicios de la Administración del Estado, entregar a la personas que soliciten la información considerada como pública, de acuerdo con los procedimientos y los plazos establecidos en la misma • La responsabilidad de la entrega de la información recae en la autoridad, jefatura o jefe superior del órgano o servicio (Artículo 16°) Trascendencia Legal y Administrativa de la Gestión Documental .02 Comisión de Probidad y Transparencia

5. ¿Qué es Información Pública? • Los actos y resoluciones de los órganos de la Administración de Estado sus fundamentos, los documentos que les sirvan de sustento o complemento directo y esencial, y los procedimientos que se utilicen para su dictación, salvo las excepciones que establece la ley • Son asimismo, información pública toda la elaborada con presupuesto público y toda otra información que obre en poder de los órganos de la Administración del Estado, cualquiera sea su formato, soporte, fecha de creación, origen, clasificación o procesamiento, a menos que esté sujeta a las excepciones señaladas (Artículo 5°) ¿Qué es Información Pública? .03 Comisión de Probidad y Transparencia

6. Tipos de Documentos Documentos oficiales Documentos no oficiales Toda la documentación que obre en poder del órgano o la que haya sido dictada por éste, que no constituya documento oficial. Por ejemplo: Cartas de peticiones, proyectos, memorándum, diarios, borradores, fotocopias, entre otros Son los asimilados a la noción de instrumento público o auténtico. Es decir, los autorizados con las solemnidades legales por el competente funcionario. Por ejemplo: Decretos, resoluciones, oficios, entre otros Tipos de Documentos .04 Comisión de Probidad y Transparencia

7. Desafíos de la Gestión Documental Documento Información Desafíos de la Gestión Documental .05 Comisión de Probidad y Transparencia

8. Orientaciones para la Organización de Archivos: Presentación www.probidadytransparencia.gov.cl

9. Orientaciones para la Organización de Archivo ¿Qué? 1° FASE CATASTRO DE ARCHIVO Control ¿Cuándo? ¿Dónde? Envío al Archivo Nacional 2° FASE Valoración documental Eliminación Sistematización de información Descripción documental 3° FASE BASE DE DATOS Orientaciones para la Organización de Archivo .06 Comisión de Probidad y Transparencia

10. Primera Fase: Organización y Catastro www.probidadytransparencia.gov.cl

11. Metodología para Organizar la Información Se recomienda diseñar una metodología para llevar a cabo la organización documental CUADRO METODOLÓGICO Archivo Fondo Sub Fondo Sub-Sub Fondo Serie Documental Metodología para Organizar la Información .07 Comisión de Probidad y Transparencia

12. Recomendaciones para Organizar e Identificar los Documentos Identificar los espacios físicos donde se conservan los documentos Evaluar las condiciones ambientales y de seguridad del recinto Formar un equipo de trabajo Considerar medidas de seguridad pertinentes: mascarillas y guantes Recomendaciones para Organizar e Identificar los Documentos .08 Comisión de Probidad y Transparencia

13. Acciones para Organizar e Identificar los Documentos • Clasificar / Ordenar los documentos según serie documental • Identificación general de la documentación para el envío al Archivo Nacional • Asegurar la conservación de los documentos • Aislar unidades en muy mal estado de conservación Acciones para Organizar e Identificar los Documentos .09 Comisión de Probidad y Transparencia

14. Catastro de Series Documentales • Corresponde al registro de las series documentales que se conservan en el servicio a través de una planilla con el fin de controlar los documentos del órgano o servicio • Se recomienda que esta planilla incluya todoslos documentos que tiene el órgano o servicio PLANILLA DE CATASTRO Catastro de Series Documentales .10 Comisión de Probidad y Transparencia

15. Segunda Fase: Valoración Documental www.probidadytransparencia.gov.cl

16. Envío de Documentos al Archivo Nacional • De conformidad a lo establecido en el DFL N° 5.200, artículo 14, ingresan, anualmente, los documentos oficiales que hayan cumplido los siguientes PLAZOSde antigüedad • Se requiere observar para este trámite los procedimientos establecidos y recomendaciones técnicas de envío al Archivo Nacional (Por ejemplo: Clasificación, encuadernación, traslado, entre otros) • 3. Adicionalmente, se completa el “FORMULARIO DE TRANSFERENCIA”, en el que se resume la información por cada serie documental que se envíe Envío de Documentos al Archivo Nacional .11 Comisión de Probidad y Transparencia

17. Eliminación de Documentos • En esta actividad sería conveniente seguir las disposiciones y recomendaciones establecidas en el Oficio Circular N° 28.704 de 1981, de la Contraloría General de la República. Además para estos efectos se recomienda mantener una interacción directa con este órgano VALORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS INVENTARIO ACTA DECRETO O RESOLUCIÓN EXENTA Eliminación de Documentos .12 Comisión de Probidad y Transparencia

18. Tercera Fase: Descripción Documental www.probidadytransparencia.gov.cl

19. Productos de la Descripción Documental • En esta fase, es recomendable que los servicios comiencen a trabajar sobre dos productos: Base de datos y Manual de Procedimiento sobre Gestión Documental Manual de Procedimientos Base de datos • Corresponde a la estandarización de los campos de información contenidos en un documento • Los campos mínimos de información se construyeron a partir de la Norma Internacional General de Descripción Archivística (ISAD G) • Instrumento esencial que normaliza el cumplimiento y desarrollo de los procedimientos de uso y archivo de los documentos en la organización Productos de la Descripción Documental .13 Comisión de Probidad y Transparencia

20. Equipo Técnico de Archivos Públicos Comisión de Probidad y Transparencia El Equipo Técnico de Archivos Públicos de la Comisión de Probidad y Transparencia entregará apoyo permanente: Encargada: Manuela Rojas E-mail: archivos@minsegpres.gov.cl Orientaciones para la Organización de Archivo .14 Comisión de Probidad y Transparencia

21. www.probidadytransparencia.gov.cl