「探す」時間を削りたい！～企業内コンテンツ管理システム (ECMS) による業務改善の考察～

2013/10/17 ソフトウェア設計管理課 川崎振一郎「探す」時間を削りたい！～企業内コンテンツ管理システム(ECMS)による業務改善の考察～ドラフト1

ドラフト1 アジェンダ • 要旨 • 現状と課題 • ECMS(Enterprise Content Management System)の導入とその効果 • 導入計画 • 導入における留意事項 • 副次的効果

ドラフト1 要旨 • 現状のファイルサーバによる情報管理には、必要な情報を探しにくいなど様々な課題があり、コスト要因となっているものもある。 • これらの課題を解決するためにECMS(Enterprise Content Management System)の導入を提案する。 • ただし、システムを構築するだけでは効果は限定的。 • システムの利用を前提とした業務スタイルを確立することが重要である。 • なお、ECMSの副次的効果としてコミュニケーションの促進による創造的協業促進効果が期待できる。

ドラフト1 課題1～情報へのアクセス容易性～ • 必要な情報を探し出すのが難しい。 • ファイルが大量に存在。 • 必要な情報が散在。 • フォルダとファイル名のみに頼った整理方法。 • 複数のカテゴリに属するファイルをどこに格納すべきか迷う。 • 視点の違う複数の整理方法が実現できない。 • プロジェクトの進行とともにフォルダ構成が複雑になりがち。 • 検索機能がない。 • そもそもファイルサーバにアップロードされていない場合も。 • アクセス権限がない場所に存在する場合も。 • 勤務時間の25%～40%が情報の検索に費やされているという調査結果もある。現場での実感も概ね合致する。 • http://special.nikkeibp.co.jp/ts/article/0haa/101353/ • http://www.realcom.co.jp/report/vision/vol14/enterprisesearch1.html • 検索に時間をかけたが発見できない場合も多々。必要な情報へのアクセス容易性を確保する必要がある

ドラフト1 課題2 ～最新情報と差分の参照～ • 最新のファイルがどれなのか分からない。 • 同じような内容のファイルがいくつもある。 • 過去バージョンや改訂中バージョンが同じ場所に保管されている。 • 過去の特定のバージョンに戻すことが困難。 • 最新のファイルが入手できてもどこが改訂されたのか分からない。 • 改訂履歴の手動入力は漏れが避けられない。 • 改訂履歴に改訂内容の詳細を具体的に書くのは困難。最新情報の入手方法一元化と差分の参照が不可欠

ドラフト1 課題3 ～柔軟なアクセス権限管理～ • 読み書きできるかできないかの二値的権限管理。 • 必要な情報の入手が困難(→課題1)。 • ほとんどの場合、読み取り権限のみで十分。 • フォルダ単位の読み書きアクセス権限管理の限界。 • 結局アクセス権を持つ人がメールなどで配布することになる。 • アクセス制限が事実上無効化。 • システム外でのアクセスは統制が困難(ログが残らない等)。 • 人為的ミスによる誤編集・消失事故。 • 読み取りのみの権限を運用することで防止可能。 • 権限付与の意思決定と実際の設定者が別部署。 • 意思決定は自分でできるがアクセス権設定のために他部署への申請が必要なため、活用されにくい。 • 開発部以外に文書を配布する場合、関連文書も同時に配布する必要がある。 • アクセス権限を適切に設定することで他部署から直接開発部の文書を閲覧できる環境を提供できる。アクセス権限管理の委譲を含めた柔軟な運用が必要

ドラフト1 課題4 ～コンプライアンス対策～ • 誰が、いつ、何を、どのようにアクセスしたか • 詳細なアクセスログ保存の必要性(レコードマネジメント)。 • アウトソーシングの拡大に伴い、外注先に情報を出す頻度が増大 • アクセス管理可能なシステム内で完結させないと統制が不可能。 • 情報漏洩などの事件が起きた場合でも、証拠がないと責任追及ができない。 • 海外訴訟(eDiscovery)対策 • メモやメールにまで及ぶ証跡をどう保管するのか。

ドラフト1 Enterprise Content Management System(ECMS) • 企業内の情報を管理するためのシステム。 • 文書、画像、音声、動画、紙媒体をスキャンしたもの、Webページなど、様々なフォーマットの情報(コンテンツ)を統合的に管理。 • 主な機能： • コンテンツの保管・蓄積 • メタデータ(属性)の付与・保存 • アクセス権限管理 • 検索(全文、メタデータ) • バージョン管理 • アクセス記録・変更記録 • 協業支援 • ワークフロー • ECMS製品 • Documentum(EMC) • Share Point(Microsoft) • WebCenter Content(Oracle) • alfresco(alfresco) • nemakiware(aegif) 他多数

ドラフト1 各課題に対するECMSの効果 • 課題1 ～情報へのアクセス容易性～に対して • 情報アクセスの窓口一元化 • 豊富な属性情報(メタデータ)の付与・保存 • 属性項目のカスタムも可能 • 豊富なソート機能とメタデータによる整理 • 仮想フォルダによる個別ニーズに応じた整理 • 強力な検索機能の提供(全文・メタデータ)

ドラフト1 各課題に対するECMSの効果 • 課題2 ～最新情報と差分の参照～に対して • バージョン管理による最新版の保証と任意の過去バージョンの取得 • 変更履歴・差分表示の自動化 • MS WordやExcel、PDF形式などでも差分表示可能

ドラフト1 各課題に対するECMSの効果 • 課題3 ～柔軟なアクセス権限管理～に対して • ある特定のファイル・フォルダに対してユーザごとに異なる権限を設定可能 • ユーザのグループを定義し、一括して権限設定が可能 • 例えば部門、プロジェクトなど • 一人のユーザは同時に複数のグループに参加可能 • LDAPやActiveDirectoryとの連携が可能 • 既存インフラが利用できる • 豊富なアクセス権限 • 例えば読み取り権限の場合、ファイル名とメタデータのみの閲覧と本文の閲覧は別権限 • 書き込み権限でも、新たなバージョンの保存と同一バージョンでの変更は別権限 • アクセス権限管理の一元化が可能 • 情報へのアクセスをECMSに一元化することでシステム外アクセスを防止できるため、確実なアクセス管理が可能

ドラフト1 各課題に対するECMSの効果 • 課題4 ～コンプライアンス対策～に対して • 詳細なレコードマネジメント • 一律禁止ではなく監視・権限の最適化によるコンプライアンス対策が可能 • ユーザに過度な制限や過剰な権限を与えることがないため、利便性・安全性を犠牲にしない • アクセス禁止や利用禁止によるコスト増が最小限で済む • ファイルサーバよりも詳細な記録を残すことが可能 • クラウド機能による外部とのやりとり(オプション) • オプションのクラウド機能を用いることにより、海外拠点や協力会社との情報共有が可能 • メインのリポジトリに直接アクセスすることなしに同期が可能 • メールやメモなどもECMSで管理可能 • 検索も他ドキュメントと同様に可能 • eDiscovery対策として

ドラフト1 導入計画 • 導入指針 • 導入戦略 • ECMSの選定 • システム開発

ドラフト1 導入指針 • 解決すべき課題 • 情報へのアクセス容易性 • 変更履歴管理および差分表示の自動化 • アクセス権限管理の柔軟性確保 • コンプライアンス対策の強化 • 制約条件 • 導入コストはできるだけ抑える • ユーザの業務を増加させない • 自動化できるところはできるだけ自動化 • 将来を見据えた拡張性を考慮 • 現行システムとの親和性 • 移行時の混乱を最小限にする

ドラフト1 ECMS製品の調査 • ベンダ系製品 • 高価 • ユーザアプリは完成されているがカスタマイズは必要 • 導入は開発ベンダかそのパートナー企業が行う • OSS製品 • コミュニティベースで開発されているものはなく、ベンダが開発してソースまで公開しているのが普通 • フリー版と商用版が用意されているものが多い • フリー版と商用版が基本的に同じソースなのはalfrescoのみ • Nemakiwareはフリー版のみ • 自力導入が可能 • 基本的にはミドルウェアと考えた方がよい • デフォルトのユーザアプリは基本的にサンプルであり、開発は必須 • サポートベンダによるコンサル・構築・運用サポートも可能

ドラフト1 ECMS製品の調査 • ユーザアプリはECMS製品付属のものを設定によってカスタマイズするか、各ECMS独自の開発環境やフレームワークを用いてプログラミング • 開発環境やフレームワークの知識が得られれば比較的容易に開発可能 • ベンダ系製品でもOSS製品でも機能的には差がない • ファイルサーバ的な使い方も可能 • OSS製品でも導入実績は比較的豊富 • 課題を解決する機能はほとんどのECMS製品に含まれている • ただしOSS製品ではアドオンやプラグインを別途購入する必要がある場合も(WordやExcelファイルの差分表示など) • nemakiwareは他に比べるとシンプルであり、機能は少ない • 拡張性は後発製品が有利な印象 • Content Management Interoperability Services(CMIS:CMSの相互運用に関する標準規格)準拠やNoSQL(リレーショナルDBシステム以外のデータベースシステム)の採用など

ドラフト1 導入戦略 • 現行のファイルサーバを一度にECMSに移行するのはユーザにとって大きな負担。 • ECMSシステムも細部まで作り込む必要があり、構築に時間が必要。 • 移行を何段階かのフェーズに分けて、段階的に行うのが現実的ではないか。 • 試行的に一つの部署から始めてみるのもよい。

ドラフト1 導入戦略 • フェーズ分割(案) • ファイルサーバをECMSへ置き換える • ユーザから見た変化はほとんどない • CMISクライアントを用いてDropBoxのように使うことも可能 • レコードマネジメント、バージョン管理が可能 • 検索用インデックスの作成も可能だが、ダッシュボード(ECMSポータル)の公開はカスタマイズが終わってからの方がよいと思われる。簡単な検索アプリを作って公開してもよい • アクセス権限管理の設定 • アクセス制限が可能 • 部門長やプロジェクトリーダーへのアクセス権限管理の委譲 • MS OfficeなどのデスクトップアプリケーションをCMISに対応させる • 各アプリから直接ECMSを利用可能 • バージョン管理も各アプリ経由で • ECMSのダッシュボードを公開 • ワークフローの開発と公開 • Webサイト構築機能やWikiといったコラボレーション機能を公開(オプション)

ドラフト1 ECMSの選定 • 機能的にはどの製品でもよい • 考慮すべきは制約条件 • ユーザに負担を強いないことおよび作業の自動化についても基本的にはどの製品でも可能 • 使い勝手はユーザアプリの開発およびカスタマイズ時の設計に依存 • コストはベンダ系とOSSで大きな開きがある • 自力導入が可能なのはOSSだが、alfrescoとnemakiware以外は商用版とソースが異なる • 商用版同等のシステムを作れるのは実質的にalfrescoのみ

ドラフト1 ECMSの選定 • ユーザアプリの開発について • 製品によって習得の容易さ、開発工数は大きく異なる • 設定ベースは簡単だが柔軟性に欠ける • プログラミングベースは開発環境の知識習得に時間が必要だが柔軟性は高い

ドラフト1 ECMSの選定 • OSSのalfrescoが導入しやすい • JAVAベース • OSSである(元は商用製品) • CMIS準拠 • 商用版とソースは同じ • 差はテストの細かさ • とはいえ不具合に対しては随時アップデートが提供される • ユーザアプリはプログラミング型で開発 • JSF • Spring Surf + YUI • Web Script

ドラフト1 導入における留意事項 • システム導入で重要なのは次の2点 • ユーザに負担をかけない • ユーザが使いたくなるシステム • ユーザに大きなメリットがあるシステム設計 • ユーザが本来の業務に専念できるシステム • ユーザが本来の業務以外の努力や注意力を必要とせずに自然と必要な作業を網羅でき、ミスを防げるシステム設計 • 自動化できるものは自動化する • システム利用を前提とした業務スタイルの確立 • 業務スタイルにシステムが織り込まれていないと、ユーザから見て雑務が増えるだけに見える • システム設計と並行してシステム利用を前提とした業務スタイルの設計が必要

ドラフト1 導入における留意事項 • 信頼性の確保 • ECMSはその機能から必然的に重要な基幹システムとなり、その障害は甚大な損失に直結する • ハードウェアやバックアップ、管理体制など十分に検討し、対策をする必要がある

ドラフト1 副次的効果 • ECMSのオプション機能を活用することにより、以下に述べるようなシステムの更なる有効利用の可能性がある • これらはあくまでオプションであり、必須ではない

ドラフト1 副次的効果 • コミュニケーションの円滑化 • ECMSはオンラインコミュニケーション機能(Wikiやblog、SNSなど)を含むものが多い • 社内コミュニケーションの円滑化により、部署やプロジェクトを越えたノウハウやアイデアの共有・創造が期待できる • プロジェクト内のコミュニケーションが活発化することで、メンバーのモチベーション向上や業務効率の改善が期待できる

ドラフト1 副次的効果 • (主に社内用)Webコンテンツ管理の効率化 • ECMSはWeb CMSの機能を含むものが多い • HTMLの知識がなくてもコンテンツを管理可能 • プロジェクトや部署のページを簡単に作ることができる • コンテンツ管理作業を複数メンバーに割り振れる

ドラフト1 副次的効果 • クラウド連携による情報共有 • ECMSはクラウド連携機能をもつものが多い • クラウド連携機能により社内のみならず、関連会社や協力会社、顧客などとの情報共有が可能 • アクセス権限管理や社内用リポジトリと分離することで漏洩対策も可能 • 情報の出入口を一元化することでアクセスログの採取が社内外を問わず可能

ドラフト1 副次的効果 • 携帯情報端末の活用 • ECMSは各種携帯情報端末(スマートフォン、タブレット端末など)との連携機能を含むことが多い • クラウド連携機能と組み合わせることで多様な使い方が可能

「探す」時間を削りたい！～企業内コンテンツ管理システム (ECMS) による業務改善の考察～