MODULE 4 REALISER LE SUIVI ADMINISTRATIF D ’UNE IA

1. MODULE 4 REALISER LE SUIVI ADMINISTRATIF D ’UNE IA

2. I OBJECTIFS DU MODULE

3. Les objectifs • Savoir modifier le dossier administratif d'un étudiant. • Connaître les implications de ces modifications sur le dossier administratif (modification simple, modification complexe avec recalcul des droits). • Savoir effectuer des opérations de remboursement suite à une modification complexe. • Savoir gérer les interdits d'inscription. • Savoir demander une pièce justificative à l’étudiant, • Savoir contrôler et éditer les pièces justificatives, • Savoir éditer les documents standards, disponibles, pour le suivi des inscriptions administratives.

4. 12 3 9 6 Le déroulement de la session • Partie théorique 45 mn • Modification simple : démonstration 10 mn • Modification complexe : démonstration 10 mn exercice 10 mn • Changement d'étape : démonstration 15 mn exercice 10 mn • Annulation d'une IA avec remboursement : démonstration 10 mn • Annulation d'une IA sans remboursement : exercice 10 mn • TOTAL …/…

5. 12 3 9 6 Le déroulement de la session • Résiliation IA : démonstration 10 mn exercice 5 mn • Gérer et contrôler les pièces justificatives : • démonstration 10 mn exercice 5 mn • Consultation et saisie d'interdit : démonstration 5 mn • TOTAL 2h 35mn

6. Événements impliquant un suivi administratif Suivi Administratif Modification d'une IA Gestion des interdits Suivi des Pièces Justificatives Résiliation d'une IA Annulation d'une IA

7. Modifications des données administratives Modifications Etape de l'inscription annuelle des données relatives à l'étudiant changement d'étape

8. Changement ou ajout d'une inscription à l'étape Ajout d'une inscription à l'étape Changement d'étape • Saisie de la nouvelle étape • puis • Annulation de l'ancienne étape • Saisie de la nouvelle étape OU Recalcul des droits Vérification du profil

9. Aucun • remboursement IA annulée FF Annulation d'une IA Demande d'annulation de l'IA Vérification des droits Il est possible de réouvrir un dossier annulé Remboursement à effectuer Possibilité de remboursement partiel (à définir par l'établissement)

10. Un dossier résilié ne pourra pas être ré-ouvert pour l'année scolaire Non recouvrement des droits Demande de résiliation de l'IA IA résiliée Sanction disciplinaire • Aucun • remboursement • n'est possible Résiliation d'une IA

11. Gestion des pièces justificatives Contrôler Paramétrer Dématérialisable Etat de la PJ En attente Dématérialisée Transmise Jamais Validée Réutilisabilité Selon une période Toujours Refusée IA PRIMO Accessibilités à distance Statut de la PJ En service IA Réins

12. Sanction disciplinaire Gestion des interdits Blocage : Motif du blocage Quitus visite médicale Situation irrégulière BU Paramétrable par l'établissement • E : Interdiction de passer les examens • A : Interdit d'inscription administrative... Type de blocage :

13. Types de modifications Type de modification Modification simple Modification n'entraînant pas un recalcul des droits Modification complexe Modification impliquant un recalcul des droits et le cas échéant un paiement ou un remboursement CRIA : Création IA VAIA : Validation IA MSIA :Modification Simple IA MCIA :Modification Complexe IA = Le témoin Etat

14. Cas de modifications simples Définition : Modification de donnée n'ayant pas d'impact sur les droits à acquitter (MSIA) Adresse de l'étudiant pour l'année en cours Nom de l'étudiant Modifications simples Situation familiale Numéro de téléphone

15. Cas de modifications complexes Modification complexe MCIA Ni paiement, ni remboursement Recalcul des droits Remboursement à effectuer Paiement à saisir

16. C C I VISA Paris CARTE BLEUE FF Paiements complémentaires et remboursements VARIANTE 3 Recalcul des droits VARIANTE 1 VARIANTE 2 Écran Paiement différentiel calcul de la balance X-Y Écran Paiement différentiel calcul de la balance X-Y Saisie des paiements complémentaires X Paiements> Remboursements X-Y > 0, Balance > 0 Saisie paiements Saisie paiements Écran Paiement différentiel calcul de la balance X-Y Écran Paiement différentiel calcul de la balance X-Y Remboursements> Paiements X-Y < 0, Balance < 0 Validation des remboursements Y Validation des remboursements balanceX-Y Saisie remboursement

17. Modification complexe Saisie des paiements complémentaires C C I VISA Paris CARTE BLEUE Paiements complémentaires IA effectuée Paiements acquittés ( module 3 ) Recalcul des droits Droits mis à jour

18. Validation des remboursements Paiement différentiel Validation des remboursements • Affichage des droits à rembourser • Choix du remboursement pour chaque droit (selon habilitation) : Rembourser le montant payé • Ne pas rembourser • (tout décocher) Montant remboursable (initialisé) X Total à rembourser (déduit) Motif de remboursement X Edition des listes des étudiants à rembourser Remboursement effectué par l'agence comptable à partir des listes Liste de contrôle des titres de paiement Mode de paiement • N° Quittance / Etat • N° étudiant • Nom patronymique • Prénom • Nom titulaire • Références bancaires • Paiement FF Remboursements

19. 12 3 9 6 Modification simple d'une inscription administrative : démonstration 10 minutes • Savoir rechercher un étudiant. • Savoir faire une modification simple.

20. 12 3 9 6 Modification complexe d'une inscription administrative et recalcul des droits : démonstration 10 minutes • Savoir modifier une inscription administrative. • Comprendre l'impact d'une modification complexe sur le calcul des droits. • Traiter le cas d'un étudiant devenant boursierdans l'année.

21. 12 3 9 6 Modification complexe d'une inscription administrative et recalcul des droits : exercice 10 minutes • Savoir modifier une inscription administrative. • Comprendre l'impact d'une modification complexe sur le calcul des droits. • Traiter le cas d'un étudiant devenant boursierdans l'année. • Savoir faire un remboursement.

22. 12 3 9 6 Modification complexe d'une IA : changement d'étape. Démonstration 15 minutes • Savoir annuler une inscription à une étape. • Saisir une deuxième étape. • Savoir enregistrer des paiements complémentaires. • Consulter la situation comptable d'un étudiant.

23. 12 3 9 6 Modification complexe : changement d'étape et recalcul des droits. Exercice 10 minutes • Savoir annuler une inscription à une étape. • Saisir une deuxième étape. • Gérer des paiements nuls. • Consulter la situation comptable d'un étudiant.

24. 12 3 9 6 Annulation d'une inscription administrative et remboursement des droits : démonstration 10 minutes • Savoir annuler une inscription administrative. • Effectuer un remboursement. • Consulter la situation comptable d'un étudiant. • Savoir éditer les listes de remboursements. • Réinscrire l'étudiant après l'annulation.

25. 12 3 9 6 Annulation d'une inscription administrative sans remboursement : exercice 10 minutes • Savoir annuler une inscription administrative. • Consulter la situation comptable d'un étudiant. • Réinscrire l'étudiant pour l'année en cours sans engendrer de frais supplémentaires.

26. 12 3 9 6 Résiliation d'une inscription administrative : démonstration 10 minutes • Savoir résilier une inscription administrative. • Editer les lettres de résiliation.

27. 12 3 9 6 Résiliation d'une inscription administrative : exercice 10 minutes • Savoir résilier une inscription administrative. • Editer les lettres de résiliation.

28. 12 3 9 6 Gérer et contrôler les pièces justificatives : démonstration 10 minutes • Savoir demander une pièce justificative à un étudiant. • Contrôler les pièces justificatives.

29. 12 3 9 6 Gérer et contrôler les pièces justificatives : exercice 5 minutes • Savoir demander une pièce justificative à un étudiant. • Contrôler les pièces justificatives.

30. 12 3 9 6 Consultation et saisie des interdits : démonstration 5 minutes • Savoir gérer les interdits (consultation et saisie). • Savoir éditer la liste des interdits.