Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

1. Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010 Cynthia E. Aponte Santos, Directora Centro de Recursos Administrativos para la Investigación Científica (OPS-CRAIC) Norberto E. Pérez Sanabria, Director Oficina de Programas Subvencionados (OPS) Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

2. Misión de OPS-CRAIC • Ofrecer apoyo administrativo especial a investigadores, administradores y personal relacionado con proyectos financiados con fondos federales y otras fuentes externas e internas. Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

3. Sección de Preintervenciones • Misión Preintervenir los documentos para pago. Esto significa que los mismos tienen que ser evaluados en su totalidad desde el punto de vista de contabilidad y de la reglamentación vigente. En cuanto a la reglamentación refiérase a la siguiente página de internet http://ops.rcm.upr.edu, Divisions, Center of Administrative Resources for Scientific Research (CARSR), usefullinks, forms, regulations http://ops.rcm.upr.edu, Workshops Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

4. Definición • Preintervención= Proceso de verificación que se realiza antes de autorizar los pagos para determinar la legalidad, propiedad y exactitud de todo desembolso de fondos universitarios o de otros fondos asignados o bajo la custodia de la Universidad. • Estos fondos pueden ser fondos federales, institucionales, donaciones, legados o que en cualquier otra forma hayan sido aceptados y puestos a su disposición. Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

5. Definición • La preintervención es un mecanismo de control que comprende una serie de labores tales como: • Verificar que el desembolso se efectúe conforme a las leyes y reglamentos en vigor, que los cómputos de los documentos estén correctos, que la codificación asignada al gasto sea la correcta, se verificarán los documentos justificativos, que tengan las firmas de aprobación de los funcionarios autorizados, que el gasto propuesto y el documento de trámite oficial esté correcto. Se verificará el contenido del documento en su totalidad. Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

6. Documentos Sometidos a Preintervención • Se someterán a preintervención todos los documentos de obligación y pago, incluyendo contratos con cargo a cualquier fondo administrativo de la Universidad. • El preinterventor verificará que el cargo se haga contra las partidas correspondientes y que las mismas dispongan de fondos suficientes para efectuar el pago. La falta de fondos en las partidas es uno de las deficiencias más comunes que nos encontramos al preintervenir un documento en UFIS. Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

7. Personal que realiza estas transacciones • 1 Director Trabaja directamente con el personal, investigadores, administradores y otro personal, en la solución de situaciones, que surgen diariamente y que tienen que ver con sus proyectos. • 1 Asistente administrativo Registra los documentos en Q&A y distribuye los mismos a los contadores. Busca firmas, llama a los administradores y atiende público. • 4 Contadores preintervienen y registran los documentos en UFIS. Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

8. Trámite de Documentos • Contrario a FRS en donde los documentos se registraban y al otro día se producía el cheque. El nuevo sistema no funciona de esta forma. • En UFIS la pagadora oficial instruye al sistema para que los cheques se produzcan. Por lo regular hay una tirada al día. Pueden haber más tiradas dependiendo de la necesidad e instrucciones que determine el Director de Finanzas. Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

9. Errores Más Frecuentes La cuenta no tiene fondos o tiene fondos insuficientes. Falta de documentación requerida en el documento. Ej. American Express si se pagan boletos aéreos se tiene que incluir copia de la solicitud y autorización de viajes. Esta autorización debe ser antes de la compra de dichos boletos. Esto fue un señalamiento en la Auditoría número OAI-2004-08 de los Auditores Internos de la Universidad de Puerto Rico. Cuando se hacen compras en PR el slip de pagos debe ser incluido como parte de la documentación. Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

10. Errores Más Frecuentes Los documentos son entregados fuera de fecha. Ej. American Express, nóminas de estudiantes a jornal (Existe un calendario para estos fines). Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

11. Errores Más Frecuentes El código de gastos es incorrecto. El Reglamento General de Finanzas y Contabilidad establece que los desembolsos se clasificarán por función y naturaleza del gasto (Artículo X-B-2(e). El Manual de Preintervención indica que se verificará, entre otras cosas, la codificación (Apartado V-O). El uso de códigos incorrectos impide conocer los gastos reales y puede afectar la toma de decisiones, ya que los estados financieros reflejarán gastos incorrectos. No existe contrato u orden de compra que valide la transacción. Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

12. Errores más Frecuentes • Carta de justificación poco convincente o inadecuadamente descriptiva. • A partir del 18 de agosto de 2010 se impartieron instrucciones de que no se desembolsarán pagos donde no medie contrato u orden de compra. • Todos los viajes requieren el Visto Bueno del Rector previo a la realización del mismo Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

13. Tarjeta Corporativa American Express Una vez aprobada, estos funcionarios adquieren el estatus de pagadores auxiliares y estarán cubiertos por las fianzas correspondientes. Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

14. Tarjeta Corporativa American Express • El procedimiento rector de la tarjeta corporativa es la Circular 04-13 de (30 de octubre de 2003). • El propósito de estas normas es establecer el control y uniformidad en el desembolso de fondos públicos efectuados mediante el uso de de tarjetas corporativas. (Art.II) • El mecanismo servirá a los funcionarios para agilizar los procedimientos de adquisición de equipos, artículos y servicios no personales y para el uso de gastos de viaje al exterior conforme al Reglamento de Gastos de Viaje de la Universidad de Puerto Rico. (Art.II) Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

15. Tarjeta Corporativa American Express • Artículo lV Disposiciones Generales • La tarjeta de crédito podrá ser autorizada a investigadores de la Universidad de Puerto Rico para adquirir los equipos, artículos y servicios no personales que se requieran para la investigación o para realizar viajes autorizados al exterior. (A.) Tendrá una vigencia de dos años y no será transferible. (C.) • Si el programa o la cuenta termina antes de la fecha es responsabilidad del participante informarlo para proceder a cancelar la tarjeta y a la destrucción de la misma. (D.) Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

16. Tarjeta Corporativa American Express • Los gastos realizados deben estar en cabal cumplimiento con los reglamentos, normas y directrices de la agencia o institución que otorga los fondos y con el Reglamento General para la Adquisición de Equipo, Materiales y Servicios No Personales de la Universidad de Puerto Rico y el Reglamento de Gastos de Viaje. (E.) • Se podrá pagar los boletos aéreos y alojamiento de estudiantes y demás personal relacionado al proyecto siempre que estén autorizados y cubiertos en las propuestas. Estos gastos deben estar autorizados formalmente aprobados con anterioridad al desembolso por los funcionarios correspondientes de la unidad institucional. (F.) Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

17. Tarjeta Corporativa American Express • La tarjeta corporativa no podrá ser utilizada para incurrir en Gastos para el Desarrollo de Relaciones Institucionales (Cert.190, 2002-2003 de la Junta de Síndicos). Gastos para Actividades de la Comunidad Universitaria (Cert.191,2002-2003 de la Junta de Síndicos), ni Gastos para el Uso de las Telecomunicaciones (Cert. 192, 2002-2003 de la Junta de Síndicos) (G.) • La cantidad máxima mensual a cargarse en la Tarjeta de Crédito Corporativa de cada investigador será $3,000. Esto estará sujeto a la disponibilidad de fondos federales y estatales aprobados en la propuesta investigativa en el (los) renglón (es) destinados para la adquisición de equipos, artículos y servicios no personales. Los gastos de viaje no serán contemplados bajo el máximo aquí permitido. (H.) Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

18. Tarjeta Corporativa American Express • Aquí ha ocurrido un cambio con el nuevo Reglamento sobre Adquisición de Equipos, Materiales y Servicios No Personales de la Universidad de Puerto Rico (Reglamento de Compras), (Certificación Número 30 2008-2009). Parte II. Formas de Adquisición Artículo 11. Compras de bienes mediante tarjetas o cuentas de crédito, tarjetas de débito o fondos personales. Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

19. Reglamento Sobre Adquisición de Equipos, Materiales y Servicios No Personales de La Universidad de Puerto Rico Certificación Número 30 (2008-2009) • Artículo 11. Compra de bienes mediante tarjetas o cuentas de crédito, tarjetas de débito, o fondos personales. • A. Cuando el costo estimado de los bienes a adquirirse no exceda de tres mil ($3,000) dólares por transacción, los funcionarios y empleados debidamente autorizados para realizar este tipo de compra , podrán adquirirlos, sin necesidad de una Requisición, directamente de los proveedores o a través de Internet, mediante pago con tarjetas o cuentas de crédito o débito oficiales o pago con fondos personales para reembolso por la Universidad. (A.) Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

20. Formas de Adquisición • Artículo 8. Compras directas-en general A. Las compras o adquisiciones directas son aquellas que se pueden realizar sin celebrar subasta. 1. Cuando el costo estimado de los bienes a adquirirse en una sola transacción, no exceda de tres mil dólares ($ 3,000) en total y se compren mediante pago contra tarjetas o cuentas de crédito o débito oficial o con fondos personales para reembolso por la Universidad. Véase Artículo 11. Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

21. Formas de Adquisición • Artículo 15. Compra de equipos y materiales especializados para el uso en proyectos de investigación con propuestas aprobadas E. Funciones y Responsabilidades del Investigador Principal del Proyecto: Corresponderá al Investigador Principal del Proyecto, o a su representante autorizado: En compras de equipo y materiales especializados en que el costo estimado exceda de tres mil dólares($3,000) por transacción, el Investigador Principal obtendrá no menos de tres (3) cotizaciones por escrito (ya sea en original , facsímil, correo electrónico o por Internet, u otro medio adecuado) antes de preparar la Requisición. Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

22. Formas de Adquisición • No será necesario obtener tres (3) cotizaciones cuando no existan suficientes suplidores para el equipo o materiales especializados según especificados por el Investigador Principal del Proyecto y ese hecho sea documentado. Las cotizaciones obtenidas deberán ser en expresa contestación a una solicitud de la Universidad, ya sea del Investigador Principal del Proyecto, de su representante o de la Oficina de Compras y deberán realizarse por un representante autorizado del suplidor. Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

23. Formas de Adquisición • Artículo 15 Compra de equipos especializados para uso en proyectos de investigación con propuestas aprobadas A 1. Para fines de este Artículo, “equipos y materiales especializados” se refiere al equipo o materiales directamente relacionados con los objetivos de la investigación relacionada con el proyecto específico y que estén requeridos o contemplados como parte de la propuesta aprobada para el mismo, según lo certifique por escrito el Investigador Principal del proyecto; disponiéndose, sin embargo, que el término no incluye equipo y materiales regulares u ordinarios de oficina, para cuya adquisición deberá seguirse el trámite corriente. Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

24. Reglamento Sobre Adquisiciones… • Al recibo de los bienes, los empleados o funcionarios autorizados que realizan la compra deberán notificar a la Oficina de Propiedad en un término de cinco (5) días laborables, en los casos requeridos por el artículo 8. (A.) • Antes de realizar la compra bajo las disposiciones de este Artículo, los funcionarios y empleados autorizados deberán verificar con la Oficina de Compras si para los bienes a adquirirse existe alguna subasta adjudicada o contrato vigente, bajo los cuales resulte más ágil y económica la adquisición. De ser así, el funcionario o empleado autorizado deberá adquirir el material bajo los términos acordados en la subasta o contrato a través de la Oficina de Compras. La Oficina de Compras publicará regularmente en un portal electrónico la lista de subastas y contratos vigentes y la mantendrá al día y accesible a todos los miembros de la comunidad universitaria. (B.) Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

25. Reglamento Sobre Adquisiciones… • Bajo las disposiciones de este Artículo se podrá adquirir todo tipo de bienes y servicios no personales para uso oficial hasta el máximo costo dispuesto en el apartado A. (C.) • Bajo ninguna circunstancia se utilizará una tarjeta o cuenta de crédito o débito de la Universidad para hacer compras o cargos para uso personal del usuario, regalos o juegos de azar. La violación de esta norma conllevará la suspensión inmediata del privilegio de utilizar la tarjeta y la Universidad no reembolsará al usuario que haya pagado con fondos personales, además podría resultar en acciones disciplinarias incluyendo la destitución de su cargo o puesto. (D.) Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

26. Reglamento Sobre Adquisiciones… Toda norma o procedimiento que se emita respecto a este Artículo deberá viabilizar y estimular la utilización de estos métodos de pago y no podrá estar en contravención con lo aquí dispuesto. (E.) • Las adquisiciones de bienes por los métodos autorizados por este Artículo cuyo valor exceda de $200 deberán ser notificadas a la Oficina de Propiedad, según dispuesto en el Art. 8 (B). (F.) Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

27. Tarjeta Corporativa American Express • Como regla general no se permitirá pagar cargos por financiamiento por el uso de la tarjeta. (K) • De surgir cargos no autorizados cuyo análisis conlleve atrasos en el pago de la tarjeta y cargos por financiamiento. Será responsabilidad del participante si se determina que son cargos indebidos o si se incurrieron por atrasos en la entrega de informes de gastos o sus justificantes. Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

28. Tarjeta Corporativa American Express Artículo V En o antes del decimoquinto día (15) de cada mes el participante radicará el Registro Mensual de Pagos Efectuados Mediante la Tarjeta de Crédito Corporativa, junto con el Modelo MC001- Comprobante de Desembolsos para el trámite de pago a favor de la institución financiera. Deberá incluir todas las facturas recibidas que apoyen el desembolso. Incluirá una breve descripción de los artículos adquiridos, la fecha en que se realizó la compra, la cantidad a pagarse y la cuenta a la que se cargarán los mismos. (F.) Mostrar carta justificativa en español e inglés. Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

29. Tarjeta Corporativa American Express • El participante es responsable del proceso de selección de los suplidores. Deberá seleccionarlos tomando en consideración la experiencia en compras anteriores y lo razonable del precio ofrecido. El registro de pagos estará respaldado por los recibos originales de las comprasy los recibos de la institución financiera que emitió la tarjeta de crédito y/o cualquier otro documento que las justifique. (G.) • El participante será responsable de proveer toda la información relacionada con los cargos realizados. Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

30. Tarjeta Corporativa American Express • Las cantidades no reembolsadas se considerarán deuda del funcionario participante. Se descontarán de su salario, balance de licencias ordinarias o de enfermedad en el próximo mes hasta satisfacer la totalidad de la deuda, conforme a lo autorizado voluntariamente por parte del investigador en la Solicitud y Autorización de la Tarjeta de Crédito Corporativa Para el Uso de Investigadores. (L.) Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

31. Tarjeta Corporativa American Express Artículo VI Limitaciones en a la Adquisición de Equipo, Materiales y Servicios no Personales A. La tarjeta de crédito no podrá utilizarse para pagar los siguientes artículos o servicios. Sueldo, Jornales, Bonificaciones y Compensaciones Beneficios a Empleados • Servicios por Contrato (Explicar esto) • Servicios Públicos • Cuido de Animales • Cuido de Pacientes • Servicios de Lavandería • Servicios de Laboratorio • Servicios Médicos a Atletas • Cuido de Niños • Dietas de Personas en Puerto Rico Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

32. Tarjeta Corporativa American Express • Artículo VI Cont. Limitaciones en la Adquisición de Equipo, Materiales… • Gastos de Dietas en el Exterior • Gastos de Viajes y Dietas de Estudiantes en Puerto Rico • Gastos de Acreditación • Evaluación de Manuscritos • Traducción de Libros • Costos Relacionados con Terrenos y Edificios • Becas y Estipendios • B. Tampoco podrá ser utilizada para obtener los siguiente: • 1. Dinero en efectivo • 2. Gasolina para uso de vehículos de motor • 3. Material explosivo Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

33. Tarjeta Corporativa American Express • Artículo VI Cont. Limitaciones en la Adquisición de Equipo, Materiales… • 4. Material Radiactivo • 5. Narcóticos y otras drogas • 6. Bebidas alcohólicas C. El participante será responsable de solicitar al oficial de la propiedad de la Unidad institucional que codifique el equipo y le informe el número de propiedad para ser incluido en el Registro Mensual de Pagos Efectuados Mediante Tarjeta Corporativa Para el Uso de Investigadores Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

34. Tarjeta Corporativa American Express • Artículo VII • A. Para que el participante pueda incurrir en los gastos de viaje con cargo a la tarjeta corporativa deberá haber radicado previamente en la oficina de contabilidad el Modelo MC005-Solicitud y Autorización de Orden de Viaje, debidamente aprobado por el funcionario responsable en su unidad institucional. • B. La liquidación del viaje deberá radicarse no más tarde de los 15 días siguientes a la fecha de regreso del viaje. • C. No se cargarán a la tarjeta partidas autorizadas o que fueron anticipadas mediante la Solicitud y Autorización de Orden de Viaje. Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

35. Tarjeta Corporativa American Express • Artículo VIII Cláusulas de Cancelación de la Tarjeta • A. Se podrá solicitar la cancelación de la tarjeta de crédito por recomendación de los directores de oficinas de finanzas si se determina que el participante incurre en las siguientes faltas: Si se excede de la cantidad fijada en el procedimiento Si no se procesan los informes dentro de las fechas establecidas por el procedimiento o no se están rindiendo adecuadamente. Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

36. Tarjeta Corporativa American Express • B. Si se incurre en gastos no autorizados. Si se permite el uso de su tarjeta a otras personas. Si empleado es separado de su puesto, renuncia o jubila. • Artículo IX Pérdida o Sustracción de la Tarjeta de Crédito Corporativa • A. En caso de pérdida o sustracción, el tarjeta habiente deberá notificar de inmediato a CRAIC. • B. La responsabilidad sobre los cargos que se registren contra la tarjeta luego de informada la pérdida o sustracción , será negociada en el contrato con la institución financiera. Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

37. Señalamientos en Auditoría Interna sobre AMEX • En mayo de 2004 se realizó una auditoría la OAI-2004-08 (1de julio 2002 al 30 de octubre de 2003). Se hicieron seis recomendaciones: • Todo desembolso debe ser respaldado con los recibos originales de compra, los de la tarjeta de crédito (slips) y cualquier otro documento de suplidor que detalle el servicio recibido. (Pagos sin justificación requerida o con justificantes inadecuados). 16 casos de 140 transacciones Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

38. Auditoría American Express • Orientar a directores de departamento, profesores y otros empleados sobre radicar las órdenes de viaje con por lo menos 15 días de anticipación a los viajes. (Radicación tardía de la autorización de viajes. En siete ocasiones Se encontró que se aprobaban entre 5 y 29 días luego de realizar la compra. Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

39. Auditoría Interna American Express • Orientar a los administradores y preinterventores sobre los códigos de gastos y la importancia del uso correcto de los mismos. • Notificar inmediatamente por escrito al encargado de la propiedad sobre el recibo de equipo que debe ser clasificado como propiedad y que fue comprado con la tarjeta corporativa. Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

40. Certificación 190-Normas sobre Gastos para el Desarrollo de Relaciones Institucionales • La autoridad se ejercerá observando los siguientes criterios: 1) Prudencia 2) Austeridad 3) Razonabilidad 4) Tomando en cuenta el interés público 5) El beneficio institucional 6) La situación presupuestaria y 7) Las circunstancias específicas de la actividad en cuestión, tales como tiempo, lugar y participantes (Cert. 190, II-B) Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

41. Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010 • Entre abril y mayo del presente año (2010), los auditores internos de la Universidad de Puerto Rico realizaron una auditoría a fondo para evaluar las American Express. El período que cubrió fue del 1 de julio de 2006 al 30 de septiembre de 2009. . Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

42. Uso Correcto de la Amex y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010 • Hallazgo # 1 No se pudo proveer la solicitud de autorización. Esto es responsabilidad de la Administración Central. Hallazgo # 2 Ausencia de cotejo de vigencia de proyecto. No hay un control sobre las vigencias de los proyectos. No existe un registro bajo los cuales esten asignadas las tarjetas. Cuales estan vigentes y cuales no y bajo qué investigador Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

43. Uso Correcto de la Amex y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna Hallazgo # 3 • Uso de tarjeta corporativa para gasto personal por la cantidad de $ 300.00 en viaje oficial. La investigadora reconoció que fue un error y entregó un cheque personal por la cantidad señalada. La universidad no desembolso esta cantidad. Los auditores entendieron que aunque fue un error no debió haber sucedido. • Otra investigadora utilizó la tarjeta en viaje oficial para pagar lavandería $ 23.21, desayuno $ 39.07 y $ 25.92 gasolina. Los gastos fueron cubiertos con cheques personales pero no hubo una explicación de porqué ocurrió. Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

44. Uso correcto de la Amex y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna • Continuación hallazgo # 3 Los auditores señalaron que no es que no se pueda incurrir en gastos de gasolina sino qe el mecanismo utilizado no es el correcto. La persona podia hacer el gasto con sus fondos y posteriormente pedir reembolso o pedir anticipo. Recomiendan que se les oriente a los investigadores sobre que cosas son permitidas y qué cosa no lo son bajo el procedimiento que rige la tarjeta corporativa. También recomendarán enmendar el reglamento en relación a este aspecto. Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

45. Uso Correcto de la Amex y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna • Hallazgo # 4 • Gastos Incurridos en exceso de lo establecido sin autorizaciones. Los auditores entienden que la Circular 04-13 del 30 de octubre de 2003, la que establece el Procedimiento para el uso de la tarjeta Corporativa American Express esta vigente en todas sus partes. Indican que la circular establece $ 3,000 mensuales. Se les indicó que la Certificación Núm. 30 (Reglamento de Compras), permite que se realice gastos hasta $ 3,000 por transacción. Auditores entienden que la Certificación no enmienda la Circular Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

46. Uso Correcto de la Amex y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna Hallazgo # 5 • Adquisición de bienes a través de la tarjeta corporativa American Express en vez de utilizarse el procedimiento regular de órdenes de compra • Ej. Una investigadora, adquirió con la tarjeta una computadora. Los auditores entendieron que no era necesario utilizar la tarjeta para la compra. • Ej. Otra investigadora adquirió programas de Evaluación Analítica. Entendieron que pudieron haberse comprado mediante el procedimiento rutinario Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

47. Uso correcto de la Amex y Hallazgos Preliminares de AuditoríaInterna • Enfatizan en que debe haber un balance entre qué cosas pueden comprarse con la tarjeta corporativa y qué a través del procedimiento regular de compras. La recomendación es que los preinterventores pongan énfasis en la justificación ofrecida. Hallazgo # 6 • Equipo sin registrar en la Oficina de Propiedad. Dos equipos no se registraron. Uno estuvo mal identificado y propiedad indicó que el otro no se le informó. El procedimiento establece que es responsabilidad del investigador informar a la oficina de propiedad sobre la compra de equipo con la tarjeta. La realidad es que muy pocos lo informan. Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

48. Uso correcto de la Amex y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna • Se delegó a la Directora de CRAIC informarlo. Ella indicó que lo informaba con regularidad pero ahora tiene una persona que le ayuda en esta área. • Hallazgo # 7 Hubo dos comprobantes para examinar que no se encontraron en la oficina de pagaduría. La Directora Interina de Finanzas informó que harán las gestiones para localizarlos. Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

49. Uso correcto de la Amex y Hallazgos Preliminares de Auditoria Interna • Hallazgo # 8 Se encontraron dos transacciones con códigos de gastos incorrectos. Uno era equipo y lo codificaron bajo 3122 (materiales de laboratorio). El otro era un programa de computadora que el código era 5201 y se clasificó como libro. Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010

50. Uso correcto de la Amex y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna • Hallazgo # 9 La auditoría reflejó que los documentos para el pago de la tarjeta corporativa son sometidos tardíamente. Uso Correcto de la AMEX y Hallazgos Preliminares de Auditoría Interna 2010