Financijska pravila za FP7 projekte Filozofski fakultet Sveučilišta u Zagrebu, 30. 11. 2012 .

1. Financijska pravila za FP7 projekte Filozofski fakultetSveučilišta u Zagrebu, 30.11.2012. Ana Grdović Nacionalna kontakt osoba za FP7 financije Agencija za mobilnost i programe EU Gajeva 22, Zagreb e-mail: ana.grdovic@mobilnost.hr tel.: 01 5005 961

2. Sadržaj • Vrste projekata – sheme financiranja • Vrste aktivnosti u projektima • Direktni troškovi • Indirektni troškovi • Financijsko izvještavanje • Ostala financijska pravila

3. Terminologija • Budget – ukupna vrijednost projekta • Grant - iznos koji pokriva Europska komisija - obično definiran kao % prihvatljivih troškova • Eligible costs (prihvatljivi troškovi) = direktni troškovi + indirektni troškovi • Funding regime (troškovni modeli)- način na koji se obračunavaju indirektni troškovi; određeni posebno za svakuinstituciju • Grant Agreement – Ugovor o darovnici • National Contact Point (NCP) - Nacionalne kontakt osobe • Project officer – osoba u Europskoj Komisiji zadužena za projekt

4. Ključne stavke za uspješan projekt Koordinator: • Koordinator mora dogovoriti pravila financijskog vođenja projekta na samom početku • Dogovoriti periodično izvještavanje (mjesečno, kvartalno, polugodišnje...) • Kontaktirati „project officer”-a za sve nejasnoće, pitanja i savjete Svi partneri na projektu: • Pročitati financijska pravila za FP7 projekte • Osigurati adekvatno osoblje za rad na FP7 financijama • Sve događaje/troškove kontinuirano i pravovremeno računovodstveno knjižiti

5. Grant je... ...financijski doprinos Europske komisije • Određen je: • Shemama financiranja – „Funding schemes” • Tipovima aktivnosti (npr. RTD, Demonstration, Management, Training itd.) • Kategorijom sudionika

6. Sheme financiranja: Vrste projekata: 1. Kolaborativni projekti 2. Mreže izvrsnosti 3. Aktivnosti koordinacije i podrške • Vrste projekata unaprijed su definirane od strane Europske komisije za svaki poziv

7. Korak 1 Research Participant Portal: http://ec.europa.eu/research/participants/portal/

8. Korak 2

9. Korak 3

10. b) Vrste aktivnosti unutar projekta • Menadžment - upravljanje projektom - vođenje administrativnih, financijskih, pravnih i etičkih aspekata projekta • RTD – istraživanje i tehnološki razvoj • Demonstracijske aktivnosti - npr. testiranje prototipa koji će se uskoro plasirati na tržište • Ostale aktivnosti - diseminacijske aktivnosti - trening - networking

11. c) Kategorija sudionika • Državne institucije • Ustanove za srednje i visoko obrazovanje • Istraživačke organizacije • Mala i srednja poduzeća • Velike kompanije

12. a) Vrste projekata – financijske sheme

13. Maksimalne stope sufinanciranja prema subjektima i aktivnostima

14. Financijski doprinos EC (grant) • ne može biti viši nego je prethodno ugovoreno, iako su ponekad nastali troškovi veći od predviđenih Transfer budžeta između partnera i WPa na projektu je dozvoljen: • bez službene izmjene Grant Agreement-a ako je posao izvršen prema planu u GA • sa službenom izmjenom Grant Agreement-a ako je došlo do velikih promjena

15. Financijski doprinos EC (grant) • Financijski doprinos EC uključuje: • Prvu isplatu na početku projekta (predfinanciranje) • Periodične isplate koje prate svaki izvještajni period • Završnu isplatu na kraju projekta – nakon završnog izvješća – EC ima 105 dana da izvrši isplatu • Postoje dva ograničenja predfinanciranja: • 5% u garancijski fond • 10% EC zadržava do posljednje isplate

16. Predfinanciranje • U roku od 45 dana od potpisivanja ugovora 2 vrste predfinanciranja: • Za projekte s 1 ili 2 izvještajna razdoblja: predfinanciranje = 60 do 80% od ukupnog doprinosa Europske komisije Primjer 1. Trajanje projekta 3 godine Financijski doprinos EK (Grant) 3.000.000,00 2 izvještajna razdoblja

17. Predfinanciranje • Za projekte s trajanjem dužim od dva izvještajna razdoblja, predfinanciranje iznosi 160% u odnosu na prosječni financijski doprinos EK za jedno izvještajno razdoblje Primjer 2 . Trajanje projekta 3 godine Financijski doprinos EK (Grant) 3.000.000,00 3 izvještajna razdoblja

18. Prihvatljivi troškovi ... moraju biti: • stvarni • izvršeni od strane ugovaratelja • utrošeni tijekom trajanja projekta (izuzetak: završni izvještaj i završna revizija) • izvršeni u svrhu postizanja projektnih ciljeva • utrošeni u skladu sa standardnim računovodstvenim pravilima koje primjenjuje ugovaratelj • sačuvani u računovodstvenim arhivama ugovaratelja

19. Neprihvatljivi troškovi • indirektni porezi,uključujući PDV (postupak oslobođenja od plaćanja PDV – zamolba MZOŠ-u: http://public.mzos.hr/Default.aspx?art=11562&sec=2668) • kamate • provizije • gubitci na tečaju • troškovi nastali u vezi sa drugim projektom koji je financiran od EU • dugovi ili usluge servisiranja dugova

20. Prihvatljivi troškovi: • Direktni • Indirektni troškovi A) DIREKTNI troškovi: • Trošak osoblja • Oprema • Materijali - potrošni - direktno za projekt; ako nije inače dio indirektnih troškova u instituciji • Putovanja • Podugovaranje (subcontracting) – samo za aktivnosti koje ne možete sami provesti: revizija, tiskanje, izrada mrežnih stranica...

21. B) Indirektni troškovi • Troškovi koji se ne mogu direktno povezati sa projektom: • Korištenje infrastrukture: npr. ureda ili laboratorija • Režije (voda, električna energija, održavanje) • Telefonski troškovi, fotokopiranje, uredski pribor • Mjesečne pretplate, lokalni porezi, knjige za knjižnicu… • Ne trebaju se pravdati računima! • Ne obračunavaju se na podugovaranje!

22. Obračun indirektnih troškova 1. Standardna fiksna stopa - “flat rate” • stvarni direktni troškovi • fiksna stopa indirektnih troškova – stopa od 20% direktnih troškova isključujući podugovaranje; • industrija 2. Posebna prijelazna fiksna stopa - “flat rate” • stvarni direktni troškovi • fiksna stopa indirektnih troškova – stopa od 60% direktnih troškova isključujući podugovaranje; • javne ustanove; srednjoškolske i visokoškolske institucije, istraživačke organizacije 3. Obračun stvarnih indirektnih troškova – “full cost model” • stvarni direktni i indirektni troškovi • koriste institucije koje posjeduju analitički računovodstveni sistem i mogu identificirati i dokazati indirektne troškove – za sada RIJETKO • mogućnost dobivanja većeg iznosa indirektnih troškova

23. Indirektni troškovi – Aktivnosti koordinacije i podrške • Kada su u pitanju aktivnosti koordinacije i podrške iznos pokrića prihvatljivih indirektnih troškova iznosi maksimalno 7% od ukupnih prihvatljivih direktnih troškova isključujući podugovaranje • Sufinanciranje EC je do 100%

24. Troškovi Neprihvatljivi Prihvatljivi Direktni Indirektni • PDV • kamate • provizije • gubitci na tečaju • troškovi nastali u vezi sa drugim projektom koji je financiran od EU • dugovi ili usluge servisiranja dugova • Trošak osoblja • Oprema • Materijali - potrošni - direktno za projekt; ako nije inače dio indirektnih troškova u instituciji • Putovanja • Podugovaranje (subcontracting) – samo za aktivnosti koje ne možete sami provesti: revizija, tiskanje, izrada mrežnih stranica... • Korištenje infrastrukture: npr. ureda ili laboratorija • Režije (voda, električna energija, održavanje) • Telefonski troškovi, fotokopiranje, uredski pribor • Mjesečne pretplate, lokalni porezi, knjige za knjižnicu…

25. Troškovi osoblja Za izračun efektivne satnice potrebno je odrediti: • Ukupan broj produktivnih sati odrađenih u jednoj godini • Bruto iznos primitaka • Produktivni sati – od ukupnog broja radnih dana oduzmu se državni praznici, dani godišnjih odmora, bolovanja i ostali izostanci Prekovremeni sati ne ulaze u izračun i ne mogu se evidentirti kao trošak osoblja za projekt!!!

26. Bruto iznos primitaka uključuje: • Bruto II. • Prijevoz • Regres • Božićnica • Topli obrok • Dodatke na plaću • Uključuje sve primitke koji su u skladu s uobičajenom praksom institucije

27. Izračun satnice • Bruto primitak zaposlenika (ukupan trošak poslodavca) u izvještajnom razdoblju podijelimo s brojem produktivnih sati u izvještajnom razdoblju = satnica • Trošak na projektu:(Ukupan trošak poslodavca / Ukupni produktivni sati ) x ( EU evidentirani sati )

28. Produktivni dani/sati – prosjek produktivnih sati prema EC

29. Vremenik (timesheet) • Vremenik je potrebno voditi za 8-satni radni dan • Vremenik obuhvaća sve poslove/projekte koje ta osoba obavlja: • rad na osnovnim djelatnostima – nastava i priprema za nastavu, ispiti i priprema ispita, rad sa studentima, projekti MZOŠ-a • (europski) projekti; • ostale djelatnosti (npr. administracija)

30. Vremenik (timesheet)/primjer

31. Man month • „Man months“ – potrebni mjeseci rada na projektu • Prosjek produktivnih sati mjesečno po osobi (s punim radnim vremenom; bez bolovanja, godišnjeg odmora itd.) - obično oko 140 sati mjesečno • npr. na 140 produktivnih sati mjesečno – 70 sati rada na projektu = 0,5 MM

32. Trošak putovanja ...prihvatljiv direktan trošak ukoliko je u skladu s planiranim budžetom i aktivnostima kod prijave projekta Prihvatljivi troškovi: • Trošak prijevoza • Dnevnice – prema pravilima institucije • Smještaj • PDV neprihvatljiv!

33. Podugovaranje • Pravna osoba koja nije potpisnik GA niti partner na projektu • Obavlja poslove/usluge za projekt koje partner nije u mogućnosti izvršiti • Ispostavlja račun za obavljen posao/uslugu • Prava pripadaju partneru projekta • Podugovaratelj za izvršeni posao/uslugu odgovara partneru na projektu, a ne EC Podugovaranje = prihvatljiv trošak ako: • posao ne može obaviti partner • posao je nužan za projekt • posao nije temeljni zadatak u provođenju FP7 projekta • je navedeno u Aneksu I. GA, uključujući financijsku procjenu (za velike poslove) prilikom izrade budžeta

34. Primjer budžeta (fakultet) Ukupno sufinanciranje EK iznosi 78%

35. Financijsko izvještavanje a) periodično izvješće koje koordinator predaje u roku od 60 dana od kraja perioda (12 ili 18 mjeseci) – Form C b) završno izvješće koje koordinator predaje u roku od 60 dana nakon završetka projekta - Europska komisija u roku od 105 dana treba izvršiti evaluaciju i isplatu Revizija: obvezna kad financiranje partnera dosegne 375.000 € - osim ukoliko projekt traje do 2 godine → onda na kraju projekta

36. Form C • Obrazac za predaju financijskog izvještaja • Svaki partner ispunjava zasebni FORM C • Financijsko izvještavanje = u eurima FORM C sadrži: 1. Općenite informacije (o projektu, broj projekta, izvještajna razdoblja) 2. Informacije o partneru (ime, PIC broj, stopu sufinanciranja za RTD aktivnosti, stopu indirektnih troškova) 3. Nastale troškove 4. Deklaraciju o prihodima 5. Deklaraciju o kamatama 6. Certifikat o metodologiji 7. Certifikat o financijskom izvještaju

37. FORM C

38. Tečaj • Koristi se tečaj Europske centralne banke: • Prema datumu nastanku troška • Prvi radni dan nakon izvještajnog razdoblja http://www.ecb.int/stats/eurofxref/

39. Korisne informacije i pomoć: • Finance HelpDesk: • http://www.finance-helpdesk.org/Front/ShowCategory.aspx?CatId=30 • Guide to Financial Issues relating toFP7 IndirectActions • ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdf • Guidance note on project reporting: • http://ec.europa.eu/research/participants/portal/ShowDoc/Extensions+Repository/General+Documentation/Guidance+documents+for+FP7/Project+reporting/project_reporting_en.pdf • Ana Grdović • Agencija za mobilnost i programe EU • Gajeva 22 (savjetovanja u Frankopanskoj 26) • Tel: 01 5005 961 • E-mail: ana. grdovic@mobilnost.hr