ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการและการใช้งาน

1. Chapter 3 ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการและการใช้งาน

2. วัตถุประสงค์ ·ระดับการใช้ข้อมูลและสารสนเทศกับระบบงานต่างๆ ·ระบบการจัดสำนักงานอัตโนมัติ ·ระบบการประมวลผลรายการ ·ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ·ระบบช่วยการตัดสินใจ ·ระบบช่วยผู้บริหารในการตัดสินใจ

3. คำศัพท์และความหมายที่เกี่ยวกับระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการคำศัพท์และความหมายที่เกี่ยวกับระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ 1. OAS = Office Automation System ระบบจัดสำนักงานอัตโนมัติ 2. TPS = Transaction Processing System ระบบสนับสนุนงานด้านระดับปฏิบัติการประจำวัน 3. MIS = Management Information Systems ระบบสนับสนุนงานด้านการบริหารในลักษณะ long-term 4. DSS = Decision Support Systems ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ สำหรับงานเฉพาะ 5. ESS = Executive Support Systems ผู้บริหารในระดับสูงใช้เพื่อติดตาม ข้อสนเทศขององค์กรในภาพรวม

5. 1. Office Automation Systems (OAS, OA) • เป็นระบบที่มีการนำเทคโนโลยีทางด้านการสื่อสารข้อมูลและคอมพิวเตอร์มาช่วยในการปฏิบัติงานต่างๆ ในสำนักงาน เช่น PC, Mainframe, Application S/W, ฯลฯ • จุดประสงค์หลักคือ นำเทคโนโลยีมาช่วยให้พนักงานภายในองค์กรสามารถทำงานได้อย่างถูกต้อง แม่นยำ และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น • EX: E-Mail, Voice Mail, VDO Conferencing, Fax, ฯลฯ

6. ส่วนมาก OAS จะใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaging S/W) มากกว่าที่จะใช้ซอฟต์แวร์ที่ต้องเขียนขึ้นมาใหม่เอง(Customized S/W) • เช่น ระบบ E-mail, การรับส่งแฟกซ์, Word Processor,Spreadsheet, ฯลฯ

8. 2.Transaction Processing Systems (TPS) • ระบบที่ใช้ในการดำเนินการเกี่ยวกับ งานขั้นพื้นฐานขององค์กร (Routine Work) หรือเกี่ยวกับการบันทึกรายการเปลี่ยนแปลง(Transaction) ขั้นพื้นฐานต่างๆ ที่เกี่ยวกับการดำเนินงานในองค์กร เช่นการฝากเงิน การถอนเงิน การซื้อ/ ขายสินค้า • เกี่ยวข้องกับข้อมูลปริมาณมาก โดยข้อมูลดังกล่าวจะเป็นข้อมูลขั้นพื้นฐานขององค์กร ซึ่งจะถูกนำไปใช้ในการดำเนินของระบบสารสนเทศประเภทอื่นๆ ต่อไป

9. ทำไมองค์กรจึงต้องมีการประมวลผลรายการทำไมองค์กรจึงต้องมีการประมวลผลรายการ • ส่วนใหญ่ บริษัทมักจะมีการตรวจสอบข้อมูลเพื่อความถูกต้องและรวดเร็ว ทำให้ต้องหันมาใช้เครื่องคอมฯ เพื่อช่วยในการประมวลผลรายการ เช่น ข้อมูลการจ่ายเงินเดือน การควบคุมคลังสินค้า • ข้อมูลต่าง ๆ เหล่านี้มักจะมีการกระทำเกิดขึ้นเป็นรายวัน และซ้ำ ๆกัน ดังนั้น การใช้กำลังคนจึงไม่เหมาะสม เพราะจะทำให้เพิ่มไม่มีสิ้นสุด

10. วิธีการประมวลผลข้อมูลวิธีการประมวลผลข้อมูล 1. การประมวลผลด้วยคน (Manual Processing) เป็นการใช้คนและเครื่องใช้สำนักงานทั่วไป เช่น เครื่องคิดเลข ในการประมวลผล 2. การประมวลผลด้วยเครื่อง Computer ( Electronic Data Processing : EDP ) เป็นการประมวลผลด้วยเครื่อง Computer

11. การประมวลผลรายการด้วยเครื่อง Computer ทำได้ 2 แบบ • ประมวลผลแบบแบทซ์ (BATCH Processing) • - รอจนครบกำหนดที่ตั้งไว้ • - ค่าใช้จ่ายไม่สูง • 2. ประมวลผลแบบออนไลน์ (ON-LINE Processing) • -ส่งข้อมูลทันทีทันใด Real-time • - ค่าใช้จ่ายสูง

13. วัตถุประสงค์ขององค์กรที่คาดหวังต่อ TPS • การสร้างสารสนเทศจากรายการเปลื่ยนแปลง • เพิ่มระดับความถูกต้อง (Increase Degree of Accuracy) • Data and Information Integrity and Accuracy • จัดทำเอกสารและรายงานได้ทันเวลา • เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงาน (Increase Employees Efficiency) • เพิ่มการบริการที่ดีเลิศ (Providing Increased and Enhanced Service) • สร้างและรักษาความภูมิใจให้ลูกค้า • เพิ่มความได้เปรียบคู่แข่งทางการค้า (Add Competitive Advantage)

14. 3. Management Information Systems (MIS)

16. Information Computer Database ประมวลผล Data Warehouse TPS ในระบบต่างๆ Data Mart วิวัฒนาการการใช้ MIS MIS Data Minding Dss ES/AI Decision Data วางแผน นโยบาย ปริมาณมาก กลยุทธ การดำเนินงาน การประมวลผลด้วยมือ ไม่มีประสิทธิภาพ

17. วัตถุประสงค์เบื้องต้นของระบบ MIS - เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ ตามระดับต่างๆ

18. 3. Management Information Systems (MIS) • เป็นระบบสารสนเทศที่นำข้อมูล (จาก TPS) มาผ่านกระบวนการที่นำไปสู่ข้อสรุปของข้อมูลดังกล่าว • แสดงในรูปของ Periodic Report ซึ่งจะใช้เป็นข้อมูล สำหรับการวางแผนการดำเนินงาน (Planning) ควบคุมการดำเนินงาน (Controlling) หรือช่วยในการตัดสินใจ (Decision Making) เช่น รายงานสรุปยอดขายรายเดือน/ ปี รายงานแสดงจำนวนลูกค้าที่เข้ามาใช้บริการ ฯลฯ • ผลิตสารสนเทศที่นำมาใช้ในการแก้ปัญหาแบบ มีโครงสร้าง (Structured Problem) เช่น การพิจารณาเพิ่มยอดการผลิตสินค้า โดยอาศัยข้อมูลจาก รายงานสรุปยอดขายรายเดือน

19. External Data คู่แข่ง การเมือง สภาพเศรษฐกิจ ลูกค้า ฯลฯ ข้อมูลที่นำมาใช้สร้าง MIS • Policy • Internal Data - TPS หรือระบบต่างๆขององค์กร

20. การแสดงผลของระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารการแสดงผลของระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร รายงานที่ใช้กันอยู่มี 6 ประเภท 1. รายงานตามคาบ (Scheduled Report) เป็นรายงานตามคาบของกำหนดการปฏิบัติงานเช่น รายงานการรับ-จ่ายวัตถุดิบรายวัน รายงานการใช้กระดาษคอมพิวเตอร์รายสัปดาห์ รายงานการปิดบัญชีสิ้นเดือน 2. รายงานตามเครื่องชี้วัดกิจกรรม (Key-Indicator Reports) คือการรายงานผลสรุปยอดรายวันที่ผ่านมา เพื่อใช้ในการปรับการดำเนินงานให้สามารถปฏิบัติงานได้ตามปกติหรือเร่งด่วน เช่นยอดคงเหลือของสินค้า

21. 3.รายงานตามความต้องการ (Demand Reports) คือรายงานที่จัดสร้างขี้นเฉพาะตามที่ผู้บริหารต้องการ เช่น ยอดวัตถุดิบคงเหลือบางประเภท หรือยอดการใช้วัตถุดิบบางชนิดรายวันในสัปดาห์นั้น 4.รายงานตามการควบคุมจุดวิกฤติ(Exception Reports) คือ รายงานที่จะถูกสร้างทันทีที่มีวิกฤตกาลเกิดขึ้น เช่น รายงานจุดสั่งซื้อ รายงานสินค้าคงคลังเก็บเกินกำหนด รายงานผลิตภัณฑ์หมดอายุการใช้งาน 5.รายงานแบบเจาะลึก(Drill-down Reports) เป็นรายงานรายละเอียดหรือสรุปเปรียบเทียบแยกตามประเภทหรือคาบเวลา เช่นยอดขายรถยนต์ รายเดือน 6.รายงานที่เกิดจากการปรับปรุงรายงานเดิม(Developing Effective Reports) เพื่อลดการกระจายปริมาณรายงานที่มากเกินไปและมีรายการซ้ำๆกันมากเกินไป

22. คุณลักษณะของระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร เพื่อให้การใช้รายงาน หรือสารสนเทศอย่างมีประโยชน์มากที่สุด และประหยัดที่สุด ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารควรมีลักษณะดังนี้ 1. มีรูปแบบมาตรฐาน 2. รายงานไม่ควรซ้ำซ้อน 3. รายงานจากข้อมูลที่มีเก็บไว้ในระบบเท่านั้น 4. ให้ผู้ใช้งานสามารถสร้างรายงานได้เอง 5. รายงานมาตรฐานจะต้องมีการร้องขอ

23. มากไป DATA น้อยไป เครื่องมือในการประมวลผลใช้ตัวใหน? การประมวลผล Data Base Dss. Analysis รายงาน มากไป น้อยไป ขาดความสำคัญ ซ้ำซ้อน ปัญหาของการใช้ MIS

24. 3. ระบบ Decision Support Systems

26. ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับระบบช่วยการตัดสินใจ(An Overview of Decision Support Systems; DSS ) ทำหน้าที่ในการอำนวยความสะดวกในการจัดรูปแบบข้อมูล การนำข้อมูลมาใช้ และการรายงานข้อมูลเพื่อที่จะใช้ประโยชน์ ในการตัดสินใจของผู้บริหาร ระดับต่าง ๆ เช่น จะช่วยผู้จัดการที่ นั่งอยู่หน้าเครื่องคอมพิวเตอร์สามารถนำข้อมูลมาใช้ในการ วิเคราะห์ และรายงานผลได้ทันต่อความต้องการ

27. ความสามารถของระบบช่วยการตัดสินใจ(Capabilities of a Decision Support System) 1) ในชั้นการแก้ปัญหา (Problem-solving Phases)จะช่วยเหลือผู้บริหารในการแก้ปัญหาตามลำดับขั้นตอน

28. 2) ความถี่ในการตัดสินใจที่ต่างกัน (Different Decision Frequencies) การตัดสินใจนั้นอาจเกิดขึ้นด้วยการต้องตัดสินใจได้ในครั้งเดียวหรือไปจนถึงที่ต้องตัดสินใจซ้ำ ๆ หลายๆครั้ง การตัดสินใจที่ต้องสิ้นสุดได้ในครั้งเดียว (One-of-a-kind) ต้องการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ที่หยุ่นตัวหรือใช้ได้หลายลักษณะงาน มีประสิทธิภาพ และโปรแกรมที่นำมาใช้จะต้องมีระบบช่วยการตัดสินใจประเภทเฉียบพลัน (ad hoc DSS )

29. 3) โครงสร้างของปัญหาที่ต่างกัน (Different Problem Structures) 1. ปัญหาที่มีโครงสร้างแน่นอน (Highly StructuredProblems) 2. ปัญหาที่เป็นกึ่งโครงสร้างหรือไม่มีโครงสร้าง (Semistrutured or Unstructured Problems) 4) ช่วยการตัดสินใจระดับต่างๆ (Various Decision-Making Levels) ช่วยผู้บริหารระดับต่าง ๆ แก้ปัญหาที่เกิดขึ้นในองค์กร

30. การนำไปสู่การตัดสินใจที่ดีที่สุด ที่ดีน่าพอใจ และแนวทางช่วยตัดสินใจ (Optimization, Satisfying, and Heuristic Approaches) 1) รูปแบบการตัดสินใจที่ดีที่สุด (Optimization Model) เป็นรูปแบบที่ช่วยหาวิธีการตัดสินใจที่ดีที่สุด 2) รูปแบบการตัดสินใจที่ดีน่าพอใจ (Satisfying Model) เป็นรูปแบบวิธีการช่วยการตัดสินใจที่เป็นหนึ่งในหลายรูปแบบที่ดีที่เหมาะสม 3) แนวทางช่วยตัดสินใจ (Heuristics) เป็นรูปแบบที่มีอยู่แล้วและเคยมีการดำเนินการอย่างได้ผลดีมาแล้วหรือมีการใช้บ่อยๆกันทั่วไป

31. การทำงานร่วมกันของ TPS MIS และ DSS (The Integration of TPS , MIS, and DSS ) ถึงแม้ TPS MIS และ DSS จะมีการใช้งานที่ต่างระบบกันก็ตามแต่ก็บางส่วนที่คาบเกี่ยวกันและช่วยเสริมกันในส่วนที่ไม่สมบูรณ์ของกันละกันอยู่

32. การเปรียบเทียบระหว่าง DSS และ MIS

35. องค์ประกอบของระบบช่วยการตัดสินใจ(Component of a Decision Support System) 1. ฐานของรูปแบบ (The Model Based) - รูปแบบด้านการเงิน (Financial Models) - รูปแบบด้านการวิเคราะห์ทางสถิติ (Statistical Analysis Models) - รูปแบบด้านภาพกราฟิก (Graphical Models) - รูปแบบด้านการบริหารโครงการ (Project Management Models)

36. ระบบจัดการการโต้ตอบกับ DSS (The Dialogue Manager)

37. ระบบช่วยการตัดสินใจแบบกลุ่ม (The Group Decision Support System)

38. ลักษณะของระบบช่วยการตัดสินใจร่วมกัน(Characteristics of a GDSS ) 1) เป็นการออกแบบพิเศษเฉพาะ (Special Design) 2) ใช้งานง่าย (Ease of Use) 3) มีความยืดหยุ่น (Flexibility) 4) สนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Making Support) 6) ลดพฤติกรรมในทางไม่ดีของกลุ่ม 7) เป็นการสื่อสารโต้ตอบในขณะเดียวกัน (Parallel Communicaion) 8) บันทึกการประชุมอัตโนมัติ (Automated Record Keeping) 9) ค่าใช้จ่าย การควบคุม และปัจจัยที่ซับซ้อน (Cost,Control, and Complexity Factors)

39. การใช้งาน / ทางเลือกของระบบ GDSS (GDSS Alternatives) • ห้องประชุมร่วม (The Decision Room) • การตัดสินใจผ่านเครือข่ายท้องถิ่น (The Local Area Decision Network) • การประชุมทางไกล (The Tele-Conferencing Alternative) • การตัดสินใจผ่านเครือข่ายข้ามพื้นที่ (The Wide Area Decision Network)

41. 5. ระบบช่วยผู้บริหาร (The Executive Support System; ESS) เป็นระบบที่ใช้ในระดับกลยุทธ์ขององค์กร โดยจะมีการพิจารณาข้อมูลทั้งภายในองค์กร ในส่วนของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ และภายนอกองค์กร โดยพิจารณาข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ภายนอกองค์กร และนำมาประกอบการตัดสินใจในปัญหาที่ไม่มีโครงสร้างหรือรูปแบบที่แน่นอนดังนั้นระบบสนับสนุนผู้บริหาร (ESS) จึงเป็นระบบที่ใช้แก้ปัญหาเฉพาะหน้า หรือใช้ในการวางแผนกลยุทธ์ นโยบายบริษัท โดยส่วนใหญ่มักจะอยู่ในรูปเมนู (Menu) กราฟฟิก (Graphics)

42. คุณลักษณะโดยทั่วไปของ ESS มีพอสรุปได้ดังนี้ 1) สร้างสำหรับเฉพาะผู้บริหารระดับสูง 2) ใช้งานง่าย (Easy to Use) 3) สามารถวิเคราะห์เจาะลึก (Drill Down Available) 4) สามารถใช้ข้อมูลภายนอกตามต้องการ (External Data Need Available) 5) ช่วยในสถานะการณ์ที่ไม่แน่นอน (Helping Uncertainly Situations) 6) เป็นการคาดการณ์ในอนาคต (a Futures Orientation) 7) เชื่อมโยงการดำเนินการเพิ่มคุณค่าทางธุรกิจ (Value-added Business Process Linking)

43. ความสามารถของระบบช่วยผู้บริหาร (Capabilities of an Executive Support System) • อธิบายวิสัยทัศน์ทั้งหมด (Defining an Overall Vision) • สนับสนุนการวางแผนแม่บท (Support for Strategic Planning) • ช่วยในการจัดองค์กรและวางตัวผู้บริหาร (Support for Strategic Organizing and Staffing) • ช่วยในการควบคุมยุทธศาสตร์ (Support for Strategic Control) • ช่วยในการบริหารวิกฤติกาล (Support for Crisis Management)