Финансовое планирование в Национальном Архиве

1. Финансовое планирование в Национальном Архиве ЭрикаСтоддарт Директор финансовых и корпоративных услуг Национального Архива October 2006

2. Финансирование НА (1) • Прямое бюджетное финансирование из Казначейства (Министерства финансов), но в составе "группы" Министерства конституциональных дел (Министерства юстиции). • Исполнительный директор НА является одновременно и главным бухгалтером НА

3. Финансирование НА (2) • Источники финансирования: • Государственное финансирование около 40 млн.фунтов стерлингов (68 млн. долларов США) • Гранты и спонсорская помощь других организаций около £1 млн. ($1.7) • Доходы от коммерческих и нормативно установленных операций • Коммерческие звукозаписи и цифровые записи – небольшие долевые отчисления Архиву.

4. Государственное финансирование (1) • Обеспечение соотношения цены и качества – эффективность, экономичность, результативность • 3-летний цикл бюджетного планирования. В настоящее время идут переговоры на следующие 3 года с апреля 2008 по март 2011г. Жесткий цикл планирования. Все денежные суммы должны быть утверждены Парламентом путем голосования. • Обязаны выполнять установленные обязательства и поставленные цели.

5. Государственное финансирование (2) • Важно иметь план, соответствующий "горячим задачам" Правительства, например, "цифровое сохранение" • Министерство конституционных дел по-прежнему может перевести средства из НА в собственный бюджет, если только отдельные статьи финансирования не являются защищенными.

6. Гранты и спонсорские средства (1) • Средства от других организаций, например: • Средства от продажи лотерейных билетов (средства населения) • Средства от квази-правительственных органов, например, Научно-исследовательских советов; финансирование Экономического союза • В таких случаях 50 % финансирования должно предоставляться Национальным Архивом • При этом необходимо наличие формальной заявки или проекта

7. Гранты и спонсорские средства (2) • Жесткоеиспользование средств, например, проект "Переезжая сюда" (“Moving Here”) • Краткосрочное финансирование, в денежном или натуральном выражении • Зачастую необходима формальная канцелярская работа в целях доказательства обоснованности расходов

8. Доходы • Средства из законодательно установленных доходных источников : • исследований • копирования единиц хранения • "цифровой экспресс" (Digital Express) • Средства от доходов собственных коммерческих предприятий Национального Архива : • публикаций – журналов и книг • "магазинов" – "натуральных" и онлайновых • долевых отчислений коммерческих организаций, например, издателей материалов по переписи населения

9. Какие средства нам предоставит Правительство и что мы можем получить сами? Финансовое планирование Стратегия/Видение Финансовые планы в соответствии с видением. Итеративный процесс в целях обеспечения наличия средств Корпоративный/Бизнес-план Бюджет и 3-летний финансовый план Планирование разовых событий как часть процесса Изменение прогнозов ежеквартально Позволяет нам учитывать любые возможные изменения

10. Трансформирование целей в финансовые планы (1) • Определение приоритетов организации • Сопоставление ресурсов и приоритетов (не так просто, т.к. приоритеты могут измениться, и ресурсы окажутся не там) • Наиболее сложные решения – не что делать, а что не делать (что прекратить)

11. Трансформирование целей в финансовые планы (2) • Денег никогда не хватает на всё, поэтому необходимо определить, сколько нужно делать, силы, время; необходимо заставлять организацию производить больше • Рассмотреть бюджетирование "с нуля“ (“zero-based budgeting”) • Вспомогательные службы, например, финансы, необходимо сравнивать с другими организациями (эталонный анализ) с тем, чтобы обеспечить максимально возможную рентабельность и экономичность НА.

12. Основные показатели эффективности деятельности • Не все ПЭДы - финансовые • Если ПЭД является финансовым, то необходимо рассчитать планируемый результат, основанный на бюджетных или плановых оценках • Фактические результаты, как правило, отличаются от планируемых. Необходимо определить, почему это произошло. • Наилучший ПЭД для определения достижения запланированной цели может быть недоступен в связи с невозможностью сбора данных • ПЭД предназначены для направления правильного поведения • Если изменяются приоритеты, ПЭДы тоже должны измениться

13. ПЭДы Национального Архива (1) Потребители и заинтересованные стороны: • Некоторые ПЭДы основаны на прошлых результатах деятельности и том, чего можно ожидать в будущем, например, (№ 1) "предоставление 43 м документов"… • Некоторые ПЭДы основаны на контрольных(эталонных) показателях частного сектора или внешних сторон, например (№ 9) "доступность онлайновых услуг 99 %"… • Некоторые ПЭДы установлены законодательством, например (№ 10) "запросы по Закону о свободе информации"… • Большинство из ПЭДов основаны на принятых контрольных показателях, внутренних или внешних

14. ПЭДы Национального Архива (2) • “Ключевые проекты для роста и развития”: • Это такие проекты и разработки, которые НА необходимо внедрить для выполнения плана • Для них не подходят контрольные (эталонные) показатели, лучше использовать планы-графики или планы этапов. В рамках плана определяются критические факторы успеха для каждой области, например, для системы автоматизированной передачи данных "Непрерывный поток" существует детальный план с описанием того, как должны выглядеть успешные результаты, например, "Как это должно выглядеть для пользователей", "количество документов", "как должно осуществляться хранение" и т.д.

15. ПЭДы Национального Архива (3) • Соотношение цены и качества (Value for Money, VFM): • Поскольку мы не имеем прибыли, мы должны обеспечить максимально возможную эффективность, экономичность и результативность нашей деятельности • Некоторые показатели VFM основаны на стоимости за единицу. Для НА это "стоимость визитов" и стоимость сохранения коллекции. Эти показатели оцениваются согласно эталонному анализу или по ожидаемым расходам на основании исторических данных.

16. ПЭДы Национального Архива (4) • Соотношение цены и качества (Value for Money, VFM): • В рамках расчета стоимости единицы услуги часто используются составляющие показатели, например, "стоимость онлайнового визита" и "стоимость визита на месте": снижение стоимости одного может маскировать повышение стоимости другого. Вся бухгалтерская отчетность направлена на решение этой проблемы. • Показатель VFM № 19 относится к "управлению денежными средствами", поскольку существует стоимость хранения наличных средств, например, отсутствие процентных начислений на денежную наличность.

17. ПЭДы Национального Архива (5) Персонал: • За последние 30 лет Правительством были приняты законодательные акты, запрещающие дискриминацию по возрасту, полу, физическим возможностям, расовой принадлежности и сексуальной ориентации. В связи с этим необходимо, чтобы наша кадровая политика отражала эти приоритеты. • Традиционно у нас наблюдалось недостаточное представительство женщин, этнических меньшинств и людей с ограниченными физическими возможностями, особенно на руководящих должностях..

18. ПЭДы Национального Архива (6) • Персонал: • Высокий уровень заболеваемости персонала может быть признаком отсутствия мотивации у персонала или высокого уровня стресса. Поэтому необходимо измерять уровень заболеваемости персонала для проверки здоровья организации в целом.

19. ПЭДы Национального Архива (7) • Не всё финансирование является целевым, но в бюджете следующего года мы перераспределим ресурсы в соответствии с новым "Видением“ • Направления роста – "Цифровое сохранение" и "Информационная стратегия". В других направлениях было проведено сокращение штатов в целях учета этого. Все новое развитие – только в этих направлениях. • Все основные (профильные) службы должны проверить соответствие текущих структур относительно нового видения. Все вспомогательные службы должны пройти эталонный анализ.

20. ПЭДы Национального Архива (8) • По направлению "предоставление документов пользователям" количество персонала было сокращено в связи с изменением ПЭД с 15 минут в 2005-2006 году до 35 минут. • Всегда существует временной лаг после реакции на изменившиеся приоритеты. Необходимо иметь очень гибкую и подвижную рабочую силу. Политика в сфере управления человеческими ресурсами должна отражать это.