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LA REUNION STATUTAIRE DU CLUB

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Assemblée de District, Mindelo , le 10 Avril 2014. LA REUNION STATUTAIRE DU CLUB. RAPPEL Fondamental : L’ECOUTE CHEZ L’ADULTE. En situation de Formation, d’Information ou d’Ecoute , l’Adulte est généralement : Réaliste il est dans le concret, il adapte à son vécu Pragmatique

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RAPPEL Fondamental : L’ECOUTE CHEZ L’ADULTE

  • En situation de Formation, d’Information ou d’Ecoute, l’Adulte est généralement :
      • Réaliste
        • il est dans le concret, il adapte à son vécu
      • Pragmatique
        • il recherche l’efficacité, l’utilité, le fonctionnel
      • Expérimenté
        • c’est un professionnel qui a des connaissances spécifiques et générales, c’est un public averti
      • Unique
        • ses attentes sont personnelles
      • Occupé
        • il n’a pas beaucoup de temps libre et le temps qu’il consacre à écouter est précieux
      • Intéressante
        • qui suscite un intérêt

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La Qualité de la Réunion Statutaire impacte la Rétention et l’Augmentation de l’Effectif…

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  • La réunion Statutaire a un contenu (ODJ préalablement préparé)
  • La réunion Statutaire a un contenu intéressant (réunion d’information, conférence, décision)
  • La réunion Statutaire est conviviale (écoute, attention, non conflictuelle, respect, détendue)
  • La réunion Statutaire est structurée (plan de travail, respect timing, synthèse points importants )
  • La réunion Statutaire est conclue

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PREPARER LA REUNION…

  • Le Président prépare la réunion avec Secrétaire et Protocole
      • L’ordre du jour
        • Introduction
          • Hymne, Bienvenue, ODJ, présentation Visiteurs & Invités.
        • Informations / Formation / Conférence
          • CR Réunion, CR Activités, CR Commissions, Informations District & RI, Informations Activités,
          • Formation ou Conférence
        • Clôture
          • Camaraderie, Remerciements.
      • Les convocations
        • Envoie de l’Ordre du Jour
      • La disposition de la Salle
        • Equipements, nombre place, installation : membre, conférencier, invités, visiteurs

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CONDUIRE LA REUNION…

  • Le Président conduit et dirige la réunion. Il distribue la parole.
      • Il est assisté du Secrétaire et du Protocole qui l’encadrent
      • Le Secrétaire assure la prise des Notes pour le CR et assiste le Président le cas échéant
      • Le Protocole est garant de la bonne tenue de la réunion : conducteur, durée de la réunion.

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quel est le r le du protocole
QUEL EST LE RÔLE DU PROTOCOLE
  • L’Ambiance et l’atmosphère des réunions seront à l’image de son tempérament.
  • Le bon déroulement des réunions statutaires vont dépendre de l’efficacité, de l’enthousiasme et de la disponibilité du Protocole. Il doit principalement :
    • Arriver à l’avance afin de contrôler l’état des préparatifs des réunions
    • Annoncer l’ordre du jour des réunions
    • Accueillir les visiteurs et les invités. Prendre leurs identités et les présenter en début de réunion. Les placer et les mettre à l’aise dans l’environnement qui les accueille

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quel est le r le d protocole
QUEL EST LE RÔLE D PROTOCOLE
  • Suivre l’exécution de l’ordre du jour fixé en début de réunion. Prier les membres de s’en tenir à l’ordre du jour et recentrer tous écartements : Savoir évacuer les sujets qui ne relèvent pas de l’ordre du jour mais du Comité ou de l’Assemblée.
  • Rappeler diplomatiquement à l’ordre les membres qui chuchotent ou gênent le déroulement des réunions. Maintenir la discipline au cours des réunions
  • Veiller à la stricte application du cérémonial rotarien au cours des réunions
  • Veiller au port des insignes du Rotary par les membres au cours des réunions

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quelques points fondamentaux
QUELQUES POINTS FONDAMENTAUX
  • Boissons Alcoolisées au cours des Réunions : Laissée à l’appréciation de chaque Club
  • Interdiction de Fumer : Les membres et invités sont encouragés à ne pas fumer lors des Réunions (RIRI 2040 – MP P14)
  • Prise de Parole :
    • La Parole est distribuée par le Président.
    • Les Visiteurs (préalablement identifiés comme tels sur présentation de leurs cartes s’il ne sont pas connus) ont systématiquement droit à la parole (sans interférer dans l’ordre du jour). Le MP recommande que le Visiteur prévienne le Secrétaire du Club de sa visite avant le jour de la Réunion
    • Sauf les conférenciers ou les personnes ayant été conviées à faire une communication spécifique, les invités ne prennent pas la parole

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quelques points fondamentaux1
QUELQUES POINTS FONDAMENTAUX
  • Participation aux Assemblées de Club : Les Visiteurs et Invités ne sont pas admis aux Assemblées de Club. Le Secrétaire doit informer l’ensemble des Clubs au moins une semaine avant la tenue de l’Assemblée

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