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MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL. Día Mes Año 09 07 13. Página 1 De 34. Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos

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MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

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  1. MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL Día Mes Año 09 07 13 Página 1 De 34 Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Policía Auxiliar del Distrito Federal Julio 2013

  2. MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL Día Mes Año 09 07 13 Página 2 De 34 CONTENIDO ÍNDICE PÁGINA 1.- Presentación _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 04 2.- Antecedentes _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 06 3.- Marco Jurídico-Administrativo _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 08 4.- Abreviaturas _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 11 5.- Objetivo General _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 13 6.- Integración _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 15 7.- Atribuciones del COTECIAD _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 18 8.- Funciones de los miembros del COTECIAD _ _ _ _ _ 21 8.1.- Del Presidente _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 22 8.2.- Del Secretario Ejecutivo _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 23 8.3.- Del Secretario Técnico _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 24 8.4.- De los Vocales _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 25 8.5.- De los Representantes _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 25 8.6.- De los Invitados _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 25

  3. MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL Día Mes Año 09 07 13 Página 3 De 34 9.- Políticas de Operación _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 26 9.1.- De las Sesiones _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 27 9.2.- De la Calidad de los Miembros _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 28 9.3.- De los Mecanismos de Suplencia _ _ _ _ _ _ _ _ _ 28 10.- Del Procedimiento de Actuación _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 29

  4. MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL Día Mes Año 09 07 13 Página 4 De 34 1. PRESENTACIÓN

  5. MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL Día Mes Año 09 07 13 Página 5 De 34 • Presentación • En apego a lo emitido en la Ley de Archivos del Distrito Federal y a la Circular Uno “Normatividad en Materia de Administración de Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal” vigente, a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, y a la Ley de Protección de Datos Personales del Distrito Federal, con la finalidad de regular el funcionamiento y organización de los acervos y repositorios documentales y optimizar los procedimientos y recursos archivísticos que componen el Sistema Institucional de Archivos de esta Corporación, se implementa como Órgano Técnico Consultivo de instrumentación y retroalimentación de la normatividad en materia de archivística, el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, el cual se encargara de diseñar, proponer, desarrollar, instrumentar y evaluar los planes, programas y proyectos de desarrollo archivístico. • Para efectos de dar cumplimiento a la normatividad en la materia, se emite el presente Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, de la Policía Auxiliar del Distrito Federal.

  6. MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL Día Mes Año 09 07 13 Página 6 De 34 • 2. ANTECEDENTES

  7. MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL Día Mes Año 09 07 13 Página 7 De 34 • 2. Antecedentes • La Policía Auxiliar, conciente de la necesidad de contar con acervos documentales, que permitan la recuperación ágil y eficiente, de información y así mismo facilite la toma segura y adecuada de decisiones, día con día, en su carácter de Órgano de la Administración Pública del Gobierno del Distrito Federal, en septiembre del 2005, inició los trabajos de rescate documental y la recuperación, integración, identificación, clasificación, ordenación y organización a partir de la documentación que se encontraba dispersa y hacinada en diferentes áreas de la Corporación.

  8. MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL Día Mes Año 09 07 13 Página 8 De 34 3. MARCO JURÍDICO ADMINISTRATIVO

  9. MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL Día Mes Año 09 07 13 Página 9 De 34 3. Marco Jurídico Administrativo Ley Suprema: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, artículos 6° y 122, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 25 de junio de 2012. Estatuto: Estatuto de Gobierno del Distrito Federal, publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal, el 28 de enero de 2011. Leyes locales: Ley de Archivos del Distrito Federal, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 8 de octubre del 2008. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal, el 13 de abril de 2009, y Reformada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal, el 29 de agosto del 2011. Ley de Protección de Datos Personales del Distrito Federal, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 3 de octubre del 2008. Ley de Firma Electrónica del Distrito Federal, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal, el 4 de Noviembre de 2009. Ley de Seguridad Pública del Distrito Federal, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 19 de julio de 1993. Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal, publicada En la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 31 de octubre del 2008. Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 27 de diciembre de 2010.

  10. MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL Día Mes Año 09 07 13 Página 10 De 34 Leyes Federales: Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 13 de junio del 2003. Reglamentos Locales: Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 25 de noviembre de 2011. Reglamento de la Ley de Firma Electrónica para el Distrito Federal, en Actos, Procedimientos y Trámites a cargo de la Administración Pública del Distrito Federal, publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 24 de diciembre de 2010. Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal, publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 31 de diciembre de 2010. Reglamento Interior de la Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal, publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 26 de enero de 2010. Circulares: Circular Uno, Normatividad en Materia de Administración de Recursos (Numeral 7), publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 08 de agosto del 2012. Documentos Normativos-Administrativos: Manual Administrativo de la Policía Auxiliar del Distrito Federal.

  11. MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL Día Mes Año 09 07 13 Página 11 De 34 • 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS

  12. MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL Día Mes Año 09 07 13 Página 12 De 34 • 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS • Para efectos del presente Manual, se entenderá por: • GDF Gobierno del Distrito Federal. • OM GDF Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal. • CGA Consejo General de Archivos. • DGRMSG OM Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal. • CGMA Coordinación General de Modernización Administrativa. • Contraloría Contraloría General del Distrito Federal. • PADF Policía Auxiliardel Distrito Federal. • COTECIAD PADF Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Policía Auxiliar del Distrito Federal. • DEDISA PADF Dirección Ejecutiva de Desarrollo Institucional y Servicios de • Apoyo de la Policía Auxiliar del Distrito Federal. • SRMSG PADF Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Policía Auxiliar del Distrito Federal. • JUDAIyA PADF Jefatura de la Unidad Departamental de Almacenes, Inventarios y Archivo de laPolicía Auxiliar del Distrito Federal. • UCA PADF Unidad Coordinadora de Archivos de la Policía Auxiliar del Distrito Federal.

  13. MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL Día Mes Año 09 07 13 Página 13 De 34 5. OBJETIVO GENERAL

  14. MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL Día Mes Año 09 07 13 Página 14 De 34 5. Objetivo General Establecer los lineamientos para la integración, funcionamiento y operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Policía Auxiliar del Distrito Federal (COTECIAD PADF); como órgano colegiado y consultivo de instrumentación y retroalimentación de la normatividad en materia de archivos, garante de la observancia de las buenas prácticas archivísticas del Sistema Institucional de Archivos, de conformidad con la Ley de Archivos del Distrito Federal; a fin de que la Corporación cuente con acervos documentales debidamente organizados y este en condiciones de cumplimentar los requerimientos derivados de la cultura de la transparencia y rendición de cuentas.

  15. MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL Día Mes Año 09 07 13 Página 15 De 34 6. INTEGRACIÓN

  16. MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL Día Mes Año 09 07 13 Página 16 De 34 6. Integración En concordancia con lo que dispone el artículo 17 de la Ley de Archivos del Distrito Federal, asÍ como lo estipulado en el numeral 7.4.6. de la Circular Uno vigente, para el debido cumplimiento de sus objetivos, funciones y atribuciones, el COTECIAD PADF, estará integrado de la siguiente forma: Funcionario Cargo Director Ejecutivo de Desarrollo Institucional y Presidente Servicios de Apoyo. Encargado de la Oficina de Información Pública. Secretario Ejecutivo Subdirector de Recursos Materiales y Secretario Técnico Servicios Generales. Director Ejecutivo de Recursos Humanos y Vocal Financieros. Director Ejecutivo de Operación Policial. Vocal Director de Planeación y Desarrollo de Capital Vocal Humano. Director de Coordinación Corporativa. Vocal Subdirector de Recursos Humanos. Vocal Subdirector de Organización. Vocal Jefe de la Unidad Departamental de Almacenes, Vocal Inventarios y Archivo.

  17. MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL Día Mes Año 09 07 13 Página 17 De 34 Coordinador del Archivo de Concentración. Vocal Director de Inspección General y Evaluación. Representante. Director Jurídico y Consultivo. Representante Director de Finanzas. Representante Director de Información, Sistemas y Representante Comunicaciones.

  18. MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL Día Mes Año 09 07 13 Página 18 De 34 7. ATRIBUCIONES DEL COTECIAD PADF

  19. MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL Día Mes Año 09 07 13 Página 19 De 34 • 7. Atribuciones del COTECIAD PADF. • Constituirse como el Órgano Técnico Consultivo, de instrumentación y retroalimentación de la normatividad interna en materia de archivística de la Policía Auxiliar del Distrito Federal. • II. Emitir el manual específico de operación del COTECIAD PADF, remitiéndolo al • CGA, a la DGRMSG, y a la CGMA para su registro. • III. Impulsar los programas de selección y valoración documental de la Corporación para el perfeccionamiento del Catálogo de Disposición Documental. • IV: Apoyar el desarrollo de medidas y acciones sustantivas de coordinación y concertación entre los miembros de este Comité Colegiado, a fin de favorecer la implementación de la norma archivística para alcanzar las mejores prácticas sobre la materia. • V. Participar en los eventos profesionales y académicos que sobre la materia se lleven a cabo dentro de la Institución o en los que se lleven en el Distrito Federal convocados por el Consejo General de Archivos o por Dependencias de la Administración Pública Locales o Federales; así como apoyar con los recursos necesarios para la participación del Coordinador de Archivos en eventos que se lleven a cabo sobre la materia en diferentes entidades federativas, y de igual forma cuando sea convocado por el Consejo Internacional de Archivos para que participe en los diferentes eventos que este realice en cualquier ciudad del mundo. • VI. Aprobar los Instrumentos de control archivístico y coadyuvar en el ámbito de su competencia en homogenizar su aplicación en los órganos operativos del Sistema Institucional de Archivos de la Corporación. • VII. Fortalecer al Sistema Institucional de Archivos de la Policía Auxiliar del Distrito Federal, concientizando al personal que tiene a su cargo, sobre la obligatoriedad que existe de contar con archivos debidamente organizados, derivado de lo mandatado en el artículo 6° constitucional y en la Ley Local sobre la materia. • VIII. Homogenizar el trato y uso de la documentación en los diferentes Órganos Operativos del Sistema Institucional de Archivos de la Institución, de conformidad con su estadio por el que transitan dentro del ciclo vital de la documentación.

  20. MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL Día Mes Año 09 07 13 Página 20 De 34 • IX. Auspiciar la evaluación del sistema archivístico, mediante la supervisión periódica de los acervos documentales de sus órganos operativos, orientada a diagnosticar la problemática de los repositorios documentales, emitiendo propuestas para su solución. • Promover el desarrollo profesional del personal que labora en los órganos operativos del Sistema de Archivos, mediante la impartición de cursos, talleres, seminarios encausado al mejoramiento integral de los archivos. • Elaborar el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico, a fin de que se envié con oportunidad a la DGRMSG de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal y al Consejo General de Archivos, antes del 31 de enero del año en curso para su registro y aprobación. • XII. Coadyuvar en el ámbito de su competencia en la ministración de los recursos necesarios para la implementación del Sistema de Archivo, así como el apoyo adecuado al personal que desarrolla actividades archivísticas con el fin de que la Corporación cuente con repositorios documentales debidamente organizados.

  21. MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL Día Mes Año 09 07 13 Página 21 De 34 8. FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL COTECIAD PADF

  22. MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL Día Mes Año 09 07 13 Página 22 De 34 8. Funciones de los Miembros del COTECIAD PADF 8.1 Del Presidente. I. Presidir las sesiones del Comité. II. Autorizar el orden del día de las sesiones ordinarias y extraordinarias. III. Coordinar y dirigir las sesiones del Comité. IV. Ejercer el voto de calidad en caso de empate en la votación de resoluciones. V. Presentar a consideración y resolución del Comité, los casos y asuntos a tratar. VI. Dar a conocer los acuerdos y acciones del Comité y procurar su cabal y estricto cumplimiento. VII. Asegurar que las resoluciones y acciones del Comité, sean para el mejoramiento de la normatividad y organización de los archivos. VIII. Promover las medidas para dar operatividad a los acuerdos que adopte el COTECIAD PADF. IX. Instrumentar las acciones necesarias para la integración y operación de los grupos de apoyo. X. Proveer los medios, recursos necesarios y suficientes para mantener en operación regular, constante y permanente al Comité.

  23. MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL Día Mes Año 09 07 13 Página 23 De 34 8.2 Del Secretario Ejecutivo. I. Suplir al Presidente en sus ausencias. II. Convocar a las sesiones ordinarias y cuando sea necesario a sesiones extraordinarias. III. Evaluar que las acciones del Comité, sean en apego a la normatividad y para el mejoramiento y organización de los archivos. IV. Vigilar la correcta expedición del orden del día y de los listados de los asuntos a tratar, incluyendo los documentos de apoyo necesarios. V. Levantar el acta de cada sesión celebrada. VI. Registrar los acuerdos del Comité y verificar e informar de su cumplimiento. VII. Realizar y registrar el conteo de la votación y los proyectos de acuerdos. VIII. Llevar a cabo acciones necesarias para que el archivo del Comité esté completo y se mantenga actualizado, cuidando su conservación por el tiempo mínimo establecido por las disposiciones de la materia. IX. Efectuar las funciones que le corresponden de acuerdo con la normatividad aplicable y aquellas que le encomiende el Presidente o el Comité en pleno. X. Presentar al Presidente el orden del día que contiene los asuntos que se someterán al pleno. XI. Apoyar a los grupos de apoyo en la ejecución de los proyectos que se aprueben.

  24. MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL Día Mes Año 09 07 13 Página 24 De 34 8.3 Del Secretario Técnico. I. Suplir al Secretario Ejecutivo en sus ausencias. II. Integrar los asuntos que serán abordados en cada una de las sesiones. III. Remitir a los integrantes del Comité. La convocatoria, orden del día y carpeta conteniendo los asuntos de la reunión. IV. Recibir y revisar de cada Unidad Administrativa técnica operativa las propuestas para, en su caso, proponer su integración al orden del día de los asuntos a tratar en cada sesión. V. Recabar la firma de los integrantes del Comité en el Acta de cada sesión. VI. Programar y promover la logística de las reuniones del Órgano Colegiado. VII. Solicitar y registrar la designación de los funcionarios suplentes de los titulares. VIII. Auxiliar al Secretario Ejecutivo para el mejor desempeño de sus funciones y responsabilidades. IX. Informar al Secretario Ejecutivo los avances en los trabajos de los diversos grupos de apoyo. X. Elaborar y presentar al pleno del Comité un informe anual respecto de los resultados obtenidos derivados de la actuación del Comité.

  25. MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL Día Mes Año 09 07 13 Página 25 De 34 8.4 De los Vocales. I. Enviar al Secretario Técnico la propuesta de asuntos, acompañada de la documentación soporte, para incluirlos en el orden del día. II. Proponer estrategias de trabajo y propuestas para la mejora continua en los trabajos archivísticos. III. Integrarse a los grupos de apoyo. IV. Vigilar que se aplique la norma en materia archivística, en los procesos y actuación del Comité. 8.5 De los Representantes I. Brindar asesoría al Comité y a los grupos de apoyo en el ámbito de su respectiva competencia, respecto de los asuntos que se traten en las sesiones. II. Coordinar los trabajos de los grupos de apoyo. 8.6 De los Invitados Exponer comentarios y experiencias respecto de los puntos del orden del día al que son convocados.

  26. MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL Día Mes Año 09 07 13 Página 26 De 34 9. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

  27. MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL Día Mes Año 09 07 13 Página 27 De 34 9. Políticas de Operación 9.1 De las Sesiones En la Primera Sesión, deberá instalarse el Órgano Colegiado (COTECIAD) y aprobarse el Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos. En la Primera Sesión del ejercicio correspondiente, se presentará el Calendario de Sesiones Ordinarias, las cuales se efectuarán trimestralmente. Se podrán realizar sesiones extraordinarias cuando el Presidente, los Secretarios Ejecutivo, Técnico o algún miembro vocal lo soliciten. El orden del día y la documentación soporte de cada sesión, se entregarán a los integrantes del Comité, cuando menos con tres días hábiles de anticipación para reuniones ordinarias y de un día hábil para las extraordinarias, de preferencia a través de medios magnéticos o Internet de conformidad a los “Lineamientos que deben observar las Dependencias, Órganos Desconcentrados, Órganos Políticos Administrativos y Entidades de la Administración Pública, para la integración y remisión electrónica de carpetas, información o documentos con relación a los Órganos Colegiados, Comisiones o Mesas de Trabajo”. El envío de las propuestas de inclusión de puntos al Orden del Día por parte de los miembros se hará con 10 días hábiles previos a la celebración de las reuniones, acompañadas de la documentación soporte que lo justifique. Las sesiones, se llevarán a cabo cuando asistan como mínimo el 50% de los miembros con derecho a voto. Las decisiones se tomarán por mayoría. En caso de empate, el Presidente tendrá voto de calidad. Las sesiones ordinarias, podrán ser canceladas cuando no existan asuntos a tratar, notificando a los miembros titulares con tres días hábiles antes de la fecha programada.

  28. MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL Día Mes Año 09 07 13 Página 28 De 34 En casos extraordinarios o circunstancias no previstas, la fecha de las sesiones podrá ser modificada por el Secretario Ejecutivo, sin que la misma sea cancelada o considerada como sesión extraordinaria. Se levantará un acta de cada sesión, la cuál será firmada por los asistentes. El Secretario Técnico, elaborará informe anual respecto de los resultados obtenidos derivados de la actuación del Comité y lo presentará al pleno en la Primera Sesión Ordinaria del ejercicio siguiente, debiendo remitir copia a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor. 9.2 De la Calidad de los Miembros Los miembros del Comité, en su calidad de titulares (Presidente, Secretario Ejecutivo, Secretario Técnico y Vocales) tendrán derecho a voz y voto. Los representantes de los miembros del Comité, así como los invitados que asistan, tendrán derecho a voz pero no a voto. 9.3 De los Mecanismos de Suplencia En ausencia del Presidente, el Secretario Ejecutivo tendrá la facultad para presidir las sesiones. En el caso de la ausencia de ambos, se tendrá que cancelar la Sesión. Los miembros titulares del Comité, podrán nombrar a sus representantes, designando, de preferencia al Servidor Público jerárquicamente inmediato inferior, según las respectivas estructuras dictaminadas. En ausencia de los miembros titulares del Comité, los suplentes asumirán las facultades, funciones y responsabilidades que a los primeros correspondan. Los representantes serán copartícipes y corresponsales en las decisiones y acciones tomadas por el Comité. Cuando asista el representante y se incorpore también el titular, el suplente podrá seguir participando en la sesión en calidad que le corresponda, pero solo con derecho a voz.

  29. MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL Día Mes Año 09 07 13 Página 29 De 34 10. DEL PROCEDIMIENTO DE ACTUACIÓN

  30. MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL Día Mes Año 09 07 13 Página 30 De 34 • Del Procedimiento de Actuación del COTECIAD PADF • En las Sesiones del Comité se observará formal y cabalmente el siguiente procedimiento: • Los miembros presentes, registrarán su asistencia en la lista que contenga los siguientes datos: número y fecha de la sesión, nombre y firma del funcionario que asiste, cargo y área que representa, calidad con la que asiste. • El Secretario Ejecutivo, levantará acta de la sesión, en la que se registrarán todas y cada una de las consideraciones vertidas, así como los acuerdos. • En el caso de receso de la sesión por causas ajenas y ésta se continúe el mismo día, se levantará una sola acta en la que conste de las causas de éste. • En el caso de que sea necesario continuar con la sesión otro día, se levantará acta por cada una de las reuniones del Comité, en las que se asentará el motivo por el cual se hizo necesario continuar la sesión en día distinto al establecido. • En el caso de que la sesión, no pueda llevarse a cabo por circunstancias excepcionales o casos no previstos, el Secretario Ejecutivo del Comité notificará por escrito la fecha de realización de la sesión, asentando en el acta respectiva las causas que dieron lugar a su diferimiento. • Quien presida la sesión, será el único facultado para conducir las sesiones y establecer el formato de participación y exposiciones de los miembros del Comité. • Las propuestas de asuntos, deberán hacerse en forma individual y ser presentadas al Secretario Ejecutivo, presentando, en su caso, antecedentes, justificación, fundamento legal. Una vez incluidas en el Orden del Día, serán objeto de análisis, evaluación y deliberación por parte de los miembros del Comité, quienes aportarán su opinión y, en su caso, propuesta de solución o mejora. • Quien presida la sesión, es el único facultado para compilar, resumir, sintetizar y precisar las propuestas, acuerdos que se suscriban en las sesiones. • Sólo mediante consenso del propio Comité, los acuerdos podrán suspenderse, modificarse o cancelarse.

  31. MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL Día Mes Año 09 07 13 Página 31 De 34 Una vez desahogados todos los puntos del orden del día, y registrados los hechos, opiniones y acuerdos, se procederá a declarar formalmente terminada la sesión para efectos de registrar en el acta la hora en que termina. Solamente podrán tratarse los asuntos que se hubieren incluido y aprobado en el orden del día de la sesión. El Secretario Ejecutivo, consignará en el acta con toda claridad y precisión los acuerdos formados por el Comité. El Secretario Ejecutivo, deberá remitir para su análisis u observaciones y, en su caso, para su firma, el acta de la sesión respectiva dentro de los 3 días hábiles posteriores a su celebración. Los participantes en las sesiones, cuentan con 2 días hábiles posteriores a la recepción del acta, para devolver las observaciones y comentarios o, en su caso, el acta debidamente firmada. En el caso de que no remitan ninguna observación o aclaración, en el plazo antes mencionado se entenderá como aprobado su contenido. El Secretario Ejecutivo, deberá anexar al orden del día y a la documentación de las sesiones, copia del acta de la sesión inmediata anterior, debidamente validada y de las observaciones que en su caso hubiere recibido de los participantes.

  32. MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL Día Mes Año 09 07 13 Página 32 De 34 Miembros del COTECIAD PADF PRESIDENTE LIC. JOSÉ ALFREDO CHÁVEZ FERNÁNDEZ DIRECTOR EJECUTIVO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL Y SERVICIOS DE APOYO SECRETARIO EJECUTIVO LIC. FRANCISCO HERNÁNDEZ GUIZAR ENCARGADO DE LA OFICINA DE INFORMACIÓN PÚBLICA SECRETARIO TÉCNICO LIC. SERGIO VALDEZ MANTECA SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES VOCAL LIC. GREGORIO MARTÍNEZ VÁZQUEZ DIRECTOR EJECUTIVO DE RECURSOS HUMANOS Y FINANCIEROS VOCAL PRIMER SUPERINTENDENTE LIC. ATENÓGENES GASPAR TORRES DIRECTOR EJECUTIVO DE OPERACIÓN POLICIAL

  33. MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL Día Mes Año 09 07 13 Página 33 De 34 Miembros del COTECIAD PADF VOCAL VOCAL GRAL. HÉCTOR GOMÉZ Y BRAVO DIRECTOR DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO DE CAPITAL HUMANO LIC. AGUSTÍN STRAFFON ORTIZ DIRECTOR DE COORDINACIÓN CORPORATIVA VOCAL VOCAL C. CÉSAR LÓPEZ JIMÉNEZ SUBDIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS ARQ. OMAR VALDEZ CONTRERAS SUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN VOCAL CAP. JOSÉ ROGELIO SÁNCHEZ SALAZAR COORDINADOR DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN VOCAL LIC. IVAN PIÑA CALVA JEFE DE LA UNIDAD DEPARTAMENTAL DE ALMACENES, INVENTARIOS Y ARCHIVO

  34. MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL Día Mes Año 09 07 13 Página 34 De 34 Miembros del COTECIAD PADF REPRESENTANTE LIC. JORGE ARTURO REYNOSO ISLA DIRECTOR DE INSPECCIÓN GENERAL Y EVALUACIÓN REPRESENTANTE LIC. JUAN AGUSTÍN MORENO HERNÁNDEZ DIRECTOR JURÍDICO Y CONSULTIVO REPRESENTANTE C.P. ISMAEL IBARRECHE RIVAS DIRECTOR DE FINANZAS REPRESENTANTE ING. JOSÉ LUIS SANDOVAL VILLASEÑOR DIRECTOR DE SISTEMAS, INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

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