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FORMADEP. Système d’information de département. Pourquoi un système d’information global ?. Des besoins internes. Besoin d’un outil automatisant les traitements administratifs répétitifs : absences, salles, notes, stages, états de service, emplois du temps, etc.

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Formadep l.jpg

FORMADEP

Système d’information de département


Pourquoi un syst me d information global l.jpg
Pourquoi un système d’information global ?

Des besoins internes

  • Besoin d’un outil automatisant les traitements administratifs répétitifs : absences, salles, notes, stages, états de service, emplois du temps, etc.

  • Besoin d’un outil centralisant les informations : étudiants, heures, notes, jurys, tutorats, etc.

  • Besoin d’un outil adapté aux spécificités de fonctionnement d’un département : accès différencié pour les chefs de département, directeur(s) d’étude(s), responsables des stages, etc.

Des nécessités externes

  • Proposer un outil adapté au nouveau programme

  • conservant l’historique des parcours (S1, S2, S3, S4)

  • Proposer la consultation des informations aux différents acteurs (enseignants, étudiants, entreprises)


Quatre fonctions l.jpg
Quatre fonctions

Informer tous les acteurs de la formation

Ex : le directeur des études peut envoyer des messages directement aux étudiants d’un groupe ou d’une promotion

Informer

Disposer en temps réel d’informations permettant le fonctionnement au jour le jour

Ex : la gestion des enseignants, des groupes, des salles est effectuée en temps réel : plus d’erreur possible dans l’emploi du temps !

S’assurer du respect des contraintes budgétaires

Ex : le « tableau de bord de la formation », détaillant les heures effectuées par chaque enseignant, les heures qui lui restent à effectuer, les heures complémentaires

Gérer

Piloter

Consulter

Disposer d’informations fiables permettant un état des lieux permanent

Ex : le « profil étudiant », reprenant toutes les informations concernant un étudiant : coordonnées, stages, notes, absences, etc.


Principes de fonctionnement l.jpg
Principes de fonctionnement

Disponible depuis n’importe quel ordinateur

  • Pour se connecter, il suffit d’un ordinateur connecté à Internet et un simple navigateur

  • Vous pouvez vous connecter de l’Université, de votredomicile… ou de n’importe où ailleurs.

Une base

de données

centrale

Facilitant les interactions

Accessible selon des autorisations adaptées

  • Pas de double saisie

  • Toute modification est consultable en temps réel

  • L’administrateur définit les applications disponibles pour chacun

  • Chaque utilisateur saisit ses données…

  • Les autres les consultent


Exemple de fonctionnement emploi du temps l.jpg
Exemple de fonctionnementEmploi du temps

Le directeur des études

établit l’emploi du temps

1

Le secrétariat définit

les salles

2

Base de données

centralisée

Les enseignants consultent

l’emploi du temps de l’année

3

Les étudiants consultent

L’emploi du temps de la semaine

4


Exemple d utilisation evaluation l.jpg
Exemple d’utilisationEvaluation

1

Les enseignants rentrent les notes

Le responsable établit le jury

2

Base de données

centralisée

Les étudiants récupèrent

leurs bulletins

Le jury délibère sur

Les cas individuels

4

3


Les applications l.jpg
Les applications

Pack « Planning »

Pack « Evaluation »

  • Emplois du temps

  • Absences

  • Réservation des salles

  • Réservation des équipements

  • Tableaux de bord

  • Espace personnel enseignant

  • Gestion de l’application

  • Notes

  • Jurys

  • Etudiants

  • Gestion des promotions

  • Espace personnel enseignant

  • Gestion de l’application

Bonus

Bonus

Espace Internet de consultation étudiants

Espace Internet de consultation vacataires

Pack « Entreprises »

  • Gestion des Stages et projets

  • Gestion de la base des entreprises

  • Etudiants

  • Espace personnel enseignant

  • Gestion de l’alternance

  • Gestion de l’application

Bonus

Espace Internet de consultation entreprises


Pack planning l.jpg
Pack « Planning »

Conception (définition des enseignements, programmation des séminaires)

Gestion (déprogrammations, reprogrammations)

Exemple

Planification des réservations de salles, réservation de salles pour des formations extérieures

Exemple

Définition des services enseignants, gestion des heures complémentaires, édition des tableaux de bord

Gestion des équipements, réservation des équipements par enseignant, étudiant, séminaire

Définition des absences par séminaire, par étudiant ;définition des excuses, édition des relevés absences

Exemple

Espace personnel enseignant : consultation des emplois du temps, des services, téléchargement de documents, envoi de messages aux étudiants et aux enseignants

Exemple

Gestion de l’application : définition des paramètres, des cours, des enseignants, des salles, des utilisateurs, etc.

Bonus

Espace étudiants : consultation des emplois du temps, téléchargement des documents concernant la formation, affichage de messages destinés à une promotion


Pack evaluation l.jpg
Pack « Evaluation »

Définition des étudiants, et de leurs caractéristiques (coordonnées, études antérieures, etc.), consultation des notes et des parcours, envoi des messages aux étudiants

Exemple

Définition des contrôles, des coefficients, des notes ; gestion différenciée par profil (enseignant, responsable matières, administrateur)

Exemple

Préparation des jurys, vérification des notes saisies, tenue des jurys, édition des bulletins, suivi des parcours

Exemple

Changement de promotion d’une période à l’autre : passage dans la période supérieure, redoublements,.

Espace personnel enseignant : consultation des emplois du temps, des services, téléchargement de documents, envoi de messages aux étudiants et aux enseignants

Exemple

Gestion de l’application : définition des paramètres, des cours, des enseignants, des salles, des utilisateurs, etc.

Bonus

Espace personnel vacataire : consultation des emplois du temps, des services, téléchargement de documents concernant les vacataires


Pack entreprises l.jpg
Pack « Entreprises »

Gestion des stages et projets (définition des stages, conventions, convocations, organisation des soutenances)

Exemple

Définition des étudiants, et de leurs caractéristiques (coordonnées, études antérieures, etc.), consultation des notes et des parcours, envoi des messages aux étudiants

Exemple

Gestion des entreprises : liste des contacts, éditions d’états, gestion

des établissements, taxe d’apprentissage

Changement de promotion d’une période à l’autre : passage dans la période supérieure, redoublements,.

Espace personnel enseignant : consultation des emplois du temps, des services, téléchargement de documents, envoi de messages aux étudiants et aux enseignants

Exemple

Gestion des étudiants en alternance : définition des contrats, des encadrants (maîtres d’apprentissage, responsables ressources humaines), définition des paramètres de consultation des données par les entreprises

Gestion de l’application : définition des paramètres, des cours, des enseignants, des salles, des utilisateurs, etc.

Espace entreprise : consultation par les entreprises accueillant des étudiants en alternance des différentes informations concernant ces étudiants (résultats, emplois du temps, etc.)

Bonus


Quelques questions l.jpg
Quelques questions

  • Comment utilise-t-on les applications ?

    • Utilisation partielle possible

      • Vous n’êtes pas obligés d’utiliser toutes les applications

    • Effets de synergie

      • Exemple : le fait de définir les stages, les projets, les absences permettra de consulter toutes ces informations lors du jury

  • Comment adapter le programme à l’organisation du département ?

    • Disponibilité des applications

      • Pas de « profil type » : les autorisations sont adaptées au fonctionnement de chaque département

    • Dynamique des droits

      • Les droits sont dynamiques : si un enseignant devient directeur d’études, il peut disposer immédiatement de l’application de gestion des emplois du temps

  • Quelle est la solution technique d’hébergement ?

    • Hébergement « externe », hors de la fac

    • … mais les données peuvent être récupérées à n’importe quel moment













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