1 / 27

BIZ MESSAGE FORMATS

BIZ MESSAGE FORMATS. Anatomy of a business letter. Positive & neutral messages. Negative messages. Persuasive messages. ABOUT BIZ LETTERS. Tidak semua korespondensi cocok via email Ada kalanya surat lebih pantas

presta
Download Presentation

BIZ MESSAGE FORMATS

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. BIZ MESSAGE FORMATS Anatomy of a business letter Positive & neutral messages Negative messages Persuasive messages

  2. ABOUT BIZ LETTERS • Tidak semua korespondensi cocok via email • Ada kalanya surat lebih pantas • Surat yg dimaksud di sini adalah surat tercetak, bukan PDF yang di attach di email • Surat sifatnya lebih resmi daripada email • Kesan surat: lebih hormat, profesional, penting, “real”krn berupa kertas – oleh karena itu bank2 masih sering menggunakan media ini • Surat cenderung lebih dipertimbangkan KALAU ditulis dengan profesional, di atas stationery yang profesional juga

  3. ANATOMY OF A BIZ LETTER Heading = Kop surat + alamat pengirim + tanggal Nama + alamat penerima Subject/Perihal Salam/salutation Body/isi surat Salam penutup/ complimentary close Signature block

  4. HEADING • Letterhead/kop surat • Logo organisasi + alamat lengkap + contact numbers + website/email/social media accounts • Kalau cabang banyak, bisa tanpa alamat, logo saja, atau alamat HQ saja • Penempatan logo/alamat bebas, terserah selera/ arahan design dari graphic designer

  5. HEADING • Tanggal penulisan • Pilih antara 2 format tanggal: • 9 June 2014 atau • June 9, 2014 • Hindari format angka 1st, 2nd, 3rd, 4th • Tanggal bisa rata kiri atau kanan

  6. INSIDE ADDRESS • Orang + organisasi + alamat yg dituju • (Mr., Mrs., Ms., Bapak, Ibu) + nama lengkap • Nama lengkap organisasi (termasuk PT., CV., Inc.) • Alamat lengkap (nama gedung + lantai + jalan + kota/propinsi/negara, kode pos) – nggak perlu no. telepon • Salah ketik = kesan bodoh & tdk respect

  7. SUBJECT • Topik yg ingin dibicarakan • Sama dengan “Subject line” di email • Keep it short, refleksi dari isi/maksud surat • Optional – nggak pake subject gpp, tp kalau surat agak panjang sebaiknya pakai • Either use “Subject:” or “Perihal:”

  8. SALUTATION • Salam pembuka • Transisi agar nggak canggung • Format: • Dear Mr. Blackwood (gunakan nama keluarga) • Dear Gage (tanpa Mr. bisa pake first name) • Dear Mr. & Mrs. Blackwood • Dear Gage & Maya • Dear Customers • Ladies & Gentlemen • Bisa diakhiri dengan “:” atau “,” both are OK

  9. CONTENT • Flow surat formal • Opening • Body • Closing • Lebih spesifik lagi untuk surat dengan pesan positive/netral, negative, atau persuasive

  10. COMPLEMENTARY CLOSE • Salam penutup • Regards, / Best regards, • Sincerely, • Respectfully, • Kalau ala Indonesia, kadang nggak pake, tp pake kota + tanggal • Karena lebih formal, don’t use “Cheers!”

  11. SIGNATURE BLOCK • Tanda tangan + nama terang + posisi • Tidak perlu detail perusahaan lagi krn seharusnya sudah ada di kop surat

  12. ANATOMY OF A BIZ LETTER

  13. WHAT’S ON THE ENVELOPE? Perangko Alamat pengirim = yg di dalam surat Alamat penerima = yg di dalam surat

  14. 3 TYPES OF MESSAGES/TONES POSITIVE / NEUTRAL NEGATIVE PERSUASIVE

  15. POSITIVE/NEUTRAL MESSAGE • Sebagian besar komunikasi di dunia bisnis (baik surat maupun email) bersifat positif/netral • Contoh: pesan rutin, minta informasi, perintah/requestuntuk melakukan sesuatu, minta respon • Pesan postif/netral menggunakan pendekatan Direct Plan • Artinya: main idea ditaruh di depan/awal untuk menarik perhatian/interest, diikuti dgn detail yang mendukung/melengkapi • Simple, faktual, tidak perlu “strategi”berbelit, low-risk

  16. POSITIVE/NEUTRAL MESSAGE • OPENING • Mulai dengan subject/perihal yang positif, singkat, jelas (wajib untuk email, tidak wajib untuk surat) • Lanjutkan dengan paragraf pertama (2-3 kalimat biasanya cukup) yg menjelaskan inti pembicaraan atau konteks/alasan menulis surat/email • Gunakan “You”approoach instead of “I” • EXPLANATION • Penjabaran/detail dari paragraf pertama/ inti pembicaraan • Alasan, informasi/fakta pendukung, points of view • Bisa lebih dari 1 paragraf, asal @ paragraf punya 1 topik inti

  17. POSITIVE/NEUTRAL MESSAGE • SALES APPEAL • BUKAN selalu soal “jualan” • Apa yang kalian inginkan dari penerima surat – what action do you want him/her to DO – follow up apa yang kalian harapkan? • Kasih feedback? Informasi? Opini? Persetujuan? • Kalau surat cm kasih informasi tanpa perlu action, agak mubazir – email aja cukup • FRIENDLY CLOSE • Untuk membangun/mempertahankan “goodwill” • Informal: e.g. “Thanks!” • Formal: “Looking forward to hearing your reply”

  18. NEGATIVE MESSAGE • Lebih “susah” untuk disampaikan, krn penerima bisa marah, sedih, kecewa; relationship/trust terganggu, future busines gone • Tapi tetap harus disampaikan – question is: bagaimana cara meminimalkan/menetralkan negative impact • Contoh: shipment terlambat, ada complain dari pelanggan yg hrs direspon, masalah pembayaran, dll • Pesan negative menggunakan pendekatan Indirect Plan • Artinya: sebelum “terjun” ke bad news, penerima “dipersiapkan” terlebih dahulu, lalu dijelaskan dgn hati-hati & penuh consideration logika/fakta yg ada

  19. NEGATIVE MESSAGE • OPENING BUFFER • Mulai dengan nada positif (“thank you”, “we’re pleased”, “I appreciate”) • Sebagai “buffer”, spy mood pembaca nggak langsung jelek, mengurangi reaksi negatif • Kadang tidak menyinggung masalah sama sekali • LOGICAL EXPLANATION • Penjelasan SEBELUM menyampaikan bad news • Bisa berupa urutan kronologis sampai terjadinya “masalah” – pemanasan sblm negative information • Lebih bersifat faktual (“Pada tanggal X, ibu datang ke toko kami, dan membeli barang Y, serta melakukan pembayaran dengan kartu krediy Z”)

  20. NEGATIVE MESSAGE • NEGATIVE INFORMATION • Negative message bs diletakkan di awal paragraf (dekat dengan logical explanation) atau akhir paragraf (dekat dengan follow up/solusi) • Usahakan untuk menghindari kata2 negatif spt: can’t, won’t, not possible, refused, not allowed • Bila memang salah, akui, minta maaf, tapi beri solusi juga (di paragraf berikutnya) • CONSTRUCTIVE FOLLOW UP • Beri solusi, atau bila solusi yang diinginkan penerima tdk memungkinkan, beri solusi alternatif • FRIENDLY CLOSE • Jangan say sorry lagi, say something positive

  21. PERSUASIVE MESSAGE • Tujuan: membuat/mengajak orang lain melakukan/ sesuatu yg mungkin tidak akan mereka lakukan bila tidak dibujuk/diajak/didorong • E.g. sales pitch, kampanye/pemilu, invitation to workshop/seminar/demonstration, letters of application (untuk melamar pekerjaan) • Pertama harus tahu SIAPA si penerima surat, apa yang ia ingin dengar, bagaimana cara menarik perhatian, apa interest mereka • Seperti negative message, persuasive message mengunakan pendekatan Indirect Plan • Dalam hal ini: tarik dulu perhatian pembaca (nggak langsung dibuang), baru mendorong agar melakukan suatu action

  22. PERSUASIVE MESSAGE • ATTENTION • Tangkap perhatian dengan judul/paragraf yang menarik (& sesuai target) • Bisa dipadu dgn gambar, statistik (graph), quotes yg menarik & meng-enhance tema (e.g. promo tur ke Hawaii, gunakan gambar pantai & penari hula) • Tujuan: menarik perhatian cukup lama untuk paling tidak membaca isi surat • INTEREST • Jelaskan benefit untuk pembaca (e.g. tiket murah, visa mudah, room & seat upgrade, dapat poin kartu kredit, dll) – gunakan “you” approach

  23. PERSUASIVE MESSAGE • DESIRE • Tambahkan bukti-bukti bahwa benefit tersebut nyata & bisa didapatkan, e.g. dengan testimonial, foto pemenang program tahun lalu, etc. • DESIRE bs digabung dengan INTEREST • Jangan terlalu banyak “bukti” jg, malah bingung n kepanjangan • ACTION • Ajak reader untuk segera melakukan action yang diinginkan (“tunggu apa lagi, hubungi 0800-xxx”, “kunjungi dealer kami”, “belanja lebih dari Rp.500,000 dan dapatkan blabla”)

  24. HOMEWORK (INDIVIDU) • Buat surat, ditujukan untuk: Rendy Mulyono, posisi Online Content Manager, company PT. ACME Corp., alamat terserah asal format benar • Dari: kalian, perusahaan & alamat terserah asal format benar, untuk keperluan kop surat tersrah pake logo apa, tdk harus match dengan nama perusahaan yg kalian pakai • A4, font Calibri, 12 point, paragraph spacing 1.5 point, tidak ada batas jumlah paragraf, gunakan pertimbangan kalian sendiri cocoknya berapa panjang • Skenario: kalian minta persetujuan saya untuk menggunakan bisnis pilihan kalian (tidak harus pilihan sebenarnya) untuk UAS BP

  25. HOMEWORK (INDIVIDU) • Jabarkan (di bagian Body surat) alasan memilih bisnis itu kenapa, contoh: apa diferensiasinya, bagaimana prospeknya, dikembangkan dengan siapa saja, sumber dana bgmn, atau aspek apapun dari bisnis tersebut yang kalian rasa menarik & perlu dibicarakan agar mendapat persetujuan. • Yang dinilai kemampuan berbahasa (termasuk kapitalisasi kalimat), isi surat (singkron tdk dengan skenario yg diberikan), penggunaan kata-kata (profesional, formal), format & layout surat (dari opening-body-closing). • Lipat jadi 3, masukkan amplop, pastikan ada alamat pengirim dan penerima di amplop tersebut. • Kumpulkan surat FISIK (bukan email) saat kelas tgl 17 Maret 2014 – tidak ada toleransi keterlambatan karena ada waktu 2 minggu

  26. GUEST LECTURE SELASA 8 APRIL 2014 AUDITORIUM (ASK BU ROS) @ GROUP BAWA BIZ PLAN HARD COPY HOMEWORK GUEST LECTURE: SUMMARY

More Related