תוכניות רכש דרישות לרכש וקבלת החלטות

1. תוכניות רכש דרישות לרכש וקבלת החלטות MSM דני חייט

2. תנאים פנימיים בארגון המובילים להחלטת רכש • אסטרטגיות תפעוליות • אסטרטגיות פיננסיות • אסטרטגיות שיווק • אסטרטגיות הספקה

3. שימוש בתכנון של חומרים או שירותים לטווח הארוך ולטווח הקצר • הספקה לטווח הקצר • הספקה לטווח הארוך • MRP כמסגרת לתכנון של חומרים והספקה ע"פ הזמנות לקוח. (גם בתצורתה כ BOM)

4. אסטרטגית הרכישה הבודדת • מיקום הספק בארגון. • פיצול ההזמנה לרכישה בודדת - הקטנת סיכונים או רכישה בעייתית ?

5. סוגי דרישות לרכש • דרישה סטנדרטית. הסוג הבסיסי לדרישה. תיעוד של הארגון (בנייר או באמצעים אלקטרוניים) שלקוחות פנימיים משתמשים בו לתקשר עם הרכש • מכיל: מה, מתי וכמה מוצרים או שירותים הם צריכים. • הרכישה מסתמכת על מידע זה. בדרך כלל עותק מהדרישה או מהזמנת הרכש מוחזר ליוזם הבקשה, כדי להציג בפניו שהמוצרים או השירותים הוזמנו.

6. סוגי דרישות לרכש • דרישה אלקטרונית. רכישה אוטומטית, קניינים ורוכשים מקושרים באופן דומה במחשב, ומבקשים מוצרים או שירותים. אישורים לפעולות נשלחים בתקשורת אלקטרונית. • מערכת מחוללת דרישות. בצריכה, בניהול מלאי ובתחום הרכש. רבות ממערכות אלו ינפיקו אוטומטית, או כמעט אוטומטית, דרישות או הזמנות ישירות מספקים בהתבסס על הסדרים קיימים

7. סוגי דרישות לרכש • רשימת חומרים (BOM). מציגה את כל החומרים והמרכיבים הדרושים ליצירה של מוצר או שירות. • רשימת החומרים מציגה כל חלק בלוויית תיאור. • יש ארגונים שבהם רוכשים, המתנהגים כמו מתכנני רכש (Buyer Planners), משתמשים ב-BOM כדי ליצור הזמנת רכש.

8. הרכב דרישות הרכש בארגונים השונים • האינפורמציה לדרישה משתנה מארגון לארגון, אבל כוללת בדרך כלל את הפריטים הבאים: • שם הלקוח הפנימי. • חתימה (או קוד אישור) של האדם המורשה חתימה/אישור. • תיאור ושימוש בשירותים במוצרים המבוקשים. • הכמות. • התאריך הנדרש. • תאריך הדרישה. • הערכת עלות או הקצאה תקציבית. • מקורות אפשריים. • החשבון לחיוב. • יעד למשלוח.

9. מפרטים והגדרות עבודה (SOW: Specifications Of Work) • פורמט ותוכן. מפרטים או הגדרות עבודה הם האמצעים העיקריים שיש ללקוחות פנימיים להעברת דרישות, הן לרכש והן לספקים פוטנציאליים. מפרטים יכולים להיות תיאור סוגי מוצרים, פירוט מאפיינים פיזיים או כימיים, מפרט חומרים, מפרט ביצועים, מפרט שיטות הייצור, שרטוטים הנדסיים או דירוג השוק.

10. SOW • בשירותי רכש מפרטים בדרך כלל משתקפים בהגדרות עבודה (SOW). כל הגדרת עבודה היא ייחודית ומתארת דרישה ספציפית המתאימה לפריט או לשירות. הגדרת העבודה או השירות הנדרש קובעת ספק פוטנציאלי, בתוספת תיאור ברור של העבודה שצריכה להתבצע הכוללת פיקוח, בדיקות ובדיקות קבלה, איכות, שירותי תמיכה, תיעוד, תחזוקה, מטרות להשגה וכן כל דרישה נוספת.

11. הזדמנויות ברכש : • סטנדרטיזציה. • אפשרויות למיזוג. • קבלנות משנה. • חיבור בין מחלקות. • איחוד הרכש ועוד

12. דרישות הרכש בארגונים השונים • אסטרטגית הרכש • מדיניות ונהלים נגזרים • מבנה מערך המידע התומך בדרישות הרכש • יעדים ומשימות • יישום בפועל

13. שליטה ברכישות לא מורשות (אשרור). • ברוב הארגונים מחלקת הרכש היא גורם קנייה מורשה חוקי יחיד. כאשר גורם לא מוסמך בארגון מתחייב רשמית כלפי ספק, ללא התקשרות עם גורם מורשה, זו רכישה לא מורשית.

14. הבעיות שיכולות להתעורר עקב רכישה לא מורשית: • רכישה לא מורשית היא כמו עקיפת מערכות תקציביות מתאימות, ועקב כך מביאה לחוסר שליטה בהוצאות. • רכישות לא מורשות יכולות לגרום אובדן בנפח של חוזה מורשה, שביצעה מחלקת הרכש. • רוכשים לא מורשים עלולים להתחייב לספקים במחירים לא מקובלים.

15. סף גבולות חתימה או רמות אישור. • דרישות רכש פנימיות חייבות להיות מאושרות בחתימה או באשרור אלקטרוני של עובדים בעלי סמכות כספית מתאימה. • הסיבות לקבלת אישור מורשה מתאים הן בקרה תקציבית על ההוצאות וזיהוי זיופים פנימיים פוטנציאליים. • בחלק מהארגונים אחראית מחלקת הכספים או הנהלת חשבונות לתחזוקת רשימת מורשי חתימה פנימיים ולרף האישור הכספי המתאים. • דרישות שאינן עומדות בנהלים, יוחזרו למחלקה שממנה נשלחו. לרוב, ההנהלה היא שנותנת אישור כולל לרכישה של חומרים ישירים הנחוצים באופן שוטף לייצור, והמבוקשים במערכת המלאי או בבקרת הייצור (תפ"י).

16. זמני הספקה • זמן הספקה בתהליך הרכש כולל שני מרכיבים: • המרכיב הראשון הוא הזמן שנדרש לעיבוד הבקשה מהלקוח הפנימי, והוא מוערך ממועד שליחת הדרישה על ידי הלקוח, עד להנפקת הזמנת הרכש. • המרכיב השני הוא מהרגע שבו הוצאה הזמנת הרכש עד שהמוצרים או השירותים התקבלו. • מחלקת הרכש אחראית להודיע ללקוח הפנימי מהם זמני הביצוע.

17. סדרי עדיפות בטיפול בדרישות הרכש • FIFO • ע"פ מועד אספקה • סדר דחיפויות או מצבי חירום • סדר ע"פ חשיבות והשפעה • עונתיות • זמן ההספקה הארוך ביותר

18. שימוש לרעה או בעיות במפרטים • מפרט יתר. כאשר מחברי המפרט יוצרים תנאים מחמירים מכפי שנדרש. לרוב מאופיין ברכישה בעלות גבוהה יותר, או בהרחקת ספקים הנראים לעין, מכיוון שאינם יכולים לעמוד בדרישות המחמירות. • מפרטים חסרים. כאשרמחברי המפרטיםמשמיטים פרט מפתח או מגבילים נתון מפתח באופן לא מוגדר. לרוב, שגיאות או מחדלים אלו מ • אופיינים בהתעוררות בעיות איכות מתמשכות, או מצב שבו הפריטים ששולח הספק תואמים את המפרטים, אך אינם פועלים באפליקציה הרצויה. • מפרט מוטה (slanting). נכתבים לטובת מוצר או ארגון. לרוב מאופיינים בשלילת תחרות באופן מלאכותי, במחירי קנייה גבוהים (מכיוון שהספק יודע שקיימת חסימה במפרטים) ובאפשרות להשתמש רק בספק זה בעתיד (עם הבעיות העתידיות).

19. שימוש לרעה או בעיות במפרטים • אי שימוש במפרטים כלליים. הגדרת סמל מסחרי בעת דרישת מוצר כללי מספק, תביא בדרך כלל למחיר גבוה יותר. בדרך כלל מוצרים שווי ערך כלליים עולים פחות, כמו בתרופות. • מפרטים מיושנים או שאינם בשימוש. ספקים משתמשים במפרטים לקביעת מחירים וכהוראות לייצור המוצר או מסירת השירות. מפרטים שאינם בשימוש יכולים לגרום שבסופו של דבר, תהיה העבודה כולה שגויה, והיא אף עלולה להיות יקרה יותר. • הבדלים בסטנדרטים בינלאומיים. חשוב מאוד שהספק והקניין יפעלו על פי מוסכמות סטנדרטיות זהות. נושאים פשוטים כמו שימוש בשיטה המטרית לעומת שיטת המדידה באינצ'ים עלולים ליצור בעיות, אם הספק משתמש במערכת אחת והקניין באחרת.

20. סדרי עדיפות לרכישה בארגונים השונים. • ארגון מסחרי. • ארגון יצרני. • ארגון שירותי. • ארגון פרויקט. • ארגון מחקר ופיתוח.

21. הארגון המסחרי: • ניהול שרשרת האספקה. • ניהול ספקים. • ניהול המלאי.

22. הארגון היצרני • הגברת תפוקה. • הקטנת מלאי. • רכש לאילוץ.

23. TOCTheory Of Constraint Cross training Cross training A B C starts outs buffer 400 700 600 rope drum bit constraint

24. ארגון פרוייקטי • ניהול הנתיב הקריטי. • רכש משימות בנתיב הקריטי

25. סיווגי הרכישות • שיגרתי – • פריטים קטנים • בעלי עלות נמוכה • אינם קריטיים לארגון • קיימים מספר רב של ספקים

26. סיווגי הרכישות • פרטי צוואר בקבוק • עלותם לא בהכרח גדולה • חשיבותם גדולה מאוד לארגון (מפעיל אילוץ או צוואר בקבוק זמני) • פריטי תנופה • עלות גבוהה וערך כוח הקנייה משמעותי. • ישנם ספקים רבים היכולים לספק אותם. • יש לזכור שכוח קנייה הוא יחסי.

27. סיווגי רכישות • פריטים קריטיים • פריטים בעלי עלות גבוה • מהווים חלק ניכר מתקציב הארגון. • משמעותם קריטית לארגון בהיבט של חשיבות. • הספק משמעותי (יחידי או עלות הקשר גבוהה) הן ביכולתו ובהתאמתו לארגון.

28. נהלי אישור רכש • התאמה לתקציב • גבול סכום לאישור

29. נהלים לבקרה תקציבית • נהלים לתקציב מול רכשיות לא מתוקצבות • זמינות תקציבים • חיוב מוקדי הוצאה כספית