P.E.P.S. P rojet d’ E laboration du P ilotage des S ervices

1. P.E.P.S.Projet d’Elaboration duPilotage des Services Une démarche pilotée en mode projet

2. Le PEPS : rappel de la démarche Phase 1 Élaboration d’une nouvelle présentation budgétaire Phase 2Construction du Programme Annuel de Pilotage Phase 3Organisation du dialogue de gestion • Étape 1 –Réalisation d’une segmentation stratégique • Définition des MISSIONS et PROGRAMMES • Définition des ACTIONS • Étape 3 –Définition des objectifs • Formalisation des orientations stratégiques • Déclinaison des orientations stratégiques en objectifs opérationnels • Étape 5 –Élaboration des procédures de dialogue de gestion • Formalisation de la procédure d’élaboration du Programme Annuel de Pilotage (PAP) • Formalisation de la procédure d’élaboration du Rapport Annuel de Pilotage (RAP) • Étape 4–Élaboration des indicateurs • Construction des indicateurs opérationnels • Construction des indicateurs stratégiques Étape 2 –Répartition des enveloppes budgétaires à l’intérieur des ACTIONS • Étape 6 –Contractualisation avec les Directions • Définition des modalités du contrat de pilotage • Productions : • - Segmentation stratégique du CG65 • - Budget par politiques publiques • Productions : • - Fiches objectifs-indicateurs • - Tableaux de bord de Pilotage • Productions : • - Procédure d’élaboration du PAP • et du RAP • - Contrat de pilotage Construction du Système d’Information et de Pilotage Mise en place d’outils de Pilotage pour répondre aux besoins du PEPS et des DIRECTIONS

3. L’initiation de la démarche • Une démarche initiée en 2006 par le Président du CG 65 • Volonté du Président et des Elus d’avoir rapidement des indicateurs pour mieux évaluer l’efficacité des politiques publiques • Une démarche relayée par le DGS • Volonté du DGS d’adapter le dispositif LOLF aux besoins de la collectivité

4. La définition de la démarche • Mars 2007, définition et formalisation d’un projet par le contrôle de gestion : naissance du PEPS (Projet d’Elaboration du Pilotage des Services) • → Une démarche participative • Elle associe principalement les Responsables de la Collectivité (DGS, Directeurs et Chargés de Mission) • → Une démarche en mode projet • Le pilotage du projet est réalisé selon les règles du mode projet

5. Le lancement de la démarche • Fin mai 2007, présentation du PEPS en Comité de Direction élargi pour officialiser le lancement de la démarche

6. Vue d’ensemble des modalités de pilotage Conduite du projet PEPS Suivi et évaluation du PEPS Maintenance et amélioration du PEPS Année N+1 Année N+2 Année N+3 Phase 1 BUDGET Phase 2 PILOTAGE Phase 3 DIALOGUE DE GESTION Audit réalisé par un Cabinet externe Copil Copil Lancement CD élargi Copil Copil annuel Copil annuel Copil annuel Système d’Information et de Pilotage Sensibilisation – Communication – Formation des Agents Apprentissage organisationnel

7. Les acteurs du pilotage • Un Directeur de projet : • Le Directeur Général Adjoint de l’Informatique, de l’Administration et des Finances (DIAF) • Rôle : • Assurer l’interface avec les autres DGA • Veiller à la cohérence globale du projet • Coordonner la mise en œuvre du PEPS avec les autres projets du CG 65 • Un Chef de projet : • Le Contrôle de gestion • Rôle : • Animer la démarche • Organiser les différentes étapes du projet • Produire avec les directions l’ensemble des documents du projet

8. Les acteurs du pilotage • Le Comité de Pilotage PEPS (CPP) • Rôle • Veiller à la cohérence et à l’animation globale du projet; • Valider les grandes orientations retenues et demander les ajustements nécessaires; • Valider les phases et les étapes du projet. • Composition • Elus • DGS • Directeur de Projet = DGA DIAF • DGA et/ou référents PEPS • Informatique (pour la partie outil de pilotage) • Directeur financier • Chef de projet = contrôle de gestion

9. Les acteurs du pilotage • Groupes de Travail PEPS (GTP) par Direction • Rôle • Travailler sur les différentes étapes du projet (mise en œuvre opérationnelle) • Composition • Groupes de travail relatifs à chaque direction (composition différente en fonction des étapes) • Référent PEPS • Informatique (en fonction des étapes) • Finances (en fonction des étapes) • Contrôle de gestion • Un Référent PEPS (RP) dans chaque Direction • Rôle • Assurer l’interface et la coordination entre sa direction et le contrôle de gestion • Mettre en œuvre la compétence contrôle de gestion dans sa direction au niveau métier

10. Organisation entre les acteurs du pilotage DIRECTEUR DE PROJET Point hebdomadaire Anime / Organise Référent PEPS 1 Direction de la Solidarité Départementale Groupes de travail PEPS COMITE DE PILOTAGE Référent PEPS 2 Direction de l’Education, des Infrastructures et des Transports Groupes de travail PEPS Référent PEPS 3 Direction du Développement Local Groupes de travail PEPS Anime Organise Référent PEPS 4 Direction des Ressources Humaines Groupes de travail PEPS Chef de projet Référent PEPS 5 Direction de l’Informatique, de l’Administration et des Finances Groupes de travail PEPS

11. La communication interne sur le projet Comité de Direction hebdomadaire Directeur Général Adjoint Direction de l’Informatique, de l’Administration et des Finances Directeur Général Adjoint Direction des Ressources Humaines Directeur Général Adjoint Direction de la Solidarité Départementale Directeur Général Adjoint Direction de l’Education, des Infrastructures et des Transports Directeur Général Adjoint Direction du Développement Local Sous Directeurs Sous Directeurs Sous Directeurs Sous Directeurs Sous Directeurs Chargés de Mission Chargés de Mission Chargés de Mission Chargés de Mission Chargés de Mission Agents Agents Agents Agents Agents

12. Exemple : la réalisation de la segmentation stratégiqueUne démarche pilotée en 4 étapes Etape 1 : Commande du DGS • Recueil de l’ensemble des documents relatifs aux Politiques Publiques et Actions • mises en œuvre par le CG65 • → Constitution d’une base documentaire • Sur la base de cette documentation, réalisation d’une version pilote • de la segmentation stratégique et présentation au DGS Etape 2 : Réunion de travail avec : DGS, DGA DIAF Contrôle de gestion Directeur financier • Sur la base de la version pilote, définition des Missions et des Programmes • Constitution par les DGA des groupes de travail pour définir les différentes Actions • relatives à leurs Missions et Programmes respectifs • →5 Directions = 5 Groupes de travail • Animation des groupes de travail par le Directeur de projet (DGA DIAF) et le contrôle • de gestion • → Définition des Actions Etape 3 : Mise en place des groupes de travail avec chaque direction Etape 4 : Validation de la segmentation stratégique par le DGS • Mise en place de la segmentation stratégique au niveau budgétaire • → Nouvelle présentation du budget par Politiques Publiques