Publisko iepirkumu process VRAA administrētajās ES fondu aktivitātēs

1. Publisko iepirkumu process VRAA administrētajās ES fondu aktivitātēs Arvis Širaks Valsts reģionālās attīstības aģentūras Struktūrfondu projektu atbalsta nodaļas vecākais eksperts Kuldīga, 19.04.2012

2. Iepirkuma dokumentācijas pirmspārbaude • Projekta iepirkuma dokumentācijas pirmspārbaude – finansējuma saņēmēja izsludinātās iepirkuma procedūras dokumentācijas atbilstības normatīvo aktu prasībām pārbaude; • Pārbaudāmā dokumentācija – paziņojums IUB, informācija Pasūtītāja mājas lapā, nolikums (instrukcija), rīkojums par iepirkuma komisijas izveidi, tehniskā specifikācija, iepirkumu komisijas protokoli;

3. Iepirkuma dokumentācijas pirmspārbaudes kontroljautājumi • Vai procedūra ir izvēlēta atbilstoši? • Vai līguma veids atbilst tā saturam? • Vai iepirkumam pēc būvdarbu, preču grupu un pakalpojumu kategorijām ir piešķirts atbilstošais CPV kods? • Vai Iepirkumu uzraudzības biroja mājaslapā ir publicēts paziņojums par plānoto līgumu • Vai prasības attiecībā uz pretendentiem un iepirkuma priekšmetu ir ievietotas pasūtītāja mājas lapā internetā vienlaikus ar paziņojuma par plānoto līgumu publicēšanu IUB mājas lapā ? • Vai piedāvājumu iesniegšanas termiņš ir noteikts atbilstoši ? • Vai iepirkuma prasībām (dokumentācijai) pasūtītāja mājas lapā ir nodrošināta brīva un tieša pieeja?

4. Iepirkuma dokumentācijas pirmspārbaudes kontroljautājumi • Vai iepirkuma priekšmeta apraksts/ tehniskās prasības ir atbilstoši noteiktas, t.sk., vai nav saskatāmas acīmredzamas diskriminējošas norādes? • Vai finanšu piedāvājuma nosacījumi ir atbilstoši noteikti? • Ja iepirkuma dokumentācijā ir norādīti konkrēti zīmoli, specifiska izcelsme, īpaši procesi, patenti vai specifiski preču veidi, vai klāt ir norāde „vai ekvivalents”, kas attiecas uz visām šīm atsaucēm? • Vai nav noteikts, ka piedāvātajiem materiāliem/ iekārtām/ izstrādājumiem ir jābūt LR sertificētiem? • Vai pasūtītājs nav izvirzījis tādas prasības, kas nav nepieciešamas līguma izpildei?

5. Iepirkuma dokumentācijas pirmspārbaudes kontroljautājumi • Vai iepirkuma dokumentācijā ir uzskaitīti visi pretendentu izslēgšanas nosacījumi? • Vai izslēgšanas nosacījumi ir attiecināti tikai uz pretendentu un vai tie nav nepamatoti attiecināti arī uz apakšuzņēmējiem vai (personām), uz kuru iespējām pretendents balstās savas kvalifikācijas apliecināšanai? (8 prim iepirkumam); • Vai izslēgšanas nosacījumi ir attiecināti tikai uz pretendentu un apakšuzņēmējiem vai (personām), uz kuru iespējām pretendents balstās savas kvalifikācijas apliecināšanai? (Iepirkumiem PIL kārtībā); • Vai netiek nepamatoti paplašināti pretendentu izslēgšanas nosacījumi?

6. Iepirkuma dokumentācijas pirmspārbaudes kontroljautājumi • Vai nav noteikts, ka tiks izslēgts tāds pretendents, kurš nebūs veicis būvlaukuma apskati, ja būvlaukuma apskate paredzēta tikai konkrētos datumos un laikos? • Vai nav ierobežota apakšuzņēmēju dalība iepirkumā? • Vai nav noteikts, ka piegādātāju apvienībai, iesniedzot piedāvājumu/pieteikumu, jābūt izveidotai atbilstoši noteiktam juridiskam statusam? • Vai pasūtītājs nav ierobežojis pretendenta tiesības dalībai iepirkumā ar nosacījumu, ka tam jābūt reģistrētam, licencētam vai sertificētam tikai atbilstoši Latvijas Republikas atbilstošo normatīvo aktu prasībām? • Vai pieprasītais nepieciešamais pretendenta finanšu apgrozījums nav nesamērīgi liels attiecībā pret iepirkuma paredzamo līgumcenu/pretendenta finanšu piedāvājumu?

7. Iepirkuma dokumentācijas pirmspārbaudes kontroljautājumi • Vai precīzi ir norādīts, kurā jomā finanšu apgrozījums uzrādāms, ja tas nav prasīts kā kopējais apgrozījums? Vai nav pretrunīgi izvirzīti šie nosacījumi pašā prasībā un iesniedzamajos dokumentos? • Ja pasūtītājs ir noteicis, ka pretendentam jābūt pieredzei konkrēta skaita objektos, vai papildus netiek prasīta konkrētu gadu pieredze attiecīgajā jomā? • Vai nav izvirzīta prasība, ka līguma izpildei nepieciešamajai pieredzei jābūt gūtai tieši ES struktūrfondu vai citu ārvalstu finanšu instrumentu īstenoto projektu ietvaros? • Vai nav noteikts, ka pretendenta/speciālista pieredze attiecīgo preču piegādē/pakalpojumu sniegšanā/būvdarbu veikšanā tiks atzīta, ja tā būs iegūta tieši un tikai publiskā vai tieši un tikai privātajā sektorā (piemēram, tikai publisku ēku būvniecībā), ja vien šādai prasībai nav konstatējams objektīvs pamatojums?

8. Iepirkuma dokumentācijas pirmspārbaudes kontroljautājumi • Vai nav noteikts, ka pretendentam jau uz piedāvājumu iesniegšanas brīdi jābūt noslēgtam līgumam ? • Vai nav noteikts ierobežojums pretendenta piesaistītajiem apakšuzņēmējiem vai speciālistiem piedalīties arī citos piedāvājumos tā paša iepirkuma ietvaros? • Ja pasūtītājs paredz priekšapmaksu un starpmaksājumus, vai nav izvirzīta prasība par pretendenta brīvajiem finanšu resursiem lielā apjomā? • - Vai nav nepamatoti noteikts, ka pretendentam, lai tas apliecinātu savas spējas, jābūt pieredzei attiecīgu darbu veikšanā/preču piegādē/pakalpojumu sniegšanā vairāk kā trīs objektu ietvaros ? • Vai ir paredzēts atzīt alternatīvus (ekvivalentus) dokumentus ārvalstu piegādātājiem un personām uz kuras iespējām tie balstās, lai apliecinātu savu kvalifikāciju?

9. Iepirkuma dokumentācijas pirmspārbaudes kontroljautājumi • Vai nav izvirzīta un vērtēta prasība piegādātājam iesniegt tieši pasūtītājam adresētus atsauksmju oriģinālus? • Vai nav noteikts, ka gadījumā, ja pasūtītājam būs bijusi negatīva pieredze ar pretendentu vai tiks saņemta kaut viena negatīva atsauksme, tad pretendents tiks noraidīts? • Vai pasūtītājs, izvirzot prasības par kvalitātes vadības standartiem, vides vadības standartiem (ISO, EMAS) u.c., ir paredzējis pieņemt arī citus līdzvērtīgus? • Vai piedāvājumu izvēles kritēriju nosacījumos nav iekļautas tādas prasības, kuras faktiski neattiecas uz līguma priekšmetu? • Vai piedāvājumu izvēles kritēriju nosacījumos nav iekļautas tādas prasības, kuras ir nepamatotas un nesamērīgas?

10. Iepirkuma norises pirmspārbaudes kontroljautājumi • Vai pasūtītājs ir rīkojis sēdi/sanāksmi lēmuma pieņemšanai? •  Vai visi iepirkuma komisijas locekļi un eksperti ir parakstījuši apliecinājumu? • Vai iepirkumu komisija ir bijusi lemttiesīga? • Ja ir bijuši pretendentu jautājumi, vai pasūtītājs ir sniedzis papildu informāciju par iepirkumu dokumentos iekļautajām prasībām attiecībā uz piedāvāju sagatavošanu un iesniegšanu vai pretendentu atlasi ieinteresētajiem piegādātājiem iespējami īsā laikā?

11. Iepirkuma norises pirmspārbaudes kontroljautājumi • Vai pasūtītājs uz pretendenta uzdoto jautājumu ir atbildējis konkrēti un pēc būtības? • Vai pasūtītāja sniegtā papildu informācija pēc būtības negroza iepirkuma dokumentācijā noteiktās prasības? (informācijai ir tikai precizējošs raksturs). • Vai piedāvājuma noformējuma pārbaude tika veikta atbilstoši iepirkuma dokumentācijā noteiktajām prasībām? • Vai ir ievērots samērīguma princips, noraidot, pamatojoties uz formālām noformējuma neatbilstības prasībām?

12. Iepirkuma norises pirmspārbaudes kontroljautājumi • Vai ir atbilstoši izslēgti pretendenti no turpmākās dalības iepirkumā? • Vai izslēgšanas nosacījumi nav nepamatoti attiecināti arī uz apakšuzņēmējiem? • Vai nav nepamatoti paplašināti pretendentu izslēgšanas nosacījumi un šādu nosacījumu dēļ pretendents izslēgts no dalības iepirkumā? • Ja objekta apskate (apsekošana) būvdarbu līguma gadījumā ir bijusi noteikta kā obligāta taču nav bijusi paredzēta iespēja pretendentam individuāli vienoties ar pasūtītāju par tās veikšanu, vai pretendents nav nepamatoti izslēgts no dalības iepirkumā, ja objekta apskate nav veikta?

13. Iepirkuma norises pirmspārbaudes kontroljautājumi • Vai pasūtītājs ir atlasījis piegādātājus saskaņā ar nolikumā izvirzītajām prasībām? • Vai piedāvājuma tehniskā atbilstība tika vērtēta atbilstoši iepirkuma procedūras dokumentācijā un normatīvajos aktos noteiktajām prasībām? • Vai tika vērtēti tikai tie dokumenti, kas jau sākotnēji, t.i., līdz piedāvājuma iesniegšanas termiņa beigām, tika iesniegti? • Vai neskaidrību gadījumā pasūtītājs ir izmantojis tiesības pieprasīt, lai piegādātājs vai kompetenta institūcija papildina vai izskaidro iesniegtos dokumentus? • Vai papildus iesniegtie dokumenti pēc satura tikai papildina piedāvājumā pievienoto dokumentu saturu, nevis vērtējami kā laicīgi (piedāvājumu iesniegšanas termiņā) neiesniegtie dokumenti?

14. Iepirkuma norises pirmspārbaudes kontroljautājumi • Vai pasūtītājs ir atlasījis pretendentus, ņemot vērā iepirkuma dokumentos noteiktās kvalifikācijas prasības un izslēgšanas noteikumus? • Vai pasūtītājs ir pārbaudījis piedāvājumu atbilstību iepirkuma dokumentos noteiktajām tehniskajām prasībām? • Vai pasūtītājs ir izvērtējis visus iesniegtos piedāvājumus? • Vai ir atbilstoši informēti piegādātāji un dalībnieki par rezultātiem? • Vai lēmumā, ar kuru tiek noteikts uzvarētājs, papildus ir norādīti visi noraidītie pretendenti, to noraidīšanas iemesli, visu pretendentu piedāvātās līgumcenas un par uzvarētāju noteiktā pretendenta priekšrocības?

15. Dokumentu aprite, atzinumu sniegšana • Finansējuma saņēmējs izsludina iepirkuma procedūru un par to informē VRAA; • 15 dienu laikā VRAA veic iepirkumu procedūras dokumentācijas pirmspārbaudi un sagatavo atzinumu; • Ja VRAA atzinums ar iebildumiem vai negatīvs, finansējuma saņēmējs veic darbības konstatēto trūkumu un neatbilstību novēršanai un 30 dienu laikā par to informē VRAA; • VRAA atkārtoti veic iepirkumu procedūras dokumentācijas pirmspārbaudi un sagatavo atzinumu;

16. Dokumentu aprite, atzinumu sniegšana • Finansējuma saņēmējs veic iesniegto piedāvājumu izvērtēšanu un pieņem lēmumu par pretendentu, kuram būtu piešķiramas iepirkuma līguma izpildes tiesības; • Pēc lēmuma pieņemšanas, finansējuma saņēmējs visu iepirkuma procedūras dokumentāciju iesniedz VRAA; • VRAA 15 dienu laikā veic iepirkuma norises pirmspārbaudi un sagatavo atzinumu; • VRAA atzinums var būt pozitīvs, negatīvs vai ar iebildumiem; • Ja VRAA atzinums ar iebildumiem vai negatīvs, finansējuma saņēmējs veic darbības konstatēto trūkumu un neatbilstību novēršanai un 30 dienu laikā par to informē VRAA; • VRAA atkārtoti veic iepirkumu norises pirmspārbaudi un sagatavo atzinumu; • Pēc pozitīva atzinuma saņemšanas finansējuma saņēmējs slēdz iepirkuma līgumu.

17. Biežāk pieļautās kļūdas • Pasūtītājs savā mājas lapā nav nodrošinājis brīvu un tiešu elektronisku pieeju visai iepirkuma procedūras dokumentācijai; • 39. pantā noteikto izslēgšanas nosacījumu attiecināšana uz uz tādiem apakšuzņēmējiem, kuri ir piesaistīti tikai kādu noteiktu darbu veikšanai, bet ar to iespējām netiek apliecināta pretendenta atbilstība kvalifikācijas prasībām; • 8 prim panta piektās daļas izslēgšanas nosacījumu attiecināšana uz apakšuzņēmējiem; • Vērtēšanas kritēriji nav izstrādāti pietiekami detalizēti; • Apakšuzņēmēju piesaistes ierobežošana; • Piedāvājuma noraidīšana noformējuma prasību neizpildes dēļ;

18. Biežāk pieļautās kļūdas • Nepamatoti noteiktas prasības attiecībā uz preču piegādi/pakalpojumu sniegšanu/būvdarbu veikšanu publiskā vai privātā sektorā; • Neatbilstošs iesniedzamo dokumentu derīgumu termiņš; • Atkāpšanās no sākotnēji izvirzītajām prasībām iepirkuma procedūras dokumentācijā; • Pretendentiem izvirzītās kvalifikācijas prasības ir nepamatotas vai nesamērīgas; • Iepirkuma līguma projekts ir izstrādāts nepilnīgi vai tajā izvirzītās prasības attiecībā uz iepirkuma līguma izpildes nosacījumiem, nav loģiski saistītas ar iepirkuma priekšmetu;

19. Vadošās iestādes cenrādis, jeb kas man par to būs... Vadlīnijas par finanšu korekciju piemērošanu Eiropas Savienības fondu finansētajos projektos. • Vadlīnijas izstrādātas, lai sniegtu skaidrojumu par finanšu korekciju būtību un piemērošanu Eiropas Savienības struktūrfondu projektos, kā arī rastu sistēmisku, vienotu pieeju un praksi proporcionālas finanšu korekcijas piemērošanā līdzīgos gadījumos Latvijā; • Vadlīnijas sniedz informāciju par sagaidāmo finansiālo sankciju dažādos neatbilstību gadījumos atkarībā no pārkāpuma būtiskuma pakāpes; • Vadlīnijās nav iekļauti visi iespējamie piemēri proporcionālas finanšu korekcijas piemērošanai, attiecīgi nosakot finanšu korekcijas par pamatu un pēc analoģijas var tikt ņemti vadlīniju 2. pielikumā iekļautie piemēri;

20. Vadošās iestādes cenrādis, jeb kas man par to būs... 1) Gadījumos, kad noslēgtajā iepirkuma līgumā tiek veiktas būtiskas izmaiņas attiecībā uz iepirkuma nosacījumiem, kas tikuši vērtēti saimnieciski izdevīgākā piedāvājuma noteikšanas procesā, piemēram, darbu izpildes termiņš apmaksas kārtība u.c. Finanšu korekcija – 25% vai 100 % gadījumos, ja pilnībā tiek mainīts iepirkuma priekšmets; 2) Līguma priekšmets ir nepietiekami precīzi vai diskriminējoši definēts Finanšu korekcija – 25% , var samazināt līdz 10% vai 5% atkarībā no pārkāpuma būtiskuma;

21. Vadošās iestādes cenrādis, jeb kas man par to būs... 3) Līgumā ietverto darbu apjomu samazināšana nesamazinot līguma vērtību Finanšu korekcija – samazinātā darba apjoma vērtība + 25% no paveikto darbu vērtības 4) Dažu papildus elementu nepareiza piemērošana Finanšu korekcija – 10% , var samazināt līdz 5% vai 2% atkarībā no pārkāpuma būtiskuma un pārkāpuma sistemātiskuma ; 5) Iepirkuma līgums noslēgts, neievērojot publisko iepirkumu regulējošajos normatīvajos aktos noteikto nogaidīšanas termiņu vai aizliegumu slēgt līgumu Finanšu korekcija – 10% ,

22. Vadošās iestādes cenrādis, jeb kas man par to būs... 6) Neatbilstība prasībām par adekvātu publicitāti un caurspīdīgumu Finanšu korekcija – 25% 7) Līguma slēgšanas tiesību piešķiršana bez konkursa gadījumā, ja nav neparedzamu apstākļu izraisītas ārkārtas vajadzības vai ja nav neparedzamu apstākļu attiecībā uz papildu darbiem un pakalpojumiem vai piegādēm Finanšu korekcija – 25% 8) Papildu būvdarbiem piešķirto līgumu kopējā summa jebkurā gadījumā nedrīkst pārsniegt 50% no sākotnējā līguma summas. Finanšu korekcija – 25%

23. Vadošās iestādes cenrādis, jeb kas man par to būs... 9) Nelikumīgu pretendentu atlases un/vai vērtēšanas kritēriju piemērošana Finanšu korekcija - 10 %, kas var tik samazināta līdz 5% atkarībā no pārkāpuma būtiskuma; 10) Vienlīdzības principa pārkāpums Finanšu korekcija - 10 %, kas var tik samazināta līdz 5% atkarībā no pārkāpuma būtiskuma;

24. Saimniecībā noderēs: www.esfondi.lv/ vadlīnijas un skaidrojumi, • 1. sadaļa Finanšu korekcijas; • 5. sadaļa Iepirkumu jautājumi; www.iub.gov.lv / Iepirkumu vadlīnijas • sadaļa Skaidrojumi un ieteikumi; • sadaļa Biežāk sastopamās kļūdas ES fondu projektu iepirkumos VRAA Struktūrfondu projektu atbalsta nodaļas vecākais eksperts Arvis Širaks, tālr. 67350346 e-pasts: arvis.siraks@vraa.gov.lv; VRAA Struktūrfondu projektu atbalsta nodaļas vecākais eksperts Ģirts Norlinds, tālr. 67079012 e-pasts: girts.norlinds@vraa.gov.lv;

25. Nekļūdās tas, kurš neko nedara !Paldies par uzmanību!