hipergate

1. hipergate Guía paso a paso de gestión comercial

2. Contenido Esta presentación contiene la explicación paso a paso sobre cómo utilizar hipergate para la gestión comercial desde la captación inicial de clientes hasta la fase de postventa.

3. Fases en la gestión del cliente • Creación de una campaña • Pre-carga inicial de clientes • Creación de listas • Alta de oportunidades • Captación de clientes • Seguimiento de visitas • Cierre de ventas

4. Creación de una campaña (I) La campaña es el contendor de más alto nivel que sirve para agrupar oportunidades de venta. La “oportunidad de venta” consiste en el intento de vender un producto o servicio a un determinado cliente dentro de un determinado marco de tiempo.

5. Creación de una campaña (II) Cada campaña contiene una serie de objetivos. El objetivo se fija escogiendo un producto que debe venderse (opcionalmente) en una zona geográfica entre dos fechas. Para cada objetivo, hipergate realiza automáticamente el seguimiento de las ventas alcanzadas vs. las previstas.

6. Edición de clientes Los clientes pueden ser Compañía o Individuos. A su vez una misma compañía puede contener varios individuos. Tanto las compañías como los individuos pueden tener múltiples direcciones de contacto, cada una con su tipo: central, sucursal, personal, etc. Para crear en un solo paso un individuo perteneciente a una compañía con su dirección principal, usar el enlace Nuevo Individuo que se encuentra en la página de entrada de la opción de menú Gestión de Contactos.

7. Estructura de datos de clientes Compañía Vendedor Vendedor Zona Individuo Dirección Dirección Oportunidad Lista Producto Campaña

8. Entrada rápida de clientes Para reducir el tiempo empleado en abrir y guardar formularios HTML existe una opción de entrada rápida de múltiples clientes.

9. Pre-carga de clientes por lotes (I) Los clientes potenciales pueden ser cargados desde un fichero de texto plano delimitado.

10. Pre-carga de clientes por lotes (II) El fichero de texto con los datos de los clientes debe contener columnas delimitadas por un separador, que puede ser, por ejemplo, un punto y coma. El cargador de clientes, separa las columnas presentes en el fichero y proporciona la opción de asociarlas con campos de la base de datos.

11. Asignación de clientes a vendedores Cada cliente puede ser asignado a un vendedor. Los vendedores deben ser usuarios de la aplicación. Cada vendedor puede ser asignado a una provincia o zona de ventas.

12. Creación de listas (I) La forma estándar para trabajar con subconjuntos de clientes es agregar sus direcciones de contacto a listas. Un cliente puede pertenecer a cuantas listas se desee. Lo que se agrega a la lista es la dirección, no el cliente. Si el cliente tiene dos direcciones puede figurar dos veces en la misma lista. Cada lista contiene los clientes que cumplen un determinado criterio: como pertenecer a una determinada provincia o sector. Las listas pueden ser de dos tipos: dinámicas o estáticas, en función de si sus miembros pueden variar con el tiempo sin intervención manual (listas dinámicas) o si los miembros se dan de alta una vez y no cambian nunca a menos que el usuario así lo ordene expresamente.

13. Creación de Listas (II) Cada lista está basada en una consulta. La consulta es un filtro sobre la base de datos que puede contener hasta tres criterios.

14. Creación de oportunidades La oportunidad es la entidad que vincula un individuo con un producto que se le está intentando vender. Cada oportunidad incluye pues, la identificación del cliente al que se dirige, el producto a venderle, el estado de avance del proceso, la facturación esperada y otros datos relativos a la operativa comercial. Las oportunidades pueden crearse de forma singular para un único individuo, o en bloque de forma masiva la misma oportunidad para todos los miembros de una lista. Asimismo es posible crear en un solo paso oportunidades para nuevos individuos que no existan previamente en la base de datos. Alta de oportunidad para un nuevo individuo Alta de oportunidad para un individuo existente Alta de oportunidad para una lista

15. Captación de clientes La captación de clientes se realiza principalmente mediante llamadas, e-mails y visitas personales. hipergate proporciona herramientas para llevar el seguimiento de todas estas acciones de captación. El registro de llamadas general se encuentra en la seción de Herramientas Colaborativas.

16. Seguimiento de visitas Desde el formulario de edición de oportunidades existe un acceso directo al calendario para concertar visitas y realizar su seguimiento.

17. Cierre de ventas Cuando se cierra una venta en el formulario de edición de oportunidades, la aplicación ofrece automáticamente tres posibles opciones: • Crear un proyecto de post-venta a partir de una plantilla. • Enviar un e-mail de noticaficación. • Realizar un pedido. Cada opción sólo estará disponible si está habilitado el módulo al que pertenecen en el área de trabajo actual.