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LIC. ERIC GUILLERMO CONDE LÓPEZ JEFE DEL DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO DEL IPN. PowerPoint PPT Presentation


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CURSO: “ ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS ”. LIC. ERIC GUILLERMO CONDE LÓPEZ JEFE DEL DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO DEL IPN. OBJETIVO.

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LIC. ERIC GUILLERMO CONDE LÓPEZ JEFE DEL DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO DEL IPN.

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Presentation Transcript


Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

CURSO:

“ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS”

LIC. ERIC GUILLERMO CONDE LÓPEZJEFE DEL DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO DEL IPN.


Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

OBJETIVO

  • Capacitar al personal en la organización de los archivos documentales del Instituto; con base en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, la Ley Federal de Archivos, y los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y entidades de la Administración Pública.


Introducci n

Introducción

  • La Cultura de Transparencia y Acceso a la Información en nuestro país es incipiente; si bien la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos consagra la obligación del Estado de Garantizar el Acceso a la Información, no es sino hasta la expedición de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental ( LFTAIPG) D.O.F. 11 de Junio del 2002, que se promueve ese Derecho Fundamental y se obliga a todo el aparato gubernamental a transparentar y rendir cuentas de sus actos a los ciudadanos.


Fundamentaci n

Fundamentación

  • La desorganización de los documentos se equipara a su inexistencia, ya que si no se localiza el documento requerido no podrá accederse a la información que contiene; por ello, la adecuada organización de los archivos es condición fundamental para cumplir con los preceptos legales consciente de la necesidad de instruir sobre estos procedimientos para organizar y archivar la documentación que reciben en general las diferentes unidades administrativas, así como la importancia de capacitar, para unificar criterios y lineamientos adecuados de aplicación general que permitan mejorar el desempeño de las tareas documentales en cada una de las dependencias.


Ndice

Índice

  • Módulo 1. NORMATIVIDAD.

  • Módulo 2.CLASIFICACION DE LA INFORMACION.

  • Módulo 3. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS.

  • Módulo 4.INTRUMENTOS DE CONTROL Y CONSULTA ARCHIVISTICA.

  • Módulo 5.PROCESO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA.

  • Modulo 6.-DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS.


Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

MODULO 1

NORMATIVIDAD

  • Objetivo Particular:

  • Conocer y aplicar las disposiciones legales en materia de archivo, así como el grado de utilización de las normas internacionales de descripción archivística y de aplicación.


Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

Normatividad Aplicable en materia de Archivos

  • Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y entidades de la Administración Pública.

  • (D.O.F 20 de Febrero del 2004)

Acuerdo por el que se emite el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Transparencia. (D.O.F 12 de Julio del 2010)

ACUERDO por el que se adicionan, reforman y derogan las disposiciones del diverso por el que se emitió el

Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Transparencia.

DOF 27 de Julio de 2011


Ley federal de transparencia y acceso a la informaci n p blica gubernamental

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental

Disposiciones Generales

Artículo 1.

La presente Ley es de orden público.

Tiene como finalidad proveer lo necesario para garantizar el acceso de toda persona a la información en posesión de los Poderes de la Unión, los órganos constitucionales autónomos o con autonomía legal, y cualquier otra entidad federal.

Capítulo I, TÍTULO PRIMERO

DISPOSICIONES COMUNES PARA LOS SUJETOS OBLIGADOS

Martes 11 de Junio de 2002 DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACION


Reglamento interior del instituto federal de acceso a la informaci n p blica gubernamental

Reglamento Interior delInstituto Federal de Acceso a laInformación PúblicaGubernamental

Artículo 1.

ElpresenteReglamentotiene por objeto establecer la estructura y regular el funcionamiento y operación del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública.


Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y entidades de la Administración Pública.

  • Primero.

    Los presentes Lineamientos establecen los criterios de organización y conservación de la documentación contenida en los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, con el objeto de que éstos se conserven íntegros y disponibles para permitir y facilitar un acceso expedito a la información contenida en los mismos.


Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

ACUERDO por el que se emite el:“Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Transparencia y de Archivos”.

  • ARTICULO PRIMERO.-

    El presente Acuerdo tiene por objeto dictar la política, así como las disposiciones y acciones en materia de transparencia, rendición de cuentas y acceso a la información pública que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal y la Procuraduría General de la República deberán observar con la finalidad de aprovechar bajo criterios de eficiencia, simplificación y desarrollo administrativo, los recursos y los procedimientos técnicos con que cuentan para mejorar la gestión pública a su cargo, así como la atención a los particulares.


Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

ACUERDO por el que se adicionan, reforman y derogan las disposiciones del diverso por el que se emitió el:“ Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Transparencia”.

  • El presente Manual tiene como finalidad establecer procedimientos específicos para la clasificación, organización, seguimiento, uso, localización, transferencia, resguardo, conservación, selección y destino final de los documentos de archivo que se generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier medio en sus archivos.

DOF 27 de Julio de 2011


Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

El objeto de esta Ley es establecer las disposiciones que permitan la organización y conservación de los archivos en posesión de los Poderes de la Unión, los organismos constitucionales autónomos y los organismos con autonomía legal, así como establecer los mecanismos de coordinación y de concertación entre la Federación, las entidades federativas, el Distrito Federal y los municipios para laconservación del patrimonio documental de la Nación, así como para fomentar el resguardo, difusión y acceso de archivos privados de relevancia histórica, social, técnica, científica o cultural.

Ley Federal de Archivos

Artículo 1.

D.O.F. 23 de Enero de 2012


Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

RESPONSABILIDADES

Y

SANCIONES

DE

ACUERDO CON LA LFTAIPG


Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

Art. 63 RESPONSABILIDADES Y SANCIONES

  • Serán causas de Responsabilidad Administrativa de los servidores públicos por incumplimientode las obligaciones establecidas en la LFTAIPG las siguientes:

  • Usar, sustraer, destruir, ocultar, inutilizar, divulgar o alterar, total o parcialmente y de manera indebida información que se encuentre bajo su custodia, a la cual tengan acceso o conocimiento con motivo de su empleo, cargo o comisión;

  • II.Actuar con negligencia, dolo o mala fe en la sustanciación de las solicitudes de acceso a la información o en la difusión de la información a que están obligados conforme a esta Ley;


Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

Art. 63 RESPONSABILIDADES Y SANCIONES

III. Negar intencionalmente información no clasificada como reservada o no considerada confidencial conforme a esta Ley;

IV. Clasificar como reservada, con dolo, información que no cumple con las características señaladas en esta Ley. La sanción sólo procederá cuando exista una resolución previa respecto del criterio de clasificación de ese tipo de información del Comité, el Instituto, o las instancias equivalentes previstas en el artículo 61;

V. Entregar información considerada como reservada o confidencial conforme a lo dispuesto por esta Ley;

VI. Entregar intencionalmente de manera incompleta información requerida en una solicitud de acceso, y


Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

Art. 63 RESPONSABILIDADES Y SANCIONES

VII. No proporcionar la información cuya entrega haya sido ordenada por los órganos a que se refiere la fracción IV anterior o el Poder Judicial de la Federación.

La responsabilidad a que se refiere este Articulo o cualquiera otra derivada del incumplimiento de las obligaciones establecidas en esta Ley, será sancionada en los términos de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

La infracción prevista en la fracción VII o la reincidencia en las conductas previstas en las fracciones I a VI de este Articulo, serán consideradas como graves para efectos de su sanción administrativa.


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MODULO 2

CLASIFICACION DE LA INFORMACIÓN

  • Objetivo Particular:

  • Conocer y aplicar las disposiciones legales en materia de clasificación de la información.

  • Aplicar y elaborar las leyendas y caratulas para identificar la información clasificada.


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TIPOS DE INFORMACION

PÚBLICA

Art. 7 LFTAIPG

PÚBLICA

(No tiene Leyenda)

Información

RESERVADA

Art. 13, 14 LFTAIPG

CLASIFICADA

Leyenda

CONFIDENCIAL

Art. 18,19 LFTAIPG

  • CRITERIOS DE CLASIFICACION:

  • RESERVADO

  • CONFIDENCIAL


Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

INFORMACIÓN PÚBLICA

Es aquella que tiene relación con el uso y destino de los recursos públicos.


Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

INFORMACIÓN PÚBLICA

  • Información generada o administrada por la dependencia:

  • Trámites Administrativos.

  • Estadísticas diversas.

  • Resultados de encuestas.

  • Oficios generados por la Dependencia.

    ( siempre que no existan datos clasificados:reservadoso confidenciales).

  • Remuneraciones:

  • Sueldos de los servidores públicos.

  • Prestaciones de servidores públicos.

  • Programas de Subsidio:

  • Información sobre la planeación y programación de la dependencia.

  • Ejercicio Presupuestal.

  • Padrón de Beneficiarios de programas de becas y estímulos.

  • Resultados, indicadores de impacto, informes, evaluaciones.

  • Gasto Operativos, Administrativos y de Representación.


Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

NO SE COLOCA LEYENDA POR SER DOCUMENTO PUBLICO

D. O. F. 18 DE AGOSTO DE 2003

DOCUMENTO

PÚBLICO


Informaci n clasificada

Información Clasificada

  • La política, las acciones y procedimientos en materia de transparencia no implicarán la difusión de documentos o expedientes específicos que contengan información clasificada como reservadao confidencialen términos de las disposiciones jurídicas aplicables.

    ACUERDO por el que se adicionan, reforman y derogan las disposiciones del diverso por el que se emitió el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Transparencia. DOF 27 Julio 2011.


Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

INFORMACIÓN RESERVADA

Aquella información que se encuentra temporalmente

restringida al usuario por considerar que su divulgación

traería un daño presente, probable y especifico.

La que protege el interés de particulares y aquellas

cuestiones que son fundamentales para la existencia y

permanencia del Estado mismo.


Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

INFORMACIÓN RESERVADA

  • Las averiguaciones previas.

    Se considera como tal la información resultante de la etapa durante la cual el Ministerio Público realiza todas aquellas actuaciones y diligencias necesarias para conocer la verdad histórica de un hecho posible constitutivo de delito, a efecto de ejercitar o no la acción penal.

  • Los expedientes judiciales o de los procedimientos administrativos seguidos en forma de juicio en tanto no hayan causado estado (fallo, laudo o sentencia).

  • Procedimiento de responsabilidad de los servidores públicos en tanto no se hayan resuelto.

  • Opiniones, recomendaciones o puntos de vista que formen parte del proceso deliberativo de los servidores públicos, hasta en tanto no sea adoptada la decisión definitiva.

    • La que por disposición expresa de una Ley sea considerada reservada, comercial reservada o gubernamental reservada.

  • Los secretos comercial, industrial, fiscal, bancario, fiduciario u otro considerado como tal por una disposición legal


  • Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

    INFORMACIÓN RESERVADA

    Existen otros supuestos de información clasificada como reservada, establecidos en los artículos 13 y 14 de la LFTAIPG:

    • Seguridad nacional, seguridad pública o defensa nacional.

    • Conducción de negociaciones internacionales.

    • Estabilidad financiera, económica o monetaria del país.

    • Actividades de verificación del cumplimiento de las leyes, prevención o persecución de delitos, entre otros.


    Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

    LEYENDAS DE CLASIFICACIÓN:

    RESERVADA

    FECHA DE CLASIFICACIÓN: 30 DE JULIO DE 2012.

    UNIDAD RESPONSABLE: DPTO. DE DOC Y ARCHIVO.

    CARÁCTER: RESERVADO.

    PERIODO DE RESERVA: 3 AÑOS.

    FUNDAMENTO LEGAL: ART. 14 FRACC.V. DE LA LFTAIPG.

    PARTES CLASIFICADAS: TODO EL DOCUMENTO.

    FECHA DE DESCLASIFICACION: AÑO 2015.

    • SE CLASIFICA COMO RESERVADO POR UN TIEMPO DETERMINADO

    • SE DESCLASIFICA SI EL ASUNTO YA CONCLUYÓ

    • O EL PERÍODO DE RESERVA SE CUMPLIÓ

    • QUEDANDO EL DOCUMENTO O EXPEDIENTE COMO PÚBLICO POR

    • EL MISMO PERIODO DE TIEMPO DE RESERVA EN EL ÁREA QUE

    • CLASIFICÓ


    Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

    PERIODOS DE RESERVA

    (1er PERÍODO DE RESERVA) DE 1 HASTA 12 AÑOS

    RESERVADO

    DESCLASIFICADO

    Concluyó el tiempo,

    pero el asunto aún NO

    =

    NO PRESTAR

    AMPLIACION DE LA RESERVA (2do PERÍODO DE RESERVA) DE 1 HASTA 12 AÑOS

    RESERVADO

    DESCLASIFICADO

    PÚBLICO

    Se guarda en el

    área como…

    =

    NO PRESTAR


    Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

    LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA CLASIFICACIÓN Y DESCLASIFICACIÓN DE LA INFOMACION D. O. F. 18 DE AGOSTO DE 2003

    LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL D. O. F. 11 DE JUNIO DE 2002

    DOCUMENTO

    RESERVADO


    Ndices de expedientes clasificados como reservados

    Índices de expedientes Clasificados como Reservados

    Artículo 17.

    • Las unidades administrativas elaborarán semestralmente y por rubros temáticos, un índice de los expedientes clasificados como reservados. Dicho índice deberá indicar la unidad administrativa que generó la información, la fecha de la clasificación, su fundamento, el plazo de reserva y, en su caso, las partes de los documentos que se reservan. En ningún caso el índice será considerado como información reservada.

    • El titular de cada dependencia o entidad deberá adoptar las medidas necesarias para asegurar la custodia y conservación de los expedientes clasificados.

    • En todo momento, el IFAI tendrá acceso a la información reservada o confidencial para determinar su debida clasificación, desclasificación o la procedencia de otorgar su acceso.


    Informaci n confidencial

    Información Confidencial

    RELATIVA A DATOS PERSONALES.

    La información concerniente a una persona física, identificada o identificable

    • Origen étnico o racial.

    • Características físicas.

    • Características morales.

    • Características emocionales.

    • Vida afectiva.

    • Vida familiar.

    • Domicilio particular.

    • Número telefónico particular.

    • Patrimonio.

    • Ideología.

    • Opinión Política.

    • Creencia o convicción religiosa.

    • Creencia o convicción filosófica.

    • Estado de salud física.

    • Estado de salud mental.

    • Preferencia sexual.

    • Otras análogas que afecten su intimidad, como la información genética.


    Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

    • La entregada con tal carácter por los particulares a los sujetos obligados:

      En este supuesto se deberán señalar los documentos que contengan información confidencial, siempre que tengan el derecho de clasificar la información, de conformidad con las disposiciones aplicables.

      • La relativa al patrimonio de una persona moral.

      • La que comprenda hechos y actos de carácter económico, contable, jurídico, administrativo relativos a una persona, que pudiera ser útil para un competidor.

        Por ejemplo, la relativa a detalles sobre el manejo del negocio del titular, sobre su proceso de toma de decisiones o información que pudiera afectar sus negociaciones, acuerdos de los órganos de administración, política de dividendos y sus modificaciones o actas de asamblea.


    Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

    LEYENDA DE CLASIFICACIÓN:

    CONFIDENCIAL

    FECHA DE CLASIFICACION: 30 DE JULIO DE 2012

    UNIDAD RESPONSABLE: DRMYS DEL IPN.

    CARÁCTER: CONFIDENCIAL

    PARTES CLASIFICADA: RFC.

    FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 3, Fracción II, Articulo 18, Fracción, II y

    21 de la LFTAIPG, Lineamiento 32º, Fracción

    XVII


    Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

    LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA CLASIFICACIÓN Y DESCLASIFICACIÓN DE LA INFOMACION D. O. F. 18 DE AGOSTO DE 2003

    LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL D. O. F. 11 DE JUNIO DE 2002

    DOCUMENTO

    CONFIDENCIAL


    Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

    CARÁTULA DE

    INFORMACIÓN

    CLASIFICADA

    COMO

    RESERVADA Y

    CONFIDENCIAL


    Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

    CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

    • Leyenda que se coloca en los Oficios Clasificados.

  • Carátulas para Expedientes con Información Clasificada:

    • Reservada

    • Confidencial

  • Índices de Expedientes Reservados


  • Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

    AUTORIDADES DE TRANSPARENCIA

    INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL

    Comité de

    Información(CI)

    Unidad de Enlace(UE)

    Coordinación de Archivos

    Solicitante de

    Información

    Gubernamental

    Clasificación de

    la Información de Acuerdo

    con la LFTAIPG

    Art. 7,13,14,18,19

    Organización de Archivos

    (Clasificación Archivística

    de Acuerdo con el Catalogo SADI)

    Unidades

    Politécnicas

    Archivos

    Trámite,

    Concentración e Histórico


    Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

    PROCESO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN

    UNIDAD DE ENLACE

    RECEPCIÓN – TURNA

    LA SOLICITUD A LA

    UNIDAD ADMINISTRATIVA

    A LOS 2 DIAS HABILES

    SOLICITUD DE INF.

    infomex

    www.infomex.org.mx

    MÓDULO BÁSICO

    DE LA UNIDAD DE ENLACE(UE)

    Solicitante de

    Información

    Gubernamental

    UNIDAD ADMINISTRATIVA

    LOCALIZA Y ENVIA

    LA INFORMACION

    A LA UNIDAD DE ENLACE

    UNIDAD DE ENLACE

    RECIBE – ANALIZA-

    ENTREGA

    LA INFORMACIÒN

    AL SOLICITANTE

    ENTREGA

    VERSIONES

    PUBLICAS

    D.O.F.

    16-Abril-2006


    Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

    MODULO 3

    ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

    • Objetivo Particular:

    • Conocer el estado de la infraestructura física de los archivos.

    • El estado de organización y conservación de expedientes.

    • Identificar los sistemas utilizados para la gestión de los archivos


    Por que organizar los archivos

    ¿Por que Organizar los Archivos?

    • La Ley Federal de Transparencia propició e impulsó la regulación de los archivos, en virtud del papel protagónico que tienen como fuentes primarias de la información y a que conservan y resguardan los documentos que prueban la existencia y el buen o mal funcionamiento de las instituciones. Si no existieran los archivos, simplemente no habría información, y por ende nada que probara o sustentara la gestión de las instituciones, ni que proporcionar al ciudadano.

    • Por lo que la aportación será en la labor de laadministración de archivos y documentos, que permitirá re-encarar las tareas en elmanejo de archivos, contemplando,selección, descripción, clasificación, ordenamiento y conservación de archivos y documentos, de manera que elservicio de archivística sea de calidad y aporte a la salud de laorganización.


    Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

    LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

    Es el conjunto de operaciones encaminadas a cumplir o hacer cumplir la política, la voluntad de un gobierno, como es expresada por las autoridades competentes.

    Es pública porque comprende las actividades de una sociedad sujeta a la dirección política, las cuales son ejecutadas por las instituciones gubernamentales.

    Es administración porque implica la coordinación de esfuerzos y recursos, mediante los procesos administrativos básicos de planeación, organización,

    dirección y control.


    Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

    Funciones Administrativas

    SOBERANIA defensa, relaciones exteriores, policía,

    iglesia, instituciones: elecciones, información

    ECONOMICAS moneda, crédito, comercio exterior,

    precios, inversión, agricultura, industria, energéticos

    PRINCIPALES COLECTIVAS SOCIALES salud, higiene, vivienda, urbanismo,

    relaciones laborales, asistencia social,

    EDUCATIVAS investigación científica,

    educación general, para adultos, etc.

    CULTURALES entretenimiento

    ADMON. DE RECURSOS

    AUXILIARES SERVICIOS INTERNOS HUMANOS, MATERIALES,

    FINANCIEROS, DE SERVICIOS

    JURÍDICOS O CONTENCIOSO

    DIRECTIVASMANDO, SUPERVICIÓN, ASESORIA(Estudios y formulación de Programas)

    ORGANIZACIÓN(Servicios)

    CONTROL(Operaciones y Relaciones Públicas)

    INFORMACIÓN Y DOCUMENTOS = ARCHIVOS


    Que es la informaci n

    ¿Que es la información?

    • La información es el conocimiento que los hombres perciben por medio de uno o más de sus sentidos.

    • La información permanece intangible hasta que está representada de una manera formal con datos. Cuando la información está representada como datos en un documento puede ser guardada, comunicada y usada.


    Documentos

    DOCUMENTOS

    • Los reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia, acuerdos, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro que se inscriba o genere en el ejercicio de las facultades o la actividad de los sujetos obligados y sus servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos podrán estar en cualquier soporte, sea papel, casette, video, electrónico, informático u holográfico.


    Soporte de los documentos

    Soporte de los documentos

    • La mayoría de los documentos se sigue produciendo en papel, pero se utilizan también otros soportes como acetato de celulosa o poliéster, como en los rollos de microfilme, microfichas, discos o cintas, películas o videos, cintas magnéticas y discos ópticos, entre otros.


    Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

    Organización de Archivos

    Operaciones que hacen posible el acceso y control documental de un archivo

    Sistema de

    Clasificación Métodos de

    Ordenación


    Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

    SISTEMAS DE CLASIFICACIÓNOrganización Administrativa

    • Organización:

      Es la operación intelectual y mecánica por la que las diferentes agrupaciones documentales se relacionan de forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido e información.

    • Sistemas de Clasificación:Conjunto de reglas que permiten clasificar los expedientes de una manera uniforme.

      Ejemplo: CATALOGO (Organización por series Documentales).


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    CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA

    Clasificación: Es el acto de agrupar documentos por semejanzas y separar por diferencias.

    Clasificación: es dividir o separa un conjunto de elementos estableciendo clases, grupos o series, de tal manera que dichos grupos queden integrados formando parte de una estructura de un FONDO


    Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

    MÉTODOS DE ORDENACIÓN

    • Procedimientos sistemáticos y delimitados para realizar la ordenación de los documentos.

    • Estos métodos se pueden combinar para formar métodos mixtos, de acuerdo a las necesidades de cada Archivo.


    M todos de ordenaci n documental

    Métodos de Ordenación Documental

    1, 2, 3, 4, 5, …

    A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K…………… … Z

    1,1

    1,2

    1,3

    NUMERICO

    SIMPLE

    ALFABETICO

    GENERAL

    NUMERICO

    COMPUESTO

    ÁREA MÉDICA

    LEGISLACIÓN

    OBRA PÚBLICA

    PEDAGOGÍA

    1978 DIC

    1979 ENE

    A

    L

    F

    A

    B

    ASUNTOS

    O

    MATERIAS

    N

    U

    M

    E

    CRONOLOGICO

    METODOS

    SALA G

    SECCION H

    ESTANTE 2

    NIVEL 3

    CAJA 2

    E

    T

    I

    C

    O

    R

    I

    C

    O

    TOPOGRAFICO

    CONVENCIONALES

    DECIMAL

    GEOGRAFICO

    111.0

    111.1

    111.2

    121.0

    121.01

    131.10

    AGUASCALIENTES

    BAJA CALIFORNIA NORTE

    BAJA CALIFORNIA SUR

    CAMPECHE

    CROMATICO


    Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

    TIPOS

    DE

    ARCHIVO


    Qu es un archivo

    ¿Qué es un archivo?

    • “Es uno o más conjuntos de documentos acumulados en un proceso natural por una persona o institución en el transcurso de su gestión, respetando el orden en que fueron generados para servir de testimonio y fuente de información a las personas o instituciones que los produjeron, a los ciudadanos o para servir de fuente de la historia”.

    • El término archivo se utiliza también para designar el depósito de archivo o la institución archivística que custodia archivos.


    Archivo de tr mite

    Archivo de Trámite

    Son todos aquellos que se encuentran en las Unidades administrativas, contienen documentos y/o expedientes de asuntos que no han sido resueltos y requieren de un periodo de tiempo para su conclusión o bien, cuya consulta es constante. Tiene a su cargo la recepción de documentos, clasificación, catalogación y transferencia de expedientes a los archivos de concentración.


    Obligaciones de los responsables del archivo de tr mite

    Obligaciones de los Responsables del Archivo de Trámite

    • Integrar los expedientes de archivo;

    • Conservar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido clasificada como reservada o confidencial;

    • Coadyuvar con el área Coordinadora de archivos en la elaboración del CATALOGO, Guía Simple de Archivos e Inventario General;

    • Valorar y seleccionar los documentos con el objeto de realizar las transferencias primarias al archivo de Concentración,

    • Elaborar los Inventarios de transferencia primaria(proceso de transferencia primaria).

      Lineamiento 10°, Secc. II, Fracc. I a V.


    Archivo de concentraci n

    Archivo de Concentración

    Son aquellos que integran expedientes en su etapa semiactiva (asuntos ya en conclusión con relativa frecuencia de consulta), debidamente ordenados y en legajos; los cuales se seleccionan bajo previo cumplimiento de su plazo precaucional, con el fin de ser transferidos al archivo histórico o en su caso se procederá a su baja y/o destrucción.


    Archivo hist rico

    Archivo Histórico

    El archivo histórico se integra con los documentos procedentes de los archivos de Concentración o de otras fuentes históricas, en el se custodian la documentación que por su carácter debe conservarse indefinidamente.

    Valor informativo, testimonial, evidencial, cuyo objetivo mayor será la difusión y control de la documentación que da nombre, forma, valor o estructura a la dependencia.


    Coordinaci n de archivos funciones

    COORDINACIÓN DE ARCHIVOSFUNCIONES

    • Establecer de acuerdo con la normatividad vigente los criterios y procedimientos que deben ser implementados por los archivos de la Dependencia.

    • Administrar la información General de la Dependencia; así como la referente a las series documentales que se manejan en los archivos.

    • Diseñar, validar y adecuar sistemas electrónicos para el manejo de los archivos de la Dependencia.

    • Elaborar reportes generales de consulta y control de los archivos.

    • Desincorporar e Incorporar Series Documentales.

      Lineamientos Generales, Capitulo II De la Organización de Archivos.


    Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

    MODULO 4

    INSTRUMENTOS DE CONTROL Y CONSULTA ARCHIVISTICA

    • Objetivo Particular:

    • Capacitar a los participantes, en el manejo de los instrumentos de consulta y en la aplicación de los instrumentos de control de archivos.


    Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

    I N S T R U M E N T O S D E C O N S U L T A

    LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN

    Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS

    D. O. F.: Viernes 20 de Febrero de 2004


    Catalogo sadi

    Catalogo SADI

    Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones sustantivas de cada dependencia o entidad.

    Se encuentra integrado por:

    Fondo:

    Conjunto de documentos producidos Orgánicamente por una dependencia o entidad, con cuyo nombre se identifica .

    Nombre de la Dependencia:

    INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL (IPN).


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    Catálogo SADI

    Administrativa

    Legal

    Contable

    Fiscal

    Valores primarios

    Es el Registro general y sistemático que

    Clasificación

    CONFORME A LA LFTAIPG

    Reservada

    Confidencial

    ESTABLECE

    Tiempo de Guarda

    Vigencia documental

    Baja

    Archivo de Concentración

    Archivo Histórico

    Destino final


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    Grupo documental: Son los asuntos generales que maneja una institución o dependencia en el desarrollo de sus atribuciones.

    Por asunto:

    1C Legislación

    2C Asuntos Jurídicos

    3C. Programación, Organización y Presupuestación

    4C Recursos Humanos, etc.

    SECCIÓN:


    Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

    División de una sección, que por consecuencia han sido o pueden ser clasificados bajo un rubro común.

    Por asuntos:

    1C.5 Convenios y Tratados

    2C.6 Asistencia, Consulta y Asesorías

    3C.7 Disposiciones en materia de organización

    4C.3 Expediente de personal, etc.)

    SERIE:


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    SUB SERIE:

    División de una serie, que por consecuencia han sido o pueden ser clasificados bajo un rubro especifico. Inclusive esta puede determinar el No. Consecutivo del Expediente.

    Por asuntos:

    1C.1 DISPOSICIONES LEGALES EN MATERIA EDUCATIVA

    1 ORGANIGRAMAS

    2 MEMORIA INSTITUCIONAL

    3 ESTRUCTURA EDUCATIVA

    4 FECHAS DE CREACIÓN DE CENTROS, UNIDADES DE ENSEÑANZA E INVESTIGACION

    5 SELECCIÓN DE DIRECTOR (TERNA)

    6 MANUAL DE IDENTIDAD IPN. - PRESIDENCIA


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    FONDO

    SECCIÓN

    VER CATALOGO

    SADI-CADIDO


    Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

    FONDO

    DEPENDENCIA FEDERAL

    FONDO

    Subseries

    SECCION

    SUB

    SERIES


    Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

    F Ó R M U L A C L A S I F I C A D O R A


    Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

    Expediente

    CLAVE PROGRAMATICA

    DEL ÁREA

    CÓDIGO: SECCIÓN Y SERIE

    ( Sección : 1CSerie: 8 )

    No. CONSECUTIVO

    DEL EXPEDIENTE

    LEGAJO

    NOMBRE DEL EXPEDIENTE

    AÑO DE APERTURA DEL

    EXPEDIENTE


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    Personal

    CLAVE PROGRAMATICA

    DEL ÁREA

    SECCIÓN Y SERIE

    ( Sección : 4CSerie: 3 )

    NOMBRE DEL EXPEDIENTE

    AÑO DE INGRESO DEL TRABAJADOR

    A LA DEPENDENCIA

    No. DE EMPLEADO


    Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

    Administrativo

    EJEMPLO PARA ASIGNAR EL NÚMERO CONSECUTIVO

    La serie 8C.16 Administración y Servicios de Archivo, esta conformada por las sub series.

    * Acuses de Recibos,

    * Notas Informativas,

    * Comunicados,

    * Formatos, etc.

    Notas Informativas. Se abre expediente y se le asignará el No. Consecutivo 01

    QOA000/ 8C.16 / 01 2012

    Notas Informativas

    8C.16 / 01


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    Acuses de Recibo. Se le asignará No. Consecutivo 02

    QOA000/ 8C.16 / 02 2012

    Acuses de Recibo

    8C.16 / 02

    y otro más para Comunicados

    QOA000/ 8C.16 / 03 2012

    Comunicados

    8C.16 / 03


    Disposici n documental

    Disposición Documental

    Establece los valores primarios de los documentos, los plazos de conservación, la vigencia documental (tiempo de guarda), la clasificación de reserva o confidencialidad, los valores secundarios (históricos) y el destino final.


    Cat logo sadi cadido

    CATÁLOGO SADI-CADIDO

    FONDO

    INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL


    Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

    I N S T R U M E N T O S D E C O N T R O L


    Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

    INVENTARIO GENERAL DE SERIES DOCUMENTALES

    Describe los Expedientes de un archivo

    Inventario General

    de Archivo de Tramite

    Control de expedientes en el archivo (Registro)

    Se detecta rápidamente la documentación que requiere ser transferida

    (periodo de vigencia documental)

    Inventario de

    Transferencia

    Sirve como

    Inventario de Baja

    Documental

    Permite conocer la documentación que causa baja (período de vigencia documental)

    VER

    INVENTARIO


    Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

    PERÍODO DE TRÁMITE

    2010

    2011

    2012,ETC.

    INVENTARIO

    El inventario se reporta por años.

    Hay expedientes que por el asunto del que tratan no se cierra en ese mismo año, continua aún activo.

    • Físicamente en el archivero se manejará de la siguiente manera:

    EJEMPLO:

    Documentación

    del 2012

    Documentación

    del 2011

    2010 que sigue activo en 2012

    Se colocarán en la parte frontal los expedientes de años anteriores que siguen activos y posteriormente se empezaría con todos los expedientes del año corriente.


    Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

    En el llenado del Inventario, el Expediente que viene activo de años anteriores se manifiesta al principio del reporte de la serie que le corresponde.

    Ejemplo:

    Al manifestar lo correspondiente al 2012, podrá utilizarse el consecutivo normalmente y no afecta lo manifestado en 2010.

    Otro ejemplo:


    Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

    Lo que diferencia a los dos expedientes del siguiente ejemplo Q0A000/1C.8/03 es el año del expediente.

    Se elabora un formato de inventario por cada SERIE documental por año.


    Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

    GUÍA SIMPLE

    Instrumento de descripción de las Series Documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus características fundamentales conforma al Catalogo.

    Es necesario contar

    con el Organigrama de

    la Institución

    También tener a la mano

    El Catalogo

    VER

    GUIA SIMPLE


    Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

    MODULO 5

    Proceso de Transferencia Primaria

    • Objetivo Particular:

    • Identificar el proceso de transferencia primaria de los documentos del Archivo de Tramite al Archivo de Concentración, y requisitar los formatos oficiales para este proceso.


    Transferencia primaria

    Transferencia Primaria

    • Proceso mediante el cual el archivo de Tramite pone a disposición del Archivo de Concentración la documentación que por razones de tiempo han cumplido ya con su Vigencia en su etapa activa de acuerdo con el Catalogo de Disposición Documental.

    • Si se requiere Asesoría para este Proceso solicitarlo por escrito a la Coordinación de Archivos del IPN.

    VER

    FORMATO

    FORMATO DE CAJA


    Expurgo

    Expurgo

    • Consiste en el retiro de los documentos repetidos o inútiles dentro de un expediente determinado, durante su formación, previo a su transferencia al archivo de concentración.

    • Esta acción debe realizarse con la conciencia de su delicadeza y trascendencia, sujetándose a las normas y principios vigentes en la institución en materia de disposición documental.


    Guia para la elaboracion del acta de entrega recepcion

    GUIA PARA LA ELABORACION DEL ACTA DE ENTREGA-RECEPCION

    V.- RECURSOS MATERIALES.

    8.-Archivos.

    Se entrega en este acto la relación de los expedientes y demás documentación que integran los archivos de la Unidad Administrativa,debidamente clasificada en términos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, señalando los casos en los que la información contenida en los mismos se encuentra incompleta,

    conforme al Anexo 28 (104).


    Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

    En caso de que el Titular de la Unidad Administrativa en la que se realice la entrega y recepción funja como Titular de la Unidad de Enlace, en términos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, se deberá señalar lo siguiente:

    “Se entrega en este acto la relación de los expedientes, carpetas y demás documentación que integran los archivos de la Unidad de Enlace y, en su caso, del Comité de Información, debidamente clasificada en términos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, conforme al Anexo (105).”


    Digitalizacion de documentos

    MODULO 6

    DIGITALIZACION

    DE

    DOCUMENTOS

    • Objetivo Particular:

    • Análisis sobre la importancia de Digitalizar los documentos; identificar y contar con un sistema para la búsqueda, organización y clasificación de la documentación generada o recibida por la Dependencia.


    Que es la digitalizaci n de documentos

    ¿Que es la digitalización de documentos?

    • La digitalización de documentos es el mecanismo más sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de documentos, en forma de imágenes digitales.

    • Las imágenes digitales se pueden almacenar en los discos internos de cualquier computadora personal, en arreglos de discos o sistemas de almacenamiento masivo, con respaldos en discos CD-R o DVD que garantizan su conservación en óptimas condiciones


    Conviene saber que

    Conviene saber que:

    El concepto de la oficina sin papel revoluciona el manejo documental de las organizaciones, sustituye el uso del papel por imágenes digitales, con grandes beneficios como la reducción de áreas de archivo físico, eliminación de fotocopias y una gran eficiencia en la consulta documental, entre otros.

    • Para  archivar  300,000  hojas  se  necesita  un espacio aproximado de 80 m2, en tanto que 300,000 imágenes caben en 30 CD´s. 

    • El costo de una fotocopia es similar al de un imagen   digitalizada,   la   fotocopia   no  puede  integrarse a ninguna aplicación, en tanto que la  imagen digitalizada puede  incorporarse  a cualquier sistema automatizado.

    • Un documento  original  solo  puede  ser visto por una persona   a   la   vez,   en   tanto   que   una imagen digitalizada puede  ser  consultada  en forma simultánea por cualquier cantidad de usuarios.


    Beneficios de la digitalizaci n de documentos

    Beneficios de la digitalización de documentos

    ARCHIVO FÍSICO

    • Reducción de las áreas de archivo físico y ahorros monetarios.

    • Reducción de riesgos por pérdida de documentos.

    • Ahorros en papel, tonners, copiadoras, impresoras, mobiliario de archivos, etc.

    • A diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez, ni se dañan gradualmente  con el paso del tiempo.

    SADI

    CONSULTA DOCUMENTAL

    • Gran eficiencia en la consulta de documentos y expedientes.

    • Consultas simultáneas de documentos digitales por una gran cantidad de usuarios.

    • Incremento en la productividad del personal.

    • Las imágenes digitales pueden incorporarse a cualquier documento electrónico, sistemas y aplicaciones diversas o bases de datos, a diferencia del papel.

    • CAMBIO CULTURAL

    • Se elimina la cultura de las fotocopias y los archivos personales dentro del escritorio.

    • Se comparten los documentos digitales a través de la red o de CD´s, NO A TRAVÉS DE FOTOCOPIAS.

    • Se modifica el paradigma que decía que para tener información hay que atesorar papel.

    • SEGURIDAD

    • Acceso mediante clave personal con contraseña secreta.

    • Seguridad a nivel documento: los usuarios solo pueden ver los documentos para los que están autorizados .


    B squeda de informaci n en el sadi

    Búsqueda de Información en el SADI


    Captura de expedientes

    Captura de Expedientes


    Documento digitalizado en el sadi

    Documento digitalizado en el SADI


    Lic eric guillermo conde l pez jefe del departamento de documentaci n y archivo del ipn

    La Coordinación de Archivos, y el Departamento de Documentación y Archivo del IPN.

    AGRADECE SU ATENCIÓN


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