FERRAMENTAS DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

1. FERRAMENTAS DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO Kátia de Lima Passos Ferreira Residente de Administração do Hospital Universitário da UFJF – HU/UFJF residecoadm.hu@ufjf.edu.br

2. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO* Ferramentas do Planejamento Estratégico * O Plano Diretor

3. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO • Relembrando o conceito: O Planejamento Estratégico (PE) é uma técnica de organização que procura definir qual a melhor maneira (estratégia) de se atingir um objetivo.

4. ETAPAS DE UM PE: • VALORES • MISSÃO e NEGÓCIO • ANÁLISE AMBIENTAL • VISÃO ESTRATÉGICA • QUESTÕES/DIRETRIZES ESTRATÉGICAS • AÇÕES ESTRATÉGICAS (plano de ação)

5. PLANO DE AÇÃO (Ações Estratégicas) • Descreve como colocar em prática o planejamento estratégico. • Apresenta as etapas para a implementação das medidas de ação de uma estratégia. • Monitora os resultados.

6. Ferramentas do Planejamento • BRAINSTORNING • DIAGRAMA DE PARETO • HISTOGRAMA • MATRIZ GUT (gravidade, urgência e tendência) • FLUXOGRAMA • 5W2H • CICLO PDCA • DIAGRAMA DE ISHIKAWA OU CAUSA E EFEITO OU “ESPINHA DE PEIXE”

7. BRAINSTONING (“tempestade de ideias”) • Ferramenta simples que pode ser utilizada em qualquer situação. • Técnica utilizada em grupo com objetivo de coletar um grande número de ideias e depois selecionar e ordenar conforme a priorização da necessidade.

8. DIAGRAMA DE PARETO • Nada mais é do que colocarmos dados coletados das nossas atividades em um gráfico de barras verticais, que geralmente tem no eixo vertical “a quantidade de repetições de demanda de problemas” e no eixo horizontal “ o tipo de problemas”

9. HISTOGRAMA • Esta ferramenta tem semelhança com o Diagrama de Pareto, porém envolve a medição de dados variáveis e mostra a sua distribuição conforme a frequência em que aparecem, analisando ao longo do tempo as suas variações.

10. MATRIZ DE PRIORIZAÇÃO GUT • Ferramenta utilizada para priorização das ações na gestão. Consiste em analisar a Gravidade, a Urgência e a Tendência do problema. Cada problema deve ser pontuado numa escala de 1 a 5 em cada critério, conforme a tabela: Fonte: Scielo – Ciência da Informação – Vol.37, Nº2 Brasília Mar/Ago 2008

11. FLUXOGRAMA • Serve para visualizarmos holisticamente determinada atividade. É a representação gráfica das diversas tarefas deste processo. No HU-UFJF utilizamos esta ferramenta para representar as atividades de cada setor por meio do Pop (Procedimento Operacional Padrão). • A simbologia utilizada é convencionada. Existem software especializados na elaboração de fluxogramas, como o vision. • Os símbolos mais comuns são: • - Retângulo: indica uma etapa do processo • - Losango: tomada de decisão • - Seta: sentido do fluxo • - Elipse: indica início e fim • - Círculo: liga duas partes do processo (divisão de página) • - Hexágono: determina um procedimento definido

12. Exemplo de Fluxograma • POP: Encaminhamento de paciente para consulta início Paciente chega na recepção Paciente tem prontuário? não Abrir prontuário sim Conferir prontuário Confirmar a consulta Encaminhar o paciente para o consultório fim

14. 1 - What (O QUE será feito) 2 - Who (QUEM fará) 3 - When (QUANDO será feito) 4 - Where (ONDE será feito) 5 - Why (POR QUE será feito) 1 - How (COMO será feito) 2 - How Much (QUANTO custará)

16. Exemplo: Montar um plano de treinamento para 30 colaboradores de uma empresa. Tema: “A importância do uso dos EPI’s”.

17. CICLO PDCA • Idealizado por Shewharte e, mais tarde, aplicado por Deming em conceitos de qualidade em trabalhos no Japão. • Nasceu no escopo da tecnologia TQC (Total Quality Control) como uma ferramenta que melhor representava o ciclo de gerenciamento de atividades, processos ou sistemas.

18. P = Planejar D = Dirigir/Fazer C = Controlar A = Agir

21. 1 2 8 3 Planejar Agir 7 4 A P C D Verificar Executar 5 6 1 - Identificação do Problema 2 - Observação 8 - Evolução 3 - Análise 7 - Adequação 4 – Plano de Ação 6 - Verificação 5 - Execução

22. O Ciclo PDCA, visa a melhoria contínua fazendo um plano, executando tarefas de acordo com o plano, compara o resultado encontrado com o planejado e toma ações corretivas para ajustar se for necessário. Ver o filme.

23. Diagrama de Ishikawa ou de Causa e Efeito ou “Espinha de Peixe” Outro exemplo de ferramenta do Planejamento, dentre outras que existem, que serve para identificar, explorar e mapear fatores que afetam um problema, onde se separa as causas dos efeitos, identificando assim as várias causas que originaram o problema.

24. Diagrama de Causa e Efeito GRUPO DE CAUSAS Método Máquina EFEITO Meio ambiente Mão de obra Material

25. INDICADORES • Medem aspectos qualitativos e/ou quantitativos relativos ao meio ambiente, à estrutura, aos processos e aos resultados. • Instrumento de mensuração e monitoramento para o gerenciamento, avaliação e planejamento das ações. • Contribuem na tomada de decisão.

26. Os indicadores de qualidade representam melhorias de serviços de saúde e redução de doenças, expressos quantitativamente dentro de um período de tempo, devendo os dados coletados ser viáveis, simples, medindo uma condição ou aspecto do serviço e úteis para os gestores, que servirão de apoio a tomadas de decisão.

27. Alguns exemplos de indicadores: Índice de queda de paciente; Índice de demora de atendimento; Taxa de produtividade de cirurgia; Taxa de consultas por especialidade; Índice de receitas mensais de convênios; Índice de manutenção preventiva em equipamentos.

28. Uso e aplicação dos indicadores são medidas utilizadas para descrever e analisar uma situaçãoexistente, avaliar o cumprimento de objetivos, metas e suas mudanças ao longo do tempo, alem de confirmar tendências passadas e prever tendências futuras.

29. Portanto: Estas ferramentas gerenciais devem ser apropriadas ao problema que se quer resolver, que por sua vez requerem conhecimento, habilidade e participação das equipes e dos colaboradores envolvidos em seus setores.

30. PLANO DIRETOR Ferramenta de gestão que reflete a importância do planejamento estratégico.

31. Itens que compõe o Plano Diretor do HU-UFJF Missão: Formar recursos humanos, gerar conhecimentos e prestar assistência de qualidade na área da saúde à comunidade da região Negócio: Assistência, ensino e pesquisa na área da saúde para o desenvolvimento da região. Diretrizes: 1. Melhorar a excelência do ensino; 2. Melhorar a excelência da pesquisa;

32. Itens que compõe o Plano Diretor do HU-UFJF 3. Garantir a qualidade da assistência; 4. Institucionalizar o serviço de Gestão de Pessoas; 5. Garantir a eficácia da Gestão; 6. Promover a sustentabilidade e responsabilidade social; 7. Redimensionar a Infraestrutura às novas necessidades; 8. Ampliação do HU.

33. Para cada Diretriz, são atribuídos as funções: Estratégia e Medida de Ação Conforme o organograma a seguir:

34. Diretrizes 1. MELHORAR A EXCELÊNCIA DO ENSINO 1A- Elaborar projeto de reestruturação do Centro de Estudos (CENEPE) 1B- Criação de metodologias para o exercício da preceptoria e tutoria 1C- Cumprimento das normas de CNRM* e das propostas aprovadas na CORE** e para as demais áreas 1D- Criação da diretoria de ensino e pesquisa 1A1- Estabelecimento de metodologias de produção acadêmica 1B1- Estabelecer requisitos mínimos de produtividade na assistência e no ensino para exercício da preceptoria e tutoria 1C1-Garantir preceptoria em tempo integral para os residentes 1D1- Criar estrutura organizacional para implantação de cursos de especialização, residência, pós-graduação latu-sensu e stricto-sensu e capacitação e educação permanente 1D2- Criar um laboratório de habilidade 1D3- Criar biblioteca especializada na área da saúde ESTRATÉGIA MEDIDA AÇÃO * Comissão Nacional de Residência Médica Fonte: HU/UFJF (2010) ** Comissão Residência do HU

35. Diretrizes 2. MELHORAR A EXCELÊNCIA DA PESQUISA 2B- Criação de metodologias para avaliação da produção acadêmica 2A- Busca ativa de editais junto às agências de fomento 2A1- Estabelecer um responsável para acompanhamento e divulgação de editais 2B1- Criar indicadores de avaliação da pesquisa. 2B2- Divulgar os trabalhos por meio de seminários científicos. 2B3-Identificar potencialidades de linhas de pesquisa do HU ESTRATÉGIA MEDIDA AÇÃO Fonte: HU/UFJF (2010)

36. O Plano Diretor deve ser revisto anualmente, uma vez que novas metas, objetivos e ações serão traçadas para o alcance de melhorias na organização. O Plano Diretor é elaborado por meio de uma análise preliminar das necessidades da Organização, considerando sua finalidade, seu funcionamento, prioridade de atendimento e principalmente levando em conta um estudo da relação custo/benefício.

37. SUGESTÕES BIBLIOGRÁFICAS:1- FISCHMANN, ADALBERTO AMÉRICO, E ALMEIDA, MARTINHO ISNARD RIBEIRO DE.PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO NA PRÁTICA. SÃO PAULO, ATLAS, 1991.2- OLIVEIRA, DJALMA DE PINHO REBOUÇAS DE.PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO: CONCEITOS, METODOLOGIA E PRÁTICAS. SÃO PAULO, ATLAS, 1991.

38. Muito obrigado! Kátia de Lima Passos Ferreira Residente de Administração em Gestão Hospitalar residecoadm.hu@ufjf.edu.br 4009-5172