Qualitätsentwicklung - Evaluation - das Beispiel Universitätsbibliothek Duisburg - Essen

1. Qualitätsentwicklung - Evaluation - das Beispiel Universitätsbibliothek Duisburg - Essen Verfahrensstand und Erfahrungen September 2006 Albert Bilo Geschäftsbereichsleiter Benutzung und Organisation der UB

2. Übersicht • Stand des Verfahrens - zeitlicher Ablauf • Motivation der Beteiligung • Ausgangssituation im Management einer UB • Vorgehensmodelle im Verfahren • erste Ergebnisse und Einschätzungen Albert Bilo

3. Stand des Verfahren - zeitlicher Ablauf (1) November 2005 Anfrage des ZfH ob interessiert Dezember 2005 Rektorat entscheidet Januar 2006 Info_material an E & Q über QM in Bibliotheken Februar 2006 erste inhaltliche Besprechung März 2006 drei Infoveranstaltung für UB -Mitarbeiter(innen) April 2006 Bildung einer internen AG ca. Mtl. Sitzung, grosse Zieldiskussion Mai 2006 Eingangs- und Mitarbeiterbefragung Juli 2006 Kundenbefragung Juli / August 2006 Struktur, Gliederung, Inhalte Selbstbericht Auswahl der Peers September / Oktober Selbstbericht schreiben Gruppengespräche / Interviews des ZfH September 2006 FoBi Mitarbeiter-, der Kundenbefragung Albert Bilo

4. Stand des Verfahren - zeitlicher Ablauf (2) Perspektive November 2006 Selbstbericht Dezember 2006 Redaktion Selbstbericht ZfH Januar 2007 Besuch der Peers Februar 2007 Bericht der Peers Frühjahr 2007 Abschlussbericht aus Befragungen, Interviews, externer Evaluation Diskussion UB des Abschlussberichtes, Reflexion zum Verfahren Maßnahmen, Schwerpunkte Ziel und Leistungsvereinbarungen Albert Bilo

5. 1. Vorbe- reitung 2. Interne Evaluation: Selbstbericht der evaluierenden Einheit 4. Ergebnis- reflexion 5. Follow up 3. Externe Evaluation: Peer Review 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Stand des Verfahren - zeitlicher Ablauf (3) Ablauf des Evaluationsverfahrens Albert Bilo

6. Motivation (1) • Fusion von zwei Universitäten • Fusion von zwei Bibliotheken • Erhebliche organisatorische Veränderungen • Veränderungen am Medienmarkt und im Berufsbild • Budgetierung • Synergie- und Strukturauflagen Wir müssen nicht (nur) verändern, es ändert sich bereits Albert Bilo

7. Motivation - Veränderung Albert Bilo

8. Motivation (2) Veränderungen erzeugen • Verunsicherungen • Gefahren • Risiken • Sinnfragen Statt Fluchtverhalten und Orientierungslosigkeit • Orientierung • Aktivierung • Einflußnahmen Albert Bilo

9. Motivation - Illustrationen • Wieso verwenden kanadische Holzfäller stumpfe Äxte ? • Wie verhalten sich i-Dötzchen beim Überqueren der Straße ? • Welches Phänomen kann man beobachten, wenn ältere Menschen die Straße überqueren ? Albert Bilo

10. Ausgangsituation im Management einer UB • Kein äußerer Zwang • gute Gründe, Anderen den Vortritt zu lassen aber: aktive Rolle in den Maßnahmen zur Meisterung umfassender und weitreichender Veränderungen Bislang nur gemäßigter BWL-Fetischismus (k)ein Leitbild (k)eine Kosten-Leistungsrechnung keine Zertifizierung nach ISO 9000 (k)ein Controllingkonzept (k)eine Marketingstrategie (k) = pragmatische Ansätze statt Dogmen und Fetisch Albert Bilo

11. Ausgangsituation im Management einer UB • Evaluation befasst sich mit Handlungsfeldern in den herkömmliche ökonomische Bewertung zu kurz greifen • Evaluation findet unter maßgebliche Beteiligung der zu evaluierenden Einrichtung statt • Evaluation heißt Bewertung der Maßnahmen in ihrer Wirksamkeit • Evaluation liefert Beurteilungskriterien für die Veränderungen • Evaluation ist eine Methode um Qualität bestimmen zu können und ist ein Prozess der Einschätzung von Effektivität, Effizienz, Nutzen und Relevanz der Maßnahmen • Qualität ist die Fähigkeit der Bibibliothek die festgestellten und implizierten Bedürfnisse der Kunden zu befriedigen ein kundenbezogener und angebotsbezogener Ansatz - keine Bewertung von Mitarbeitern Albert Bilo

12. Ausgangsituation im Management einer UB • Unsere Erwartungen: • ein faires Verfahren • kein vorgeschobenes Verfahren für Rationalisierungsabsichten (ergebnisoffen) • Akzeptanz für objektive Hindernisse • Moderation und Unterstützung • einen Statusbericht • Empfehlungen Stärken/Schwächen • Grundlagen für die weitere Entwicklungsplanung Unsere Ziele • Standort bestimmen • Veränderungen meistern • Schwachstellen identifzieren • Mitarbeiterpositionen einsammeln • Kundenwünsche einsammeln • Positionierung in der Uni • Bestätigung von Stärken • Qualitätssicherung • Qualitätsentwicklung • Abschwächung permanenter Selbstlegitimation Albert Bilo

13. Vorgehensmodell • Kommunikation / Transparenz: • Einladungen / Tagesordnungen • Protokolle • Moderation • Fortbildungs- Infoveranstaltungen • eigene Web-Seite mit Archiv • Datenschutz • Rückspiegelung von Ergebnissen • Autorisierung von Papieren und Maßnahmen durch AG Bildung einer bibliotheksinternen Arbeitsgruppe • Forum • Multiplikatoren • Bearbeitung • Beratung Zusammensetzung • aus jedem Arbeitsbereich • aus jeder Laufbahn Benutzung: Dezernentin und zwei Dipl. Bibl. Organisation: Dezernent und ein Dipl. Bibl. Medien: eine Mitarb. Mittlerer Dienst Zwei Fachreferenten Ein Geschäftsbereichsleiter Albert Bilo

14. Vorgehensmodell (vgl. Zeitplan) • Vorstellung des Verfahrens in drei Fortbildungsterminen • Bildung einer Arbeitsgruppe • Vorbereitung, Durchführung einer Mitarbeiterbefragung • Vorbereitung, Durchführung einer Kundenbefragung • Organisator. Vorbereitung von Gesprächsgruppen / Interviews • Auswahl von externen Gutachtern • Vorbereitung und Anfertigung eines Selbstberichtes Vorbereitung der Besuche durch die Gutachter • Zwischenergebnisse, Zusammenfassungen, Reflexionen Eine institutionelle Evaluation, d.h. die ganze Einheit in allen Aspekten Methodenmix Albert Bilo

15. Vorgehensmodell (Arbeitsteilung) • Was leistet die UB ? • was soll in die Fragebögen • welche Themen sind wichtig • welche Bereiche sind zu beachten • wie sind die Ergebnisse zu bewerten • interne Öffentlichkeitsarbeit • Selbstbericht anfertigen • Reflexion, Schlüsse, Interpretation Was leistet das ZfH ? • ein Vorgehensmodell / Methode • Zeitpläne und organisat.Ablauf • Umsetzung der Vorgaben in Befragungssets • Durchführung, Aufbereitung, Auswertung • Moderation • Interviews • Redak. Selbstbericht • Orga. Gutachterbesuche • Abschlussbericht Arbeitsmaterialien: Workshops, Diskussionen, quantitative Daten aus Befragungen und Statistik sowie qualitative Daten aus Interviews und von externen Gutachtern Albert Bilo

16. Vorgehensmodell (Methode) Selbstbericht Experten Kundenbefragung Mitarbeiterbefragung Interviews Identifikation von Handlungsfeldern, Themen, Stärken, Schwäche Interessant: Schnittmenge und Differenzmenge Albert Bilo

17. Vorgehensmodell (z.B. Mitarbeiterbefragung) Vorbereitung Befragung: was ist wichtig ? Protokollauszug: Albert Bilo

18. Vorgehensmodelle (z.B. Selbstbericht) • Leitende Fragen: • Wo stehen wir ? • Wo wollen wir hin ? (mit Begündung: Warum ? Zu welchem Zweck ? Woher rührt die Anforderung ?) • Was sind unsere Aufgaben ? • Welche Maßnahmen sind zu ergreifen ? • Wie sind die Maßnahmen in ihrer Wirkung einzuschätzen ? Neben den organisatorischen Beschreibungen der UB zielt die Gliederung auf eine Darstellung der Kategorien der ZLV und hierauf werden die leitenden Fragen angewendet. Albert Bilo

19. Vorgehensmodell (z.B. externe Gutachter) Vorschlagsliste der Arbeitsgruppe nach den Kriterien: a) Insider b) NRW c) außerhalb NRW d) außerhalb Bibliothekswesen e) Bibliothekar aber nicht UB Vorstellung und Diskussion im Rektorat Bestätigung und Festlegung durch Rektorat Albert Bilo

20. Mitarbeiter-befragung Kunden-befragung Einzel-/Gruppen-gespräche Externe Gutachter Selbstbericht Erste Ergebnisse, z. B. Zufriedenheit der Mitarbeiter/innen "Wenn Sie an Ihre derzeitige Arbeitssituation denken, inwieweit stimmen Sie der Aussage zu?" - Angaben in % 'Ich habe genügend Zeit zur Erledigung meiner Aufgaben' trifft nicht zu 0,0 1,6 0,8 0,0 2,4 0,0 stimme voll und ganz zu 2,3 100% 12,9 16,9 18,8 15,9 18,6 36,6 stimme eher zu 80% 22,6 12,5 24,6 33,3 60% 46,5 weder noch 32,3 45,8 31,7 34,7 40% 28,6 stimme ehernicht zu 20,9 25,8 24,4 20% 16,1 12,7 18,8 stimme 11,6 überhaupt 2,4 7,9 6,8 6,5 4,2 2,4 nicht zu 0% insgesamt Duisburg Essen Benutzung Medienbearbeitung andere Bereiche Albert Bilo

21. Erste Ergebnisse (z.B. Kundenbefragung) Albert Bilo

22. Erste Einschätzungen (1) Vorliegende erste Ergebnisse liefern schon wichtige Hinweise Themen und Ziele, Interpretationen erarbeitet die UB ZfH als externe Sicht gewährleistet Zeitpläne, Organisation und Verfahrensschritte Der Aufwand ist nicht unerheblich - der Zeitplan aber solide und realistisch Das Ergebnis als Abschlussbericht läßt eine umfassende Darstellung erwarten, gespeist aus verschiedenen sich ergänzenden ggf. auch neutralisierenden Quellen Es gibt bislang keine Einflussnahmen auf das Verfahren durch Gremien oder Instanzen. Kennzahlensystem, ZLV und Evaluierung könnten zeitlich und inhaltlich besser abgestimmt sein. Albert Bilo

23. Erste Einschätzungen (2) Wir erwartet, dass.... Themen und Inhalte der Ergebnisse stark durch unsere Vorarbeit fokusiert sind. Überraschungen neugierig machen und werde uns selbstbewußt damit auseinander setzen. die Qualität des Verfahrens stark durch unser Engagement bestimmt ist. es vorteilhafter ist, sich (weitgehend) selbst zu evaluieren als evaluiert zu werden. . wir Instrumentarien an die Hand bekommen, um nach Innen wie nach Außen uns künftig stukturierter positionieren können Albert Bilo

24. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit