Styringsgruppemøte

1. Organisering av MTA og forvaltning av MTU i Helse Sør-Øst RHF: Kan MTA overføres til Sykehuspartner?Senior manager Stein Bjørnstad, Røros, 21. mars, 2012 Styringsgruppemøte Oslo, 30. september 2011

2. Bakgrunnen for mine meninger er et utredningsarbeid som ble gjennomført i Helse Sør-Øst i 2011 og som blant annet så på grensesnittet mellom MTU og IKT • Hensikten med arbeidet var å få utredet og dokumentert nåsituasjonen, utviklingstrekk og få beskrevet et målbilde og retningsgivende tiltak for medisinsk teknisk utstyr og behandlingshjelpemidler • Ambisjonen var å gi RHFet mulighet til å fastsette realistiske krav til helseforetakene knyttet til investeringer i MTU og behandlingshjelpemidler og påfølgende anvendelse (opplæring, integrasjon mot IKT, vedlikehold, brukestøtte, avhending, etc.) • Prosjektet fikk i tillegg konkrete utfordringer knyttet til grensesnitt mot IKT, mulige fellesfunksjoner, mulighet for fellesanskaffelser, med mer. • Prosjektleder ble leiet inn fra Deloitte og utredningsarbeidet fikk oppnevnt en arbeidsgruppe bestående av sjefene ved alle medisinsk-tekniske avdelingene • Mandat og finansiering ble håndtert gjennom SIKT (desember 2010) – etter noe diskusjon om ambisjonsnivå og innretning på utredningsarbeidet

3. Viktige forutsetninger som er på plass Antall enheter BHM* og MTU i bruk per mai 2011 I Helse Sør-Øst er hovedinntrykket at helseforetakene har gjennomgående god forvaltning, tilfredsstillende kontroll og god oversikt over et stort utstyrsvolum • Basert på spørreundersøkelse, er inntrykket at de fleste av Helse Sør-Østs klinikere mener at det finnes tilstrekkelig med utstyr (uten at de nødvendigvis sier seg tilfreds med utstyrets alder og funksjonalitet) • Klinikerne er i hovedsak tilfreds med den bistanden som gis når utstyret er i bruk (fra medisinsk-tekniske miljøer) • Brukerfeil er alltid beklagelig, men tallet på slike hendelser vurderes til å være færre enn tidligere. Opplæring og forvaltning, samt forbedringer i utstyrets funksjonalitet, kan ha bidratt til å redusere omfanget av brukerfeil • Tallgrunnlaget fra helseforetakene er gjennomgående pålitelig og fullstendig på tross av at feltet er komplekst og utstyrsvolumene er betydelige. Registrering og forvaltning skjer etter noenlunde samme tilnærming i alle foretak * Behandlingshjelpemidler (BHM) er medisinsk-teknologisk utstyr som pasienten benytter i hjemmet som en forlengelse av behandlingen mens MTU befinner seg på foretakene Hovedutfordringen kan isoleres til utstyrets aldersprofil i noen av foretakene og til grensesnittet mellom IKT og MTU – forvaltningen av utstyret er grunnleggende sett gjenstand for god kontroll Om datagrunnlaget: Data er fremskaffet ved å slå sammen informasjon fra de ulike databasene som benyttes til daglig vedlikehold og forvaltning. I basene vil normalt hver enkelt komponent være registrert, også når komponenten ikke har noen selvstendig funksjon løsrevet fra det systemet som pasienten eller klinikeren benytter.

4. Utstyrsparkens alder fordelt til kategori, mai 2011 MTU har stor variasjonsbredde – for en del typer utstyr og for en del anvendelser vil også utstyr med høy alder fungere tilfredsstillende, men mye er gammelt • Ca. 800 kategorier MTU er i vanlig bruk. Variasjonsbredden strekker seg fra rimelige øretermometere til kostbart stråleterapiutstyr og komplekst billeddannende utstyr • Utstyr fra 1990-tallet kan fortsatt være anvendelig, men utfordringene ved høy alder er reell: • Tilgang på reservedeler og forbruksmateriell • Slitasje og driftssikkerhet • Inkompatible it-systemer • Høye servicekostnader • Bildekvalitet og produktivitet som står tilbake for nytt utstyr • Antatt levetid varierer mye og avhenger av type utstyr • COCIR-normen benytter 10 år som en risikogrense for billeddannende utstyr • Alder ved kassasjon basert på tilgjengelige data var ca. 13 år for MTU i 2010 *) Utstyr uten oppgitt avskrivningstid er i departementets retningslinjer kategorisert som «annet MTU» med gjennomsnittlig avskrivningstid satt til 11år. **) Verdien på MTU (BHM ikke inkludert) er gitt som anskaffelseskostnad eksklusiv merverdiavgift.

5. Mange foretak har gammelt utstyr: OUS har en betydelig andel av utstyrsparken og har en utstyrspark som i snitt er eldre enn ved de øvrige foretakene Utstyrets alder og andel av utstyr som var 11 år eller mer (per mai 2011) • Aldersprofil for MTU gjenspeiler et stykke på vei de investeringer som er gjort i bygningsmasse • Aldersprofilen på OUS kan være preget av at det er 12 år siden Nytt Rikshospital på Gaustad ble tatt i bruk • Nybygg på Ahus ga over 300 millioner kroner i nyinvesteringer i 2008 og en tilsvarende ung utstyrspark • Vestre Viken fikk en ny sykehusfløy (på Bærum sykehus) i 2009. De samlet utstyrs-investeringene i Vestre Viken var det året på ca. 95 millioner. Andre sykehus i VVHF kan ha et større omfang av utstyr med høy alder • Nytt østfoldsykehus er planlagt med over 400 millioner i nytt MTU. I påvente av nytt sykehus i Østfold, kan det være rasjonelt å holde lav investeringstakt på tross av en økende aldersprofil • For samtlige helseforetak er aldersprofilen gunstigere dersom man legger verdivektede anslag til grunn – andel utstyr som i 2011 var over 11 år var 37% målt i volum og 28% målt i verdi for foretaksgruppen som helhet. Målt i verdi var halvparten av utstyret i foretaksgruppen 7 år eller yngre. *) Verdien på MTU (BHM ikke inkludert) er gitt som anskaffelseskostnad eksklusiv merverdiavgift. Når mye utstyr er gammelt, er det nødvendig med planmessig fornyelse for å sikre god drift

6. Den mest omtalte informasjonen i rapporten er informasjonen om et investeringsetterslep = ) ( Årlig investering i utstyr Nye behov (flere pasienter, nye behandlingsmåter) Investeringsetterslep (eller det motsatte) Verditap som følge av aldring og forringelse + - Ingens slike kostnader er inkludert – dette er isolert sett med på å underestimere investeringsbehovet Tapet kan være satt for høyt dersom avskrivningstid er satt for kort eller dersom helseforetak ikke i stor nok grad kasserer gammelt utstyr Tallgrunnlaget er fullstendig – til og med erstatningsutstyr på garanti inngår x = ( Årlig investering i utstyr Verditap som følge av aldring og forringelse ) 52 uker Hvor mye eldre eller yngre utstyrsparken antas å bli ila. året / Estimatet fraviker fra den faktiske aldersutviklingen. Hvis foretakene kasserer lite, øker alderen mer – kasserer man mye gammelt, synker alderen på utstyrsparken

7. Siden 2008 har utstyrsinvesteringen i foretaksgruppen ikke vært tilstrekkelige til å hindre forringelse. Foretakene har i for liten grad prioritert anskaffelser av MTU Beregnet investeringsetterslep i perioden 2008-2010 • Det er betydelig variasjon mellom foretakene • Tallgrunnlaget fra Ahus er preget av nytt sykehus i 2008 • STHF investerte tilstrekkelig til å fornye utstyrsparken i 2010 • SiV, SSHF og SIHF har en driftsøkonomi som letter håndteringen av fremtidige utstyrsinvesteringer • Investeringene i 2010 var lavere enn i tidligere år. Etter utvalgets beregning var investeringsnivået det året i en størrelsesorden som gjorde utstyrsparken 23 uker eldre i løpet av året 2010. Om beregningsgrunnlaget: Investeringsbehovet er basert på årlige avskrivninger for utstyr som er i bruk inklusiv reserveutstyr. Utstyrsparken er priset i historisk anskaffelseskostnad ut fra en ikke urimelig antagelse om at prisnivået har vært konstant. I beregningen er avskrivningstiden satt til 10 år. Utstyr faktisk anskaffet i 2010 er verdien av alt utstyr som ble registrert inn i forvaltningsdatabasene første gang i 2010 (periodiseringen her kan være noe annerledes enn i regnskapene). Investeringsbehovet er satt ut fra behovet om å fornye dagens utstyrspark. Det ligger ikke inne anslag over kostnader knyttet til nye behandlingsformer eller pasientgrupper.

8. Kartleggingen av «finansieringskilder» gir inntrykk av at mange helseforetak i for liten grad anskaffer MTU over ordinære, planmessige investeringsbudsjetter Kartlegging av finansieringskilde for utstyr anskaffet i 2010 • Tallgrunnlaget viser imidlertid også at mange helseforetak har en sentralisert og planmessig budsjettering av utstyrsanskaffelser • Når anskaffelsene ikke er en del av den ordinære planmessige investeringsprosessen, reduseres muligheten til å oppnå samordningsgevinster som for eksempel: • Gunstig pris gjennom samordnet innkjøp • Standardisering av MTU og IT plattform og protokoller • Mulighet til å se driften på ulike avdelinger i sammenheng og utnytte utstyrsparken mer effektivt * Gjelder hovedsakelig utstyr på utprøvingog innlån i forbindelse med reparasjon ** Høsten 2010 fordelte Sykehuset Innlandet et estimert overskudd på sentralt havaribudsjett og på avdelingsbudsjettene

9. Det er liten grad av samordning av MTU-anskaffelser, noe som igjen kan henge sammen med lav forutsigbarhet i investeringsplanene Anskaffelsesprosedyre for medisinsk-teknisk utstyr (2010) Det store volumet av anskaffelser er initiert fra et enkelt helseforetak uten samordning med andre foretak. Denne arbeidsformen er ikke unaturlig i de tilfeller der man gjenanskaffer havarert utstyr • Rammeavtale eller fellesanskaffelse på regionalt nivå • Konkurranseutsetting uten rammeavtale (HF initiert) • Anskaffet av HF etter forhandlinger – ikke basert på rammeavtale • Gave, bruktkjøp, utstyr levert på garanti, etc. • * Omfanget av direkteanskaffelser på Ahus i 2010 har sammenheng med supplering av utstyrsparken på det nye sykehuset i forbindelse med overtagelse av pasienter fra OUS

10. Det var mange årsaker til at arbeidet startet, blant annet en hypotese om at flere medisinsk-tekniske tjenester kunne utføres av en felles tjenesteleverandør • Hensikten med arbeidet er å få utredet og dokumentert nåsituasjonen, utviklingstrekk og få beskrevet et målbilde og retningsgivende tiltak for MTU-området, slik at beslutninger om og utviklingen av området kan baseres på best mulig grunnlag. Dette vil bidra til måloppnåelse i henhold til Strategisk utviklingsplan 2009-2020, samt bidra til oppfyllelse av myndighetskrav. • Resultatet av prosjektet skal at gi et grunnlag for det regionale helseforetaket for å fastsette realistiske og tilstrekkelige krav til helseforetakene, få oversikt over totale investeringer i MTU og behandlingshjelpemidler, og å kunne planlegge finansiering av MTU og behandlingshjelpemidler i henhold til det totale økonomiske handlingsrom i foretaksgruppen – sett opp mot andre investeringsbehov – i større grad enn i dag. Utredningen skal peke på hvilke føringer helseforetakene skal forholde seg til for MTU. • Denne utredningen skal for oppdragsgiver bidra til at det på lang sikt er etablert et helhetlig og korrekt grunnlag for investeringer og for best mulig utnyttelse av ressursene innen regionen. Det skjer gjennom at det etableres en god og dokumentert oversikt over nåsituasjonen på MTU området inkludert behandlingshjelpemidler, samt anbefalte videre tiltak på området i forhold til organisering og forvaltning av MTU, inkludert behandlingshjelpemidler og grensesnittet til IKT. For brukerne av MTU og BHM og for pasientene er det forventet en forbedring i kvaliteten på utstyret og at opplæring i anvendelse av utstyret er tilstrekkelig. • Prosjektet skal på overordnet nivå ha definert og beskrevet integrasjonspunkter, eksisterende, mulige og ønskelige mellom MTU og IKT, og ha vurdert evt. problemstillinger som er dukket opp knyttet til etablering av fellestjenester IKT i Sykehuspartner. Det skal foreligge en vurdering av implikasjoner av aktuell og fremtidig konvergens mellom IKT og MTU, herunder vurdering av evt. behov for etablering av felles krav og grensesnitt mot EPJ. • Det skal foreligge en utredning av behov for og effekter ved samhandling på tvers av helseforetakene. • Rapporten skal inneholde en beskrivelse av muligheter og eventuelle fordeler/gevinster ved større grad av samordning av innkjøp enn det som er tilfellet i dag, og fordeling av drift av enheter som har ansvar for behandlingshjelpemidler. Det skal bl.a. vurderes om dette vil gi større forutsigbarhet, større mulighet for å budsjettere for tilstrekkelig investering og vedlikehold (og unngå hasteinnkjøp ved havari fordi klinisk drift ikke kan vente på utstyret). Både innkjøp av utstyr og forbruksmateriell skal omfattes. Rapporten skal diskutere tiltaksalternativer for påviste hovedutfordringer og inneholde et klart forslag til videre arbeid innenfor området, med prioriterte tiltak. • Det skal påvises problemområder og anbefales tiltak for forbedring og effektivisering av anvendelse, utnyttelse av MTU, medisinsk tekniske tjenester (MTT), herunder videre arbeid med styringssystem (monitorering av utstyrsparken mht. alder og kvalitet, rutiner og prosedyrer, krav til kvalitetskontroll og organisasjonsstruktur m.m.). Kilde: Utdrag fra utredningens mandat, desember 2010

11. Problemstillinger i hvert steg/tjeneste Prosessteg / tjenesteområder Fordi mandatet var omfattende, gikk vi systematisk gjennom hele problemfeltet ut fra en “livsløpslogikk” Planlegge og evaluere Anskaffelse Hva slags strategi og hva slags operasjonelle rutiner kan gjøre at denne tjenesten løses fungerer godt og effektivt? Leveranse og montering Undervisning og opplæring Hva slags kompetanse bør involveres for å løse denne tjenesten på en hensiktsmessig måte? Bruk, drift, datafangst Hvordan kan vi sikre at denne tjenesten løses på en god måte for brukerne av MTU (klinikere) og BHM (pasienter)? Hvordan få det beste ut av leverandørindustrien? Løpende vedlikehold, brukerstøtte Hvordan ivareta pasientsikkerhet og regeletterlevelse (”compliance”)? Supplere/oppdatere Avhending/kassasjon Hva er et hensiktsmessig grensesnitt mot IKT og journalsystemer? Og hvordan håndteres oppgavene rent praktisk ved foretakene i HSØ anno 2011?

12. Grunnleggende og avansert praksis – farge angir dagens status De fleste foretakene har grunnleggende IKT/MTU utfordringer – det er et stykke igjen til «gullstandarden» for integrasjon mellom IKT og MTU Systematisk standardiserings-arbeid mot standarder; leverandøruavhengig integrasjon; tett involvering av IKT Plug’n play. Sømløs kommunikasjon mellom organisasjoner for IT og MTU med påfølgende gjennomføring og drift. Pasient identifiseres (semi)automatisk og nødvendig data fra utstyret lagres automatisk og gjøres tilgjengelig gjennom EPJ (på riktig pasient). Datauttrekk med nødvendig brukerinfo. Planmessig gjennomføring av en plan for å integrere alt MTU mot IT-arkitektur og journal. «Indre marked» for overflødig utstyr med mulighet for spiss utskifting slik at utstyrsparken blir enhetlig Avansert / “gullstandard” Rett involvering av alle interessenter (inklusiv IT miljøene); bruk av felles prosessveiledere for prioritering og anskaffelse Sikre trygg og sikker datakommunikasjon mellom MTU og IT-systemer. Problemfri integrasjon ved hjelp av standardisering. Trygg og enkel datalagring fra utstyret med mulighet for oppslag i det aktuelle systemet. Rydde i databaser og oppdateringer Systematisk tenking om mulighet for ytterligere integrasjon med tilhørende handlings-planer og aktiviteter. Gjennomtenkte prosedyrer for migrasjon av data lagret på frittstående utstyr Videre-kommende Grunnleggende God prosess ved spesifisering av krav til datastandarder og beskrivelse av hva slags it-infrastruktur som skal gjelde Forhåndsvarsle om behov (dialog med IKT/Sykehuspartner) – velfungerende ad-hoc samarbeid Tilstrekkelig pasientinformasjon for den som betjener utstyr. Rutiner som fanger opp behov som endres under veis, for eksempelvis IP-adresser, backup og brannmurendringer Påse at integrert utstyr rekonfigureres Anskaffelse Mottak og montering Data i forbindelse med drift og bruk Vedlikehold og oppgradering Avhending, kassasjon

13. Mordac Vi har tre typer problem 1) kapasitetsproblemer, 2) uferdig standardiseringsarbeid, og 3) målkonflikten mellom informasjonssikkerhet og pasientsikkerhet Det er ikke uvanlig å møte kapasitets-problemer hos felles tjenesteleverandør for eksempel når man skal installere nytt MTU, oppgradere utstyr, koble på nye brukere eller integrere systemer med annet MTU eller med journalsystemer. Det er isolert sett ikke et organisasjonsspørsmål. Kapasitet Gode standarder som beskriver IT-arkitektur, dataformater, sikkerhetsløsning, etc. vil være en støtte på sikt – i en lang periode vil vi sikkert også måtte håndtere utfordringer med avvik fra standardene. Standardisering I noen tilfeller skal IT tilpasse seg MTU (for eksempel må data komme gjennom brannmurene). I andre tilfeller må MTU tilpasses endringer i infrastrukturen, for eksempel krav om mer effektiv viruskontroll eller bedre tilgangskontroll. Begge hensyn skal ivaretas. Informasjonssikkerhet

14. Agenda

15. Det enkleste ville være å trekke et skille mellom MTU og IT, for eksempel ved nettverkspunktet – og så la organisasjonene gjøre hver sin jobb • Tankegangen tar utgangspunkt i et system med komponenter: utstyr, server, nettverk, printer, arbeidsstasjon, etc. • Et tenkt skille kan bygge på at medisinsk-teknisk har ansvar for alt som skjer med data frem til nettverkskontakten i veggen, deretter overtar IKT (på foretaket eller hos en felles tjenesteleverandør) Utviklingen er nok i ferd med å løp ifra denne arbeidsdelingen Figur: MIDS: Gränsland mellan Medicinsk Teknik och IT, S. Capizzelo, 2011

16. Fødeovervåking på Ahus På et sykehus med avansert IT-arkitektur, går skillet mellom MTU og IKT på kryss og tvers – i den grad det i det hele tatt er mulig å lage et skille Terminal server (en per rom) Stan Viewer Kun MTA Kun Sykehuspartner / IT Applikasjon Arbeidsdeling

17. Agenda

18. Tjenester der spesialisering kan gi stordriftsfordel Ambisjonen for en felles tjenesteleverandører er rasjonell arkitektur og spesialisert arbeidsdeling slik at stordriftsfordeler kan gi bedre kvalitet eller lavere kostnad Standard arbeidsplass (PC, Windows, Office, mobiltelefon) Logikken tillater fagfolk å jobbe sammen, og det bør være mulig å få til god kapasitetsutnyttelse for de ulike tjenestene (for eksempel nettverk og datalagring) Lokalt nettverk med tilkoblet utstyr (printer, scanner, etc.) Virtuelle arbeidsflater (webapplikasjoner) Identitetsstyring og rollebasert tilgang Integrasjon, tjenestebuss (transport av data) Applikasjonsmiljø Databaser og prosessering Datalagring og sikring Fysisk servermiljø – strøm, reservestrøm, ventilasjon, maskinpark

19. Spørsmål som utfordrer spesialisten hos Sykehuspartner Spesialisering av it-tjenester – som et alternativ til IT-tjenester i linjen – kan gi oss flinkere IT-folk, men også manglende innsikt i driftsproblematikk • Når IT-funksjonen er høyspesialisert, er det ikke uvanlig å oppleve • Ansvaret for helheten ligger ikke noe enkelt sted • Fordi eksperten sitter lenger vekk fra linjen, kan det være vanskelig å forstå føringer fra virksomheten, bygget og lokal praksis • Grensesnittproblematikken kan være slitsom (når noe faller mellom ulike tjenester eller utenfor alle) Hvilke brukergrupper bør ha tilgang til Stan klienten? Når kommer neste versjon software og hva slags nye dataformater vil den inneholde? Hva skjer hvis vi kobler ut USB porten på rom 213? Hvilke data i Stan Viewer kan slettes? Hvorfor kommer det ikke data inn til journalsystemet Det er utfordrende for Sykehuspartner å levere et driftsmiljø – hvilke ekstra utfordringer ligger i å forvalte applikasjoner?

20. MTU Generell Standard rollefordeling for Sykehuspartner Applikasjonskategorier Det kan være lærerikt for Sykehuspartner å forvalte MTU applikasjoner – men hvordan skal vi skille mellom applikasjonsforvaltning og utstyrsforvaltning? Lab Generell MTU applikasjon Kurve Støttesystemer Kunnskaps håndtering Administrative systemer Billedløsninger Medisinsk logistikk Tekst, tale Prehospital Modellen tar utgangspunkt i den type arbeidsdeling som er innført for regnskapssystemer, journalsystemer og annen software i foretaksgruppen HSØ Kilde for figur: Roller og ansvar i applikasjonsforvaltning, HSØ policydokument 2009 Kile for applikasjonslisten: Plattformprosjektet, Sykehuspartner, 2012

21. Regnskapssystemet har en annen logikk enn medisinsk teknisk utstyr

22. I mange tilfeller må forvaltningen skje gjennom lokal tilstedeværelse

23. En del forvalteroppgaver vil Sykehuspartner håndtere aldeles utmerket i et godt driftsmiljø

24. Og på en del områder ville det vært fantastisk å få Sykehuspartner involvert i forvaltningsoppgaver...

25. Agenda

26. Egenskap i miljøet Korresponderende utfordring Korresponderende styrke Sett fra utsiden har medisin-teknikerne påfallende styrker og utfordringer “Profesjons-logikk” • Faglighet og yrkesstolthet • Etiske normer som ikke brytes • Intern samling forutsetter en slags front mot “de andre” • Litt lite eksperimentering – når normen er satt er den tung å bryte • Serviceinnstilling • Stolte av å legge til rette for andres arbeid • Vektlegger forståelse av sykehusets prosess • Ofte er fokus svært operasjonalt • Litt lite spennende tanker om feltet i den større rammen Tilhørighet tett på klinikerne Sterk intern refereanseramme • Felles referanseramme gir god dialog internt • Gode mulgheter for læring på tvers av HF • Snakker mindre godt med andre profesjoner • Liten bevissthet rundt MTU og BHM i andre land “Vokter” mentalitet • Veldig god kontroll og sterkt eierksap • Samvittighetsfulle rutiner • Evne til å forebygge – av kjærlighet til ustyret • Avvisende til “innblanding” fra for eksempel IKT eller laboranter • Kan vanskeliggjøre grensesnitt mot for eksempel industriaktører

27. Agenda

28. Svensk løsning Sørlandsk løsning Teknologisk løsning? Systemintegratorrolle Driftsmøte MTA+ressursperson i Sykehuspartner Gode tekniske løsninger reduserer koordineringsbehovet noe Problemet med overlappende grensesnitt reduseres med mekanismer for ansvarsavklaring i hvert enkelt tilfelle • I Sverige er grenselandet mellom medisinsk teknikk og IT utfordret gjennom et ganske omfattende arbeid (MIDS) • Problemstillingene er noenlunde sammenlignbare (men med et mindre preskriptivt regelverk) • Løsning: System-integrator på hvert sykehus som legger premissene for løsning • Lang erfaring med ekstern drift av IT (Sykehuspartner i Helse Sør) • Frustrasjoner og problemer resulterte i en statusgjennomgang • Løsning (et stykke på vei) ved å finne frem til dedikert og interessert ansvarsperson i Sykehuspartner samt å opprette en møtestruktur for koordinering • God IT-arkitektur • Middleware løsninger • Fleksibilitet • Åpne standarder

29. Anbefalinger fra prosjektet knyttet til integrasjon mellom IT og MTA

30. Takk for oppmerksomheten