Overheidsmanagement Deel 2: HRM en veranderingsmanagement Prof. Dr. Annie Hondeghem

1. Overheidsmanagement Deel 2: HRM en veranderingsmanagement Prof. Dr. Annie Hondeghem

2. Overzicht • HRM: algemeen • Competentiemanagement • Motivatie van personeel • Leeftijdsbewust personeelsbeleid • Diversiteitsbeleid • Veranderingsmanagement • Leiderschap

3. 1. HRM: algemeen • Teksten: • HONDEGHEM, A., Human resources management: basisprincipes, 17 p. • KUIJTMANS, F. (2004) HRM 20 jaar na dato: wat heeft het opgeleverd? In: Tijdschrift voor HRM, 3, pp. 7-22.

4. Schema: personeelsbeleid in een organisatie • doelstellingen van de organisatie • hebben • geld medewerkers kennis • technologie vaardigheden • accomodatie mentaliteit • manifesteren

6. Kenmerken van HRM (I) • 1) Mensvisie • Strategisch belang van de menselijke factor • Positieve mensvisie • 2) Kerntaken • Integratie van HRM in strategisch beleid (‘vertikale fit’) • Integratie en consistentie van HRM-instrumenten (‘horizontale fit’) • Uitgebreid takenpakket

7. Vertikale fit • omgeving • strategie • HRM • cultuur structuur

8. Horizontale fit • beloning • selectie prestatie evaluatie • ontwikkeling

9. Model HR-rollen (Ulrich, 1997)

10. Kenmerken van HRM (II) • 3) Verantwoordelijkheid: gedeeld • medewerker • team • lijnmanagement • topmanagement • outsourcing • consultants • HRM-dienst • …

12. Benaderingen in HRM • zakelijke (harde) versie • resource management • sociaal georiënteerde (zachte) versie • human management • HRM heeft dubbele doelstelling • zorgen dat de organisatie over het nodige personeel (kwantitatief en kwalitatief) beschikt om de organisatiedoelstellingen te realiseren • zorgen dat het personeel gemotiveerd en tevreden is en zich volledig kan ontplooien

13. HRM in de overheid • Modernisering van de overheid: pas vanaf de jaren 90 • Vlaamse overheid : vanaf begin jaren 90 Lokale overheid: vanaf 1993 Federale overheid : vanaf 1999 • Specifieke invulling van overheidspersoneelsbeleid • - ambtenarenstatuut • - traditie van administratief recht • - waarden: gelijkheid, rechtszekerheid, uniformiteit, …

14. Personeelsbeleid in de Vlaamse Overheid (I) • Hervormingen in de jaren ’90: • Vlaams Personeelsstatuut (1993) • Functiebeschrijvingen – functiefamilies • PLOEG (1995) • Bottom Up Appreciatie (1998) + Bottom Up Evaluatie (2001) • PIP / PEP • Personeelsresultatenonderzoek (PRO) • Emancipatiebeleid

15. Personeelsbeleid in de Vlaamse Overheid (II) • Beter Bestuurlijk Beleid: • raamstatuut en managementcode • recruterings- en selectiesysteem: Jobpunt Vlaanderen • competentiemanagement • managementfuncties: mandaten • nieuw beloningsbeleid (?) • een efficiënte en effectieve overheid (?)

16. 2. Competentiemanagement • Teksten: • DE PRINS, P. en MELIS, A. (2005) Competentiemanagement in Vlaanderen. Ruimte voor groei. In: Tijdschrift voor HRM, 2, pp. 27-42.

17. Lawler: From job-based to competency based organisations (1994) • “Instead of thinking of people as having a job with a particular set of activities that can be captured in a relatively permanent and fixed job description, it may be more appropriate and more effective to think of them as human resources that work for an organisation” • “Competency-based organisations are organisational systems in which the capabilities of individuals are the primary focus and which cause them to be managed in a way that provide competitive advantage”

18. Aanleidingen voor competentiedenken: • Snelle veranderingen in een kennismaatschappij • Toenemend belang van flexibiliteit en zelfverantwoordelijkheid • Link tussen ‘kerncompetenties’ van de organisatie en ‘competenties’ van medewerkers (‘verticale fit’) • Middel om geïntegreerd HRM-beleid te voeren (‘horizontale fit’) • Gemeenschappelijke taal / referentieraam

19. Visie en Missie Strategisch Plan Kerncompetenties van de organisatie Organisatie architectuur Organisatie structuur Individuele Competenties Cultuur Management praktijken KLOOF Vereiste competenties voor functie Beschikbare competenties van medewerkers Competentieontwikkelingsplannen

20. Definities • Kerncompetentie • = de meest kenmerkende eigenschap, de meest typerende waarde, waardoor organisaties succesvol zijn • Individuele competentie • = een persoonskenmerk, beschreven in gedragsmatige termen, dat onderscheidend bijdraagt aan succesvol functioneren en daarmee aan het realiseren van de organisatiedoelen. (Van der Heijden) • Competentiemanagement • = geïntegreerde set van activiteiten die erop gericht zijn de aanwezige of te ontwikkelen competenties optimaal te gebruiken en te ontwikkelen met het oog op het realiseren van de missie en doelstellingen van de organisatie (Van Beirendonck)

21. ijsbergmodel van competenties

22. Theoretisch stappenplan competentiemanagement • stap 1: opmaken van een competentieraamwerk • stap 2: opmaken van competentieprofielen • stap 3: inschatten aanwezige competenties • - gap-analyse • stap 4: ontwikkelen van competenties • stap 5: beoordelen van competenties • stap 6: belonen van competenties

23. Stap 1: opmaken competentieraamwerk • Wat? • competentiewoordenboek = gemeenschappelijke taal • verzameling van competenties die samen het gedrag beschrijven dat nodig is om de missie, visie, doelen en strategie van de organisatie te realiseren • Hoe? • Per competentie • Definitie • Gedragsniveaus • Gedragsindicatoren • Indeling in clusters

24. CompetentieraamwerkVlaamse overheid

25. Voorbeeld: klantgerichtheid • Definitie met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren • Gedragsniveaus • Reageert vriendelijk, adequaat en correct op klanten • Onderneemt acties om voor de klant een geschikte oplossing te bieden voor specifieke vragen en problemen • Onderneemt, binnen de mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening aan de klanten te optimaliseren • Onderneemt structurele acties om de dienstverlening van de organisatie ten aanzien van klanten te optimaliseren • Gedragsindicatoren Bv. Niveau 1: blijft beleefd bij klachten; stelt zich hulpvaardig op; reageert snel en gepast op vragen van klanten, ...

26. Stap 2: opmaken competentieprofielen • Wat? • compilatie van “kritische” competenties die nodig zijn om “succesvolle prestaties” te leveren op het werk. • Hoe? • - Functie- en competentieanalyse nodig • - Methoden: • interviews (met functiehouders of leidinggevenden) • observatie • vragenlijsten • panelgesprekken (focusgroepen) • expertsystemen

28. Voorbeeld van competentieprofiel Dossierbeheerder externe aanvragen • Vaktechnische competenties • Vakkennis • Algemeen opleidingsniveau en ervaring • Competenties • Voortdurend verbeteren • Klantgerichtheid • Samenwerken • Betrouwbaarheid • Nauwgezetheid • Probleemanalyse (analytisch denken) • Oordeelsvorming (synthetisch denken) • (Richting geven): alleen voor leidinggevenden • (Ontwikkelen van medewerkers (resultaatgericht coachen)): alleen voor leidinggevenden • (Ontwikkelen van medewerkers (ontwikkelingsgericht coachen)): alleen voor specialisten

29. Stap 3: Inschatten aanwezige competenties • Wat? • confronteren van het competentieprofiel van de functie met het persoonlijk competentieprofiel • Hoe? • zelfdiagnose (self-assessment) • 360° feedback • competentiegericht interview • assessment center • development center

30. Stap 4: Ontwikkeling van competenties • Wat? • verhogen van de competenties van de medewerker door gerichte acties • Hoe? • Gesprekkencyclus • Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP) duidelijke afspraken tussen medewerker en leidinggevende nodig • Brede waaier aan ontwikkelingsmogelijkheden

31. Wees creatief ! zelfstudie coaching feedback op het werk opleidingstraject training stage intervisie leren van collega’s deelname aan project development center participatie in netwerken learning-on-the-job Ontwikkelingsactiviteiten

32. Stap 5/6: Competentiegerichte beoordeling en beloning • Beoordelen en belonen van competenties: • is cruciaal sluitstuk van competentiemanagement • is bekrachtiging van erkenning en waardering • voor de prestaties van de medewerker • Probleem: • meting • objectivering

33. Uitdagingen competentiemanagement • Integratie van competentiemanagement en prestatie-management • Teamgerichte benadering van competentiemanagement • Ontwikkeling van praktische en eenvoudig toepasbare instrumenten • Eigenaarschap van het (lijn)management • Opletten voor bureaucratisering en verstarring

34. “Competentiemanagement is veel meer dan competenties bepalen én beoordelen. De competentieprofielen vormen de basis, het echte werk moet dan nog beginnen: professioneel beoordelen, gepast inzetten van sterke competenties op plaatsen waar ze tot hun recht komen (jobfit en eventueel ook jobsculpting), ontwikkelen van competenties voor betere prestaties in de huidige job én ontwikkeling van competenties die van belang zijn in de toekomstige loopbaan” • (Lou Van Beirendonck, Tijdschrift voor HRM, 2006, 4, p 36)

35. 3. Motivatie van personeel • Teksten: • VANDENABEELE, W. & HONDEGHEM, A. (2007). Hedendaagse dilemma’s in de motivatie van ambtenaren. (originele titel: Les dilemmes actuels posés par la motivation des fonctionnaires. In: Emery Yves & Giaque David (Eds.). Dilemmes de la GRH publique. LEP, 2007)

36. Definities • Stimuli Organisme Reactie, gedrag • (motivatieprocessen) • Motivatie = energie die zorgt voor ontstaan en volhouden van doelgericht gedrag in arbeidssituaties Intrinsieke >< extrinsieke motivatie • Tevredenheid = gevoel van welbevinden in de arbeidssituatie (affectief, cognitief)

37. Motivatie en prestaties • Lewin: • Prestatie = Werknemer x Omgeving • bekwaamheid taak • motivatie organisatie • De Moor: • Prestatie = Beschikbare faciliteiten + • Beschikbare potentialiteiten + • Arbeidsmotivatie

38. Theoretische stromingen over motivatie • de klassieke opvatting: belonen en straffen • content theorieën • Maslow (1943) • Herzberg (1959) • Adams (1965) • Hackman and Oldham (1980) • process theorieën • Vroom (1964) • Locke en Latham (1984) • Deci & Ryan (2004)

39. Job characterstics model van Hackman en Oldham

40. Self-determination theory van Deci en Ryan • Extrinsieke motivatie >< intrinsieke motivatie • Externe regulering • Introjectie • Identificatie • Integratie • Proces van internalisering: afhankelijk van Sociale verbondenheid Autonomie Gevoel van competentie

41. Motivatie in/voor de overheid • Concept ‘Public service motivation’ (PSM) • ≠ ‘Public sector motivation’ • Amerikaans concept : Prof. James L. Perry • ‘an individual’s predisposition to respond to motives grounded primarily or uniquely in public institutions’ (Perry and Wise 1990 : 368) • Dus: motieven en acties in het publieke domein die als intentie hebben om goed te doen voor anderen en voor de samenleving

42. Meetinstrument(Perry 1996, Vandenabeele, 2008) • Dimensies • Attraction to Public Policy Making / Interesse in politiek • Commitment to Civic Duty/Public Interest / Aandacht voor het algemeen belang • Compassion / Medeleven • Self-Sacrifice / Zelf-opoffering • Democratic governance / Democratisch bestuur

43. Resultaten Survey ‘Waarden en motivatie in de Vlaamse overheid’, 2006; N=3506

45. Belang van PSM • Aantrekkelijkheid van de overheid als werkgever • Jobsatisfactie • Retentie • Whistle blowing • Prestaties • Maatschappelijk engagement

46. Dus… • Overheidsorganisaties kunnen een bijdrage leveren tot het in stand houden van Public Service Motivation bij hun personeel • En ze hebben er ook belang bij dat dit gebeurt

47. PSM als hefboom van P&O-beleid • Strategieën: • Integratie van PSM in HR-processen • Creëren van betekenisvolle jobs • Creëren van een ondersteunende werkomgeving • Integratie van PSM in missie en strategie van de organisatie • Creëren van externe legitimiteit voor PSM

48. “Inzake maatschappelijke relevantie en sociaal nut van het werk zal het openbaar ambt altijd beter scoren dan de privé-sector. Dat betekent dat de overheid zeer snel een concurrent wordt van de privé-sector in de oorlog om het talent op de arbeidsmarkt.” • (Luc Van den Bossche, Minister van Ambtenarenzaken en Modernisering van de openbare besturen, 1999-2003)

49. 4. Leeftijdsbewust personeelsbeleid • Teksten: • VANMULLEM, K. & HONDEGHEM, A. Een leeftijdsbewust personeelsbeleid binnen de Vlaamse overheid. In: De Lange, W. & Thijssen, J. (red). De waardevolle senior. WEKA Uitgeverij, Amsterdam, pp 109-125.

50. De Vlaamse arbeidsmarkt Bevolking op beroepsactieve leeftijd