« سازمان الكترونيكي ‌ » ( رويكرد جديد در اتوماسيون اداري سازمانها )

1. « سازمان الكترونيكي ‌»(رويكرد جديد در اتوماسيون اداري سازمانها) دفتر فناوري اطلاعات تابستان 1387

2. شمايي ازارتباط سازمان های الکترونیکی در شبكه VPN ساير استانداريهاي سراسر كشور وزارت كشور دبيرخانه مركزي ستاد استانداري فرمانداري مشهد فرمانداري مه ولات دستگاه اجرايي دستگاه اجرايي بخشداري بخشداري

3. امكانات نرم افزارهاي سازمان الكترونيكي ؟ • (e-Form Builder) • موتور گردش كار(Work Flow Engine): • گزارش ساز (Report Generator): • گزارش عملكرد و سيستم توليد نمودارهاي آماري • امكان ارتباط از راه دور با سيستم • تلفن گويا پيشرفته ومديريت جلسات و وظايف سازماني • اتصال به پورتال ووب سايت سازمان • امنيت بالا- پشتيباني امضاء الكترونيكي • پشتيباني پروتكل ECE

4. فواید الکترونیکی کردن سازمان چیست؟ مزایایی که برای مکانیزه کردن مکاتبات اداری ذکر می شود عبارت اند از:- امکان انجام کارهای اداری در خارج از محل کار و در هر زمان توسط مدیران و حتی کارشناسان.- کاهش فعالیت های موازی مانند تکثیر بی مورد مکاتبات ثبت و نگهداری سوابق در چندین محل.- نگهداری سوابق عملیات در حجم کمتر، ایمنی بالا.- مراجعه آسان به مکاتبات در هر زمان و بدون نیاز به حضور مسئول دبیرخانه یا بایگانی یا دفتر.- قابلیت تولید گزارش های مورد نیاز به همراه نمودارهای متعدد.- محول کردن بخش زیادی از فعالیت های مسئولان دفترها، منشی ها، حروف چین ها به سیستم نرم افزاری.- امکان پی گیری مکانیزه کارها در هر مکان و هر زمان و اطلاع از امور معوق و تاخیر شده.- اعمال کنترل بیشتر در نقل و انتقال مکاتبات و اطلاعات طبقه بندی شده.- دقت در انجام عملیات و ثبت تمام امور.- ردیابی امور و پی گیری به موقع مراحل کار.- سهولت و سرعت در گردش عملیات.

5. تاريخچه • مستندات • اطلاعات بیشتر در:http://www.ecep.ir/ • ECE= Electronic Correspondence Exchange Protocol

6. سازمان الکترونیکي چيست؟ سازمان الکترونیکی سازمانی است که در آن اطلاعات وارده به سازمان به داده های دیجیتال (اعم از تصویر یا متن) تبدیل شود و با اعمال کنترل های مختلف در سازمان به جریان بیفتد. در این سیستم ها تمام اطلاعات صادره و داخلی از ابتدا بصورت دیجیتال تولید و نگهداری می شود. این سیستم ها قابلیت های زیادی در زمینه کارتابل الکترونیکی، جست و جوی آسان و سریع اطلاعات، گزارش پی گیری اطلاعات وارده/صادره، پاسخگویی سریع و به موقع به مراجعان، اعمال کنترل مناسب بر کاربران، ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات را دارا هستند.

7. رهبري الكترونيكي: تصميم گيريهـــاي سريع، وجود چشم اندازي از آينده، انعطاف پذيري و توانايي براي تامين انتظارات بالا. • ساختار الكترونيكي: سازمانهاي الكترونيكي مبتني بر ساختارهاي تيمي هستند كه حول پروژه ها طراحي مي شوند و ارتباطات بصورت عمـــودي، افقي، مورب و تيم هاي فراسلسله مراتبي و وظيفه اي است. درنتيجه اين سازمانها نياز به كارمنداني دارند، كه تحمل ابهام را داشته و بتوانند در آشوب رشد كرده و مهارتهاي تيمي قوي را دارا باشند.

8. ارتباطات:سازمانهای الکترونیکی نه تنها به کارکنانشان اجازه داده , بلکه آنها را تشویق به ارتباط مستقیم وبدون کانال با یکدیگر می کنند.کارکنان می توانند هروقت ,باهرکس وهرکجا ارتباط داشته باشند.این سیستم ارتباط باز ,سلسله مراتبهای اختیارسنتی رانادیده می گیرد ومفاهیم ارتباطات میان فردی از قبیل شبکه های رسمی وغیررسمی راازبین می برند.

9. پيشنهادات • كليه دستگاه هاي اجرايي نرم افزار اتوماسون اداري در سازمان خود نصب وراه اندازي نمايندو كليه كاربران را ملزم به استقاده از اين سيستم نموده وبطور فصلي گزارش پيشرفت ، صرفه جويي هاي صورت گرفته را ارسال نمايند. • چنانچه نرم افزار نصب شده در سازمان پروتكل ECE را پشتيباني نمي كند ، پيمانكار مربوطه را ملزم به لحاظ كردن اين پروتكل جهت ارتباط بين دبيرحانه اي نمايند. • يك كميته سازمان الكترونيك با محوريت استانداري و دستگاه هاي اجرايي كه اعضاء آن مسئولين دبيرخانه ها ومسئولين اتوماسيون اداري دستگاه هاي اجرايي هستند، هر سه ماه يكبار بطور مستمر برگزار شود. • در ارتقاء نسخه هاي اتوماسيون اداري به سازمان الكترونيك براي كليه دستگاه ههاي اجرايي علاوه بر فرايندهاي داخلي سازمانها ، فرايندهاي بين سازماني با بهره گيري از فرمهاي الكترونيكي طراحي وپياده سازي شود • نظر به اينكه كليه اقدامات انجام شده در راستاي تكريم ارباب رجوع است مي توان از اعتبارات طرح تكريم براي احصاء فرايندها وامر نظارت بردستگاه ها استفاده نمود • كليه دستگاه ههاي اجرايي كد رهگيري براي نامه هاي خوددرنظر بگيرند و از طريق تلفن گويا امكان ره گيري را فراهم نمايند. • ميزان هزينه هاي مصرفي شامل (كاغذ، فكس ، تلفن ،......) محاسبه واعلام گردد.

10. ارتباطات: سازمانهاي الكترونيكي نه تنها به كاركنانشان اجازه داده، بلكه آنها را تشويق به ارتباط مستقيم و بدون كانال هاي ارتباطي با يكديگر مي كنند. كاركنان مي توانند فوراً هر وقت با هركس و هر كجا ارتباط برقرار كنند. اين سيستم ارتباطات باز، سلسله مراتبهاي اختيار سنتي را ناديده مي گيرد و مفاهيم ارتبــاطات ميان فردي از قبيل اختلاف بين شبكه هاي رسمي و غيررسمي، ارتباطات غيركلامي و غربال كردن را از بين مي برند

11. با تشكر ROOHBAKHSH@KHORASAN.IR

12. مشتري كارمند نیاز پيگيري خدمت سیستم سازمان الكترونيك ”سیستم سازمان الكترونيكي Onlineسیستم پرداخت چندجانبه