Mise en place d’un système d’information

1. Mise en place d’un système d’information Elisabeth Carrio

2. Qu’est-ce qu’un système d’information? • Un système faits d’aspects humains et techniques qui accepte, emmagasine, traite, produit et transmet de l’information. Il peut être basé sur n’importe quelle combinaison de comportements humains, de méthodes écrites et de moyens technologiques. • C’est un processus, • formel ou informel, • pas seulement informatique

3. Qu’est-ce qu’un système d’information? • Ne pas confondre information et communication Communiquer: Faire part de, transmettre (moyen/ comment) Informer: Avertir, instruire, donner des informations (but/ pourquoi)

4. Système d’information: Processus Stockage Déstockage Stockage Traitement Décision Données

5. Qu’est-ce qu’une information? • Formes et archivage • Données • Information • Savoir • Données • « Monde réel » • Saisie des données • Traitement des données • Communication avec et acceptation par les récepteurs • Assimilation de l’information par le récepteur • Prise de décision • Action • « Monde réel »

6. Importance du contexte dans les systèmes d’information • 3 remarques importantes: • L’information est au centre de tout système d’information. • Opère dans 2 contextes : organisationnel et environnemental. • Composantes d’un système d’information : • Technologie utilisée • Rôle des personnes qui l’utilise • Processus utilisés • Management, responsable de la maintenance et de l’utilisation de l’information • Les systèmes d’information sont des systèmes sociaux

7. Les systèmes d’information comme systèmes sociaux • Information • Données • Information • Savoir • Technologie • Équipement informatique et Logiciels • Télécommunications • Réception, traitement, archives, communication • Processus • Ressources humaines • objectifs et motivations • compétences • Gestion • Leadership • Organisation • Stratégie • Structure • Culture • Politiques • Environnement • Politique • Économique • Socioculturel • Technique • institutionnel

8. Les systèmes d’information comme systèmes sociaux

9. Différents types d’information • L’information peut être : • formelle ou informelle • quantitative ou qualitative • détaillée ou résumée • Interne ou externe • Doit être • accessible à un coût raisonnable • vérifiable • attribuable

10. Information et prise de décision

11. L’information n’a une valeur que si elle est communiquée  Communication de l’information Communication de l’information Décision

12. Causes des difficultés dans la communication • Symboles et règles : si la source et le récepteur n’ont pas les mêmes symboles et règles. • Contenu, sens et contexte : transmission et interprétation de l’information. • Relations et objet : Différences entre la source et le récepteur comme individus (attitudes, valeurs, expérience, intelligence, compétences, style cognitif : …). • Temps • Bruit : Situation où l’information transmise est noyée sous des détails secondaires. • Surcharge d’information.

13. Causes des difficultés dans la communication: Système d’information et comportement individuel. • Styles cognitifs : • La transmission de l’information : extraversion/ introversion. • Le format de l’information : Holistique ou détaillée. • Le contenu de l’information : subjective / objective. • Approches des décisions : Intuitive / Systématique. • Le traitement de l’information : Esprit de synthèse/ analyse.

14. Causes des difficultés dans la communication: Système d’information et comportement individuel. • Les canaux de communication • Communication de personne à personne • Le mot clé est préparation: mettez vos notes en ordre,et dressez la liste des points précis que vous souhaitez aborder, surtout en comité • Réunions informelles de personne à personne • Soyez brefs et concis

15. Causes des difficultés dans la communication: Système d’information et comportement individuel. • Les canaux de communication • Réunions informelles de personne à personne • Contact téléphonique • Essayez de programmer le moment précis de l’appel (RV téléphoniques) • Ne pas dépasser 55 à 60 secondes • Parlez de façon posée

16. Causes des difficultés dans la communication: Système d’information et comportement individuel. • Les canaux de communication • E-mail • Le courrier électronique est un excellent outil lorsque vous avez besoin d’une réponse simple à une question que vous ne devez pas résoudre dans l’urgence. De même, vous choisirez ce moyen de communication lorsque vous aurez besoin de transmettre facilement des données à des correspondants préalablement avertis de votre envoi. • A éviter si le sujet est trop complexe, bouscule les idées (innovant), réclame une discussion approfondie, des clarifications ou de la délicatesse, est chargé émotionnellement

17. Causes des difficultés dans la communication: Système d’information et comportement individuel. • Les canaux de communication • Fax, mémos et notes informelles • Y compris manuscrites et amicales • Documents composés de façon formelle • Relisez le document • Soyez courts et concis • Indiquez toutes vos coordonnées pour vous joindre • Téléconférence • Présentation en utilisant le web

18. Causes des difficultés dans la communication: Système d’information et comportement individuel. • Les canaux de communication • Afin de préparer une communication: • Pensez à l’impact de votre message: est-il assez clair? • Définissez la liste des décideurs auxquels vous devez envoyer votre message. • Décidez de la façon et du moment opportun pour l’envoyer. • Respectez les limites fixées, en termes de pages, transmission… • Recherchez les retours d’information de votre message. • Tenez compte de l’avis des autres

19. Le rôle des managers et l’information • 3 niveaux de gestion • Gestion stratégique • Gestion tactique • Gestion opérationnelle

20. Le rôle des managers et l’information • Gestion stratégique • Cela implique l’élaboration de plans à moyen terme, et des décisions au sujet des objectifs de l’organisation, ainsi qu’au sujet des moyens et ressources nécessaires pour atteindre ces objectifs. Cela implique également la résolution de crises inattendues. • Informations requises: • Sur les performances de l’organisation  • Sur l’environnement dans lequel l’organisation opère.

21. Le rôle des managers et l’information • Gestion tactique Cela implique la planification et le contrôle des ressources (budget, ressources humaines, équipement) pour s’assurer qu’elles ont utilisé de façon effective et efficace afin d’atteindre les objectifs fixés pour l’encadrement. Ces décisions sont « semi structurées ». • Informations requises : • Détails sur les objectifs à atteindre et sur les ressources nécessaires, • Si et comment les ressources vont être utilisées pour atteindre les objectifs.

22. Le rôle des managers et l’information • Gestion opérationnelle Cela inclut : • le contrôle des opérations journalières; • la programmation; • le contrôle des tâches spécifiques qui sont exécutées de façon efficiente et effective; • la décision sur des actions immédiates qui ont besoin d’être prises pour atteindre des objectifs très précis.

23. Le rôle des managers et l’information • Décisions non structurées : • Information agrégée • Information qualitative • Information informelle • Information externe • Décisions structurées • Information quantitative • Information détaillée • In formation formelle • Information interne

24. Flux d’information et taille d’organisation • Chaque individu et chaque unité dans une organisation sont producteur et receveur d’information. • Plus la taille de l’organisation est importante, plus la masse d’information qui circule augmente de façon exponentielle.

25. Structure organisationnelle et système d’information • 4 types de structures organisationnelles : • Organisation par fonctions : l’organisation est structurée selon des divisions fonctionnelles telles que finance, personnel… La circulation d’information se fait verticalement. • Organisation par opérations : cas de la DPUE l’organisation est structurée par produit, projet ou services. Les informations deviennent très spécialisées; la difficulté est de consolider l’information pour prendre des décisions stratégiques. • structures matricielles : lorsque les 2 précédentes structures, fonctionnelle et opérationnelle, se superposent. • Structures délocalisées géographiquement.

26. Autres aspects structurels • Choix d’une structure centralisée ou décentralisée. • Niveau de hiérarchie et nombre de personnes supervisées. Managers Subordonnés

27. Dépasser les barrières limitant la circulation d’information • Objectif recherché : Mettre en place un système d’information qui supporte les processus clés de l’organisation.

28. Mise en place d’un système d’information structuré • 2 étapes: • 1- Définir qui sont nos interlocuteurs ? • 2- Analyser leurs besoins?

29. 1- Qui sont nos interlocuteurs ? • Les interlocuteurs sont des individus ou des groupes qui ont un intérêt dans le système d’information (partenaires, parties prenantes, vous): • De quelles informations disposent-ils et de quelles informations ont-ils besoins ? • Quelles sont les relations entre eux ? • Quel type de rapport mettre en place ? • Quelles informations sont nécessaires pour établir ces rapports, • Quel format, périodicité, relevant ? • Jusqu’à quel point l’information doit-elle être accessible, vérifiable et politiquement utile ? • Qui doit la produire ? • Quelles sont les données nécessaires pour produire cette information ? • Quels sont les processus à mettre en place ? • Comment doivent être stockées les informations afin d’être retrouvées facilement ?

30. 1- Qui sont nos interlocuteurs ? • De quelles informations disposent-ils et de quelles informations ont-ils besoins ? • Quelles sont les relations entre eux ? • Quel type de rapports mettre en place ? • Quelles informations sont nécessaires pour établir ces rapports, • Quel format, périodicité, relevant ? • Jusqu’à quel point l’information doit-elle être accessible, vérifiable et politiquement utile ? • Qui doit la produire ? • Quelles sont les données nécessaires pour produire cette information ? • Quels sont les processus à mettre en place ? • Comment doivent être stockées les informations afin d’être retrouvées facilement ?

31. -2- Analyse des besoins • Objectif : identifier et affecter des priorités aux besoins en information.

32. -2- Analyse des besoins • Comment : • Description des rôles et responsabilités • Quelles décisions sont prises dans votre département ? • De quelle information avez-vous besoins ? • A qui fournissez-vous des informations ? • Quels rapports recevez-vous ? • Qui rédigent ces rapports, à qui sont-ils distribués ? • Comment et où sont classés ces rapports pour utilisation future ? (copie papier et électronique) ? • Les rapports reçus sont-ils utiles ? • Comment utilisez-vous les informations contenues dans les rapports? • Toute distorsion entre la pratique et l’objectif poursuivi doit être analysée et une solution recherchée.

33. Organisation d’ateliers de travail • Objectifs: Mettre en place un système de rapports écrits par services. • A partir de la méthodologie suivante: • Définition des interlocuteurs • Définition des besoins