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DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DEL COMPONENTE: CUENTAS POR COBRAR Y VENTAS - PowerPoint PPT Presentation


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DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DEL COMPONENTE: CUENTAS POR COBRAR Y VENTAS. Ordenes de Pedido Despacho de bienes y/o prestación de servicios Facturación Cobranzas. Ordenes de Pedido Telefónicos, escritos o personales Intermedio de vendedores o directo del cliente. Se someten a :

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DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DEL COMPONENTE:

CUENTAS POR COBRAR Y VENTAS

  • Ordenes de Pedido

  • Despacho de bienes y/o prestación de servicios

  • Facturación

  • Cobranzas


  • Ordenes de Pedido

  • Telefónicos, escritos o personales

  • Intermedio de vendedores o directo del cliente

Se someten a :

Autorización de límites de crédito

Disponibilidad del bien a vender

(nivel superior autorizado)

  • Informes útiles:

  • Clientes inexistentes

  • Clientes con exceso en el límite de crédito

  • Falta de artículos en existencia

  • Detalle de pedidos procesados

  • Detalle de pedidos aceptados


  • Informes útiles:

  • Detalle de pedidos rechazados

  • Pedidos rechazados en una primera etapa y luego aprobados por un nivel de supervisión más elevado, etc. etc.

  • Procesos de auditoría:

  • Conciliación de información

  • Ejemplo: detalle de pedidos procesados e informe de pedidos por el vendedor


Un sistema adecuado de control se caracteriza por la numeración correlativa de los documentos que respaldan esas operaciones.

Un punto fuerte de CONTROL INTERNO consiste en que una copia del “documento de despacho” sea firmada por el cliente o transportista “guia de remisión conforme” ES LA EVIDENCIA DEL DESPACHO Y LA RECEPCION DE LOS BIENES POR PARTE DEL CLIENTE


  • Procesos de auditoría:

  • Conciliación diariamente el total de las órdenes pedidas con los productos vendidos y con el “documento guía de remisión conforme”

  • Este documento debe ser numerado


  • Facturación

  • Se generan manualmente o computarizadamente

  • en base a la información de los “remitos”

Lista de precios

Condiciones de venta

Informes Utiles:

-Despachos no facturados

-Detalle diario de facturas de venta

Procesos de auditoría

-Verificación y conciliación de documentos


Es común el conciliar y controlar los informes diarios de cobranzas con los fondos o valores ingresados.

Estos informes avalan las imputaciones en los registros de caja-bancos.

Informes Utiles:

-Total de cobranzas por cobrador

-Total cobranzas por día

-Total de cobranzas por cliente


Informes Utiles:

-Total de cobranzas por cobrador

-Total cobranzas por día

-Total de cobranzas por cliente

-Antigüedad de cuentas por cobrar

-Saldos totales de cuentes por cobrar

-Transacciones de venta o cobros no conciliados.

-Detalle de notas de débito y crédito

-Modificación de condiciones de crédito, etc.

Procesos de auditoría

-Verificación y conciliación de depósitos íntegros e inmediato


COMPONENTE:

VENTAS

ASPECTOS DE VALUACION Y EXPOSICION

Criterio de Realización:

Las ventas se reconocen contablemente cuando se “realizan” es decir cuando se produce el hecho sustancial que las perfecciona desde el punto de vista legal o prácticas comerciales vigentes


COMPONENTE:

CUENTAS POR COBRAR

ASPECTOS DE VALUACION Y EXPOSICION

Para las cuentas por cobrar por ventas se debe considerar su valor probable de realización, es decir dar un adecuado reconocimiento al efecto que sobre las mismas pueden tener los descuentos por volumen o bonificaciones, las devoluciones y las estimaciones por irrecuperabilidad o difícil cobro.


COMPONENTE:

CUENTAS POR COBRAR Y VENTAS

AFIRMACIONES

El objetivo de auditoría para los componentes es obtener suficiente evidencia de que las afirmaciones correspondientes son válidas.

Las afirmaciones constituyen el eje central de la evaluación de riesgo y de controles y para la selección de los procedimientos de auditoría.


COMPONENTE:

CUENTAS POR COBRAR Y VENTAS

AMBIENTE DE CONTROL

Las organizaciones con una fuerte inclinación a la comercialización, cuyos parámetros de medición y control se concentran en los planes de venta, pueden evidenciar un débil ambiente de control


COMPONENTE:

CUENTAS POR COBRAR Y VENTAS

AMBIENTE DE CONTROL: PAUTAS

  • Alteración de la información de ventas, cuentas por cobrar incluida en los registros contables

  • Registro de transacciones de venta sin respaldo

  • -Aplicación indebida de normas contables

  • -Omisión de información significativa sobre las ventas, cuentas por cobrar en los registros contables


COMPONENTE:

CUENTAS POR COBRAR Y VENTAS

AMBIENTE DE CONTROL:

  • Controles Directos

    • Controles Gerenciales e Independientes

    • Controles de procesamiento

      - Controles Generales


COMPONENTE:

CUENTAS POR COBRAR Y VENTAS

FACTORES DE RIESGO

  • Riesgo Inherente

    - Riesgo de Control


  • OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA DE CUENTAS POR COBRAR:

  • Comprobar si las cuentas por cobrar son auténticas y si tienen origen en operaciones de ventas.

  • Comprobar si los valores registrados son realizables en forma efectiva (cobrables en dólares).

  • Comprobar si estos valores corresponden a transacciones y si no existen devoluciones descuentos o cualquier otro elemento que deba considerarse.

  • Comprobar si hay una valuación permanente –respecto de intereses y reajustes- del monto de las cuentas por cobrar para efectos del balance.Verificar la existencia de deudores incobrables y su método de cálculo contable.


PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORIA DE CUENTAS POR COBRAR:Respecto al Control Interno.1. Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de las cuentas por cobrar.2. Determinar la eficiencia de la política para el manejo de las cuentas por cobrar.3. Verificar que los soportes de las cuentas por cobrar se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.4. Observar si los movimientos en las cuentas por cobrar se registran adecuadamente.5. Revisar que exista un completo sistema de control de las cuentas por cobrar, actualizado y adecuado a las condiciones de la empresa.6. Comprobar que las modificaciones de las cuentas por cobrar sean correctamente autorizadas por quien corresponda.


8. Verificar que las cuentas por cobrar estés adecuadamente respaldadas.9. Comprobar que las cuentas por cobrar estés vigentes y que las medidas de seguridad se apliquen correctamente (ejemplo: aseguradora de cheques)10. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de las cuentas por cobrar. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de éste por parte de los clientes y deudores.11. Controlar el efectivo recibido de clientes

12. Efectuar compensaciones de cuentas a pagar contra cuentas a cobrar.13. Controlar Notas de débito y de crédito (Rebajas por volúmenes de compras, etc).14. Mantener cheques anulados con orden de no pago, devueltos y emitidos de nuevo.


Procedimientos respaldadas.:1. Verificar físicamente junto con la persona responsable de las cuentas por cobrar los documentos que respalden los documentos por cobrar.2. Comprobar físicamente la existencia de títulos, cheques, letras y documentos por cobrar e investigar cualquier irregularidad.3. Comprobar físicamente la existencia de títulos en empresas relacionadas.4. Comparar el resultado de la comprobación física con el mayor de Inversiones en Empresas Relacionadas.5. Verificar con los estados financieros de las empresas relacionadas si el monto de las utilidades a repartir corresponde a los documentos por cobrar a empresas relacionadas.6. Verificar que los datos de los deudores sean correctos, nombre, RUT, domicilio particular y laboral, etc.7. Comprobar la validez de los documentos, es decir, que los documentos estén legalizados con firma, timbre y estampillas, ante Notario.8. Verificar datos de los avales en caso que existieran, nombre, RUC, domicilio, etc.


9. Verificar que los avales, en caso que existieran, hayan firmado debidamente los documentos.10. Verificar el historial de todos los documentos por cobrar, si han sido enviados a notaría, a bancos e instituciones financieras (como factoring, por ejemplo).11. Verificar qué cuentas por cobrar han sido canceladas oportunamente, con atrasos, o si no han sido pagadas o protestadas.12. Examinar las autorizaciones para la venta que originó el respectivo documento por cobrar.13. Examinar la boleta de venta que originó el documento por cobrar, chequear que correspondan los valores y plazos y ver si coinciden.14. Examinar las facturas de clientes, así como otros documentos justificativos de las cuentas por cobrar.15. Seleccionar un número de documentos por cobrar de clientes y/o otros deudores y comprobar las entradas de aquellos en los registros contables.16. Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de Clientes, Documentos por Cobrar, Deudores Varios y Documentos y Cuentas por cobrar a empresas relacionadas.


17. Chequear que existan los registros de deudas para con la empresa de los propios trabajadores de la empresa.18. Verificar que exista factura o boleta a los trabajadores que son deudores de la empresa.19. Verificar que los montos cobrados por concepto de intereses hayan sido debidamente calculados.20. En caso de existir arriendos por cobrar, verificar que exista el contrato de arriendo respectivo y si el monto coincide con el canon de arriendo.21. En el caso que existan reclamaciones por cobrar a compañías de seguros, verificar las condiciones de la póliza y monto asegurado ante un determinado siniestro.22. Verificar si existen cuentas por cobrar a proveedores.

Se refiere a los casos en que, después de haber realizado una compra de mercaderías y haberla pagado, tal mercancía resultó defectuosa o llegó con algún faltante, y el proveedor atenderá el reclamo mediante una nota de crédito.23. Verificar las notas de créditos emitidas por el proveedor y ver si coincide con los documentos que respalden la devolución.


24. Verificar si existen depósitos en garantía de cumplimientos de contratos, por ejemplo cuando la empresa es contratada para realizar cualquier obra o prestar un determinado servicio, y el contratante exige que se haga un depósito garantizado que el objetivo de tal contrato será cumplido.25. Chequear que el monto reembolsado corresponda a la garantía citada en el punto anterior.26. Revisar si existen cuentas por cobrar a los accionistas. Se registra en esta cuenta cualquier deuda que los accionistas hayan contraído con la empresa por conceptos diferentes a lo que todavía deban del capital que suscribieron.27. Verificar si existen anticipos a proveedores. En algunas oportunidades, una empresa se ve en la necesidad de hacer un anticipo a cuenta para garantizar el abastecimiento de mercadería o de la prestación del servicio.

 A esta empresa le surge, por lo tanto, un derecho que será cobrado en el momento en que sea recibida la mercadería o el servicio que ha comprado.28. Chequear que el monto recepcionado a cuenta de anticipos a proveedores corresponda con los documentos que respalden esta situación.


Respecto a los Deudores Incobrables cumplimientos de contratos, por ejemplo cuando la empresa es contratada para realizar cualquier obra o prestar un determinado servicio, y el contratante exige que se haga un depósito garantizado que el objetivo de tal contrato será cumplido.1. Verificar la ubicación física de documentos incobrables.2. Revisar los documentos o antecedentes de los documentos incobrables para verificar que se usaron todas las instancias para el cobro de éstos.3. Verificar que se ha usado el método adecuado en el cálculo de la estimación de deudores incobrables.4. Comprobar si la base para la estimación se ajusta a las disposiciones legales.5. Revisar en el Mayor la cuenta Estimación de Deudores Incobrables.6. Verificar que los ajustes a la cuenta deudores incobrables por concepto de inflación y/o corrección monetaria sean calculados y registrados.7. Verificar si ha habido deudores incobrables que se hayan presentado a cancelar una deuda.8. Comprobar que esta situación aparezca en los registros contables.


DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DEL COMPONENTE: cumplimientos de contratos, por ejemplo cuando la empresa es contratada para realizar cualquier obra o prestar un determinado servicio, y el contratante exige que se haga un depósito garantizado que el objetivo de tal contrato será cumplido.

INVENTARIOS Y COMPRAS

  • Ingreso a almacenes de materias primas y materiales por compras

  • Transferencias de materias primas y materiales de almacenes a los sectores productivos

  • Proceso de Producción y empaque

  • Transferencia del producto elaborado al almacén de despachos


  • Las compras.- control de calidad y de lo recibido vs. Lo solicitado (comunicación con cuentas por pagar)

  • Los almacenes.- custodia de materias primas y materiales, controles para proteger la integridad de los bienes, seguridad en almacenes, etc.


  • Documentación de entrada o salida (firmados)

  • Los movimientos de mercadería deben responder a las necesidades reales.

    En las salidas “ordenes de producción”, tomar en cuenta las salidas en exceso que pueden ocasionar desperdicios al pie de la línea de producción.

  • Buenas prácticas ayudan al control de inventarios, tales como JUSTO A TIEMPO, Producción continua que permite mantener un número estándar de productos.


  • Este control es más técnico que contable

  • Es sano el prever:

    • Estudios permanentes de fórmulas y requerimientos de producción.

    • Un porcentaje de desvíos sobre la merma considerada normal.

    • Un responsable del análisis de esas mermas injustificadas


PAUTAS PARA LA COMPRENSION Y ANALISIS DEL NEGOCIO a los sectores productivos

  • CARACTERÍSTICAS DE LOS PRODUCTOS

  • NATURALEZA DEL PROCESO PRODUCTIVO

  • PRACTICAS DE DISTRIBUCION Y ALMACENAMIENTO

  • CONDICIONES ECONOMICAS, COMPETENCIA Y TENDENCIAS EMPRESARIALES

  • CONTRATOS A LARGO PLAZO (construcción)


ASPECTOS DE VALUACION Y EXPOSICION a los sectores productivos

  • Valuación (existencias y costos de producción o ventas)

    • El criterio de medición es el del “costo”:

    • Costo incurrido.- Es el “sacrificio económico” que fue necesario solventar para adquirir los bienes o servicios que integran este componente, es decir montos efectivamente pagados por la compra.

    • Costo de reposición.- Son los valores corrientes de los bienes, es decir el costo incurrido sufre ajustes por el “índice general de precios” (economías inflacionarias)


ASPECTOS DE VALUACION Y EXPOSICION a los sectores productivos

  • 2. Exposición (presentación en EEFF)

    • Segregación del componente “inventarios” en corriente y no corriente; es decir la posibilidad de realizar estos bienes en un plazo menor a un año.

    • Exposición del costo de las mercaderías vendidas, método tradicional (fórmula), si aplico el método de “costo corriente” será necesario ajustar el CVentas con el costo de tenencia de los bienes vendidos y en stock.

    • (deben ser registrados de manera separada)


ASPECTOS DE VALUACION Y EXPOSICION a los sectores productivos

  • 2. Exposición (presentación en EEFF)

    • Partidas regulizadoras, cuando es necesario disminuir el costo de las existencias por obsolescencia, irrecuperabilidad de los valores de costo, etc. ( se presenta neteando la cuenta o en una línea separada)


CUESTIONES CONTABLES SIGNIFICATIVAS a los sectores productivos

  • Los siguientes son consideraciones que deberán ser tomadas en cuenta por el auditor:

  • Bases de valuación de existencias

  • Método de determinación del costo de existencias

  • Base de aplicación del principio del costo o valor recuperable

  • Base para la desvalorización de ítems obsoletos

  • Método de asignación de las variaciones de los “costos estándar” al costo de ventas o existencias.


CUESTIONES CONTABLES SIGNIFICATIVAS a los sectores productivos

6. Clasificación de existencias en materias primas, productos en proceso y productos terminados.

7. Eliminación de ganancias/pérdidas entre empresas vinculadas incluidas en las existencias.


AFIRMACIONES a los sectores productivos

El objetivo de la auditoría para las cuentas es obtener suficiente evidencia de que las afirmaciones correspondientes son válidas.

Las AFIRMACIONES constituyen el eje central de la evaluación de los riesgos y de controles y por ende para la selección de los procedimientos de auditoría.


CONTROLES Y AMBIENTES DE CONTROL a los sectores productivos

  • Controles Gerencias y Controles Independientes

    • Utilización de Presupuestos de ventas (comparar con los reales- integridad y veracidad)

    • Procedimientos de la Gerencia para hacer un seguimiento financiero interino, a los inventarios y costos de producción y ventas

    • Preparación de informes gerenciales de cantidades de existencias, costos de producción, precios de compra, MO, CIF, márgenes, existencias obsoletas, etc.


CONTROLES Y AMBIENTES DE CONTROL a los sectores productivos

  • Controles Gerencias y Controles Independientes

    • Existencias que se sometan a recuentos independientes periódicos

    • Conciliación de cantidades despachadas vs. Pedidas vs. Facturadas

    • Revisión periódica de costos estándar de producción


CONTROLES Y AMBIENTES DE CONTROL a los sectores productivos

  • 2. Controles de Procesamiento

    • Todos aquellos controles que permitan cumplir con las afirmaciones (integridad, veracidad, valuación y exposición) en el proceso productivo, de bodegaje y en la venta


CONTROLES Y AMBIENTES DE CONTROL a los sectores productivos

  • 3. Controles para Salvaguardas Activos

    • El almacenamiento se realiza en un lugar seguro

    • Existen restricciones de acceso a las bodegas

    • Aprobación adecuada de documentos de recepción y transferencia de bienes.


FACTORES DE RIESGO – Inventarios a los sectores productivos

  • RIESGO INHERENTE

  • RIESGO DE CONTROL


Identificar riesgo inherente o de control e implicaciones para el auditor

  • Los márgenes brutos han variado significativamente.

  • Se ha descubierto un defecto significativo de un producto.

  • La seguridad física de las existencias es inadecuada

  • El proceso de producción contempla diversas etapas con asignaciones significativas de costos.

  • La demanda de productos, los niveles de existencia o de producción han cambiado significativamente.

  • La variación con respecto a los costos estándar son significativas

  • Se han identificado montos significativos de existencias obsoletas o de movimiento lento pero no han sido investigados ni contabilizados.

  • Existe una acumulación de transacciones no procesadas


PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA– Inventarios para el auditor

  • Costos de Producción

  • Costo de Ventas

  • Inventarios

    • Procedimientos analíticos

    • Pruebas de cumplimiento

    • Pruebas sustantivas


RECUENTO FÍSICO – Inventarios para el auditor

  • Procedimiento típico que provee evidencia importante en auditoría

  • NO solo lo realiza el auditor externo, en general un adecuado sistema de control de inventarios incluye la realización de recuentos físicos periódicos, con el fin de:

    • Corregir los desvíos que existieran en el sistema de información sobre las existencias reales de bienes de inventario

    • Evaluar la efectividad con que funcionan los sistemas de entradas de almacenes, documentación y procesamiento adecuado

    • Sustracción indebida de bienes, etc.


RECUENTO FÍSICO – Inventarios para el auditor

PAUTAS GENERALES

  • Proporcionan evidencia sobre la existencia de los bienes y la propiedad de los mismos, debe ser verificada empleando otros procedimientos adicionales a los recuentos.

  • Pueden ser totales o parciales, los parciales son utilizados en entidades que llevan un registro de inventario permanente y que funcionando eficazmente son corregidos a lo largo del período por las diferencias que se presenten.

  • Los recuentos totales pueden resultar más confiables para el auditor, aún más cuando se realiza en fecha cercana al cierre del ejercicio


RECUENTO FÍSICO – Inventarios para el auditor

PAUTAS GENERALES

  • El auditor no necesita recontar la totalidad de los bienes , debe limitarse a la selección de muestras para posteriormente cotejar la misma con los documentos.

  • El número de ítems a recontar por el auditor dependerá de:

    • La confianza que merezca las actividades de recuento desarrolladas por el personal de la empresa.

    • El universo de ítems a ser recontados considerando la cantidad y valor de los mismos.

    • El grado de satisfacción y confianza de auditoría


RECUENTO FÍSICO – Inventarios para el auditor

ASPECTOS A CONSIDERAR

  • Características del personal de la empresa que interviene, por ejemplo la participación de personal ajeno eleva el nivel de confiabilidad del recuento o la participación de personal con conocimientos técnicos facilitará las tareas del conteo.

  • Existencia de movimientos de los ítems durante el recuento, es una condición ideal que facilita las tareas del conteo. En caso de existir movimientos se debe extremar los procedimientos para la adecuada identificación de los bienes.


RECUENTO FÍSICO – Inventarios para el auditor

ASPECTOS A CONSIDERAR

  • El corte de documentación es un aspecto de mucha importancia. Una inadecuada toma del corte dificulta la “limpieza” de los resultados del conteo

  • Identificación precisa de los ítems recontados. Un recuento organizado permite separar aquellos ítems recontados y aquellos que aún no lo están.


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